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野村證券株式会社取材日 2016年7月27日

10万枚の請求書電子化がゴール!
「プロセスを変える」過程で、様々なメリットを実感しています。

利用サービス 請求書(受取) | エリア 関東地方 | 業種 金融・保険
野村證券株式会社

日本橋に本拠を構える野村證券様。野村グループの持株会社「野村ホールディングス株式会社」の100%子会社であり、野村グループのコア業務である証券業務を担う中核会社です。『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入して約1年が経過し、その経緯や効果を伺いました。

ココがPOINT!

  • 12.5万枚の紙請求書の削減で、数千万円のコスト削減
  • 2グループ間取引の可視化、スムーズな連結会計で、決算早期化
  • 3自動仕訳機能で、正確・スピーディーな経費分析の実現

これまでの仕組みとプロセスを根本的に変えるクラウドシステム

弊社では、外部業者・取引先様への経費支払いの処理のプロセスに相当な時間とコストをかけておりましたので、これまでも様々な効率化の取り組みを行ってきましたが、更なる改善を目指し、そのソリューションを探していました。

全国に159店舗、本社にも126部室がありますが、従来、各店舗・部室に担当者をおいて経費の入力作業を行っていました。こうした業務について、『1か所で行えば効率性が向上するのではないか』と考え、4-5年ほど前に神奈川の事務センターに業務集約しました。

ただ、1か所に集めて処理するには、各店舗・部室がそれぞれの請求書を神奈川に郵送して入力するという業務フローが必要になります。こうした業務フローを踏まえても集約効果はありましたが、『入力するだけなら、より人件費の安い大連(中国)で行ったほうが経費は抑えられる』と考えるようになりました。

そこで、神奈川の事務センターで請求書をスキャンしてデータ化し、そのデータを大連に送って入力作業を行うことにしました。年間約10万枚分の請求書がこの業務フローで処理されるようになりました。

もっとも、これらの作業を検証してみると、請求書が店舗に届く日数、神奈川の事務センターへ請求書を送る日数、請求書をスキャンする作業時間、スキャンデータから経費計上する作業時間といった一連の工程に多大な時間がかかり、また結果的に大きなコスト(請求書1枚あたりの処理コストは1,500円以上)が発生していることが分かりました。こうした中、請求書を紙ではなく、データで受領できれば処理作業を短縮できるのではないかと考えたのです。

しかし、外部業者・取引先様にコンタクトをとってみると、『請求書をデータで送るのは勘弁願いたい』という声が多く請求書のデータ化が困難だったほか、データを受領してもその種類や形式がまちまちで会計システム連携の修正作業にさらに手間がかかってしまうという問題も発生しました。そんな中、弊社と取引がある企業がインフォマートさんのサービス、『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用していることを知りました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の採用を決めた理由は、価格や提案内容が良かったのはもちろんですが、早期に一部部署からスモールスタートができることや、エンドユーザーにとって使い勝手が非常に良いことが重要なポイントでした。例えば、システム構築の必要なく、ユーザーのPC端末で電子媒体の請求書を処理し、管理者がいつでも処理状況を確認できます。電子媒体で請求書に記載されている全ての情報を会計システムに取り込めたら、大連での入力作業も含め紙の請求書に基づくこれまでのレガシープロセスが不要になることがわかり、是非とも導入したいと思いました。

経費業務企画室 ご担当者様経費業務企画室 ご担当者様

心のハードルを下げてもらう地道な努力

契約が成立して1年、実際に運用を始めて半年くらい経ちますが、年間約10万枚の請求書を2.5万枚ほど減らすことができ、数千万円のコスト削減が実現しました。神奈川での処理件数、大連での入力業務は激減しましたね。道半ばではありますが、既にコスト削減に限らず様々な効果も実感しています。

電子化移行への取り組みは、まず請求書の受領枚数をランキング化し、多い取引先様から『電子システム(BtoBプラットフォーム 請求書)を使ってもらえませんか』と依頼することから始めました。弊社のみで1社1社にアプローチするのは困難で、インフォマートさんの営業力や手厚いサポートは助かっています。業務フローの変更を進める我々にとってはとても心強く、その点が同業他社との大きな違いだと思います。

