【2026年最新】請求書発行システムとは？機能やメリット・注意点、選び方を解説

請求書発行システムとは、請求書の作成・送付・保管・入金管理を効率化するシステム

請求書発行システムとは、企業が取引先に対して発行する請求書の作成・送付・保管・入金管理といった一連の業務を支援するソフトウェアやクラウドサービスのことです。取引先情報や請求内容を登録しておけば、請求書の作成から送付、入金の確認までをシステム上で完結できます。

従来の紙ベースでの作成やExcelでの管理と比べ、記載ミスや送付漏れといった人的リスクを抑えながら、請求業務全体の効率化と正確性の向上を実現できる点が特徴です。
インボイス制度に対応した請求書のフォーマットや、電子帳簿保存法に沿った保管機能を備えたシステムも多く、法制度への対応を効率的に進める手段としても活用されています。

＜請求書発行システムで効率化できる主な業務＞

• 請求書の作成
• 社内での確認
• 承認・請求書の送付（メール・郵送・システム間連携）
• 発行済み請求書の保管・検索
• 入金の確認と消込

※電子請求書の詳細は下記の記事もご覧ください。

※請求書受領サービスの詳細は下記の記事もご覧ください。

請求書発行システムが必要とされる背景

請求書発行システムの導入が広がっている背景には、法制度の改正と、郵便サービスの変更による郵送コスト・送達日数の負担増という2つの要因があります。それぞれの内容を見ていきましょう。

電子帳簿保存法の改正とインボイス制度への対応

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により、電子データでやりとりした請求書は、受領した側・送付した側ともに、原則として電子データのまま保存することが義務付けられました。2年間の宥恕措置（保存要件への対応を一時的に猶予する措置）は2023年12月末で終了しており、現在は送付した請求書の控えも電子データのまま保存する必要があります。

また、2023年10月に始まったインボイス制度では、従来の区分記載請求書の記載事項に加えて、以下の項目の記載が求められます。

＜インボイス制度で記載が求められる項目＞

• 適格請求書発行事業者の登録番号
• 適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等

出典：国税庁「インボイス制度について」

郵便料金の値上げと送達日数の繰り下げによる負担の増加

郵送で請求書を送付している企業にとっては、郵便料金の値上げは見逃せないコスト増加の要因です。
2024年10月の郵便料金改定により、定形郵便物（25g以下）の料金は84円から110円に引き上げられました。
発行件数の多い企業ほど郵送費の負担は大きく、メール送付や郵送代行の活用によるコスト対策が求められています。

また、2021年10月から普通郵便の土曜日配達が休止され、送達日数も1日程度繰り下げられました。請求書が取引先に届くまでのリードタイムが延びている点も、電子化を後押しする要因のひとつといえるでしょう。

出典：日本郵便「郵便料金の改定および新料額の普通切手の発行などについて」

請求書発行システムの主な機能

請求書発行システムには、請求書の作成から送付、保管、入金管理、ほかシステムとの連携まで、発行業務全体を支える機能が備わっています。ここでは、代表的な6つの機能を紹介します。

＜請求書発行システムの主な機能＞

• 請求書の作成
• 社内承認ワークフロー
• 請求書の送付
• 請求書の保管
• 検索
• 入金管理
• 消込処理
• ほかシステムとの連携

請求書の作成

請求書発行システムでは、テンプレートに取引先情報や請求内容を入力するだけで請求書を作成できます。取引先情報や商品・サービスの単価をあらかじめ登録しておけば、請求のたびに同じ情報を入力し直す必要はありません。さらに、販売管理システムや基幹システムと連携できるシステムなら、売上データを取り込んで請求書の作成・発行までを自動化することも可能です。

また、インボイス制度に対応したテンプレートを使えば、登録番号や適用税率などの記載漏れも起こりにくくなります。同じデータから納品書や見積書など関連する帳票をまとめて作成できるシステムもあり、書類間の二重入力を防げるでしょう。

※請求書の書き方の詳細は下記の記事もご覧ください。

社内承認ワークフロー

社内承認ワークフローを使えば、請求書を発行する前に、金額や記載内容を上長・関係部署が確認できます。承認を経てから送付される仕組みにすることで、記載ミスのある請求書や意図しない請求書が取引先に届くのを防げます。

請求書の誤りは再発行や入金の遅れにもつながるため、発行前のチェックをシステム上のルールとして組み込めば、担当者の注意力に頼らずに品質を保つことが可能です。

請求書の送付

請求書の送付については、メール送付と郵送の両方に対応したシステムが一般的です。請求書の主な送付方法は以下のとおりです。

＜請求書の送付方法＞

• プラットフォーム型での送付：取引先も同じシステム上で請求書の確認・保管を完結でき、双方の手間を削減できる
• メール送付：PDFを添付して送付する
• 郵送代行：印刷・封入・発送をシステムの提供元に任せられる
• Peppol（ペポル）による送付：電子インボイスをやりとりするための国際標準仕様で、Peppolに対応した取引先のシステムへ直接データを届けられる

