開催レポート

基調講演には、PwC税理士法人の電子帳簿保存法対応支援チーム、マネージャー(*)の田中絵美氏が登壇。改正電子帳簿保存法とインボイス制度への対応を中心に、経理業務のDXについてご講演いただきました。特に経理業務の効果が大きいと思われるスキャナ保存と電子取引についてわかりやすく解説いただきながら、経理業務を効率化するための検討ポイントを伺うことができました。

経理業務のDXと電子帳簿保存法の対応による効果

「ビジネスや働き方に関する社会環境、技術、価値観は近年、急速に変わりつつあります。経理業務に関しても、帳簿や請求書、領収書などの取引書類の作成や、受け渡し方法を書面からデータに切り替える企業が急増しています。税務も含め、行政のDXは国を挙げての政策です。数度の改正を経て要件が緩和された電子帳簿保存法（以下、電帳法）は導入のハードルが下がり、ハンコや対面でのやり取りから、ECや電子契約・電子決済へと、商取引デジタル化は日々進んでいます。

さらに、2023年10月からは消費税のインボイス制度が開始され、経理業務の対応事項がますます増えると想定されます。デジタル化による電帳法への対応はひとつの有効な手段です」と田中氏。経理業務のデジタル化の効果として、業務効率化や柔軟な働き方の実現、経理処理の迅速化、検証分析の効率化および高度化等を挙げました。

電子取引については、保存が認められるのはデータのみ

電帳法においては2015年度に金額基準が撤廃され、2016年度にはスマートフォンを利用した経費精算が可能となりました。さらに2021年、2022年度に大幅な要件の見直しがありました。
法改正により、2022年1月1日以降行われる電子取引については、電子データでの保存のみが認められることになりました。なお、宥恕措置により、2023年12月末までに行う取引については、引き続き紙に出力して保存することが可能とされています。また、スキャナ保存と同様、重加算税の10％の加重規定が設けられました。

「電帳法の対象となる国税関係帳簿書類の保存義務について、以前システム関係の方からいただいた質問を2つご紹介します。

1つ目は『保存期間の数え方』についてです。これは各書類の受領日から起算するのではなく、受領年度の税務申告書の提出期限の翌日から、7年ないし10年とカウントします。
したがって、ある年度の開始日に受領した書類は、法人税の観点からは、最長11年3カ月もしくは4カ月保存しなければならないということになります。

2つ目は『保存場所』についてです。データの場合、クラウドサービスを利用したり、サーバーを海外に置いたりするケースがあります。納税地にある電子計算機において、取引データをディスプレィの画面および書面に整然と、明瞭な状態で速やかに出力することができる時は、納税地等に保存されているものとして取り扱われます」

電帳法の保存対象となる帳簿書類の概要

電帳法には大きく分けて、2つの側面があるとされます。

1つ目としては、国税に関する法律であり、紙で保存する義務が定められている帳簿書類を、特例によりデータで保存しても良いとした側面です。

2つ目としては、法人税法や所得税法には、電子取引を保存するという規定自体がないため、電子取引を行った場合の保存義務を定めた側面です。電子取引は、データを送る側も、受ける側も、ともに保存義務の対象となります。

なお、電子取引の消費税法上の取扱いは電帳法ではなく消費税法で直接規定されています。

「インボイス制度の2023年10月開始に合わせて、消費税法も改正されることになっています。そして、電子取引は電子または紙に出力して保存することとされています。電帳法と異なり、消費税法においては引き続き紙に出力しての保存が認められることになります。

ところで、帳簿書類や電子取引の保存をするための電帳法の要件には、運用面とシステム面がありますが、対象となる帳簿書類データを保存するシステムの中には、システム面の要件を満たし、認証を受けたとして販売されているものもあります。その場合は、システム面の要件の確認が比較的容易になります。

データを保存するシステムが電帳法の要件に適合する機能を有しているかどうかは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の認証を受けているかが1つの目安となります。認証を受けている製品は、JIIMAや国税庁のホームページなどで公開されています」

経理書類のデジタル化：手段が目的化しないよう注意が必要

電帳法対応としてのシステム導入は大きなプロジェクトになるので、検討しているうちに、システムを入れること自体が目的になってしまうことがあります。しかし、経理業務のデジタル化は手段に過ぎません。手段が目的にすり替わってしまわないよう、デジタル化により何を実現したいのか、実現したい目的を明確に設定し、常に念頭に置くことが重要です。

例えば、デジタル化によって従業員のリモートワークが可能になり、柔軟な働き方が実現する、またはデジタル化で経理処理が早く終わり、経営陣が財務状況をいち早く把握できる、または検証分析がスピーディーになり、異常値が早く発見され、直ちに対処できる、マーケティングに活用できるなど、色々な目的が考えられます。

