コロナ禍の休館が明けた2020年6月、ITに詳しい従業員を責任者にしてDX推進担当部署を作りました。まずは従業員同士で使うオンラインチャットツールを導入し、スプレッドシートでシフト表を作成したのです。シフトは皆が見るところですから、手始めに導入するITツールとして良かったと思います。

以前は経理担当者が事務所に常駐していましたが、事務所に来なくても在宅で仕事ができるよう『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入しました。今までは納品書や請求書のほか、FAX用紙、電話でのやり取りに時間をとられ、金額のミスがあるたびにいくら違っているか細かな確認作業に追われたり、帳票をチェックして綴る作業に時間をかけたり、かなり非効率的だったのです。もちろん数字の確認は必要ですが、いくら電卓を叩いて時間をかけてチェックしても、1カ月に数百円のミスを正すくらいです。デジタル化すれば、その確認作業がカットできると考えました。

インフォマートにシステムの説明会を2回開いていただき、8割の取引先に導入していただきました。取引先のなかにはご年配の方もいらっしゃいますが、丁寧に説明を行ったことで皆様問題なく使えているようです。

最も大きかったのは、経理担当者が在宅勤務できるようになったことです。月次決算のまとめ作業はずいぶん楽になり、出社は月に4日、1回に2時間ほどで済むようになりました。月次決算が毎月10日で締まるようになったのもうれしいですね。以前は請求書が紙で送られてきたので、20日ほどかかっていたのです。現在は受発注システムを使っている8割の取引については、月初3営業日には数字が揃います。仕入れ品の単価変更も簡単に分かるし、棚卸の精度も上がりました。

その価値観を理解し、彼らが気兼ねなく休めるよう、私も公休だけでなく有給を率先して使うようにしています。私がしっかり休めているという姿を見せないと、誰も料理長を目指さないでしょう。時間の使い方も考え、任せられる仕事は意識的に任せるようにもしています。そうすることで、責任ある仕事にやりがいも感じてもらえます。何より心がけているのは、置かれている状況すべてにおいて、まず自分自身が楽しむことです。自分が楽しくないのに部下が楽しいはずがありません。

中田社長：適正な人件費率はホテル全体のテーマです。単純な効率化だけではなく、スタッフの意識の持ちようもあわせて利益体質を目指しています。加えて、レストラン部門はホテル業の中でも一番残業が多く高いコストを占めますので、食材が適正な原価率を保っているかのチェックも欠かせません。原価管理は日々、食材の発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』を使ってしています。

料理長：私が着任したのは、その数年後です。ただ、以前在籍していた別の大手ホテルでも、まったく同様の出来事がありました。不正は起こす人間のモラルの問題もありますが、そもそもできない、発生しにくい体制づくりが必要でしょう。とはいえ、そのためには仕入れ業者を選定する段階から、食材の購買、在庫管理まですべて記録に残し監視しなければなりません。これらをアナログで実施するのは相当な手間がかかります。結局おざなりになって不正につながってしまう、という構造が、どこにでもありうるのだと思います。

ホテル事業部係長：実際、不正発覚後は厳格なルールを設けて、エクセルで作ったフォーマットに日々の仕入れ品をひとつずつ打ち込むようにしました。しかし作業に時間がかかるうえ、膨大な量の書類を確認しないとチェック機能は果たせません。管理体制を強化しても、手作業では防止対策として限界があります。システム化は必須だと痛感しました。

料理長：パソコンやスマホに馴染んでいる若いスタッフたちは、紙に手書きするよりも圧倒的に作業が早いですね。

システムの基本的な使い方を教えたら、私以上に、「ここにこんな便利機能がありますよ」と、あっという間に使いこなしています。発注頻度の高い業者順に並べるなど、より使いやすいように、どんどん工夫しながらやってくれています。

発注作業は必要とはいえ、できるだけ時間をとられたくないものです。料理人は調理がしたくてこの仕事を選んでいるわけですから。発注でムダな時間を割かれず、そのぶん料理人本来の仕事に携われるのは、ありがたいですね。

たとえば、今年2020年から実験的に休館日を設ける予定です。閑散期を選び休館することで、従業員にリフレッシュしてもらうだけでなく、騒音の出る大がかりな設備改修などが行えます。お客様の安全を守り、快適にお過ごしいただくためにも耐震工事やリニューアルは不可欠で、休業して売上が落ちても、それ以上の効果があるでしょう。

