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株式会社ラーンズ取材日 2017年12月13日

毎月発生する主な取引先への請求書発行を100%電子化。
独自マニュアルで請求書の開封率を高めることができました。

利用サービス 請求書(発行) | エリア 九州・中国・四国地方 | 業種 教育
株式会社ラーンズ

株式会社ラーンズ様は、高等学校向けの問題集や生徒手帳の製作・販売を行う出版社です。紙の文化の根強い教育業界で請求書の電子化を進め、毎月請求が発生する主な取引先とは電子化率100%を達成されました。さらに取引先による請求書の開封率を高めることで、請求書を紙で発行していた頃に発生していた未入金を防いでおられます。開封率を高めることができた理由を、請求書発行業務の担当者様に伺いました。

ココがPOINT!

  • 1請求書発行にかかる人件費や印刷代を年間約90%削減
  • 2請求書を開封していない取引先へ確認メールを送り、未入金を防止
  • 3取引先が画面上で請求書を確認できるため、郵送前のFAX対応が不要に

月締めできる取引は電子化へ

― 御社の事業内容を教えてください。

営業推進課 課長(以下、課長):弊社は2001年に教科教材専門の出版社として設立しました。高校の問題集などを扱う学参事業と、中学・高校の生徒手帳を扱う手帳事業の二本柱です。近年は自治体や企業向けに外国語冊子の製作など、多文化共生の支援事業も展開していますが、一番規模が大きいのは学参事業ですね。取引先は主に学校、取次業者、書店さんで、請求書の発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用しています。

― 取引先の電子請求書への反応はどうでしょうか。

営業推進課 実務担当者(以下、実務担当者):主だった取引先には、電子請求書に賛同いただいています。教育業界はやはり紙の文化なので、どうしても紙を希望される取引先はいらっしゃいます。また、学校への納品などはそのつど納品書兼振込用紙を同梱しますので、電子化への移行は難しいのが現状です。しかし、それ以外の毎月発生する取引は、電子請求に切り替えていただけました。現在では、主な取引先である取次業者さん、その他大きい書店さんを含む約120社に電子請求書を発行しています。

営業推進課 課長営業推進課 課長

導入の決め手はグループ基準に合格した堅牢な情報セキュリティ

― その秘訣はのちほど伺いますが、まず『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯を教えてください。

実務担当者:以前、請求書の発行は基幹システムを使って締め処理から印刷まで行っていました。特に大変だったのは印刷した後です。請求書が1枚の取引先もあれば10枚の取引先もあり、それを1件1件仕分けして、三つ折りし、窓あき封筒に入れていきます。枚数が多い場合は、A4用の大きな封筒に入れて宛名を手書きしていました。また、枚数ごとに郵送代が違うので1件1件、郵便料金計器にかけて、出てきたラベルを貼ってという作業があり、これらを2人体制で午前中いっぱいかけて行っていたんです。

実際に作業をしているのは、同じフロア内で勤務するグループ内の委託企業の方です。普段は電話対応や事務処理を担当してもらい、月初は請求書の発行作業を行ってもらっています。

課長:導入を検討した当時は私も経理を担当しており、繁忙期に2人が請求書にかかりきりになるのは問題だと考えていました。発行する請求書を電子化できれば、業務が軽減できるのでは?と考えたのが導入のきっかけです。電子請求書のシステムを検討する中で何社か候補にあがり、最終的に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しました。決め手は、グループ内の情報セキュリティチェックで堅牢だと認められたことでした。

営業推進課 実務ご担当者様営業推進課 実務ご担当者様

開封率95%を実現させる工夫とは

― 導入によって課題は解消されましたか?