「目的が設定されることで、必要な対応や優先順位が決まり、それを実現するデジタル化の具体的な手法はおのずと決まってきます。その過程で電帳法対応を行うことが効果的でしょう」

インボイス制度と電子帳簿保存法の関係

インボイス制度は、必要な対応が多岐にわたるため、請求書の発行や帳簿との関係でシステム対応が必要になる可能性も。適格請求書にはいくつかの記載項目が追加となり、特に請求書を受領する側は確認項目が増えるため、紙で受領し、書類を回すオペレーションでは経理業務が一層大変になることが予想されます。田中氏は、「その対策としても、電帳法対応を進めることは有効」だと述べました。

「法令で決まっているマイルストーンで、どの順番で対応していくのが良いのか考えてみましょう。
2023年10月から適格インボイスを発行するためには、2023年3月31日までに登録申請を行う必要があります。また、2024年1月1日以降に行われる電子取引はデータで保存しなければなりません。電子取引のデータ保存については可能な限り、早めに対応していただいて、2023年10月からのインボイス制度の対応と同時にデータ保存が開始できれば、なお良いかと思います。

スキャナ保存は電帳法で認められた特例であり、いつでも始めることができます。また、請求書だけ、あるいは本社の経理部門だけというように、スモールスタートも可能です。
スキャナ保存はスキャン後に紙の原本を廃棄でき、保管はとても楽です。しかし、どうしてもスキャンする手間があり、紙のファイリングと比べて工数があまり減らないという点がネックです。

電子取引の方が印紙代や郵送料などがかからない点、時間を気にせず即時に送受信できる点、最初からデータとして取り扱える点などメリットが多いかと思います。そういった面を考えますと、先にインボイス対応や電子取引への対応を行う。次にスキャナ保存を検討する時までに、できるだけ電子取引に移行する。紙での受け取りを減らしてスキャナ保存の導入を検討する、という順番が良いかと思います。

経理業務のデジタル化は、手段に過ぎません。デジタル化で何を実現したいかを明確に設定することが最適なソリューション選択への第1歩です。電子取引のデータ保存や、インボイス制度などの法令対応も、対応が最終目的ではなく、最終目的へ向けた途中の目標、通過点と捉えることで、優先順位や取るべき手段がおのずと見えて参ります。

DX化がますます加速する中、皆様それぞれの理想とする経理業務の姿を1日も早く実現していただければと思います」

シール・ラベル製造を中心に、フィルム軟包材や紙器材などパッケージ全般を手掛けるトータルパッケージ企業のOSPグループ。持ち株会社である株式会社OSPホールディングスの傘下に、大阪シーリング印刷株式会社をはじめ多くのグループ会社があり、国内外で活躍しています。OSPグループの中でも請求書のデジタル化率が高い大阪シーリング印刷株式会社の事例について、株式会社OSPホールディングス経理部 債権管理課 課長の塩倉茂氏よりご紹介いただきました。

「大阪シーリング印刷株式会社はシール・ラベル、フィルム製品、パッケージおよびラベラーの製造・加工、販売を行っており、取引先様は2万社を超え、月平均1万社とお取引があります。小ロット・短納期にも対応し、年間約149万件の受注をいただいています。3万円未満の小口受注が62％を占め、国内で使用されているシールの30％以上が弊社の製品、皆様もきっとコンビニなどで手に取っておられるかと思います。
弊社では『BtoBプラットフォーム 請求書』を2018年に導入し約4年運用、2020年時点で月平均約8,400件の請求書をシステムを使って発行しています」

『BtoBプラットフォーム 請求書』導入前は、各営業拠点の営業事務担当者が、基幹システムから請求書を印刷し、封入・投函していました。締め日の翌営業日の夕方に、ドットプリンターで印刷して発行するため、担当者には大変な時間と手間がかかっていたといいます。

「システム導入後は、基幹システムからダウンロードしたデータを本社経理部で『BtoBプラットフォーム 請求書』に一括アップロードし、取引先にはデジタルデータかオプションの郵送代行サービスで請求書をお送りしています。各営業拠点で請求業務は大幅に削減できました。
現在は、請求書の約70％が『BtoBプラットフォーム 請求書』による発行です。全取引先数に対して、デジタルデータで請求している取引先数が約1万2000社（37％）、 郵送代行を利用している取引先数が約1万1000社（33％）、合わせて約2万3000社（70％）となっています。自社で作成している請求書も、今後デジタル化したいと考えています」

コロナ禍における緊急事態宣言中は、在宅勤務などで営業事務の負担も増え、 請求書の発送遅れなどで取引先に迷惑をかける場合もあったといいます。そのため、デジタル化を進める必要を感じ、取引先との窓口でもあり請求業務には営業部の協力が不可欠と、次のような取り組みを行ったといいます。

