【2026年最新】請求書受領サービスとは？メリットと選び方、注意点を解説

請求書受領サービスとは、請求書の受領から処理・保管までを一元化するサービス

請求書受領サービスとは、取引先から届く請求書の受領・確認・承認から、仕訳や支払データの作成・保管までの一連の業務を電子化し、効率化するサービスです。「請求書受領システム」「請求書データ化サービス」と呼ばれることもあります。

請求書受領サービスの特徴は、電子データ・PDF・紙など取引先ごとに異なる形式で届く請求書を、1つの仕組みで受領し、会計システムへの連携や電子帳簿保存法に対応した形での保管までを一気通貫でカバーできる点です。
取引先とプラットフォームを共有すれば請求書をデータのまま受け取れるほか、PDFや紙の請求書もAI-OCR（AI技術を活用した光学文字認識）やオペレーターによる入力でデータ化できます。

これまで担当者が受領方法ごとに異なる手順で処理していた作業を1つの仕組みにまとめられるため、受領業務の標準化にもつながります。

＜請求書受領サービスがカバーする主な業務＞

• 請求書の受領（電子データ・PDF・紙）
• 請求内容のデータ化
• 社内での確認・承認
• 仕訳データ・振込データの作成
• 電子帳簿保存法に対応した保管

※電子請求書やWEB請求書の詳細は下記の記事もご覧ください。

請求書受領サービスが必要とされる背景

請求書受領サービスへの関心が高まっている背景には、受領業務そのものの煩雑さに加え、法制度への対応や働き方の変化があります。
ここでは、請求書受領サービスが必要とされる代表的な5つの背景を見ていきましょう。

取引先ごとに異なる受領方法

請求書の受領業務は、取引先ごとに受領方法が異なるため属人化しやすい業務です。請求書の受け取り方には、主に以下のようなパターンがあります。

＜請求書の主な受領方法＞

• 取引先と共有するプラットフォーム上で受領する電子請求書
• 郵送で届く紙の請求書
• 電子メールに添付されたPDFの請求書
• 取引先のWebサイトやシステムからダウンロードする請求書

受領方法が異なれば、開封・ダウンロード・保存・回覧といった処理の手順もそれぞれ変わります。
「A社の請求書はメールで届くので印刷して回覧する」「B社は毎月Webサイトにログインしてダウンロードする」といった個別のルールが積み重なると、特定の担当者しか処理方法を把握していない状態になりがちです。
担当者の休暇や異動で処理が滞ったり、ダウンロードのし忘れによって支払漏れが発生したりする原因にもなるため、受領方法の統一が課題となっています。

電子帳簿保存法の義務化とインボイス制度への対応

2022年1月施行の改正電子帳簿保存法により、メールやクラウドサービスなど電子的にやりとりした請求書データは、電子データのまま保存することが義務化されました。宥恕措置が終了した2024年1月以降は、原則として紙での保存は認められず、改ざん防止の措置や検索機能の確保など、法令の要件を満たした保存が求められます。

あわせて、2023年10月に始まったインボイス制度（適格請求書等保存方式）により、受領側の確認業務も増えました。仕入税額控除を受けるには、受け取った請求書が適格請求書の記載要件を満たしているかを確かめる必要があり、登録番号の照合や税率区分ごとの金額の確認など、これまでになかった作業が発生しています。
受領する請求書の枚数が多い企業ほど、手作業での対応には限界があるといえるでしょう。

月次決算の早期化を妨げる紙の受領業務

紙の請求書を前提とした受領業務は、月次決算の早期化を妨げる要因になりやすい業務です。
紙の請求書は届くまでに時間がかかるうえ、社内での処理にも待ち時間が発生するため、すべての請求書がそろうまでに日数を要します。

＜紙の請求書で発生しやすい待ち時間＞

• 取引先からの郵送による受領待ち
• 紙の回覧による承認待ち
• 複数拠点がある場合の、拠点から経理部門への社内郵送待ち

請求書がそろわなければ支払処理や仕訳の計上が進まず、月次決算の締めが遅れる原因になります。
経理部門の人材不足が続く中、限られた人員で決算を早めるには、こうした待ち時間や手作業を減らす業務効率化が欠かせないでしょう。