実務担当者:これまで2人がかりで3時間、計6時間かかっていた作業が不要になりました。今は『BtoBプラットフォーム 請求書』に請求データをアップロードして、一時承認後に総額などを確認してから発行予約すれば作業が完了します。時間にすれば10分程度と、劇的に短縮されています。作業にかかる人件費や印刷代、郵送費がなくなったので、請求書発行にかかるコストは、約90%も削減できました。

また、以前は早く請求書がほしいという取引先に対し、請求書をFAXしていました。導入後は、Web上で請求書を確認できるためFAXが不要になり、誤送信の心配もなくなっています。

― その他に感じるメリットはありますか?

実務担当者:請求書の開封状況が把握できることは、大きなメリットですね。紙の請求書のときは、先方が請求書を見たかどうか確認のしようがなく、請求書を見ていないから未入金なのか、見た上で何かの理由で支払えないのかもわかりませんでした。

今は「発行済み請求書」から検索すれば未開封の取引先がわかるので、そこに開封を促すメールをお送りしています。すると、「担当者が入院していて見ることができなかった」とか、「新担当者に引継ぎができていなかった」など、支払うつもりはあっても未入金になっていたケースに対応できます。紙の請求書に比べて、未入金の件数が減ったと感じています。

― 取引先の電子請求書の開封率が95%と高い数値です。何か秘訣はありますか。

実務担当者:未開封の取引先に送っている開封を促すメールは、最初は効果がないんじゃないかと思っていたのですが、送ってみると意外と開封していただけます。それでも見ていただけない場合は電話をしますが、「まだご覧になっておられないようですが、よろしければFAXしましょうか?」とお聞きすると、先方も「そうしてください、すぐ支払います」と答えてくださいます。そうしているうちに見る習慣がついて、開封率が上がってきたのだと思います。

メールの文面は失礼のないように定型文をつくり、電話の応答もこうすればいいというスクリプトができてからは、発行業務を担当してもらっている委託先に任せています。

丁寧なサポートで、取引先の導入もスムーズに

― 主要な取引先は電子化済みとのことですが、何か工夫されたのですか。

実務担当者:電子請求書への切り替え3カ月前にFAXで「今後、お送りする請求書を電子化します」とご案内し、紙の請求書にも告知を同封しました。電子だとわからないから払えないと言われてしまうと困るので、簡単な操作マニュアルもおつけしました。

最初に電子化できたのは70社くらいで、当初は操作方法の問い合わせも多かったですね。聞かれた箇所はインフォマートのサポートセンターに電話をして教えてもらい、それをもとに問い合わせ対応の社内マニュアルを作りました。

― マニュアルをご自身で作成されたのですか?

実務担当者:『BtoBプラットフォーム 請求書』に限った話ではないのですが、システムのマニュアルって、すべての機能を説明しているため、どこを見ればいいのかわかりにくいものが多いんです。電話対応する委託先でもスムーズに答えられるよう、ログインの仕方など、FAQ(よくある質問)を充実させた社内マニュアルを作成しました。

また、請求書の受取操作をまとめたA4用紙1~2枚の取引先向けマニュアルも用意しました。とりわけパソコン操作が苦手な取引先には、個別にスクリーンショットをとって説明を加えたものを作ってFAXでお送りしたこともあります。操作自体はそんなに難しくなくても、やはり絵(画面)がないとわからないので。苦手意識を持たれて、「使わない」とならないように丁寧にサポートしました。

マニュアルの作成は最初大変でしたが、あとがすごく楽になりました。今は電子請求書関連の相談は、ほとんど委託先のコールセンターで解決しています。個別マニュアルをお送りしたところから「今も大事に持ってます」とおっしゃっていただけたのは嬉しかったですね。

最近では『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用する企業さんも増えてきて、そこまでサポートが必要な機会も少なくなりました。最初に予定していた取引先とはすべて電子化が実現しましたが、今後も徐々に電子化を進めていければと思っています。

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■ BtoBプラットフォーム 請求書

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株式会社ラーンズ
設立2001年4月
事業内容教育・出版
代表代表取締役社長 西島 一博
本社所在地岡山県岡山市北区南方3-7-17
企業サイトhttp://www.learn-s.co.jp/
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