1. 実務を行っている営業事務に、電子請求書のメリットを理解してもらう。部署内でのデジタル化推進の働きかけをしてもらいました。
2. 営業担当と取引先リストを共有、デジタル化できそうな取引先をリストアップ。
3. リストアップした取引先に、営業担当が電子請求書の説明を実施。メールアドレスを回収して、メール招待の準備を整えました。

この中で効果があったのは、「営業事務の賛同を得られた」ことでした。

請求書の発行を担当する各営業事務にメリットを理解してもらい、デジタル化への意識が高まったのです。

営業事務のメリットとしては

1. デジタル化により、印刷、封入、発送の請求業務が削減
2. 請求業務の削減が、残業の削減につながった
3. デジタル化で、在宅勤務がやりやすくなった
4. 請求書をFAXで送るといった個別対応の作業もなくなった

などがあげられました。請求書のデジタル化推進には、実務を担当している営業部署の理解と協力が不可欠です。新型コロナウイルスの影響で社内のみならず、取引先からもデジタルでのやり取りを希望する声が上がっており、社内発信の追い風にもなりました。

「もう1つ、効果があったのは営業に依頼したメールアドレスの回収です。営業担当者が取引先にメールアドレスを聞きやすいように、インフォマート社のリーフレットを活用しました。営業担当が先方の経理担当者に説明しなくても、“経理の方にお渡しください”と渡して、簡単な説明で経理担当のメールアドレスを回収できました。
営業同士が経理の実務を知らなくても、リーフレットを渡すだけでデジタル化を依頼できたと考えています。

次に、取引先に行った取り組みについてです。運用当初、既存の取引先のデジタル化ばかりを進めており、新規取引先のデジタル化対応ができていませんでした。また、取引先に後日改めてデジタル化の切り替え依頼をしなければならない状態になっていましたので、次の取り組みを実施しました」

1. 新規契約の取引先は、契約時にメールアドレスの回収をルール化
2. 原則新規の場合は、電子請求を取引先に依頼。どうしても紙を希望する場合やメールアドレスが確認できなかった場合は、オプション機能の「郵送代行サービス」で対応
3. 「郵送代行サービス」は、請求の都度、デジタル移行の案内があり、取引先からすると、 いつでもデジタルに切り替えられる状態になっている

「この中で、特に効果があったと思うのは、新規契約時にメールアドレスの回収をルール化したことです。契約の段階で電子請求書の案内をして、デジタルでのやり取りを原則とすることで、メールアドレスの回収を徹底。取引先カードにメールアドレス欄を設けたのも、新規取引におけるデジタル化を高めました。

＜郵送代行サービス＞は、取引先がID登録していなくても、紙で請求書を発行して郵送されるので便利な機能だと感じています。パソコンを得意としない取引先やスポットでの取引先は、＜郵送代行サービス＞を設定しておけば『BtoBプラットフォーム 請求書』でまとめて請求書を送れます。請求の都度、デジタル化へ切り替えの案内もできるため、お客様のタイミングで切り替えることができます」

大阪シーリング印刷株式会社のNext Digitalへの取り組み

「現在弊社では、次のデジタル化として、『BtoBプラットフォーム 請求書』の支払通知書発行の機能を使って、納品書のデジタル化に取り組んでいます。冒頭で申し上げたように年間約149万件の受注があるので、納品書のデジタル化は重要な課題ですが、進捗状況は全体で約16％といったところ。今後は、電子帳簿保存法の対応やデジタル化を進めていくためにも、営業部にも協力してもらい、紙で発行している納品書のデジタル化を進めていきたいです。

最後に、Next Digitalに取り組もうとしている企業様へ。もともと弊社では、業務削減、経費削減を目的に請求書のデジタル化に取り組んでいました。今ではデジタル化の推進が電子帳簿保存法やインボイス制度の対応のみならず、在宅勤務などの働き方改革や、ペーパーレス化によるSDGsにもつながっています。今後は、電子決済と同じように、電子請求書がスタンダードになっていくのではと思っています」

電子帳簿保存法の法改正やインボイス制度の開始など、経理業務を取り巻く環境は大きく変わりつつあります。そこで、『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用している企業様をお迎えし、今回のメインテーマである「Next Digital」を踏まえたディスカッションを行いました。パネリストの株式会社電通国際情報サービス様は経費精算システム『Ci*X Expense(サイクロス・エクスペンス）』を提供し、もう一方の関西ペイント株式会社様はその導入企業でもあります。導入企業とシステムベンダー企業という観点からも興味深いお話を伺うことができました。