人材不足の中で求められる受領業務の効率化

人材不足が続く中、限られた人員で受領業務を回していくための業務効率化も求められています。
帝国データバンクの調査によると、2026年7月時点で正社員が不足していると回答した企業は51.3％にのぼり、7月としては4年連続で5割を超えました。

経理部門でも、欠員が出た際にすぐに人材を補充できるとは限りません。一方で、請求書の受領件数は取引の拡大とともに増えていきます。開封・転記・回覧といった手作業を担当者の頑張りでこなす運用のままでは、残業の増加や特定の担当者への業務の偏りを招きかねません。
人を増やさずに受領業務を回せる仕組みを整えることは、働き方改革を進めるうえでも重要な課題といえるでしょう。

出典：帝国データバンク「人手不足に対する企業の動向調査（2026年7月）」

テレワーク推進の妨げになる紙の受領業務

紙の請求書は、出社しなければ受領・回覧・承認ができないため、テレワークを推進したい企業にとってボトルネックになりやすい業務です。
郵送で届いた請求書を開封し、内容を確認して上長に回覧、押印後に経理部門に提出という流れは、従業員の出社を前提としているため、担当者や承認者が出社するまで請求書の処理が止まり、承認待ちが発生しがちです。
また、複数の拠点がある企業では、拠点で受け取った請求書を本社の経理部門へ社内便で送る必要があり、さらに時間がかかります。

そのため、ほかの業務はリモートで対応できても「請求書の処理のためだけに出社する」という状況が生まれやすいのが現状です。
経理部門の働き方を柔軟にするには、紙の請求書をいかにデータ化できるかが重要なポイントになるでしょう。

請求書受領サービスの3つの方式

請求書受領サービスは、請求書をどのような形で受け取り、データ化をどこで担うかによって、大きく3つの方式に分類できます。自社の人員体制や、取引先が電子化にどこまで協力できるかによって、適した方式は異なります。

受領からデータ化まで外部委託する方式

受領からデータ化までを外部委託する方式では、届いた請求書のスキャンやデータ化、原本の保管を外部の事業者にまとめて任せられます。取引先には請求書の送付先を委託先に変更してもらうだけで済むため、取引先に新たなシステムの導入を求める必要がありません。

データ化の工程ではオペレーターによる目視確認が入ることが多く、手書きの請求書や独自フォーマットの請求書にも対応しやすくなります。
一方で、開封・スキャン・PDF取り込み・入力・確認と委託する工程が多い分、手元にデータが届くまでに時間がかかる場合があり、受領件数に応じた委託費用も発生します。
こうした時間やコストがかかっても、社内の経理人員が限られており、受領業務をまとめて手放したい企業に向いている方式です。

自社でAI-OCRを使ってデータ化する方式

自社でAI-OCRを使う方式は、受領した紙の請求書やPDFを自社でシステムに取り込み、AI-OCRに自動で読み取らせてデータ化する方法を指します。紙の請求書はスキャナやスマートフォンで読み込み、PDFはそのままアップロードすることで、取引先名や金額、支払期日などの項目が自動で抽出されます。

取り込みから確認までを自社内で完結できるため、外部委託に比べてデータ化までのスピードが速い点がメリットです。
読み取りの精度が高いほど確認・修正の手間が少なくなり、スピードのメリットを活かしやすくなります。そのため、この方式を選ぶ際は、データ化の正確性がサービス選びの重要なポイントになるでしょう。

受け取る請求書の枚数がそれほど多くない企業や、スピードを重視しつつコストを抑えたい企業に適した方式です。

取引先と同じプラットフォームを共有する方式

取引先と同じプラットフォームを共有して、請求書を受領する方法もあります。発行側と受領側が同じシステム上で、請求書の発行から確認・保管までを行う仕組みです。発行側がシステム上で作成した請求書がそのままデータとして受領側に届くため、紙やPDFを読み取ってデータ化する工程自体が発生しません。

読み取り結果の確認・修正も不要になるため、AI-OCRでデータ化する方式に比べて処理が早く、データ化にかかるコストも抑えられます。データの正確性に加え、処理のスピードやコストも重視したい企業に適した方式です。

取引先にも同じシステムを利用してもらう必要がありますが、発行側にとっても印刷・封入・郵送のコストを削減できるメリットがあります。発行側は無料で利用できるサービスもあるため、取引先に利用を依頼する際のハードルも下げられるでしょう。

