【2026年最新】請求書催促のメール例文と書き方！届かない場合の対応も解説

請求書の必着日を過ぎたら早めの催促が基本

請求書の催促は、送るタイミングによって相手の印象や月次締めへの影響が大きく変わります。自社が定めた請求書必着日を基準に、段階的に連絡を進めるのがおすすめです。

最初の連絡は、請求書必着日の翌営業日を目安に送るのが基本です。放置が長引くほど月次締めへの影響が大きくなり、経理担当の方の負担も増えてしまいます。一方、早めに確認を入れれば取引先側も対応しやすくなります。

連絡は、月次締めまでまだ余裕がある場合はメール、期日が迫っている場合や急ぎの場合は電話というように、状況に応じて手段を選ぶのが一般的です。いきなり強い表現で連絡するのではなく、まずは事実確認のトーンを保ちながら、反応がなければ手段を変えていきます。

各段階で送受信記録を残しておくと、後から「いつ・何回・どのような内容で連絡したか」を振り返る手がかりになり、担当者交代時の引き継ぎにも活用できます。

なお、取引開始時に請求書必着日を伝えている場合でも、日々の業務の中で認識がずれてしまうことはあります。そのため、請求書必着日の3日前ごろに、念のため送付状況を確認するリマインドメールを入れておくと、そもそも催促が不要になるケースもあります。
件名は「◯月分請求書 送付確認のお願い」とし、請求書の必着日が近づいている旨を丁寧に伝えましょう。

請求書催促メールの例文

請求書の催促メールは、状況に応じて文面のトーンを調整することが大切です。ここでは、請求書必着日を過ぎても届いていないときに送る最初の連絡と、返答がない場合の再催促の2パターンを紹介します。

請求書必着日を過ぎても届かない場合の催促メールの例文

請求書必着日を過ぎても請求書が届いていない場合は、以下のメールを参考に最初の連絡を送りましょう。確認依頼のトーンを維持し、相手を責める表現は避けるのがポイントです。

催促メールを送っても請求書が届かない場合の再催促メールの例文

催促メールを送っても請求書が届かない場合は、件名に「【至急】」を入れた再催促メールを送りましょう。ただし、取引先との関係性によっては「【至急】」を外すなど、状況に応じて判断してください。
または急ぎの場合は、メールより電話での確認が確実です。

請求書の催促メールを作成する際のポイント

効果的な請求書の催促メールには、件名・本文・期限の伝え方に共通のルールがあります。相手に失礼なく、かつ取引先がすぐに行動に移しやすい文面を心がけましょう。

件名で用件が伝わる形にする

請求書の催促メールの件名は「◯月分請求書 送付確認のお願い」のように、用件が一目でわかる形にすると開封率が高まります。件名だけで「何の連絡か」「何月分か」が伝わるよう意識してください。

急ぎの場合は「【至急】」を件名の頭に入れますが、使用は再連絡以降など本当に緊急な場面に限るのが無難です。文体は丁寧なビジネス敬語を徹底し、「請求書を忘れていませんか？」のような直接的な表現は避けましょう。
相手のミスを前提とした言い回しは関係悪化を招くおそれがあるため、注意が必要です。

クッション言葉を活用する

請求書の催促メールは内容の性質上、相手にプレッシャーを与えがちです。クッション言葉をひとつ添えるだけで、受け取る側の印象が大きく変わります。
以下のような表現を場面に応じて使い分けてみてください。

＜クッション言葉の例＞

• お忙しいところ恐れ入りますが
• お手数をおかけしますが
• ご多忙中のところ恐縮ですが
• 念のためご確認いただけますと幸いです

行き違いを想定した文面にする

請求書が届いていない原因は、先方のミスとは限りません。郵便遅延・誤配送・自社での受領漏れの可能性もあるため、一方的に催促する姿勢は避けましょう。

「本メールと行き違いで送付いただいている場合はご容赦ください」という一文を添えると、相手への配慮が伝わります。
相手がすでに送付済みの場合でも、関係を損なわずに済むでしょう。
また、催促前に受付や総務へ自社側の受領漏れがないか確認しておくと安心です。

期限と支払いへの影響を伝える

請求書の催促メールでは、「◯月◯日までにご送付いただけますと、当月中のお支払いが可能です」と、期限と支払い時期をセットで伝えると、相手が優先順位を判断しやすくなります。