デジタル化が経理にもたらす業務改革と意識改革

―インフォマート（以下、IM）　まずは、現在のデジタル化への取り組みについてお伺いします。

谷：2年ほど前に請求書の支払システム、経費精算システム、そして今回ご登壇の電通国際情報サービス様の『Ci*X Expense』を導入しました。
こちらは、『BtoBプラットフォーム 請求書』と同じく、JIIMA認証を受けた電子帳簿保存法対応のシステムです。現在、『BtoBプラットフォーム 請求書』で受領した請求データと『Ci*X Expense』との連携に向け準備を進めております。
弊社では、毎月150件ほどの請求データを『BtoBプラットフォーム 請求書』で受領しており、これらが『Ci*X Expense』に自動連携されると、勘定科目や負担部門といった請求内容を入力しなくても、会計システムへ記帳できますので、かなり業務効率化が進む見込みです。
また、会社のIT基盤の部分で更新入れ替えに関するプロジェクトが立ち上がっており、請求書だけではなく、会社全体の業務についても、デジタル化による業務改革に取り組んでいます。

今関：電子帳簿保存法の改正をきっかけに、これまで紙で管理をしていた領収書や請求書をデジタル化する流れの加速を実感しています。
『BtoBプラットフォーム 請求書』と弊社の『Ci*X Expense』連携のご検討で、さらなる利便性を追求する企業様が増えているのも感じています。
経費精算に特化した視点から申し上げますと、単なる領収書や請求書の電子化にとどまらず、電車やバスで移動した際の交通費を交通系ICカードからデータ連携を行う、出張の場合の交通費・宿泊費といった経費をコーポレートカードの明細データ、外部の出張手配データとの連携を行うといった会社様も多くいらっしゃいます。
すでに『Ci*X Expense』を導入、ご利用いただいているお客様の中には、AI-OCRで領収書の内容を読み取る機能を追加導入され、申請者の入力負荷のさらなる軽減をされているお客様も多くいらっしゃいます。

―IM　デジタル化をさまざまな手法やツールで検討され、取り組まれている企業様が増えています。デジタル化は、経理にどのような意味をもたらすとお考えでしょうか。

今関：ひとつの例として、『BtoBプラットフォーム 請求書』のようなデジタルデータを経費精算システムに連携するメリットをお話します。
まず、申請者側に立った視点でのメリットのひとつが、連携されたデータを使って申請できるので、全ての項目をわざわざ1つひとつ入力する必要がありません。申請者の入力負荷を軽減できます。
1つ目、請求書を紙で受領しないため、わざわざ出社して、紙の請求書をスキャンする手間もありません。
次に、経理担当側のメリットです。連携されたデータは実際の使用実績に基づいており、架空請求といった不正を防止します。
2つ目に、データを引用した申請は入力ミスが軽減されます。経理は記載ミスといった単純なチェックよりも内容に踏み込んだ確認に時間を当てることが可能です。
3つ目、承認をデジタル化すれば、申請当日に最終承認まで完了も可能です。承認スピードが格段に早くなり、決算業務の早期化が期待できます。

―IM　デジタル化は業務効率化だけではなくガバナンスの強化にもつながるんですね。中でも最も効果が高いと思われる部分はどこでしょうか。

今関：どれが一番というより、これらが複合的に重なり、より申請者や承認者、経理の工数削減につながっていくのではと考えています。

谷：デジタル化は経理に、意識改革と業務改革の2つをもたらすと考えています。たとえば紙を前提にしていた業務プロセスで、デジタル化によってシステムチェックに任せたり、他のシステムとのデータ連携などでそれまで行っていた業務をなくすのは業務改革です。同時に、今まで業務効率化といえば紙の整理整頓とか、記載箇所を工夫して見やすくするといったレベルにとどまっていた意識が変化し、プロセスの洗い出しやフロー自体の見直しといった抜本的な改革へ着手するようになるのが意識改革といえます。
経理に意識改革と業務改革をもたらしたその先、私たち経理財務部門が目指す姿、目指す形を思い描いてみます。それは単なる経理業務だけではなく、さまざまな意思決定のための業務へシフトしていくことではないでしょうか。会計情報がデジタル化し、データ活用が容易になれば、会計情報を分析、洞察し、課題を発見して社内で意思決定の必要な場面や戦略を進める場面で、意思決定のサポートを担える経理財務部門になりえます。デジタル化は、そんな未来への第1歩かなと感じています。

―IM　デジタル化が進むと経理部門に求められるスキルが変化するという指摘はよく耳にします。今後どのようなスキル、どのような意識改革が求められると思われますか。

谷：先程申し上げたような、会社の戦略的な意思決定にどんな情報が役立つのか、分析スキルといったもの。また、課題の発見から解決への道筋、どんな事業に進出していくか、もしくは撤退かといった意思決定を、経理部門発信で提言・提案していけるスキルが求められていくのではと感じています。より経営層に近い意識をもったスキルを磨く必要があるでしょう。

