【2026年最新】請求書の再発行を求められたら？対処法や書き方を解説

請求書の再発行は基本的に問題ない

取引先から「請求書をなくしてしまった」などと相談を受けたとき、同じ書類を再発行しても問題ないのか、疑問に思う方もいるでしょう。
結論として、請求書は必要に応じて再発行することができます。

取引先は正しい請求書がなければ社内の支払処理や経理上の記帳を進められません。正当な理由のない再発行の拒否は、取引先の支払処理の停滞を招くだけでなく、「対応してもらえなかった」という印象から信頼関係の悪化にもつながります。
心当たりのない請求でない限りは、必要な照合を行った上で、すみやかに対応することをおすすめします。

請求書の再発行を求められたときの対処法

請求書を再発行する際、具体的にはどのように対応すればよいのでしょうか。
ここでは、請求書発行側の対応を具体的に解説します。

なお、どのケースでも、元の請求書が取引先のもとに残っていると、二重請求や二重計上を招きかねません。理由を問わず、再発行時には元の請求書の破棄または差し替えを取引先に依頼しましょう。

＜請求書の再発行を求められたときの対処法＞

• 紛失・破棄による再発行
• 記載内容の誤りによる再発行
• 支払方法変更による再発行

紛失・破棄による再発行

受領側が請求書を紛失・誤廃棄した場合は、請求書のデータを照合した上で再発行しましょう。

再発行の際は、まず請求書番号・企業名・請求内容を照合し、対象の請求書を正確に特定することが大切です。先方から提供された情報をそのまま信用するのではなく、自社に残る発行済みの請求書データと突き合わせて確認してください。

なお、請求書は法律で一定期間の保存が義務付けられており、受領側が保存期間中に紛失した場合は、法的な保存義務を怠ったとみなされるリスクがあります。発行側としても、こうした事情を踏まえてすみやかに再発行に応じることが望ましいでしょう。

記載内容の誤りによる再発行

入力ミスや仕様変更の反映漏れなど、自社側に原因がある誤りに気づいた場合は、確認でき次第すみやかに連絡し、修正内容を明記した上で謝罪の言葉を添えて再発行するのが基本です。事務的に新しい請求書だけを送るのではなく、誠意を伝える一文を添えましょう。

なお、自社が適格請求書発行事業者である場合は、記載誤りのある適格請求書を消費税法上「修正した適格請求書（修正インボイス）」として交付する義務があります。そのため、通常の商習慣以上にすみやかな再発行が法的にも求められる点に注意してください。

また、取引先から伝えられた情報の誤りが原因で記載内容に修正が生じた場合も、すみやかに再発行で対応する点は変わりません。

支払方法変更による再発行

支払期日の変更や分割払いへの切り替えなど、支払条件が変わった場合は、内容を修正した請求書を再発行するのが一般的です。

支払方法変更時は、覚書や念書などで双方の合意内容を書面化し、後のトラブルに備えることが重要です。変更後の支払期日までに入金がなければトラブルに発展しかねないため、再発行と同時に新しい支払期日を明示し、双方の合意を取得しておきましょう。

なお、振込先の変更を伴う再発行の場合は、取引先が誤って旧口座へ振り込んでしまわないよう、備考欄やメール本文で変更点を明確に伝えることが欠かせません。

再発行する際の請求書の書き方

再発行する請求書には、通常の請求書とは異なる書き方のルールがいくつかあります。
ここでは、再発行時の請求書の書き方と押さえておきたいポイントを解説します。

＜再発行する際の請求書の書き方＞

• 発行日と支払期日の扱い
• 請求書番号の付け方
• 再発行である旨の明示方法

発行日と支払期日の扱い

再発行の場合でも、発行日は原則として最初の発行日のままとし、再発行した日付に変更しないのが基本です。決算期をまたぐなどの理由で取引先から変更を求められても、安易に応じるべきではありません。

支払期日への対応は、再発行が必要になった原因がどちらにあるかによって分かれます。発行側（自社）のミスによって再発行が遅れ、取引先の支払処理が期日に間に合わなくなる場合に限り、相談の上で支払期日の再設定を検討しましょう。
一方、紛失など取引先都合による再発行の場合は、原則として当初の支払期日をそのまま守ってもらうのが一般的です。