休館に関しては、お客様や旅行会社からも理解を得られやすいのではと感じます。結局、従業員が楽しく幸せに働けないと、お客様に心からのサービスも提供できません。他にも、2019年から内閣府所管の企業主導型保育事業として「いずみ保育園」を社内で運営し、従業員の家族だけでなく地域のお子様も受け入れています。また、料理場や経理の作業効率をアップさせるために、食材などの仕入れは『BtoBプラットフォーム 受発注』を使ってシステム化しています。

ですが、他の業界を見れば、たとえば宅配業者さんなどは、荷物の運搬情報をデータ管理して効率化しています。我々の場合は、受発注システムというものがあると知り、これで状況を打破できるのではと感じました。

いくつかシステムを検討したところ、サポート体制が充実しているのが『BtoBプラットフォーム 受発注』でした。実際に導入している企業数社からも、「すごく業務効率がはかれますよ」との声を聞いています。従来の手作業を続けた場合の人件費や経費を試算すると、システムを導入してもコストはペイでき、さらに人手を減らせる分、他の業務へ注力できます。伝票のペーパーレス化でかなりの効果が期待できると、調理場や経理など、関係部署を説得してまわり導入に至りました。

現在、主な仕入れの取引はほぼ受発注システムを使っています。データで管理できるので「和食は今月こんな提案をしている、これだけ仕入れている」といった業者との取引内容や金額も一目でわかります。これまでは計算しないと分からなかったので、調理場はいちいち用度課へ、今どれくらい使っているか聞きに来ていたのです。今は、自分たちで確認できますし、FAXや電話での発注と違って、「あの商品発注したか？」「いつ届くのか」も一目瞭然です。また伝票の手入力には紛失リスクや入力ミスがありましたが、今は取引履歴が残るので、経理でもチェック作業の負担が減り、非常に喜んでいます。ゆくゆくは会計ソフトとも連携させて、さらなる効率化をはかりたいと思っています。

お客様に安心して召し上がっていただくためにも、料理に何が使われているのか、確実に把握する必要があります。以前は商品ラベルを頼りにするしかなかったのですが、今は『BtoBプラットフォーム 規格書』で調理場に情報提供しています。情報の更新は各メーカーが行い、私がチェックして承認するフローです。

旅館業は、従業員満足度をいかに向上させるかが最も大事だと思っています。従業員が楽しく働いていれば顔や態度にも出ますので、お客様も、自然と感じとられるでしょう。ITなどのハードを活用し、オペレーションの効率化をはかってより付加価値の高いサービスを提供していきたいです。効率が上がれば業務負担の軽減だけでなく福利厚生の拡充もはかれます。旅館業はしんどいというイメージを払拭させたいですね。実際、お金をいただきながらお客様から感謝の言葉もいただく、やりがいのある仕事です。「ありがとう、また来ます」と言葉をかけられたときのなんともいえない達成感、アドレナリンが出るといいますか。もっとお客様のために何ができるかという気持ちが沸き上がる、この気持ちをもっともっとスタッフに味わってもらえたら、魅力を伝えていけたらと思っています。

仕入れ業務の効率改善と、さらなる収益向上のためです。これまでは、料飲など各部署から上がってきた発注内容を仕入課がまとめて仕入業者にFAXを送り、経理課が納品書の金額を集計して請求書と合っているか確認していました。

1カ月に約2000枚の伝票を、業者ごとに整理して経理ソフトに手入力していたのです。業者さんによっては1日の納品だけで20枚にのぼることもあります。手作業だと金額の間違いも起きますし、月初に請求書が届くのを待つ時間があるなど、月次決算書の作成に日数を要していました。

こういった課題をなくすため、2021年3月からインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を使って仕入れ業務のデジタル化を進めることにしたのです。

実は、導入するまでインターネットを使った受発注システムがあること自体知りませんでした。当時、ホテル予約管理システムを導入したのですが、たまたまインフォマートの担当者からご案内いただいたのがきっかけです。近隣の旅館様も導入しているということで採用いたしました。

はじめは社内外ともに、反対意見が多かったです。「これまでのFAXによる受発注で何の問題もない」「仕入先と調理担当が電話で直接コミュニケーションしないと、当日のおすすめなど鮮度の高い食材が仕入れられない」などの声もありました。

当初はFAXと受発注システムを半分ずつ使うことも考えたのですが、一部だけデジタル化しても効果は限定的ですし、紙とデータが混在することでかえって混乱を招くおそれもあります。デジタル化は100%やらなければ意味がないのです。こういった理由で一斉に切り替えました。