Next Digitalへ踏み出す、法制度対応ツール選定のポイントとは

―IM　今後の経理を考える上でまさに本質的な部分で、取り組めれば高い効果が得られますね。では具体的にどうすれば、とは多くの企業様でお悩みのところだと思います。何を優先的にやるべきか、どんなツールを選定すべきか、次に何をしたら…といったポイントをお伺いできれば。

谷：弊社の場合は、多くの社員が関わる領収書を受け取って精算する、請求書を受け取って振込の支払いをする、という部分からデジタル化に着手しました。
多くの社員がデジタル化によって「こんなに便利で効率的なのか」と、自分事（じぶんごと）として実感することで、身の回りや社会環境の関わりの中で、デジタル化の材料を積極的に探し始め、社内のデジタル化率を高めることができました。とてもおすすめです。
ツール選択で重視したのは操作性、マニュアルなしでも運用できそうかという点です。
トライアルなどで実際に操作させてもらえるか、選定中にシステムのご担当者に多くの質疑をしますが、そのやりとりを通じて信頼できる会社かという見極めも重視しました。実際に操作してみないと、自社に合っているか判断できませんし、やりとりの過程でいろんな疑問も出てきます。インフォマートさんも電通国際情報サービスさんも、本当にたくさんの質問に対して大変誠実に回答いただきました。ツール導入後も安心してサポートをお任せできると実感しました。
弊社の場合、結論としてマッチしたのが『BtoBプラットフォーム 請求書』であり、『Ci*X Expense』でした。ご検討中の企業様もまず、請求書のクラウドツールや経費精算システムでトライアルできるサービスを探し、実際にお試しいただくところから始めるのが良いのではと思います。

今関：システムベンダー側から申し上げますと、近年、データ間連携が可能な様々なサービスが登場しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』と経費精算システムの連携というのもそのひとつですので、今回は『BtoBプラットフォーム 請求書』との連携という観点からポイントを2つお話しします。
まず、『BtoBプラットフォーム 請求書』は、請求書の項目をかなり自由に追加でき、取引先毎に異なった請求書のフォーマットを作成することも可能です。自由度の高い製品ですので、データ連携を考慮すると、データを受け取る側に関しても、柔軟に項目を受け取れる必要性があります。弊社の『Ci*X Expense』も柔軟な項目の連携を意識した設計となっています。
2つ目のポイントは、『BtoBプラットフォーム 請求書』上で取引をされている取引企業数が多い場合です。全取引先のデータを最初から一気に連携して運用を開始すると、様々な調整が発生するなど、ハードルが高くなる場合もあります。
デジタル化は、部分的にでも少しずつでも始めることが大切です。並行して紙の運用も可能なシステムを選定いただくのがいいかなと思います。例えば『Ci*X Expense』の場合、『BtoBプラットフォーム 請求書』からのデータ連携も可能ですし、紙の請求書を受領した場合は、スキャンして帳票を添付し申請するのも可能です。
ツール選定は、こうした観点でご検討いただけばスムーズな導入になるのではと思います。

―IM　確かに紙も残った時にどう運用するかも一緒に考えるのは、非常に重要なポイントですね。少し目線を変え、来年はインボイス制度も控えています。Next Digitalに取り組むにあたって必要となってくる各種の法制度対応への取り組みを伺っていきたいです。

谷：まずは、適格請求書発行事業者の登録番号取得が必要になりますので、その登録申請などの準備、また請求書の記載要件の検討といったところの準備を進めています。
『BtoBプラットフォーム 請求書』から発行する電子請求書の場合、しかるべき時期に対応した書式にバージョンアップされるので大変安心しています。記載要件を満たす書式にアップデートされたら、インボイス制度開始後も受け取る請求書が記載要件を満たしているかの確認業務自体を省ける可能性がありますので、本当にありがたいです。
法制度への対応については、お取引先へはツールのご紹介、国内グループ会社は、このツールで統一していきましょうといった案内を着々と進めています。

―IM　意外と見落としがちですが、受取側の確認プロセスが増えてしまう懸念からも、ある程度共通のフォーマットや確認ツールが必要になりますね。

今関：インボイス制度対応のシステムを新しく選定していく場合のポイントを、3つご紹介します。受け取った請求書に基づく支払の申請や、経費精算システムの観点からお話ができればと思います。
まず、1つ目のポイントとして、受取側は、システム上で適格請求書発行事業者の登録番号の管理が必要です。2つ目のポイント、インボイス制度が開始されると請求書（インボイス）上に税率ごとの消費税額が明記されます。その場合、インボイスに記載されている税額が、システム上で請求書の支払申請を行う際の、申請書に計上されている税額と同一かどうか、チェックが必要になります。
最後に3つ目のポイントです。インボイス制度の開始後、6年間は免税事業者等からの課税仕入れについても、仕入税額相当額の一定割合を計上できる経過措置が設けられています。従って免税事業者との取引の場合には正しい経過期間に応じた税額が計上されているかのチェックも必要です。この3点を今後のシステム選定の際のポイントとしていただけますと、幸いです。