請求書受領サービスを導入するメリット

請求書受領サービスの導入は、単なる入力作業の削減にとどまらず、承認スピードや法制度への対応まで含めた経理業務全体の底上げにつながります。
ここでは、請求書受領サービスを導入する主なメリットを紹介します。

受領からデータ化までの工数を削減できる

請求書受領サービスを導入すると、受領からデータ化、支払データの作成までの工数を大幅に削減できます。取引先とプラットフォームを共有すれば、請求書がデータのまま届くため、データ化の工程そのものが不要です。紙やPDFの請求書も、AI-OCRによる自動読み取りやオペレーターの入力代行でデータ化できるので、1件ずつ開いて手入力する必要はありません。

開封・仕分け・転記といった定型作業を任せられれば、担当者は資金繰りの確認や月次決算の分析など、判断を伴う業務に時間を充てられます。
請求書の受領件数が増えても、人員を増やさずに対応しやすくなる点もメリットです。

承認フローが迅速化・可視化される

請求書の受領から承認までをシステム上で一元化すると、承認フローのスピードと透明性が高まります。
紙の回覧やはんこリレーでは承認者の不在や書類の紛失で処理が停滞しがちですが、システム上なら誰がどの請求書をいつ承認したかをリアルタイムに確認できます。承認待ちの請求書は一覧で表示され、滞留している案件にもすぐ気づけるため、支払期日に間に合わないといったトラブルを防げるでしょう。
承認履歴が残る点は、内部統制の観点でも有効です。

月次決算の早期化につながる

請求書受領サービスを導入すると、請求書の受領から承認・仕訳までにかかる時間が短くなり、月次決算の早期化につながります。
プラットフォーム上で電子データとして受け取れば郵送を待つ必要がなく、承認もシステム上で進むため、締め日を過ぎても請求書がそろわず処理が滞るといった事態を防ぎやすくなります。

仕訳データを会計システムに自動で連携できれば、計上作業の時間も短縮でき、経営判断に必要な数値を早く把握できるでしょう。

ヒューマンエラーを防止できる

請求書受領サービスは、転記や入力の際に起こるヒューマンエラーの防止にも効果的です。
紙の請求書を見ながらの手入力では、金額の桁の見間違いや入力漏れ、取引先の選択ミスなどが起こりやすくなります。

しかし、請求情報を自動でデータ化し、そのまま仕訳データや振込データの作成に使えば、人の手による転記作業そのものが減り、ミスが起こる余地を小さくできます。
二重払いや支払漏れといった、取引先との信頼関係に関わるミスの防止にもつながるでしょう。

テレワークなど柔軟な働き方を促進できる

クラウド型の請求書受領サービスを導入すれば、テレワークなど柔軟な働き方を促進できます。
請求書の受領・確認・承認がクラウド上で完結するため、担当者も承認者も出社せずに経理業務を進められます。
紙の請求書も受領代行で開封・スキャンまで任せれば、オフィスで郵便物を処理する必要がありません。

スマートフォンから承認できるサービスなら、外出の多い管理職による承認の遅れも解消しやすくなります。受領から承認までをリモートで完結できれば、経理部門の出社日数を減らすことにもつながるでしょう。

法改正への対応負担を軽減できる

クラウド型の請求書受領サービスは、法改正のたびにベンダー側でシステムがアップデートされるため、自社で個別に対応する手間を省けます。

電子帳簿保存法やインボイス制度は、制度の開始後も要件の見直しや経過措置の変更が行われており、自社でシステムを運用している場合は改正のたびに改修が必要です。しかし、クラウド型なら常に最新の要件を満たした状態で業務を進められます。法制度に詳しい人材が少ない企業ほど、恩恵は大きいといえるでしょう。

請求書受領サービスの主な機能

請求書受領サービスは単なるデータ化ツールではなく、支払い・保管・他システムとの連携まで含めた経理業務全体を支える機能を備えています。ここでは、代表的な6つの機能を紹介します。

紙・PDF・電子データを一元管理

郵送で届く紙の請求書、メール添付のPDF、システム上で受け取る電子請求書など、形式の異なる請求書を1つの画面でまとめて管理できる機能です。
「紙はキャビネット、PDFは共有フォルダ」といった分散管理から脱却でき、すべての請求書の受領状況や処理状況を同じ基準で確認できるようになります。

