株式会社ブイキューブ取材日 2017年11月15日

取引先から招待されて導入した電子請求書。
ペーパーレス化により「働き方改革」の実現に、一歩近づきました。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 関東地方 | 業種 Webプロモーション
ブイキューブ株式会社

テレビ会議やWeb会議といったサービスを提供し、場所や時間にとらわれない働き方=テレワークの普及を進めている株式会社ブイキューブ様。「テレワークで日本を変える」をキャッチコピーに、5,000社を超える導入企業の働き方改革を後押しされています。「紙がなければできない」といわれる経理業務を、電子化によって改革していく道筋とは。請求書発行業務を担当するお二人に伺いました。

ココがPOINT!

月末・月初は、大量の請求書発行作業で残業することも

― まず、御社の業務内容を教えてください。

財務経理グループ国内経理チーム チームリーダー(以下、実務リーダー):弊社は、ビジュアルコミュニケーションといわれる、テレビ会議やWeb会議システムの開発・提供を行っています。

たとえば、先日リリースした「テレキューブ」は電話ボックスのようなスペースに、テレビ会議のデバイスと、セキュリティに配慮したプライベート空間をパッケージしました。オフィスや公共スペースに設置し、誰でもテレワークがしやすい場所をご提供しようという商品です。

弊社が提供しているサービスは、年間契約が増えてきているもののメインは月契約です。加えて単発の契約もあり、月ごとの請求書発行枚数にはばらつきがあります。販売代理店経由で発行する分を除いた通数は、だいたい1,000前後ですね。取引社数は年々増えており、特に、ここ数年で一気に増えた印象があります。

― 取引先が増えた理由にはどのような事が考えられますか?

実務リーダー:社会全般でクラウドサービスについての理解が進み、Webリテラシーも高まりつつあって、導入へ踏み切りやすくなってきたのではないでしょうか。クラウドサービスという点では、『BtoBプラットフォーム 請求書』も同様ではないかと思います。実は、数年前に弊社でも導入を検討して見送った経緯があります。その時は、時期尚早というイメージでしたし、導入のメリットもさほど感じませんでした。

― それがなぜ『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入することになったのでしょうか

実務リーダー:取引社数が増えるにしたがって、請求書発行業務の負担も増えてきたからです。業務の効率化を考えるなら電子化は必要だと再び検討をはじめたところ、ちょうど、取引先から「『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書を発行しませんか?」とお誘いいただきました。色々なタイミングが重なったことが、導入に至ったきっかけです。

経理実務担当者(以下、実務担当者):封入機が壊れたのも、ひとつのタイミングでしたね。毎月1,000通もの請求書を発送するには必要不可欠でしたが、経年劣化で不具合が続いていて…。それを騙しだまし使っていましたが、ついに壊れてしまいました。封入機の故障で、電子請求書導入への背中を押された気がします。

― 導入前の請求書発行業務の流れを教えてください。

実務担当者:請求書の発行作業は毎日発生するのですが、集中するのはやはり月初です。販売管理システムで確定した売上データを会計システムに流し込み、請求書を発行していました。カラープリンターで出力するのですが、印刷し終えるまで独占するわけにもいかず、ほかの社員とゆずりあったりしていると1時間半以上はかかってしまいます。印刷が終わったら、きちんと印字されているか1枚ずつチェックしてから封入機にかけていました。

先ほどもお話したように、封入機がたびたび不具合を起こすことがあったので、途中で詰まってしまうと印刷をしなおすことになります。本来であれば3時間くらいで終わる作業ですが、ロスがあると5~6時間かかることもありました。封入作業は会議室で行っていたのですが、丸一日使っていましたね。

請求書は月初の第3営業日までに発送することになっていて、郵便も社内ルールで16時までに出さないといけない。気持ちが時間に追われるようでした。日ごろ残業はほとんどないのですが、月末・月初は就業時間内に終わらないこともありましたね。

財務経理グループ国内経理チーム チームリーダー財務経理グループ国内経理チーム
チームリーダー

経理実務ご担当者様経理実務ご担当者様

繁忙期にリソースを消費する、単純作業からの解放

― 導入によって、それらの課題は解消されましたか?

実務担当者:印刷から郵送処理までの作業がなくなったことで解消されました。電子化していない取引先様にもオプション機能の『郵送代行サービス』(※電子請求書を利用中でない取引先へ自動で発行される紙の請求書)で請求書を発送しているので、大量の印刷や封入で時間をとられることもなくなりました。システムや郵送代行にかかる費用を差し引いても、コストは25%ほど削減できています。

代表印が必要といった特殊な事情がある取引先様もあるので、100%電子請求書に切り替わったわけではありませんが、何よりも作業ストレスからの解放は数字にはでない、一番重要なポイントです。

実務リーダー:弊社の経理担当は、受け取った請求書の処理をする債務担当と、請求書の発行を行う売上管理担当に分かれています。売上管理は、弊社サービスの内容を理解し、かつ計上が正しくされているか、細かくチェックしなければならないので、誰にでもできるわけではありません。それが、請求書の印刷・封入・発送といった単純作業で時間を奪われるのは、非常に問題でした。繁忙期は月末・月初に限られるので、そのためだけに人員を増やすのも現実的ではなく、債務担当に手伝ってもらい2人で作業していましたが、月初は当然債務も忙しい。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入によって、売上管理も債務も本来の業務に専念することができるようになりました。精神的な負担が下がり全体的なパフォーマンスがあがり、結果として業務のクオリティがあがる、これは大きなメリットといえるでしょう。

― 取引先の反応はいかがでしたか?

実務リーダー:「急いでいるので郵送前にPDFで送ってほしい」と以前から言われていたお客様は、電子化への切り替えをお誘いしやすく、すぐに切り替えていただきました。また、郵送代行でお送りする請求書には、電子請求書画面へご招待する仮IDとパスワードが印刷されているので、電子請求書を利用する取引先様は徐々に増えてきていますね。

実務担当者:請求書の宛先は、案件や担当者ごとなので、同じ取引先様でも複数宛に送っていました。けれど最終的には先方の経理担当がまとめて処理していたので、「それなら今後はまとめて経理に送ってください」と言っていただけたケースもあります。先方の手間も軽減できているのではないでしょうか。

電子化とテレワークで進める「働き方改革」

― 今後取り組んでいきたい課題や構想などあれば教えてください。

実務リーダー:弊社としては請求書のペーパーレス化が進みましたが、郵送代行で紙の請求書を受け取っておられる取引先様がまだまだいらっしゃいます。それはやはり、経理は紙がないと業務ができないと、一般的に考えられているからでしょう。

弊社は事業としてテレワークを広げていこうとしていますし、弊社でテレワークを利用している経理担当者も、他社に比べると多いとは思います。それでもやはり売上や債務業務はテレワークには向かないとされがちです。世の中の流れとしてもっと電子化が進んでいけば、紙がなければできないといわれる業務でもテレワークが可能となり、「働き方改革」においても有効となるのではないでしょうか。

今後、海外との取引が増えてくれば、紙の書類を送ってもらい到着を待つということも現実的ではないため、必然的に電子化も進むはずです。我々だけでできることではないですが、電子化の波を広げていきたいと考えています。

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ブイキューブ株式会社
設立1998年10月
事業内容情報・通信
代表代表取締役社長 CEO 間下 直晃
本社所在地東京都目黒区上目黒2-1-1 中目黒GTタワー20F
企業サイトhttps://jp.vcube.com/
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