変化し続ける社会の中、ポジティブにデジタル化するきっかけとして

―IM　今後の展望や検討されている取り組み、視聴者へのメッセージなどをお聞かせください。

谷：2022年度から第17次中期経営計画を立ち上げて、「持続的に成長するGreatカンパニーへの変革」を掲げています。デジタル化は、弊社がグローバル企業として活躍・飛躍していくために強化すべき基盤の要素、必須要素と捉えています。経理部も、まだまだ本当に多くの業務が紙に溢れており、さらなる生産性向上のためにデジタル化を盛り上げていきたいです。中期経営計画では、IT基盤更新のためのプロジェクトをスタートさせています。『BtoBプラットフォーム 請求書』と『Ci*X Expense』をグループ会社に拡大導入しながら、会計基盤の更新入れ替えを通じて経費精算業務や請求書支払業務だけではなく、会計全般、会計領域以外のデジタル化をどんどん進めていきたいです。
インボイス制度対応は、電子請求書を授受する取引先を増やせる、いいきっかけかと思います。皆様も是非一緒にデジタル化を進めてまいりましょう。

今関：ここ数年で働き方は、大きく変わってきました。経理業務は昔は紙が当たり前、出社が当たり前という世の中でした。ところが最近は法整備も進み、様々な業務がシステムで対応でき、出社をしなくてもリモートでかなり多くの業務を回せるようになっています。弊社の経費精算システム『Ci*X Expense』も、導入企業様から、現場部門の入力負荷の軽減、承認までのリードタイムの短縮により経費精算にかかる時間が従来より50％削減されたとの嬉しいお声をいただいています。経費精算システムの置き換えやデジタル化のご検討の際は、ぜひご相談いただけますと幸いです。

―IM　おっしゃる通り、ポジティブに変化のきっかけととらえ、ぜひ一緒にデジタル化推進できれば、と考えております。本日はお話いただきまして、ありがとうございました。以上をもちまして、パネルディスカッションを終了いたします。

1991年11月より千葉県で透析医療の提供を中心に事業を展開し、2021年に30周年を迎えた医療法人社団明生会。明生会を中核として、千葉、栃木、宮崎の6法人でグループが構成されています。4法人の経理財務の他、関連業務のシステム導入管理を担当している経理課課長の石川貴士氏より、約88％のデジタル化率によって月次決算の締め日が3日早まったというデジタル化の効果をご紹介いただきました。

導入から7カ月でデジタル化率88％超を達成

「『BtoBプラットフォーム 請求書』の活用歴は約7カ月、月に約130件の請求書を受け取っています。導入前は、経理課とは別部署で請求書を受け取り、郵送物受信簿に入力をした上で、経理課に請求書が届いていました。紛失と抜け漏れ防止のため、経理課も受付簿に請求内容を入力。続いて、納品書との突合を行い、納品書がないものは、確認のためにスキャンした請求書をメール添付して担当者に問い合わせます。その後、会計ソフトに入力、チェック、ファイリングという流れで、ある程度の量になったら書類は倉庫で保管します。

『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入してからは、受け取った請求書を各担当に振り分け、その上長承認後、会計システムと連携、デジタルデータでの保管という流れになり、工程も工数も大幅に削減しています。

特に便利だと感じているのが、自動仕訳機能です。過去に受け取った請求書の仕訳データを蓄積し、学習して自動的に振り分ける機能です。これまで一つひとつ手入力や、事前登録した定型仕訳を選択していた処理が自動的に反映され、業務効率化につながりました。請求書の早期受取、承認フローのシステム化、そしてこの自動仕訳機能で大幅に工数が削減し、導入後は月次の締めが3日早くなりました。半年後にはトータルで6日は早く締められるのではと感じています。
デジタル化率は導入から5カ月で約84.8％、7カ月で約87.8％を達成しています。本日は、このデジタル化推進の取り組みについてお伝えします」

まずは、社内で行った取り組みについて。

1. 取引先マッチングを事前に実施。
   その結果マッチング率が非常に高かったので社内の理解を得られました。
2. 導入準備の徹底。
   会社全体として、デジタル化率100％を目指す意識づけを行いました。
3. 対応窓口を経理課に一本化。
   問い合わせを経理課に集約させることで、現場に負荷がかからないようにしました。