なかでもプラットフォーム型は、請求書がデータのまま取引先に届くため、取引先側で読み取りや入力をする必要がありません。発行側も印刷・封入・郵送の手間とコストを削減でき、双方の業務効率化につながる送付方法です。

※電子請求書にまつわる記事は下記もご覧ください。

請求書の保管・検索

作成した請求書はシステム上に自動で保管され、取引先別・発行日別・ステータス別などの条件で検索できます。取引先からの問い合わせや過去の請求内容の確認にも、迅速に対応できるでしょう。

また、電子帳簿保存法に対応したシステムであれば、控えを印刷してファイリングする必要がなくなり、保管スペースや書類を探す時間を削減できます。

入金管理・消込処理

入金管理・消込処理の機能を使えば、銀行口座と連携して入金情報を自動で取得し、請求データと照合できます。
通帳や入出金明細と請求書の突合作業も、システムで自動照合すれば、消込作業の負担を大幅に軽減可能です。未入金の請求書を特定し、リマインドメールを送れるシステムもあります。

ほかシステムとの連携

ほかシステムとの連携機能を使えば、会計ソフトや販売管理システム、CRM（顧客関係管理）などとデータを共有し、売上計上や仕訳の入力を自動化・省力化できます。主な連携方法は以下の2種類です。

＜ほかシステムとの連携方法＞

• API連携：システム同士が自動でデータをやりとりし、再入力が不要
• CSV連携：ファイルの出力・取り込みは必要だが、多くのシステムで対応しやすい

請求書発行システムを導入するメリット

請求書発行システムの導入は、作業時間の削減だけでなく、コスト削減や取引先からの信頼性向上にもつながります。ここでは、請求書発行システムを導入する主なメリットを紹介します。

＜請求書発行システムを導入する主なメリット＞

• 請求業務全体を効率化できる
• 発行コストを削減できる
• ヒューマンエラーを防止できる
• 取引先からの信頼を高められる

請求業務全体を効率化できる

請求書発行システムを導入すると、請求書の作成・送付・入金管理までを一元化でき、請求業務全体を効率化できます。

手作業では、Excelでの作成から印刷・押印・封入・郵送・入金確認まで、複数の工程に担当者の時間が割かれます。一方、システムを使えば、登録済みのデータから作成した請求書をそのまま送付でき、印刷から郵送までの工程を省略可能です。

月末・月初に集中しがちな負担を平準化し、資金繰りの管理や経営分析といった付加価値の高い業務に時間を充てられます。

発行コストを削減できる

請求書をメールやシステム上での送付に切り替えれば、紙代・印刷代・封筒代・郵送費といった発行コストをまとめて削減できます。
2024年10月の郵便料金改定で郵送費の負担は増しており、発行件数の多い企業ほど効果は大きくなるでしょう。封入・発送作業にかかっていた人件費や、作業時間の削減も見込めます。

また、クラウド型のシステムであれば自社でサーバーを用意する必要がなく、サーバーの管理・保守にかかるコストも不要です。

ヒューマンエラーを防止できる

請求書発行システムは、手作業で起こりがちなヒューマンエラーの防止にも効果的です。
登録済みの取引先情報や単価が自動で反映されるため、宛名の誤りや金額の転記ミスが起こりにくくなります。消費税額や源泉徴収税額も自動で計算されるため、計算ミスの防止も可能です。

また、送付状況がシステム上で管理されることで、送付漏れや二重送付にもすぐ気づけます。再発行や訂正の手間を減らせる点は、担当者と取引先の双方にとってメリットといえるでしょう。

取引先からの信頼を高められる

正確かつ迅速な請求書の発行は、取引先からの信頼性の向上につながります。
また、請求履歴を一元管理できる機能があれば、「請求書を再送してほしい」「過去の請求内容を確認したい」といった問い合わせにも迅速に対応可能です。

請求書を電子データで送付すれば、郵送の遅延や紛失によって請求書が届かないトラブルも防げるため、取引先にとっても利便性が高いといえるでしょう。

請求書発行システム導入の際の注意点

請求書発行システムはメリットが大きい一方、コストや取引先への対応など、導入前に理解しておくべき注意点もあります。ここでは、代表的な3つの注意点を解説します。

＜請求書発行システム導入の際の注意点＞

• 導入・運用にコストがかかる
• 取引先が電子化に対応していない場合がある
• 既存の業務フローを見直す必要がある

導入・運用にコストがかかる

請求書発行システムの利用には、初期費用や月額利用料など一定のコストが発生します。
郵送代行などのオプションを使う場合や、発行件数が増えて上位プランに切り替える場合は、さらに費用がかかる点にも注意が必要です。

導入の可否は、利用料と、削減できる紙代・印刷代・郵送費や封入・発送作業の人件費、再発行の手間などを比較して判断しましょう。発行件数が少ない企業であれば、無料プランや低価格のプランから始めるのもひとつの方法です。

