株式会社河口湖第一ホテル
掲載日 2022年11月14日
利用サービス 受発注(発注) | エリア 関東
事業内容 旅館業 | 取材日 2022年10月5日
山梨県の河口湖温泉郷にある「風のテラス KUKUNA」は、南国リゾートをテーマにした客室65のホテルです。旅行代理店のアンケートでは入浴設備部門、客室部門など4部門で1位を獲得しました。この功績を作ったのが、平均年齢28歳という若手従業員たち。
同ホテルを運営する株式会社河口湖第一ホテルは、従業員が働きやすい職場を作るため勤務時間の見直しやジョブローテーション、『BtoBプラットフォーム 受発注』のITを導入しています。取組内容について同社幹部にお話を伺いました。
宿泊部 支配人 小嶋孝治氏(以下、小嶋氏):富士山の麓にある富士五湖のひとつ河口湖畔で、1953年に河口湖第一ホテルとして創業しました。その後、創業者の孫にあたる現社長の宮下明壽が、創業50年の節目に約1年間休業して全館大規模リニューアルを行い、2006年に『風のテラス KUKUNA』として生まれ変わりました。和風テイストから南国リゾートスタイルへの大規模な転換でした。
調理・料飲部 総支配人 牛王昭彦氏(以下、牛王氏):かつては旅行のスタイルも団体旅行が中心でしたが、時代も変わり、個人が時間やお金を自由に使う時代になりました。それに伴い、宿泊施設の在り方も変化しています。私たち調理・料飲部でも、季節ごとに社長以下、幹部を集めて試食会を開き、メニューを検討し、また料理を盛り付ける皿も入れ替えるなど、時代のニーズに合わせて柔軟に対応しています。
小嶋氏:新型コロナウイルスが流行して休館せざるを得ない時期もありましたが、山梨県のコロナ対策モデルである「やまなしグリーン・ゾーン構想」が発表された2020年5月以降は、客室稼働率7割を守り、休むことなく営業しています。
おかげさまで、コロナ禍でもお客様からはたくさんのご予約をいただき、ハイシーズンに限らず、平日でも7割に達することもあります。
牛王氏:厨房では、入社1年目から3年目の社員が大半で、5、6年目が数人と料理長が3人という体制です。若い人材を確保するために、大学や高校、調理師専門学校などとのつながりを大切にしています。調理師学校では東京都内などの4校とのお付き合いがあり、10年に渡って学生の研修を受け入れています。
学校の先生との信頼関係を地道に築くことで、学校にとっては安心して生徒を預けられる研修先であり就職先であると認識してもらえますし、私たちにとっては若い方と一緒に働くことで新しい価値観をどんどん取り入れることができると思っています。
小嶋氏:現在、社員の平均年齢は28歳ですから、ホテル・旅館業界でも若いと思います。若い従業員に気持ちよく働いてもらうために、旧来の旅館業のような朝早く出社して、間に中抜けの時間があり、夜は遅くまで勤務するというスタイルはやめました。効率よく仕事ができるように、1人の従業員がフロントやレストラン、清掃など、さまざまな業務を行い、中抜けの時間を作らないマルチタスクシフトを行なっています。
働きやすい環境を作るために、若い従業員の意見も取り入れながら進められたことが一番の成果です。やはり笑顔で楽しく仕事ができなければ、お客様を笑顔にはできません。
社長室室長 ソムリエ 水本育男氏(以下、水本氏):職場づくりに関しては、各部の幹部を入れ替えるジョブローテーションも行いました。新しい発想が生まれ、職場の雰囲気も変わります。それに幹部が変わることで、あらためて若い従業員の得意不得意が見えてくるというメリットもあります。
水本氏:2018年に経理担当者2名が同時に退職することとなり、経理作業が手薄になってしまい、作業の効率化、簡略化が必要になりました。そこでインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入して、経理作業でも負担の大きい食材に関する伝票のデジタル処理に取り組みました。
水本氏:食材の取引先71社のうち69社に協力いただき、伝票のデジタル処理はほぼ達成できています。一番大きな効果が仕入れ伝票のやりとりが楽になったことでした。以前は、月次決算のために毎月一週間近くかけて、納品伝票を1枚1枚確認しながら、請求内容と突き合わせる作業をしなければなりませんでした。
現在は毎日の業務として、納品データをCSVにして会計ソフトに流し込む作業だけです。月末にはすでにデータが揃っていますので、紙の伝票をひっくり返して突き合わせる作業をしなくて済みます。
以前は、経理担当2人体制でしたが、現在は私とパート社員2人、合計3人で行います。3人とも経理専任ではありません。私は社長室長の業務とソムリエとして接客も行いますし、パートの2人もそれぞれ別の専任業務があります。経理専門の従業員がゼロでも十分に業務が回せています。
牛王氏:牛王氏:料飲部門では週に5回は発注しますし、取引先によって午前、午後と1日2回行うこともあります。以前はFAXか電話での発注で、FAXだけでも毎日10枚、月に200枚ほどの量です。それにFAXが送れなかったり、裏表を逆に送ってしまい、翌日になって取引先から「真っ白でした」と連絡が来たりすることもありました
『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入してからは、まず厨房で紙に必要なものを書いて、パソコンのある部屋で入力・発注作業をしています。FAX送信の時間に縛られることもなくなり、パソコンに打ち込むだけなので作業そのものも楽になりました。発注内容の記録が残るので安心感があります。