さまざまな取り組みを実施した中でも、特に重要だったのは、デジタル化率100％を目指すための意識付けだったそうです。

「取引先にとって、請求書のデジタル化はメリットばかりではありません。デジタル化を促すご案内の送付だけではなく、電話で様子をお伺いしたり、求められれば取引先を訪問し環境を設定したり、粘り強く、何度も交渉してデジタル化率を高めました。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の社内決裁前、各部署の担当者にも、“取引先の担当者が来訪されたら教えてください、私たちからご案内したいので”とお願いもしました。その甲斐もあり、最近は新規のお客様と取引を始める担当者から、“請求書は『BtoBプラットフォーム 請求書』による手続きになると伝えているので、必要事項の連絡をお願いします”と言われるケースも出てきました」

次に、取引先に対して実施した取り組みについて。

1. 招待前から、デジタル化の対応依頼を個別に実施。
   特に親しい20社前後の取引先に対しては、事前にデジタル化協力の確約を得ておきました。
2. マニュアルの作成、提供。
   デジタル化にネガティブな取引先には、困っていること、どこがわからないか、ヒアリングを行ってマニュアルを作成し、送付。後日、電話で説明をしながら一緒に電子請求書を作成しました。
3. 諦めず、打診は継続。
   インターネット環境がないなど物理的に無理な取引先を除き、粘り強くアプローチを行いました。

稼働から3カ月ほど経過した頃、ほぼ2日間かけて『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えていない取引先にコンタクトを取り、電話で状況確認を実施。取引先の担当者の話に耳を傾け、この時はコンタクトを取った18社、全社がデジタル化したといいます。

「デジタル化の打診にあたり、私どもではテンプレートを作るのではなく、取引先の状況に合わせて、切り替えが進まない理由を解決するご提案の形で、アプローチを行っています。取引先の担当者や、周辺環境が変わってスムーズに移行する場合もあるので、焦らず、決して諦める必要はないと考えています」

医療法人社団明生会のNext Digitalへの取り組み

明生会では、3つのNext Digitalに取り組んでいるといいます。
「まず1つ、グループ法人の請求書をデジタル化し、横展開を進めていきます。今回のノウハウを生かし、現在、1社が8月稼働予定で準備を進めています。
次に、デビットカード導入による、キャッシュレス化の促進に取り組んでいます。法人役員を対象としたクレジットカード、診療費の決済手段として、クレジットカードや一部の電子マネーをすでに導入していますが、7月から施設等で購入する物品の決済手段としてデビットカードを導入。経費精算にかかる作業をデジタル化していきます。
3つ目、現在、患者様や利用者様の送迎に関する請求書の作成は、紙の日報から情報を拾って行っています。10月から安全運転管理にアルコール検知器による酒気帯びチェック義務化に伴い、送迎情報がデジタル化されるので、データから請求書が作成できるよう自動化する予定です。

最後に、Next Digitalに取り組もうとしている企業様へ。デジタル化を進めていくために重要なのは、全社で推進していくこと。それと取引先への継続的な推進だと考えています」

秋田県と宮城県で24店舗（2022年7月現在）の飲食店を運営する株式会社アジマックス。グループ会社8社と居酒屋や焼肉、寿司といった幅広い業態を展開、また不動産事業やデイサービス事業も運営しています。電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』だけでなく、食材などの発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』も活用し、業務を効率化。請求書のデジタル化率85.2％、発注は98.9％と驚くべき数値です。管理部で人事・総務・経理を担当し、システム保守も担う清橋雪子氏による、フード業界で進むNext Digitalへの取り組みの報告です。

発注業務と支払業務、飲食業ならではのデジタル活用

「弊社では、仕入れに『BtoBプラットフォーム 受発注』、経費の部門について『BtoBプラットフォーム 請求書』を活用しています。『BtoBプラットフォーム 受発注』は、2021年11月から運用しており、7カ月経過し現在92社との取引があります。
『BtoBプラットフォーム 請求書』は1カ月遅れの12月から運用し、月に58件の請求書を受け取っています」

「『BtoBプラットフォーム 受発注』では、各店舗から取引先へ、システムを通して食材や消耗品を発注。取引先の発送伝票は各店舗で受領し、月末に本部から支払通知書を取引先に発行します。支払通知書の内容を確認した取引先が承認すると、本部で会計システムと連携して支払データを作成する流れです。
飲食店ならではの、空き瓶の回収など店舗からは発注できない取引や、『白身魚が入ったら届けてほしい』『鮮魚のおすすめをみつくろってほしい』といった、システムで正確に発注できないものも、取引先がマイナスで伝票を起票する、取引先から発送伝票を発行するといった運用をしています。各店舗の取引金額がいつでも可視化できる状態になりました」

「システム導入前は、店舗に届いた納品書を本部で回収し、エクセルに入力して一覧にしていました。月末に取引先から届いた請求書とチェックし、会計システムに手入力していましたが、『BtoBプラットフォーム 受発注』の導入でこの作業がかなり軽減しています。また、いつでも店舗と取引先の状況が確認できるので、請求金額が早い段階で把握できるのも助かっています。