取引先が電子化に対応していない場合がある

すべての取引先が電子請求書に対応しているわけではなく、紙の請求書を希望する取引先も存在します。
社内規程で紙の原本が必要とされている場合など、電子化に応じられない理由はさまざまです。
こうした取引先がある場合は、電子と紙の両方で送付できるシステムを選びましょう。

なお、郵送代行のオプションがあれば、紙を希望する取引先にも同じシステムから送付でき、発行業務を一元化できます。請求書の電子化は、取引先に事前に説明したうえで段階的に進めることが大切です。

※取引先に請求書の電子化を断られた場合の対応の詳細は下記の記事もご覧ください。

既存の業務フローを見直す必要がある

請求書発行システムを導入すると、請求書の作成から送付、入金確認までの業務フローが変わります。どの工程が自動化され、どの工程に手作業が残るのかを、既存の販売管理システムや会計ソフトとの連携の要否も含めて事前にシミュレーションしておきましょう。

担当者の役割分担や社内ルールの変更が必要になる場合もあります。関係部署と調整したうえで、発行前の承認プロセスを含めた運用ルールを整備しておくと、導入後の混乱を防げます。

自社に合った請求書発行システムの選び方

請求書発行システムは提供元によって機能や特長が異なります。自社の請求業務の課題と照らし合わせながら、次の4つの観点で比較検討するとよいでしょう。

＜自社に合った請求書発行システムの選び方＞

• 自社の請求形態に対応しているか
• 既存システムとの連携は柔軟か
• 電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか
• 費用対効果は見合っているか

自社の請求形態に対応しているか

請求書発行システムを選ぶ際は、まず自社の請求形態に対応しているかを確認しましょう。
請求の形態には、毎月同じ内容を請求する「定期請求」、取引ごとに発行する「都度請求」、代金を複数回に分けて請求する「分割請求」などがあります。自社の請求形態に合わないシステムを選ぶと、一部の請求書だけ別の方法で作成する必要が生じ、業務が二重化してしまいます。

定期請求が多い企業なら、毎月の請求書を自動作成できる機能があると便利です。

既存システムとの連携は柔軟か

既存システムとの連携のしやすさは、導入後の工数削減効果を大きく左右します。比較の際は、以下の点を確認しましょう。

＜既存システムとの連携の柔軟性を比較する際の視点＞

• 現在利用している会計ソフトや販売管理システムが連携対象に含まれているか
• 請求書の発行から仕訳・売上計上までを自動でつなげられるか
• 連携にあたって追加費用やカスタマイズが必要か

連携できないシステムを選ぶと、データを手作業で入力し直す手間が残ってしまいます。自社と同じ会計ソフトでの連携実績があるかも、事前に確かめておくと安心です。

電子帳簿保存法・インボイス制度に対応しているか

電子帳簿保存法とインボイス制度への対応状況も、必ず確認したいポイントです。
以下の点を確認しましょう。

＜法制度に関する確認ポイント＞

• 電子帳簿保存法：真実性・可視性の確保という要件を満たして保存できるか
• インボイス制度：適格請求書の記載要件を、標準のフォーマットで満たせるか

なお、JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の「電子取引ソフト法的要件認証」を取得したシステムなら、要件への適合を自社で確かめる手間を減らせます。 株式会社インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』も、この認証を取得しています。

費用対効果は見合っているか

請求書発行システムの料金は、取引先の数や発行件数、利用する機能の範囲によって変わります。 クラウド型の場合、初期費用は0円〜数万円、月額利用料は数千円〜数万円程度のサービスが多く見られますが、利用規模やオプションによってはこれを上回る場合もあります。
発行件数に応じて料金が上がる従量課金型のプランもあるため、まずは自社の月間の発行件数を把握したうえで、見合ったプランを選びましょう。

プランによって使える機能が異なる場合もあるため、必要な機能が含まれているかも確認しておくと安心です。無料トライアルがあるシステムであれば、実際の業務で使い勝手を試してから判断できます。

『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書発行を効率化しよう

請求書発行システムは、記載ミスや郵送コストの負担を軽減しながら、インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応できるツールです。自社の請求形態や既存システムとの連携、法制度への対応状況、費用対効果を比較し、取引先の状況にも配慮しながら導入を進めることが、請求業務の効率化につながります。

請求書発行をまとめて効率化したいなら、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』がおすすめです。請求データをもとに納品書など関連する帳票もまとめて作成でき、社内承認ワークフローによって発行前のチェックも徹底できます。

送付は電子請求書・メール（PDF）・Peppolのいずれにも対応しており、紙の請求書を希望する取引先には郵送代行サービスで柔軟に対応可能です。発行した請求書は電子帳簿保存法に対応した形で保管でき、会計ソフトとの連携や入金消込の機能によって、発行後の管理まで一元化できます。
取引先の状況に合わせて段階的に電子化を進めたい企業は、ぜひ『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入をご検討ください。