というのも、食材が届くとすぐに用度担当が納品伝票と届いたものに間違いがないか検品します。その後、厨房に食材を移動して、料飲部で改めて検品して、自分たちが欲しかった食材が、ちゃんと入っているか、発注時のメモ書きを見ながら確認します。もしメモ書きを失くしても、システムに記録が残っています。取引情報が残るため、発注忘れなのか、取引先の納品漏れかがすぐに分かります。
牛王氏:現在は発注機能のみ使用していますが、今後は仕入れ情報をもとにしてアレルギーのある方や海外の方でも安心して食事を楽しんでもらえるような、アレルギー対策やハラルフード対策などにも利用できないかと考えています。
水本氏:私も経理作業の負担が少ないので、ソムリエとしての仕事に時間を割くことができます。今後は、現在もプロジェクトを進めている、弊社独自のワイン作りにも注力していきたいですね。
株式会社叙々苑
掲載日 2022年7月14日
利用サービス 受発注(発注)/ 請求書(受取) | エリア 関東地方
事業内容 焼肉レストランの経営/焼肉弁当・焼肉のたれ・サラダのたれの製造販売
取材日 2022年6月7日
焼肉レストラン「叙々苑」68店舗を運営する株式会社叙々苑。1976年の創業から、おいしさと質の高いサービスを提供し続けてきました。
コロナ禍で経営判断にスピードが求められる中、仕入れや経理業務をIT化して月次決算の確定を翌月20日から5日に短縮。さらに1日1000枚あった納品書の入力、金額確認作業を解消しました。店舗での書類処理を減らし、本来のサービス品質向上を目指します。
システム管理部 主任 鮎澤 亮佑氏(以下同):2020年にシステム管理部を新設し、社をあげてデジタル化による業務改善を体系的に考えていこうという方針で進めています。
IT化を進めるのには理由があります。コロナ禍になったことで以前よりも早い経営判断が求められるようになり、現状の売上やコストなどの状況をいち早く把握する環境を作る必要があったためです。
私はシステム全般に関する業務を行っていて、店舗へのシステム導入や電話・インターネット環境、パソコン周りの対応やPOSレジのサポート、メニューの価格変更時の設定などを担当しています。
もともと2002年頃にレジスターからPOSレジに変え、店舗と叙々苑フードファクトリー(セントラルキッチン)間のやり取りをFAXからシステムに切り替えたり、売上管理システムを入れたりしてきました。
当社では「店では数字目標を負わせない」というポリシーがあります。店舗に売上や人件費、原価率などの予算を与えてしまうと、サービスの質が落ちると考えているからです。それよりも、店舗ではお客様が満足していただけるような接客をしてもらいたい。だからこそ、原価などの経営数値は本部とフードファクトリーが担っています。
しかし、コストの大部分を占める食材費の納品書が紙のままで、事務作業に大きな負担がかかっていました。店舗が仕入れ先へFAXで発注し、納品後に検収済みの納品書をフードファクトリーに郵送します。フードファクトリーでは店舗ごとの納品書をもとに仕入れ品の金額、数量などを売上管理システムに手入力し、さらに本部が請求書の金額と合っているか再度チェックするという2重、3重の確認作業が発生していたのです。
さらに大量の紙がたまって保管場所にも困るほどでした。1店舗あたりFAX発注で毎日10~15枚の用紙を使うので、全68店舗からフードファクトリーに送られる納品伝票は1日1000枚にもなっていました。このほか、FAXだとどうしても誤送信や郵送の手間、送り漏れ、紛失のリスクもあります。
紙の書類処理で大変だったのは店舗だけではなく本部も同じです。経理担当者2名で毎月500社ほどの請求書を処理しているのですが、紙の金額を会計システムへ入力・確認する作業に多くの労力を割いていたのです。請求書が届く日も取引先によって違うため、月次決算は翌月下旬にようやく出るような状況で、経営判断のスピード化に支障が出ていました。
こうした課題の解決のためにさまざまなシステムを模索していたところ、取引先の多くからインフォマートの受発注システムなら対応できるという声をうかがいました。調べてみると7割の取引先がすでにインフォマートの受発注システムを使っていたのです。そこで早速『BtoBプラットフォーム受発注』『BtoBプラットフォーム請求書』を採用しました。
システムの導入から本格稼働までは、他社システムの導入と比べてもフォローが手厚く確実に早かったと思います。当社ではシステム導入の対応は基本的にひとりでやっていたのですが、インフォマートで取引先への案内や導入説明会の開催、その後の取引先へのフォローなどを請け負っていただきました。取引先もスムーズに進められたと感じています。また、社内の従業員向けに操作説明会を何度も開催していただいたことで、問題なく店舗でシステム発注を開始できました。
店舗ではタブレットやパソコンを使って発注していますが、現場の負担は大きく改善されたと感じています。紙からデータ管理にしたことで店舗でのFAX送信、伝票の郵送作業がなくなり、ひと月前の仕入れ金額が分からないということもなくなりました。
さらに本部でも、今までは紙の請求書の内容を経理ソフトに手入力していましたが、『BtoBプラットフォーム受発注』で出力したCSVデータを読み込ませるだけになったので、その手間もなくなり正誤チェックも不要になりました。