担当者の負担軽減や処理漏れの防止に加え、担当者が替わっても同じ手順で処理できるため、属人化の解消にも有効です。

AI-OCRによる自動データ化

AI-OCRによる自動データ化では、請求書に記載された以下のような情報をAI-OCRが読み取り、データに変換します。

＜AI-OCRで自動データ化できるもの＞

• 取引先名
• 請求金額
• 税率区分ごとの金額・消費税額
• 支払期日
• 適格請求書発行事業者の登録番号

AI-OCRは取引先ごとにレイアウトが異なる請求書でも項目を判別しやすく、学習機能を持つサービスでは、利用を重ねるほど読み取り精度が向上します。

なお、品目・数量・単価といった明細行までデータ化できるかは、サービスによって異なります。明細単位で仕訳や原価管理を行いたい場合は、必要な項目まで読み取れるかを事前に確認しておきましょう。

※AI-OCRの詳細は下記の記事もご覧ください。

承認ワークフロー

承認ワークフロー機能を使えば、受領した請求書の確認・承認をシステム上で進められます。
主な特徴は以下のとおりです。

＜承認ワークフロー機能の特徴＞

• 金額や部門などの条件に応じて、承認ルートを自動で分岐できる
• 承認依頼や差し戻しが通知で届き、紙の書類を持ち回る必要がない
• スマートフォンから承認でき、出張中や在宅勤務中でも支払承認を進められる
• 承認履歴が自動で記録され、監査対応にも活用できる

会計システムとの連携

会計システムとの連携機能を使えば、データ化した請求書情報をもとに、仕訳データや振込データを自動で作成できます。
振込データを全銀協フォーマット（全国銀行協会が定める振込データの標準形式）で出力し、インターネットバンキングにそのまま取り込めるサービスが一般的です。

連携方法には、主に以下の2種類があります。

＜会計システムの連携方法＞

• API連携：システム同士が自動でデータをやりとりし、手作業での受け渡しが不要
• CSV連携：ファイルの出力・取り込みが必要だが、多くの会計システムで対応しやすい

電子帳簿保存法に対応した保管・検索

受領した請求書データは、電子帳簿保存法の要件を満たす形でクラウド上に保管できます。電子取引データの保存に求められる2つの要件には、主に以下の機能で対応しています。

＜電子取引の保存要件＞

• 真実性の確保：タイムスタンプの付与や、訂正・削除の履歴が残る仕組み
• 可視性の確保：取引年月日・取引金額・取引先名での検索機能

税務調査や社内の問い合わせの際にも、必要な請求書をすぐに探し出せます。

※請求書の保管方法の詳細は下記の記事もご覧ください。

支払通知書の発行

請求書受領サービスの中には、支払通知書の発行機能を備えたものもあります。
支払通知書とは、支払う側が支払金額や支払予定日を取引先に知らせる書類です。発注や検収のデータをもとに自社から通知すれば、取引先からの請求書の到着を待たずに確認・承認を進められます。

支払処理を計画どおりに進められるため、支払いの遅延防止や月次締めの早期化にもつながる機能です。

自社に合った請求書受領サービスの選び方

請求書受領サービスは提供元によって機能や特長が異なります。自社の課題と照らし合わせながら、次の4つの観点で比較検討するとよいでしょう。

対応できる受領形式とデータ化の精度

請求書受領サービスを選ぶ際は、まず自社が実際に受領している請求書の形式に幅広く対応できるかを確認しましょう。一部の形式にしか対応していない場合、対応外の請求書を別の方法で処理する必要が残り、受領業務を一元化できません。

また、手書きや独自フォーマットの請求書が多い企業では、データ化の精度も重要です。無料トライアルやデモで実際の請求書を読み込み、精度や確認のしやすさを試しておくと、導入後のギャップを防げます。

既存の会計・基幹システムとの連携方法

既存の会計・基幹システムとの連携方法は、導入後の運用負荷を大きく左右します。比較の際は、以下の点を確認しましょう。

＜比較の際に確認したい点＞

• 自社で利用している会計・基幹システムが連携対象に含まれているか
• 月間の処理件数に見合った連携方法（API連携・CSV連携）を選べるか
• 連携にあたって追加費用やカスタマイズが必要か

連携できないシステムを選ぶと、データを手作業で入力し直す手間が残り、導入効果が薄れてしまいます。自社と同じ会計システムでの連携実績があるかも、事前に確かめておくと安心です。