再発行日を記録として残したい場合は、欄外または備考欄に最初の発行日を明記しておくとよいでしょう。

請求書番号の付け方

請求書の再発行時は、元の請求書番号に枝番を付加する方法が管理上有効です。例えば、請求番号「1234」の再発行には「1234-1」「1234-R」などを使用しましょう。

再発行を繰り返す場合も、「1234-2」「1234-R2」など枝番を更新することで、修正の履歴と最新版の所在を明確に管理できます。
この枝番による番号管理は、電子請求書システムの検索・絞り込み機能と組み合わせると特に効果的で、過去の発行履歴をすぐに参照できるようになります。

再発行である旨の明示方法

請求書のタイトル付近や欄外に「再発行」の文言またはスタンプを記載し、再発行分の請求書であることを取引先が一目で判断できるようにしましょう。
また、備考欄に「〇月〇日発行分の再発行」などを記載することで、混同・二重支払のリスクをさらに低減できます。

あわせて、送付時のメールやあいさつ状にも再発行である旨と元の請求書の扱いを明記し、双方の認識をそろえておくことが重要です。

＜再発行時の記載チェックリスト＞

• 発行日・支払期日を変更していないか
• 請求書番号に枝番を付けているか
• 「再発行」の文言またはスタンプを記載しているか
• インボイス制度の必須記載事項に漏れがないか

インボイス制度下での請求書再発行の対応

2023年10月に始まったインボイス制度は、請求書の再発行対応にも大きく影響しています。
ここでは、適格請求書発行事業者として押さえておくべき義務と記載事項を解説します。

修正した適格請求書の交付義務

適格請求書発行事業者は、自分が発行した適格請求書に誤りがあった場合、買い手（受領側）に対して「修正した適格請求書（修正インボイス）」を新たに交付しなければなりません。

受領側は、修正後の適格請求書を受け取るまで消費税の仕入税額控除を正しく受けられない場合があるため、発行側はできるだけ早く対応するようにしましょう。

なお、受領側が適格請求書の記載内容を自分で書き加えたり直したりすることは、原則として認められていません。誤りに気づいたときは、発行側に確認した上で修正後の適格請求書を改めて受け取るのが基本です。

修正した適格請求書の記載事項

修正後の適格請求書にも、登録番号・取引日・税率ごとの金額など、通常の適格請求書に必要な項目をすべて正しく記載する必要があります。

あわせて、元の請求書番号や、どこをどのように直したのかを明記しておくと、受領側がひと目で修正箇所を確認でき、照合の手間を減らせます。

なお、インボイス制度に対応した電子請求書システムを使えば、修正・再発行の際に必須項目の記載漏れをシステムが自動でチェックしてくれるため、記載ミスを繰り返しにくくなるでしょう。

請求書の再発行を依頼する際の文例

ここまでは、発行側として再発行を求められた場合の対応を解説してきました。しかし、実際の取引先とのやりとりでは、自社が受領側として再発行を依頼する立場になることもあります。
ここでは、請求書の再発行を依頼する際の文例を紹介します。

自社のミスで再発行を依頼する場合

紛失などの自社側のミスによって請求書の再発行を依頼する場合、紛失が発覚したらできるだけ早く連絡することが大切です。

その際、みずからに非があることを率直に伝え、丁寧な言葉で謝罪をしましょう。再発を防ぐべく尽力する意思を併記すると、より誠実な印象を与えることができるはずです。

この場合の再発行依頼時に取引先へ送るべきメールの文例は、下記のとおりです。

■自社のミスで再発行を依頼する場合に送るべきメール文例

取引先のミスによって再発行を依頼する場合 

取引先から受け取った請求書に何らかの抜けや漏れがあった場合も、再発行を依頼しなくてはなりません。丁寧な言葉遣いを徹底し、ミスの内容をわかりやすく記載することが大切です。

このとき、自社に非がないことが明らかであっても、先方に調査を依頼する文章に続けて「自社でも引き続き詳細を調査する」と記載することで、やわらかな印象を与えることができます。