以前は早くても翌月20日にならないと正しい月次決算が出ませんでしたが、システム化のおかげで翌月5日にはある程度の数字が出せます。棚卸しの精度もこれからさらに上がっていくと思います。
『BtoBプラットフォーム請求書』を導入した目的は2つあります。ひとつは請求書をデジタル化することでインボイス制度や電子帳簿保存法に対応すること。もうひとつは、経理処理にかかる手間とコストを減らすためです。
今までは、経理担当2名で1ヶ月に500社分もの請求書を経理ソフトに手入力していました。それがCSVデータの読み込みで完了するようになったので、店舗別の完全な収支がスピーディーに出せるようになりました。その甲斐もあり、新たに仕入れの分析などを担当する「購買管理係」というチームを作り、システム化によって蓄積したデータを分析する余裕ができたのです。今後は購買管理係が見積管理も担うことで、仕入れに関する社内統制もよりしっかりしていくと考えています。
当社では「良質吟味、おいしさが最良のサービス」という理念をうたっているのですが、「おいしさ」をあえてひらがなで表記しています。漢字の「美味しい」を使わないのは、叙々苑の考える“真のおいしさ”とは味だけではなく五感すべてが満たされ至福の幸福感を味わっていただくことで、初めて成立するものだと考えているからです。システム化もそのためにあるものです。
バックヤードの業務が自動化されれば、現場は本来の仕事であるお客様対応に集中できるようになります。作業に追われることがなくなり、現場が人とのやり取りに専念できれば、メリハリのある働き方が叶うでしょう。結果として、外食産業で働くことに対する楽しみや意義が見えやすくなり、業界全体が良くなっていくのではないかと思います。そのためにも、まずは現場がいきいきと働ける環境を作ることが大切だと考えています。システム化は手段のひとつであり、そのための環境を作るのが私たちシステム管理部の任務だと思っています。
今回は発注業務や請求処理をシステム化しましたが、今後も引き続きシフト管理や報告書作成など、現場の負担となっているバックヤード業務の改善をできるシステム導入したいと考えています。お客様に費やせる時間を少しでも増やしていくことで、 真の“おいしさ”を感じていただくためのシステム化を当社は目指しています。
株式会社ファイブグループ
掲載日 2022年3月31日
利用サービス 受発注(発注)/ invox AI-OCR | エリア 関東地方
事業内容 飲食事業(居酒屋・ダイニング等)の経営・企画・運営店舗プロデュース事業
取材日 2022年2月24日
国内外で26業態、125店舗の居酒屋や食堂などを展開する株式会社ファイブグループ。取引先とやり取りする請求書は、毎月500通にものぼる。経理の現場には負荷がかかっていたが、システム化により3ヶ月で9割もの請求書をデジタル化した。2022年1月改正の電子帳簿保存法に対応し、ネットバンキングへの入力作業を95%解消できたという。どのように進めていったのか、経理担当者に話を聞いた。
経営管理部・経営企画部 課長代理(以下同):ファイブグループは今年で設立19年目になり、関東を中心に国内外26業態、125店舗を運営しています。近年は子ども食堂の運営など地域貢献にも力を入れています。「関わるすべての人が楽しくなれる環境を作ること」を理念として、健康経営に努め、近年はアルバイトも含めた全社員をつなぐ社内コミュニケーションツールの開発も行っています。
私自身はイタリアンのシェフや料理教室講師を経て、11年前に経理業務未経験の状態で当社に入社しました。経理は3名体制で運営しており、私は経理の基本業務に加え、経営システムのリプレイスなどシステム構築に携わっています。
最初に話を聞いたのは約3年前、電子帳簿保存法の要件が緩和された時期でした。しかし当時はタイムスタンプの付与条件が厳しかったり、対応できそうなシステムがなかったりと、ハードルが高く断念した経緯があります。2回目は約1年前、要件が再び緩和されるタイミングが近づき、経理システムの営業の方からも情報が入ってくるようになったのがきっかけで取り組みました。
当社は関連会社と合わせて毎月約500f通の請求書を扱っていますが、紙が9割で、メールでのPDFが1割でした。PDFは紙に印刷して経理処理していたので、結局すべて紙で処理していました。
請求書の内容を経費の承認システムに入力し、仕訳の作成をします。仕訳作業も、AccessやExcel、過去の仕訳条件を引っ張ってくるなど色々な作り方をしていて属人化している状況でした。それを会計ソフトにインポートするのですが、月次決算が締まっても、今度はネットバンキングへの入力をしなければなりません。紙の請求書から、振込先や振込金額を1件ずつ入力する作業に丸2日かかっていました。毎月同じ振込先ならまだいいのですが、工事などで単発のお取引のある業者さんもいらっしゃったので、間違いのないよう気を遣いました。
最も負担だったのは、費用の承認確認です。当社は店舗と事業部の責任者がLINEや電話、口頭などで完結していることが多く、本部が経理承認を把握できないケースがありました。そのため月初の忙しい時期に、承認されているかを現場に確認し、経費の承認システムで申請を出すよう呼びかけて、再びシステム上で申請が来ているかを探すという作業が発生し、多くの時間がかかっていました。決済者の承認が下りていなくても支払いはできてしまうので、どれだけ管理できていたかというガバナンス上の課題もあったと思います。
