東久留米市シルバー人材センター様は、地域に密着して高齢者の就業支援を担う公益社団法人です。業務全体の約25％が東久留米市からの依頼で、市経由の年間受注件数は360件に上ります。
市役所への請求業務は、紙の請求書と提出書類を郵送または持参することが慣習となっており、センター職員の大きな負担となっていました。
東久留米市様の〈BtoBプラットフォーム 請求書〉導入に伴い、東久留米市シルバー人材センター様でも電子請求書へ移行したところ、年間約250時間もの業務時間と郵送コストの削減に成功しました。
自治体の会計事務DXが関連団体のDXを促進し、大幅な業務効率化をもたらした好事例です。
紙の請求書による課題
紙の請求書を郵送する手作業や市役所へ持参する移動時間など、職員に大きな負担となっていた。少人数で業務をこなしているため「なんとか業務効率化を」という思いが常にあった。
【課題１】市役所への持参に費やす時間
請求書に加え、日報や月次報告書など複数の紙資料を市役所へ持参。月末は提出書類が多く、1日に何度も市役所へ。1回の提出にかかる所要時間は約1時間で、年間約200～220時間を費やす。
【課題２】何百通もの郵送に生じるコスト
基幹システムから紙の請求書を印刷し、手作業で封入・郵送。1カ月に何百件と郵送するため、手間だけでなく、かかるコストも大きかった。
【課題３】書類の整理と管理にかかる手間
一般家庭や個人取引の請求には、紙の請求書・PDF・圧着はがきなど発行方式が混在し、請求書の整理や管理にも手間がかかっていた。
【課題４】内訳の確認などによる照合作業
経理担当が請求の内訳がわからず、初回の契約書を探さないと内容が把握できないこともあった。
電子請求書の導入による効果
東久留米市の会計課より〈BtoBプラットフォーム 請求書〉導入の知らせを受け、説明会に参加。効率化の観点から前向きに利用を決める。シンプルなしくみで、特に難しさも感じなかった。
【効果１】年間で約250時間の業務時間を削減
オンラインで電子請求書を発行して支払通知も受け取るため、市役所への訪問がほぼ不要になる。提出書類の持参と支払通知の受け取りに要した年間約250時間を削減。職員1人分の月間労働時間が減らせた計算となる。
【効果２】市役所宛の郵送コストを大幅削減
急ぎの書類をレターパックで送ることもなくなり、郵送コストの削減効果は大きい。
【効果３】ミスの削減と可視化による安心感
日付や金額のミスで差し戻しが発生しても、オンラインで完結。業務全体が可視化されて安心感も増す。
【効果４】支払通知で内訳を把握、照合も簡単
〈BtoBプラットフォーム 請求書〉で東久留米市からの支払い内容も確認できるので、入金状況との照合も簡単になる。
東久留米市シルバー人材センター様より「今後の展望」
デジタル化で人の手を介する業務が減ったことで、別の建設的な話もできるようになってきていると感じます。実務に忙殺されずに、時間と気持ちの余裕が生まれたのは大きいです。
理想は、請求書や添付書類をすべて電子で済ませて、対面でのコミュニケーションは必要な時だけにできれば、さらにお互いの時間を有効活用できると思います。
〈BtoBプラットフォーム〉は電子契約も実現できるとのことで、さらに効率化が進むことを期待しています。同じシステム上で契約・請求・支払いを一元管理して運用できれば、理想的です。今後もできるところから業務効率化を進めていきたいと思います。
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