インボイス制度・電子帳簿保存法への対応状況

インボイス制度と電子帳簿保存法の要件への対応状況も、必ず確認したいポイントです。主に以下の点をチェックしましょう。

＜確認したい点＞

• インボイス制度：登録番号を国税庁の公表サイトの情報と自動で照合できるか
• 電子帳簿保存法：真実性・可視性の確保という保存要件を満たせるか

JIIMA（公益社団法人日本文書情報マネジメント協会）の「電子取引ソフト法的要件認証」を取得しているサービスであれば、法的要件への適合を自社で確かめる手間を減らせます。
なお、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』も、この認証を取得しています。

サポート体制とセキュリティ対策

導入をスムーズに進めるには、サポート体制の充実度も重要です。初期設定の支援や取引先への案内の代行、稼働後の問い合わせ対応など、どこまでサポートを受けられるかはサービスによって異なります。また、請求書には取引金額や口座情報など機密性の高い情報が多く含まれるため、データの暗号化やアクセス権限の設定といったセキュリティ対策も比較のポイントです。ISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証などの第三者認証の有無も目安になります。

請求書受領サービスを導入する際の注意点

請求書受領サービスはメリットが大きい一方、コストや取引先への対応など、導入前に理解しておくべき注意点もあります。
ここでは、代表的な3つの注意点を解説します。

導入・運用にコストがかかる

請求書受領サービスの利用には、以下のようなコストが発生します。

＜請求書受領サービスの利用コスト＞

• 初期費用
• 月額利用料
• 処理件数に応じた従量課金
• 受領代行などのオプション費用

料金体系はサービスごとに異なり、処理件数によって費用が変わる場合もあるため、自社の月間の受領件数をもとに試算することが大切です。
受領業務にかかる人件費や保管コスト、支払漏れ・二重払いによる損失リスクなど、削減できるコストとあわせて比較すると、費用対効果を見極めやすくなります。

取引先の協力が必要になる場合がある

取引先と共通のプラットフォームを共有する方式では、取引先に送付方法の変更や新しいシステムの利用を依頼する必要があります。ITに詳しい担当者がいない、既存の運用を変えたくないといった理由から、すぐに応じてもらえない場合もあるでしょう。

こうしたリスクを抑えるには、対応可能な取引先から段階的に移行する方法が有効です。紙やPDFでも受領できるサービスを選んでおけば、移行が完了していない取引先の請求書もあわせて管理できます。

※取引先に請求書の電子化を断られた際の対応方法の詳細は下記の記事もご覧ください。

紙の請求書がすぐにゼロになるとは限らない

請求書受領サービスを導入しても、紙での発行を続ける取引先が残ることがあります。原本の保管まで外部に委託しない場合は、紙の原本のファイリングや保管といった作業が引き続き発生します。

紙の請求書をスキャンして原本を廃棄したい場合は電子帳簿保存法の「スキャナ保存」の要件を満たす必要があり、要件を満たさずに廃棄すると法令違反となるおそれがある点に注意が必要です。
どこまでを自動化・代行の対象にし、紙の原本をどう扱うかを事前に整理しておくことで、運用開始後の想定と実態のずれを防げます。

※スキャナ保存制度の詳細は下記の記事もご覧ください。

『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書の受領を効率化しよう

請求書受領サービスは、受領方法の不統一やヒューマンエラー、法改正への対応といった経理業務の課題を解決する手段です。外部委託・自社でのAI-OCR・プラットフォーム共有という3つの方式の特徴を理解し、自社の人員体制や取引先の状況に合ったサービスを選ぶことが、受領業務の効率化への近道となります。

請求書の受領をまとめて効率化したいなら、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』がおすすめです。紙・PDF・電子データが混在していても一元管理でき、AI-OCRによるデータ化、承認ワークフロー、会計システムとの連携、電子帳簿保存法に対応した保管、支払通知書の発行までを1つのサービスでカバーできます。

取引先の協力が得にくい場合でも、受領代行オプションの『データ化おまかせサポート』を利用すれば、郵送で届く紙の請求書の開封・スキャンや、パスワード付きメールの開封、専用Webサイトからのダウンロードから、請求情報の補正までを委託できます。
取引先を選ばずに請求書の電子化を進められるため、受領業務の効率化を目指す企業は、ぜひ『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入をご検討ください。