また「過去の請求内容がきちんと払われているか確認したい」と言われたときに、仕訳データにはそこまで詳細な情報がないため、膨大な紙の束から探さなければならないのもストレスでした。
PDFの請求書から経理データを抽出するシステム『invox』を導入し、3ヶ月で電子帳簿保存法に対応できました。半自動で処理された仕訳内容を確認し、各事業部の責任者が承認します。金額によってはさらに上の本部長や執行役員が承認して、すべての承認が完了したら会計ソフトにインポートする流れです。
時間的な削減効果が最も大きかったのは、インターネットバンキングへの入力です。これまで丸2日かけていたのが30分になり、作業時間が95%も減らせました。仕訳作成にかかる時間も30%ほど削減でき、毎月のルーティンで請求される分はほぼ自動化できた印象です。
請求処理の流れ
請求書は紙でなくPDFで発行していただきたいと、直接、電話をかけて依頼しました。なぜデジタル化するのか疑問を持たれる方もいましたが、その場でご説明すると思いのほか多くのお取引先が快諾してくださいました。これまで何となくの慣習で紙を発行していただけで、きっかけがあればすんなり切り替えてくださる取引先様が多かった印象です。それまでは紙の請求書が9割、PDFが1割でしたが、今では9割がPDFです。
請求書を紙からデジタル化したことで予想していなかった効果もありました。これまでは請求書を探すのが大変で、経理部への「どこにあるのか」という質問も多かったのですが、今では検索すればすぐ出てくるので、問い合わせ自体がほぼゼロになったのです。紙での管理をやめたことで、こうした細かな対応が思いのほか負担だったことに気が付きました。
また、請求書をPDFでやり取りするようになると、メールで先方の経理担当者と直接繋がることができます。アップロード漏れなどで支払いが遅延してしまった際も、営業担当者を通さずに直接、先方の経理担当者に確認ができますから、やり取りにかかる手間が減らせました。これも副次的な効果だと思います。
電子帳簿保存法の対応は、3ヶ月でできました。私も当初は諦めかけていましたが、やってみれば案外うまくいきました。半年あれば十分余裕を持って対応できると思います。取引先様にも、電話でお伝えしてみると意外とスピーディーに紙の郵送からPDFのメール添付に切り替えていただいたほか、実はすでにシステムを使っていたというケースもありました。
まだ電子帳簿保存法に対応していない企業も、2023年12月31日まで猶予があるとはいえインボイス制度への対応もあるので、今のうちに対応した方がよいと思います。請求書のデータ処理システムは、経理担当者がストレスに感じている業務を改善してくれます。デジタル化によるメリットや、そこからの副次的な効果も思いのほかあるので諦めずにチャレンジしていただきたいです。
有限会社ゑびや
掲載日 2021年6月29日
利用サービス 受発注(発注) | エリア 中部地方
事業内容 食堂の経営、観光用お土産の製造・販売、システム開発・販売、デザイン開発・提案
取材日 2021年4月2日
伊勢神宮前の「ゑびや大食堂」は、大正元年の創業。地元民にも観光客にも親しまれる老舗は、コロナ禍にあっても従業員のモチベーションを維持し、苦境を乗り越えようとしています。
強固な組織を支えるのは、ITツールを使った店舗運営の仕組みといいます。老舗がいかにITを使っているのか。支配人とバックヤード業務をこなす担当者にお話を聞きました。
支配人:ゑびや大食堂は伊勢神宮より徒歩1分ほどの参道にあり、席数160、従業員60人を抱えています。店内には土産物屋も併設しており、客層の8割が観光客です。中には毎年必ず来ていただくリピーターの方や、「伊勢神宮のご参拝に寄ったから」と立ち寄られる地元の方もいらっしゃいます。
地元の食材でお客様をおもてなししたいという思いがあり、メニューに使用する食材の9割は地元の三重産です。地元の生産者の方にも三重を楽しみに来る他県の方にも喜んでいただけると思っています。
支配人:昔からの大食堂でしたが、社長交代を機に思い切ってさまざまな改善策を実施してきました。外観をかえ内装も明るくし、ITツールを取り入れて店舗運営を新しくしたのです。各テーブルにタブレット端末を置いて、お客様にはメニューをゆっくり見ながらセルフオーダーでご注文していただきます。店側としてもオーダーの間違いは減るし、あちらこちらへ忙しく立ち回るようなことも減りました。
会計やPOSデータの分析には「TOUCH POINT BI」という自社で開発したシステムを使っています。90%以上の精度で来客予測ができるので、米の廃棄を7割削減できました。当店ではこのシステム導入の前後で,売上が4倍、利益率は10倍、従業員の平均給与は5 万円増になっているんです。他の飲食店様にシステムを提供するための事業会社を立ち上げて、いまはいろんな業態で使われています。
バックヤード担当者(以下、担当者):大きく変えたのが発注方法です。2019年にインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入して、インターネットの画面操作で発注するようにしました。
当店では仕入れ業者ごとにFAX、電話、メールと別々に発注していて、どの業者にどの品をどんな方法で発注するか把握しておく必要がありました。このため、もし発注担当が休むと仕入れができないので、手間をかけて引き継ぎをしていたのです。システム化したことで誰でも画面操作できるようになって、引き継ぎもずいぶん楽になりました。