次に、経費で利用している『BtoBプラットフォーム 請求書』についてです。こちらは取引先から請求データが届き次第、本部ですぐに仕訳情報を入力します。その仕訳情報に基づいて各店舗の経費の金額を一覧にして会議資料を作成しつつ、並行してその請求データを会計システムに連携させています。

現在、『BtoBプラットフォーム 受発注』によるデジタル化率は、98.9％を達成、『BtoBプラットフォーム 請求書』は85.2％のデジタル化率です。この高いデジタル化率に至ったポイントを、本日はお伝えいたします」

まずは、社内で行った取り組みについて。

1. 既存の運用を現場に徹底ヒアリングし、運用を標準化。
2. 「導入したら楽になる」を現場に徹底周知。
3. 現場に断りの連絡が入ってもその場で承諾しないように周知させ、本部から取引先へ連絡をすることを徹底。

特に力を入れたのが一つ目の各店舗がどのように発注を行っているのか、納品書のやり取りはどのようになっているのかの徹底的なヒアリングでした。各店舗でフローが若干異なっていたものの、すでにデジタル化している飲食企業があるのだから自社でもできるはず、と全社で運用を標準化していったといいます。

「現場の現状を知った上で、“絶対楽になる”と自信を持って社内展開を行いました。国内で、これほどシェアを持っているシステムが自社と合わない理由がありません。
中には“飲食業は特殊だから”、“うちは他とちょっと違うから”といった反応もありましたが、発注して納品をいただき、それに基づき支払う、この当たり前の流れがシステムと合わないのなら、問題は自社の運用にあるのではないか、それならその問題を改善して、もしムダがあれば廃止していこうと、社内展開していきました」

次に、取引先への対応について

1. 会長からオンラインで取引先への対応依頼を実施。
2. 取引先からの質問対応は、なるべく自社で完結。
3. お断りされた取引先へは理由をヒアリングして、改めて電子化を提案。

「特に力を入れたのは二つ目の取引先からの質問対応は、なるべく自社で完結です。インフォマートのカスタマーサポートがあることは聞いていました。ただ、取引先の立場になり、問い合わせたい時は、すでにやりとりがある当社に質問をしたほうが安心ではないでしょうか。こちらから導入のお願いをしているのに、お問い合わせにコールセンターをすぐご案内することに違和感があり、ほぼ自社で対応した結果、ご不安なくスムーズにデジタル化に対応していただけたと感じています」

アジマックスが取り組むNext Digital

「当社では、営業管理システムの導入を検討しています。仕入れデータと売上データを使って原価率、粗利を出せるようにしたいと思っています。『BtoBプラットフォーム 受発注』によるデジタル化率は98.9％ですので、保有している仕入額のデータはほぼ正確です。そこにPOSレジと連携する営業管理システムを導入し、メニューごとの原価率、粗利、そして、ABC分析まで出していく展望を描いています。

最後にNext Digitalに取り組もうとしている企業様へ。『BtoBプラットフォーム』の各サービスは、いずれも現在の業務の負担を軽減させるシステムだと思います。その効果は経理部門の業務のみにとどまりません。たとえば現在、社内会議で使っている資料、これを早く正確に作成できるデータを『BtoBプラットフォーム』は保有してはいませんか？　今お使いの社内資料と『BtoBプラットフォーム』のデータを見比べると、見えてくるもの、使えるものがあるのではないでしょうか。少し見方を変えるだけで、何か新しい発見があるのではないかと思っています」

インフォマートが『BtoBプラットフォーム 請求書』のユーザー様、ユーザー企業様を表彰する初の取り組みです。ご利用企業者数70万社を突破した『BtoBプラットフォーム 請求書』でデジタル化推進に貢献された企業様を、「デジタル推進賞2022」として表彰。受賞者にはプレゼンターを務めた株式会社インフォマート取締役の木村慎より、トロフィーと表彰状を贈呈しました。各賞の受賞者は以下の通りです。

デジタル推進賞2022
発行モデル　SMB部門
エスエイティーティー株式会社様

デジタル推進賞2022
発行モデル　エンタープライズ部門
大阪シーリング印刷株式会社様

デジタル推進賞2022
受取モデル　エンタープライズ部門
株式会社穴吹工務店様

表彰をもって全プログラムは終了。閉会に際して、木村取締役は「本日お集まりいただきました『BtoBプラットフォーム 請求書』のユーザー様は、請求書の電子化をデジタルで進めている、デジタル化推進の最先端に立たれている方々。日本のデジタル化を牽引されている皆様と一緒に、私どももコミュニケーションを取り、デジタル化率を高める方法を共に考えていきたい。来年もまたこのような機会を設けて日本の未来を皆さまと明るくしていきたいと思っております」との挨拶で締めくくり、第2回経理フェスティバルは無事閉幕いたしました。