念のため催促メールでも、取引開始時に取り決めた支払いサイクルを改めてお伝えすると親切です。相手を責めるのではなく、期限を過ぎると翌月払いになる旨を事実として伝えましょう。 いつまでに対応すれば当月払いになるかが明確になることで、相手も優先的に動きやすくなります。

電話での催促方法

メールだけでは状況が把握しにくい場合、電話での確認も有効な手段です。ここでは、電話での催促のタイミングとポイントを紹介します。

電話を使うべきタイミング

催促メールを送って2～3日経っても請求書が届かない場合は、電話に切り替えましょう。
メールでは数日かかるやりとりも、電話ならその場で状況を確認できます。
担当者変更・発行忘れ・社内手続き中といった背景も把握しやすく、問題の早期解決につながります。

電話催促のポイント

請求書催促の電話の切り出しは「◯月分の請求書についてご確認のお電話です」という事実ベースにとどめ、責めるような表現は避けましょう。相手の対応状況を確認する姿勢を示すことが、スムーズなやりとりにつながります。

担当者が不在の場合は折り返しを依頼し、通話した日時・内容・相手の返答は必ずメモに残してください。
後から「いつ・誰に・何を確認したか」が不明になると、再度催促をする判断も難しくなります。
電話で確認が取れた場合は、合意内容をメールで送って記録として残しておくのがおすすめです。

請求書が必着日に間に合わない場合の対処法

請求書の催促メールや電話で確認した結果、郵送の原本が必着日に間に合わないとわかった場合は、PDFをメールで先に送ってもらう方法が有効です。 内容を確認した上で支払い処理を進められるため、月次締めへの影響を最小限に抑えられます。

「先に請求書をPDFでご送付いただけますでしょうか。念のため、原本は後日郵送いただければ幸いです」と伝えると、相手も対応しやすくなります。

請求書の受領漏れの主な原因

請求書の催促が必要になる背景には、さまざまな原因が考えられます。原因を理解した上で対応することが、再発防止の第一歩です。

請求書の受領漏れの主な原因は以下のとおりです。

＜請求書の受領漏れの主な原因＞

• 取引先側の発行忘れ
• 担当者変更による引き継ぎ漏れ
• 郵便の遅延・誤配送
• 自社側の書類混入や受領フローの属人化

なかでも、受付で受け取った書類が経理部門に届かないまま放置されるケースは、催促が必要になるまで気づきにくいため注意してください。
受領漏れに気づくのが遅れるほど催促の緊急度は上がり、取引先へのプレッシャーも大きくなります。
早期発見の仕組みを整えることが、催促そのものを減らすことにつながります。

電子化で請求書催促をなくす方法

請求書の受領漏れや催促対応を根本から減らすには、業務フローの見直しが有効です。請求書の電子化や電子請求書システム導入によって、紙の請求書特有のリスクを解消できます。

電子請求書に切り替えると、郵便遅延・紛失・受領確認漏れといった紙特有のリスクが軽減します。データで届く請求書は到着の記録が自動的に残り、未着の取引先を一覧で把握しやすくなるでしょう。

受領代行サービスを活用すれば、郵送・FAX・メールのいずれで送付されても一元管理が可能です。請求書必着日を過ぎても届いていない取引先を自動で特定できるシステムを導入すれば、催促のタイミングも計画的に設定できます。

請求書催促の手間を減らすなら、電子請求書システムの導入を検討しよう

請求書が必着日までに届かない場合は、適切なタイミングと丁寧な文面で連絡することが、取引関係を保ちながらスムーズに対応する上で大切です。ただし、催促対応に時間を取られる状態が続くのであれば、業務フローの見直しも検討してみましょう。

催促を根本的に減らすには、『BtoBプラットフォーム 請求書』の活用が有効です。支払通知書機能で取引先に対して先に支払い予定金額を通知できる機能や、取引先へシステム上から請求書必着日の案内メールや催促メールを送信する機能も備えています。
取引先への連絡を仕組み化することで、請求書が届きやすい流れを作ることができ、受領漏れの防止につながります。請求書の受取業務をデジタル化することで、催促対応の手間を大幅に削減できるでしょう。 ぜひ導入をご検討ください。