従業員の理解を得るには、まず各部署の部門長からコンセンサスを得ることが大事です。そこで「BtoBプラットフォーム導入委員会」を部門長レベルで立ち上げ、全社でDXを推進するという姿勢を打ち出しました。デジタル化を会社の取り組みとして認識してもらい、できない理由を探すより、どうすればできるかを考えるべきだと粘り強く説得したのです。思い切ったトップダウンの決断でしたが、結果的にはスピーディーな意志決定ができました。

これまでは1カ月に約2000枚の納品書を手入力していたのが、今ではCSVデータを経理ソフトに読み込ませるだけで集計が完了します。1カ月に1度、1時間もあればすぐに取り取り込めるので、手入力にかけていた手間を削減できました。

仕入額に関わるミスも減っています。部署ごとに紙でやり取りしていた頃は、請求書と納品書の金額に差異があった場合、当社と仕入れ先のどちらが間違えているのか確認しなければいけませんでした。このチェックが必要なくなったことは画期的でした。人の手が入るとどうしてもミスの可能性が高くなるので、システム化で正確性が増したことは大きなメリットです。

また、業者さんとの間で売上を翌月に回すなど個別のルールがあることもしばしばでした。『BtoBプラットフォーム 受発注』を使うことで締日が明確になり、社員の管理意識も向上したと思います。たとえば原価や在庫の数字にズレがあれば、その理由を現場が主体的に考えるようになりました。以前はバラバラだった原価率が安定し、現在はほぼ目標を達成できています。

仕入れ業務と請求業務を効率化できて、現場には時間的、精神的なゆとりが生まれました。今後はその時間を有効活用し、取引データを分析してさらなる業務改善ができればと思います。これまでは入力作業や資料作成に追われていましたが、資料に対し「ここはこう思う」「こんなふうに改善できるのでは」など意見が出る機会も増えました。そうした意見を取り入れつつ、これからもデジタル化を進めて職場や業務を改善していきたいです。

オーガニックでヘルシーな朝食で、「お客様に元気な1日をスタートしていただきたい」という思いがあるからです。オーガニック野菜を使ったサラダや、健康を意識したオリジナルドレッシング、お米も環境に配慮した特別栽培米を利用するなどしています。

私はサービス管理部の朝食担当として各店舗を回り、食材やメニューのことはもちろん、朝食会場の演出や衛生管理、接客など、朝食をしっかりと運営できるようにサポートし、お客様の評価を上げるために必要なことを行っています。

人材教育についてはマニュアルもあり、適宜、研修も実施します。また、新たな試みとして、「朝食グランプリ」を社内で開催しており、頑張っているスタッフの取り組みを動画にして、良い事例として全店舗に配信するようにしているんです。

以前の仕組みは、委託先企業を通してインフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』で取引先へ発注するというものでした。ところが2021年の春頃、その仕組みが運営元の事情で使えなくなってしまったのです。あまりにも急なことで、朝食食材の発注ができなくなるという、いわば緊急事態に対応しなければなりませんでした。

それならば、この機会に自社で『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入して、直接システムから発注できるようにしようと決めました。

他企業様であれば、経理部などが業務効率化や紙の削減を目的としてシステムを導入するケースも多いと思います。ですが当社の場合は各現場の朝食を円滑に運営するために至急導入しなければならないという事情から、契約から約3カ月で稼働まで進めていただきました。

また、エコ・ファースト企業として、この機会に食材の発注だけでなく、さらなる紙の削減に取り組むという考えのもと、備品関係の一部の発注も『BtoBプラットフォーム 受発注』で行うことにしたのです。加えて経理部でも、毎月700枚にものぼる請求書が届いていたこともあり、それらもまとめて紙の削減に繋げたいという考えがありました。

まず、食材の取引先と直接契約をすることからはじめなければいけませんでした。ただ、従来の取引先とは『BtoBプラットフォーム 受発注』でのつながりはあるわけですから、導入に際しての大きなトラブルはなかったです。

また、日々の発注業務についても、各店舗にアカウントが付与されていますので、発注担当者が以前のやり方から『BtoBプラットフォーム 受発注』に変わるだけですので混乱もありませんでした。

朝食食材の発注については、紙の発注書を1枚1枚書いてFAXで送るという作業が、システム導入により削減されたので業務効率化につながっています。備品についても、すでに取引先が『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入しているケースが多く、スムーズに切り替えができました。現在、食材と備品合わせて、発注全体の約7割はデジタル化できています。