発注操作も、iPadで画面を開いてボタンを押すだけで終わります。在庫を見ながら操作できるので、厨房で必要なものをメモして、事務所で用紙に書き込んで、FAXを送るという作業がなくなりました。
FAXの紙は紛失や置き忘れなどあったり、メールも埋もれていったりします。これだと発注内容の確認ができず、発注漏れや重複発注の原因になっていたのですが、発注履歴がシステムに残るので、確認も容易です。
また、発注にかける時間も、大幅に削減できました。特に土産店では、商品の数も多いし取引先も膨大で、発注に1時間かかることもありました。売り場で在庫を確認して、納品日がいつかを確認して、担当の取引先にメールを送る。それも発注先ごとに、メールやFAXで「毎度お世話になっております」から書き始めなければならなかった。それがいまでは、かかっても10分ですからね。
支配人:発注する場合、担当を他の仕事から外して専念してもらわなければなりませんでした。平均で30分削減されたとして、これが年間だと人件費だけでも結構な負担になるわけです。
それに紙ベースだと、ムダな発注があると思っても、発注した紙を集めて何がどれだけムダかを集計するのに時間がかかってしまい、なかなか具体的な改善策につながりませんでした。発注システムでは仕入れ数量を自動集計できるので、廃棄量削減というメリットも大きいですね。
担当者:ほかにも、レジでは現金の自動入出金機、自動集計機を入れています。当店では3つの金庫があり、以前は、そのすべての金種を1枚ずつ数えていました。1万円札は何枚、5000円札は何枚とPCに入力していきます。間違いがあれば、今度は2人体制で数え直しです。レジ周りが自動化されたおかげで手間も入出金のミスもなくなり、お客様のセルフオーダーから現金の出入りまで、すべて仕組み化して集約できるようになったんです。
支配人:従業員の抵抗は激しかったです。古くからのスタッフには「エッ」と驚かれて拒絶反応。それは当然だと思います。長くやってきた現場の環境が変わるのは誰だって嫌ですから。それでも社長が「新しいことにチャレンジしよう」といい続けてくれて、それが徐々に浸透していったのです。若い人たちが年配の人たちにスマホの操作を教えながら談笑している、という場面が見られるようになりました。勤続30年になる60代の女性がいます。社長よりも経歴が長いのですが、そのスタッフは最初「できへん、できへん」と、端末に触ろうともしませんでした。それが、いまは誰よりも操作に習熟して、新人に教えたりしているんです。新しいことにチャレンジすることを、「これは自分を変えるチャンス」と思ってくれたのだとしたら、こんなに嬉しいことはありません。
2016年からはじまったIT化の大改革も、いま5年経って、完成に向かいつつあると思っています。「時代に合わせてやり方を変えていかないと会社は伸びていかない」という社長の言葉についていきましたが、その間、苦労とか辛いと思ったことはありませんでした。どちらかというと、みんなで楽しく乗り越えてきた印象です。私たちは苦手意識をもつ年配のスタッフをフォローし、彼女たちも一生懸命に理解しようとしてくれました。皆が同じ方向に動いていれば前に進むことができると実感しているところです。
支配人:機械でできることは機械に任せるようになって、時間的にも心理的にも余裕が出たことで、今日の販促方法や言葉遣いはどうしようかなど、スタッフ同士が接客に関する話をするようになりました。明らかに「おもてなし」にかけるモチベーションが上がっています。
2020年から始まったコロナ禍で、ふだんは平日3000~4000人あった来客数が減ってしまいました。1500人以下になったときにお店を閉めたのですが、休業の間も、各スタッフが講師となって得意分野を教え合う勉強会を開いたり、「コミュニケーション検定」という資格を取りにいったりして、モチベーションが落ちることはありませんでした。
店舗を改装して、お客様にも見える形でデジタル技術を活用してからも、うれしいことにお客様から否定的な意見が聞かれたことはありません。「新しくなっても味は変わらないね」とか、「去年よりよくなった」「去年よりおいしくなった」という声もいただけます。それは、私たちにとっては、もっともっと、という向上心につながります。一方で、味や地元への思いについては、変えてはいけないとも考えています。伊勢にきたら伊勢らしい味やお土産を楽しんでいただきたい。新しい技術と昔ながらの味。どちらもバランス良く実現していく、という流れに持っていきたいです。
株式会社Key table
掲載日 2022年8月16日
利用サービス 受発注(発注) | エリア 関東地方
事業内容 居酒屋など飲食店の経営 | 取材日 2022年7月11日
株式会社Key tableは、福岡県博多市を中心として全国で「炭火野菜巻き串と餃子 博多うずまき」「博多焼肉八十八〜YASOHACHI~」「焼売酒場つつみ」などの飲食店、計18店舗を経営している。
2018年に創業したベンチャー企業でありながら徹底した市場分析で売上を伸ばし続け、昨年は新たに8店舗を立ち上げた。コロナ禍でも快進撃を続ける背景には、商品発注や仕入れ報告、棚卸作業のシステム化などITを駆使した業務効率化がある。今回は、同社 店舗開発購買部長の西山京兵氏に、システム導入の経緯や経営への効果を伺った。
株式会社 Key table 店舗開発購買部長 西山京兵 氏(以下、西山氏):現在は「博多うずまき」という野菜巻きをメインとした居酒屋ブランドが8割を占めています。この他にも海鮮や焼肉、その他さまざまな業態を開発中で、特に居酒屋へのこだわりはありません。食事メインの店舗やロードサイド店舗、高級業態など、試行錯誤しながら全国で出店を進めているところです。