取引先のミスに気づいて再発行を依頼する際の文例は下記のとおりです。

■取引先のミスによって再発行を依頼する場合に送るべきメール文例

請求書を再発行する場合の注意点

請求書を再発行する際は、新たなトラブルを防ぐために押さえておきたい注意点がいくつかあります。ここでは、請求書を再発行する場合の注意点を解説します。

＜請求書を再発行する場合の主な注意点＞

• 二重請求・計上に注意する
• 即日対応できない場合は目安を伝える
• 記載誤りの訂正は拒否できない

二重請求・計上に注意する

請求書の再発行で注意したいのが、二重請求と二重計上です。

紛失した元の請求書が後から見つかると、同じ内容の請求書が2枚存在することになり、取引先に二重に支払を求めてしまう二重請求のリスクがあります。
加えて、発行側の会計処理においても、元の請求書と再発行分の両方を売上計上してしまう二重計上のリスクがある点にも注意が必要です。

再発行した請求書の備考欄に当初の発行日を明記するなど、混同を防ぐ工夫を徹底しましょう。

即日対応できない場合は目安を伝える

請求書の再発行にかかる時間は、内容照合のみで済む場合は1～2営業日程度ですが、記載内容の修正や押印・郵送が必要な場合は数日を要することもあります。
即日対応できない場合は、対応の目安を早めに取引先へ伝え、必要以上に待たせないよう配慮しましょう。

記載誤りの訂正は拒否できない

紛失による再発行は、取引先との信頼関係を保つために応じるべき対応ですが、法律上の交付義務があるわけではありません。

一方で、自社が適格請求書発行事業者として交付した適格請求書に記載誤りがあった場合は、修正した適格請求書を交付することが消費税法上の義務です。
手間がかかることを理由に再発行を拒否することはできないため、誤りに気づいた時点ですみやかに対応しましょう。

請求書の電子化がもたらす再発行対応のメリット

請求書の電子化は、再発行対応にもさまざまなメリットがあります。ここでは、請求書の電子化がもたらす再発行対応のメリットを見ていきましょう。

＜請求書の電子化がもたらす再発行対応の主なメリット＞

• 紛失・破損リスクの解消
• 電子帳簿保存法への対応
• 検索性向上による時間短縮

紛失・破損リスクの解消

紙の請求書は紛失・破損による再発行依頼が発生しやすいものですが、電子請求書はデータとして保管されるため、紛失リスクをほぼゼロにできます。
郵送中の事故や社内での誤廃棄といった、紙特有のトラブルからも解放されるでしょう。

電子帳簿保存法への対応

電子請求書を導入する場合、電子帳簿保存法で定められた保存要件を満たす必要があります。
電子帳簿保存法に対応した電子請求書システムを利用すれば、再発行分の電子データについても、訂正・削除履歴の保存（またはタイムスタンプの付与）による真実性の確保と、可視性の確保という法令要件を満たした状態で保管できます。

元の請求書と再発行分の対応関係が改訂履歴として残っていれば、税務調査の際にも再発行の経緯や内容の正当性を示す証拠として提示でき、大きな安心材料になるでしょう。

検索性向上による時間短縮

電子請求書システムを利用すれば、請求番号・日付・取引先といった条件でデータを即座に検索できます。
紙の請求書管理のように保管場所を探し回る必要がないため、再発行対応に要する時間を大幅に短縮できます。

請求書を電子化すれば、再発行もスムーズに

請求書の再発行には、煩雑な作業が伴います。しかも、対応を誤ればその後の取引に響きかねません。そこでおすすめしたいのが、請求書の電子化です。請求書を電子化すれば、再発行を依頼された際の照会や、発行済みの請求書の管理が格段に楽になり、再発行もスムーズになります。

さらに、基幹システムや販売管理システムと連携できる電子請求書サービスを選べば、請求データを都度手入力する必要がなくなり、入力ミスや記載漏れといった再発行の原因そのものを減らすことができるでしょう。

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基幹システムや販売管理システムとの連携はもちろん、電子帳簿保存法にも対応しており、請求書業務全体を安心して電子化いただけます。