各店舗での効果もさることながら、本部としても大きな効果がありました。それは、各店舗の発注状況を細かく追えるようになったことです。食材の種類、量、発注頻度といったデータが一元管理できるので、店舗ごとの発注内容の分析がしやすくなっています。これはかなり大きな効果です。

以前は備品や食材の発注は店舗ごとにバラバラに行っていましたし、本部としては発注内容を知るには店舗に確認をしなければなりませんでした。もちろん、毎月経理部に発注書が集約されますが、それをすべて追うことはできません。

店舗側、本部側の双方で発注内容を把握できることに、大きなメリットを感じています。店舗では、似たような商品でもより安い商品が選べますし、本部側では原価管理がしやすくなりました。

また、新しい業者から商材のご提案をいただくことや、自社でメニューの開発をするにあたり、活用することが増えました。例えばスープ系の商材であれば、インフォマートから現状使用している、スープ系メニューの活用実績をすぐに出すことができるので、実績を元にコスト計画の見直しができてリスク回避につながりますし、慎重な経営判断ができるようになりました。また、取引先様との交渉もしやすくなっています。

経理部では、毎月約700枚届いていた紙の請求書の処理と保管が不要になりました。それから、紙の請求書では仕訳科目の入力に迷うことがありましたが、最初に科目設定をしているので自動で仕訳されるため、負担が軽減されました。請求書のフォーマットによっては、支払い額の欄がわかりにくいものがあり、稀に支払い金額の間違いがあったのですが、一切なくなっています。

お客様にはスーパーホテルに泊まったからこそ、「Natural」「Organic」「Smart」というコンセプトを感じていただき、環境や健康により一層意識を持っていただくことが当社の使命だと思っています。朝食もまさしく、そうしたコンセプトを感じていただくためのサービスとして、より良い朝食を提供していきたいですね。

システム導入前は、グループ内の担当者が、管轄のホテルをまとめて仕入などの経理業務をしていました。現場から経理担当者に送られた請求書と会計システムを突き合わせて、振込などの処理を手作業で入力していくのです。数字の正確性はもとより、照合作業だけで毎月どの施設でも数日かかっていました。

さらに、電話での言った言わないといったトラブルや、手書きのFAXが読めない、金額が合わないといった問題がありました。紙の伝票では、経理担当者と現場、取引先との間で煩雑なやり取りが発生します。そういったことを解消しようと、あらゆる受発注システムの会社に資料請求して、７～８社ほどを比較検討しました。結局、お取引先様の負担が少ないシステムが最もいいということで、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 受発注』を導入することにしたのです。

幸いにもインフォマートのシステムが広く利用されていたことで、当社のお取引先様の中にもすでに利用しているところが多く、結果的に8割強のお取引先様にシステム導入を同意していただきました。少額取引の仕入業者様でも、インフォマートの料金プランには取引金額が10万円未満ならシステム利用料が無料になるものがあることをご案内して、ご協力いただきました。

問題は仕入れ品の単価統一でした。単価の調査では、グループ各拠点の仕入担当や調理担当には前職でインフォマートを使っていた者もおり、準備期間にはアドバイスももらいました。作業は大変でしたが、稼働後の期待が上回り負担とは思いませんでした。

本部ではデータ入力がほぼなくなり、請求書との突き合わせもなくなったので、時短効果は大きいです。取締役からデータを見たいと要望があったときも、システムで検索してすぐ出せるようになりました。私自身の業務でいえば、月末の入力から解放されて、2～3日分の業務が削減されました。

また、各拠点の支配人の負担も軽減されたと思います。スタッフとインフォマートでの入力や突き合わせを分担することもできるようになったので、空いた時間をお客様とのコミュニケーションの時間に充てもらいたいというのが会社の考えです。

各ホテルの厨房では、お客様のご利用状況に応じて、どうしても締め時間ギリギリの発注になることがあります。その際の注文は、システムでなく電話に頼らざるを得ません。この改善は難しいですが、なんとか体制を整えていきたいと思います。

グループ全ホテルの購買・経理業務のDX化とはまだ端緒についたばかりですが、コスト削減や業務時短化のほか内部統制も強化でき、管理本部の体制は整いました。同時に進行していた採用、勤怠、給与といった人事システムのDX化も整っておりますので、全業務でペーパーレス化、IT化を図っています。グループ会社内の行動指針で「常に新しい価値へのチャレンジ」というものがあります。現状を最良と考えず、関わる全ての人にとって価値ある何かに挑戦することが大切という意味で、『BtoBプラットフォーム 受発注』の導入は、全社DX化の第一歩の挑戦として大成功であったと思います。