西山氏:1店舗目に福岡を選んだ理由は、博多が賃料も含めてマーケット的に最も安定しているエリアだからです。その後はエリアにとらわれず、全国の物件情報をできるだけ多く集め、賃料と場所が条件に合えば内見に行ってどんどん出店していました。
場所は繁華街で探すことが多く、グルメサイトのクライアントリポートのアクセス数など、ネット関係のデータを分析して結果が出そうな場所を選んでいます。実際に足を運んで市場調査も行い、「いける」という感覚があれば出店していました。現在は店舗数が増えてきたので、売り上げがしっかり見込めるエリアでドミナント出店をかけていく方針です。各地方に店舗が点在するより、ドミナント展開した方が社員も働きやすいだろうとの思いもあります。
西山氏:当社の代表である周郷 海が、数字重視の飲食店ではなく、自信をもって身内を呼べるような地域の一番店と言われる、しっかりした店を作りたいという思いで2018年に創業しました。
そして経営するからには規模を拡大し、将来的には上場も視野に入れたいと考えています。飲食業界は厳しいといわれますが、コロナ禍でも人気店は繁盛しています。そのような、本当にお客様に支持される店を目指して試行錯誤しているところです。
西山氏:店舗が増えてくると、各エリアで発注・仕入れの業者さんやメーカーがバラバラになり、調味料などの細かな違いで味がぶれてしまうという課題が出てきました。また、その日の仕入れ額は現場が請求納品書を見ながらパソコンに打ち込むのですが、手作業ですからミスも発生します。当時は請求書を本部の経理担当が1人で管理していたため、チェック体制にも限界を感じていました。
そんな時に、以前勤めていた飲食店でインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を使っていたことを思い出し、当社でも導入することにしたのです。
西山氏:半年間使ってみて、大きな効果を実感しています。導入前は現場の人間が数字をチェックしていましたが、今は本部に1人、管理担当の社員を置いてしっかり一元管理ができるようになりました。本部から各エリアマネージャーやブロック長に情報が共有されるので、チェックもしやすいです。
また発注管理だけでなく、棚卸機能も活用しています。これまではExcelで2~3時間かけて棚卸のフォーマットを作成し、すべての商品名と価格を入力していたのですが、システム化で作業時間が大幅に短縮されました。そのため新店をオープンする際の作業が楽になり、マネージャー層が本部のデータをすぐ閲覧できるため「今月は在庫が多い」などのチェックがしやすくなったのは大きな効果です。
今までは単価の管理も店舗任せで毎月ブレがあったのですが、システム化したことによってきちんと管理できるようになりました。これまではLINEでグループに共有し、そこからさらに上に報告する流れだったものが、報告作業までシステム上でできる点でも効率化されたと思います。
西山氏:これまでも『BtoBプラットフォーム受発注ライト』の発注機能を使って仕入れ先の業者さんとやり取りをすることもあったので、抵抗はあまりありませんでした。また『BtoBプラットフォーム 受発注』と『BtoBプラットフォーム受発注ライト』はページレイアウトがほぼ同じこともあり、戸惑うことなくスムーズに導入できたと思います。インフォマートの導入説明会を聞くだけでほとんど理解できました。
また弊社は若いスタッフが多いため、IT化に対するハードルがそれほど高くないのもプラスだったと思います。
西山氏:インフォマートさんのシステムについては、『メニュー管理』などまだ活用できていない機能があるので、それらを使いこなして業務効率化を進めていきたいです。我々はシンプルに、飲食業としてお客様に美味しいものを提供し、楽しい時間を過ごしていただきたいと考えています。そのためにはまず、従業員が楽しんで仕事をすることが何よりも大切だと考えています。労働環境が改善されることで従業員に余裕が生まれることで、良い影響が料理や接客サービスにも反映されると思います。
労働環境を改善しメリハリをつけて働いてもらうことで、質の高い料理を出せ、売上が上げる。従業員はプライベートが充実し、自分たちの給料も上がる。そんな良い循環に持っていきたいと考えています。反対にどこかが崩れると、離職率も上がって給料も上がらず、店舗展開もできずという悪循環に陥ってしまいます。
飲食業界はブラックという印象をもつ人もいますが、ITツールの活用を含め、さまざまな業務を効率化することで労働環境を改善し、人手不足も解消し、最終的には飲食のイメージを変えていけるような経営がしたいと考えています。
株式会社NATTY SWANKY(現:株式会社ダンダダン)
取材日 2018年5月14日
利用サービス 受発注(発注)・請求書(受取) | エリア 関東地方
事業内容 飲食店の経営
代表取締役社長 井石 裕二氏と取締役副社長 田中 竜也氏の地元、東京・調布市中心の飲食店経営からはじまった株式会社NATTY SWANKY(現:株式会社ダンダダン)様。 2011年オープンの「肉汁餃子製作所ダンダダン酒場」は、直営店・FC(フランチャイズ)店ともに急成長を遂げています。店舗数の拡大に合わせて増える業務をどう減らし、人材育成へ注力しているのか、その取り組みを伺いました。