外部業者・取引先様のうち、大きな企業であればあるほど自前で請求書を発行する仕組みを既に持っていて、『なぜ変更しなくてはいけないのか』と感じられるケースが多いようでしたが、一度利用してみると、実際は利便性の高いものだと理解して頂けています。

例えば、システム上に作業履歴が残るので、請求書を送りましたかとか、受け取っていないとか、まだ届いていないといった無駄な確認作業が無くなります。請求書を発行する外部業者・取引先様と弊社が繋がっている点が、『BtoBプラットフォーム 請求書』の肝ですし、繋がってこそデータは生きてくるものです。

新しい仕組み・プロセスの導入には、何より「心のハードル」があります。でも、他の人が少しずつ増えてくると『うちもやった方がいいのかな』と思いますし、やってみると意外と良さを実感することもあるので、地道に拡大していきたいと思っています。今は、社内外プロセスにおいて、心のハードルを取り払う変換期になります。

「連結会計の早期化、経費の品質が担保される」という大きな魅力も

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、主に企業間取引の業務処理の迅速化に貢献する仕組みですが、弊社の連結決算作業面でもメリットを享受できる、と直感しました。『BtoBプラットフォーム 請求書』を用いると、グループ会社間での請求書の発行と受領がリアルタイムで行われ、グループ全体で同じタイミング・品質で会計処理が行われていることを照合できますが、これは連結会計のスピード化に悩む担当者にとっては魅力的なソリューションです。まだ100%実現できていませんが、今後、経費計上処理の効率化の点と合わせ、連結会計早期化のためにも、全グループ会社へ利用を広げていきたいと考えています。

実は弊社だけではなく他の事業会社や飲食関連企業においてでも、店舗やグループ会社を多く抱えている企業は同じような悩みを持っていると思います。もちろん、グループ会社等全てが同じ会計システムを使っていれば問題はないと思います。しかし昨今では企業のM&Aも頻繁に発生するなど、会計システムが異なるケースも多くあります。同じシステムにすべきだと思っていても、実際にはなかなか難しい。こうした中、違う会計システムをつなぐために、『BtoBプラットフォーム 請求書』のようなプラットフォームがあれば、グループ間の会計処理業務がスムーズに行えるでしょう。

弊社の会計業務における効率面では、勘定科目の確認作業の軽減もあります。本来、勘定科目や摘要などの入力については、同じ物を買えば同じように入力すべきというのが会計の立場です。ところが、200人以上の入力者がいれば、大げさに言えばその人数だけの入力方法があるわけです。しかし、『BtoBプラットフォーム 請求書』には自動仕訳機能が実装されており、また履歴も残るので、入力内容の適正性が確保されます。これは実は大変重要なこと。見える化・透明化は様々なメリットを生んでいます。

メリットを享受するための「変える」宣教師となる

もう一つ、弊社にとって大きなメリットは、経費分析に役立つということがあります。例えば経営陣に経費動向を報告する際に、従来は「6月の経費増加要因は5月分の補正によるものです」というようなケースがありました。本来は該当月内に正さなければ適切な増減分析ができませんから、前述のように、同じ品質で経費処理することがとても重要です。

その意味でも、『BtoBプラットフォーム 請求書』の機能と展開がキーになっています。このシステムを社内に広めるためにも利便性の共感者を増やしていくことが重要と考えており、私たちが宣教師にならなければならないと話しています。最近では、この啓蒙活動が少しずつ実を結んで、「プラットフォームを使って請求書を受け取るだけでなく、電子媒体で請求書を作成してもいいですか」と、言われるようになりました。同じように社外にも波及していけばと期待しています。「変える」ことで多くのメリットを享受できると言い続けることが、私たちの勝負どころだと考えています。

経費業務企画室 ご担当者様経費業務企画室 ご担当者様

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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野村證券株式会社
設立1925年12月25日
事業内容証券業務
代表執行役社長永井 浩二
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