取締役副社長 田中 竜也(以下田中氏):2011年にダンダダンの1号店をオープンするまでは、餃子以外の業態を4店舗ほどやっていました。今もその店舗はありますが、もう業態としては、ダンダダンしか増やすつもりはありません。
代表取締役社長 井石 裕二(以下井石氏):ダンダダンはコンセプトも「餃子とビールは文化です」といたってシンプルで、メニューの内容もオープン時からほとんど変えていません。もちろん多少のブラッシュアップはありますが、メニューを変えたり増やしたりすることは、なるべくしないようにしているのです。
井石氏:メニューを変えるのは簡単です。しかし、あえてメニューを変えないことで、できることもあります。たとえばサラダの盛り付け方ひとつでも、美味しそうに見える盛り方を、葉っぱ一枚の向きにもこだわって突き詰めていくことができます。
そうやってなるべくメニューをしぼっておけば、調理のノウハウも蓄積され、美味しさも増していきます。ところが頻繁にメニューを変えてしまうと、せっかく覚えたものもまた最初からやり直しになってしまい、料理自体もどんどん薄っぺらくなっていく気がするのです。
またメニューを開発するにしても、他が真似できないものにするためには、その商品のことをずっと考え続けて、魂のこもったものにしなければなりません。ですから、ただ流行っているからという理由で新しいメニューを取り入れるようなことはしませんし、もし入れるなら、それが10年後にも必要なメニューなのかどうかまで考えます。
業態をダンダダンにしぼっているのも同様の理由です。店のことに集中したいので、“やらなくていいことはやらない”を大事にしています。
井石氏:会社として手間ひまをかけたいのは人材育成です。いい店をつくるにはいい人材が必要です。そこに集中し、労力を費やすためには、そもそも余計なことをする暇はありません。
現在、社員が約130人、アルバイトも入れると800人で、新たに店を出せばそのぶん人も増えていきます。ただ人が集まればいいということではなく、集まってくれた人を育てるため、人数分の育成の手間や時間がかかっていきます。展開の速度が速ければ速いほど負担も増えます。だからこそ組織を大きくするために、いかにやらないことを増やすかを考えていく必要があるのです。
井石氏:たとえば、インターネットでの販促があります。まったくやっていないわけではありませんが、それに頼ることはしません。
店のことに集中という点でいえば、店長にはネット上の店舗評価に気をとられてほしくないのです。見るべきはパソコンの画面ではなく目の前のお客様で、そっちに集中してほしい。極端にいえばグルメサイトのクチコミ評価が悪かろうと、地元の常連のお客様でいつでも満席なら、その方がいいじゃないですか。
田中氏:仕入れ先も増やしません。長年のつきあいのある取引先と取引を続けた方が、価格の交渉もしやすいし手間もかからず、お互いメリットがあると思います。さらに発注業務そのものの手間を省くために電子発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』を利用しています。
経営にITを取り入れて効率化することを考えるようになったのは、ダンダダンのひとつの目標だった月商1千万を売り上げる店舗が達成できた頃です。4店舗目のことでした。
田中氏:当時、私は毎日餃子を握りまくって、店が終わったら社員を車で送り、事務所に戻って夜中の2時から明け方5時くらいまで売上の計算をするような、ほぼ寝られない日々が続いていました。
各店舗の売上金が入った封筒を毎日回収し、納品伝票や仕入れのメモ書きを元に帳簿をつけたり、現金があっているか確認したり。忙しくて銀行に入金に行けないと、集金した売上が事務所に現金のまま、1千万近く溜まっているような状態だったんです。
今後さらに業務を拡大していくことを考えると、これまでのようなアナログなやり方では無理だと思いました。そこでまず、それまで手書きだった伝票をPOSレジに変え、売上はパソコン上で日次管理するようにしました。また、売上金は事務所に集めるのではなく、店舗ごとに銀行ATMに入金してもらい、ネットバンキングでその金額を確認するように変えました。
田中氏:FC(フランチャイズ)展開も視野に入れた拡大をしていく上で、受発注管理を一本化する必要性を非常に感じるようになっていたからです。導入前の発注は電話やFAXだったので、請求書が届いたらそれをエクセルに入力してCSVに変換し、ファームバンキングにデータを送っている状態でした。
すると、同じものを仕入れているはずなのに、店舗によって値段が違っていたり、食材の値上げを取引先が現場だけに伝えていて、こちらにあがってきていないとわかったり。とにかく納品伝票を見るまでは、我々経営陣が把握できないのが課題でした。
私はなにか新しいことを始めようとするときは、必ず信頼できる経営者仲間に相談して評判を聞くようにしています。『BtoBプラットフォーム 受発注』は利用企業も多く、受発注業務をシステム化するなら他に選択肢はないという話が決め手になりました。
田中氏:同じ商品で値段が違うとか、知らないうちに値上げされているといったことがなくなったのは大きいですね。価格変更の場合は必ず承認という作業があって、確実に把握できますので。
井石氏:システム化で余計な時間や労力をかけなくてすむようになったので、そのぶん人材育成など、店に立つ人のことに集中できています。
人材育成は、ここまでやれば終わりということはなく、どれだけやり続けられるかです。
10年20年と愛され続ける店作りという理念を1人ひとりと共有したいと思っていても、組織が大きくなると、我々が現場で直接指導するということはできません。
それでも社内全体に同じ理念を浸透させていくとすれば、我々と理念を共有する店長を育てる、店長が現場のスタッフを育てる、そういう手間も時間もかけた方法しかないと思っています。
井石氏:今までどおり地元のお客様に喜ばれる店を、一つひとつ作っていくだけです。店舗数を増やしたいわけではなく、1店舗ずつを積み重ねてきた結果が今だと思っています。一時期だけすごく流行って行列ができても3年後なくなっている店では意味がありませんから。
田中氏:『BtoBプラットフォーム 受発注』をもっと使いこなしていきたいですね。実際の運用はもう現場に任せていますが、たとえば『メニュー管理機能』でメニューごとの原価管理をすると、さらなる効率化がはかれそうです。また、電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』も導入したので、請求書も会計ソフトと連動させたりすればもっと楽になるのでは、という可能性を感じています。
発注業務だけでなく経営まで効率化
データで発注ができるから
発注業務をはじめ棚卸や支払管理までWEB上で完結。面倒な入力作業が不要になり業務効率化がはかれます。
正確なデータで
正確な原価率の算出・月次の早期確定で、経営の見える化を実現します。
スマホ・タブレット対応で
スマートフォン・タブレットに対応しているため、場所や時間を選ばず発注業務がおこなえます。
40,000社以上
すでに取引先の卸・メーカー様40,000社以上にご利用いただいております。複数社で利用することでデジタル化が広がりやすいのがメリットです。
ご利用イメージ
数多くのサービスから
法令改正等にも自動で対応。
自社内でシステム改修の必要がないから、メンテナンスの手間とお金がかかりません。
※出典:『BtoBプラットフォーム 受発注』利用企業の導入時店舗数より
(2017年8月~2021年9月の契約企業)
業態や企業規模を問わず、幅広い規模のお客様にご利用いただいています。
100社以上の豊富なシステム連携実績。販売管理・会計システムをはじめ、お使いの社内システムとの連携が可能です。
常に高レベルのセキュリティを確保できる体制を構築し、24時間365日の監視を実施しています。
数量・納品日を設定するだけ
STEP 01
注文商品の数量を入力
STEP 02
納品日を選択
STEP 03
発注完了
経営判断に役立つ
取引実績データを基にしてデータ分析ができます。経営判断の材料としてご活用いただけます。
工数やミスを劇的に改善
スマホ・タブレットから、棚卸機能で設定している棚ごとに在庫を確認しながら入力できます。
面倒なやりとりから解放
集計した当月の取引金額を取引先に承認依頼し、取引先が承認すれば支払金額が確定します。
仕入・棚卸情報を自動化
仕入・棚卸情報を自動取込みするため、常に最新のメニュー情報・原価を管理できます。
※メニューセットプランご利用の場合
商品登録・管理作業が
要らない
発注マスタ(商品)の登録は取引先が行う為、登録・更新作業は不要。
FC運営の仕入・支払管理を
一元化
フランチャイズチェーン運営における取引先との仕入・支払管理がワンストップで実現します。
オプション
様々なお客様がご利用頂いています
株式会社河口湖第一ホテル
株式会社叙々苑
株式会社ファイブグループ
有限会社ゑびや
株式会社Key table
株式会社NATTY SWANKY
(現:株式会社ダンダダン)
企業 48,805社
事業所数 384,546の実績
※売り手買い手全体の事業所数
資料ダウンロード入力フォームが表示されます
BtoBプラットフォーム 受発注
主に卸/メーカーへ「注文をする」飲食店・ホテル・給食企業様向け資料です。
機能の詳細・料金などを掲載しています。
導入を検討しています。この後どう進めればよいですか?
資料請求していただきますと、1~3営業日以内に弊社担当者よりご連絡させて頂きますので、お待ち下さい。
導入決定からどのくらいで利用できますか?
導入決定から稼動までの平均期間は、2.5ヶ月~です。
契約後、すぐに稼動に向けての準備を進めてまいります。取引先への対応も、弊社スタッフが全力でサポートします。
販売管理、店舗管理、会計システムやパッケージの商品を利用しています。
これらのデータを引継ぎしたり、『BtoBプラットフォーム』へデータを登録、反映はできますか?
はい。できます。
連携実績の詳細につきましては、資料請求にて記載されているお問い合わせへご連絡下さい。
料金体系が知りたいです。
発注企業様・受注企業様で料金が異なります。
料金の詳細につきましては、資料請求にて記載されているお問い合わせへご連絡下さい。
メンテナンスやバージョンアップでの追加費用はかかりますか?
追加費用は一切かかりません。
サービスメンテナンスやバージョンアップでの追加費用は頂戴しておりません。維持費をかけずに、安心してサービスをご利用いただけます。
導入後のサポートはありますか?操作マニュアルやセミナーなどで使い方は説明して頂けるのでしょうか?
充実のサポート体制をご用意しています。
サービス導入後も、専任スタッフがお客様を手厚くサポートします。カスタマーサポートは勿論、操作講習会といったセミナーや説明会、使い方動画、マニュアル、よくある質問(FAQ)をご用意しております。また、「スタートガイド」も用意しています。受発注のサービス全体の流れと、基本の使い方をご紹介しています。