第4回 経理ステーション 請求書業務の効率化を高める、各種代行サービスの活用法 開催レポート

2019.10.23(Wed.) 15:00~18:00 TKP東京駅大手町カンファレンスセンター

請求書業務を電子化する『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入・活用ノウハウを紹介・共有するイベント『第4回 経理ステーション』が、2019年10月23日に開催されました。 今回は基調講演として、国税庁OBで帳簿書類電子化のスペシャリストである袖山喜久造税理士から「電子帳簿保存法」の導入と今後について解説いただきました。帳簿や書類の保管場所に悩んでいる、書類の電子化・ペーパーレス化に関心のあるユーザーが数多く訪れ、熱心に見ておられました。 また、『BtoBプラットフォーム 請求書』のユーザーの活用事例紹介では、「請求書を紙で送ってほしい」という取引先からの要望に応えるために郵送代行を利用されている株式会社バリューゴルフ様と、「紙で届いた請求書を、一括で『BtoBプラットフォーム 請求書』に取り込みたい」と入力代行を利用されている株式会社ファーストキャビン様のお話をお届けします。ぜひ自社の取り組みに活用ください。

【第1部】電子帳簿保存法の解説と今後の動向

インボイス制度がペーパーレスの契機に

SKJ総合税理士事務所 所長・税理士 袖山喜久造

帳簿書類電子化のスペシャリスト

SKJ総合税理士事務所 所長・税理士 袖山喜久造 2019年10月より消費税率の引き上げと、それに伴う軽減税率制度がスタートしました。2023年10月から導入見込みのインボイス方式では、適格請求書の発行、仕入れ税額控除の厳格化など、税務手続きは一層複雑化し、経理業務の負担増が予想されます。また、2020年度の税制改正大綱には、業務効率の向上を狙いとし、電子帳簿保存法の改正が盛り込まれました。国税庁OBで電子帳簿保存法の第一人者である袖山喜久造税理士によると、今後は規制緩和による税務手続きのペーパーレス化が加速するといいます。

税制改正で規制緩和が進む電子帳簿保存法

国税局調査部在籍時には電帳法担当の情報技術専門官として納税者指導や事務運営等に携わってきた袖山税理士。帳簿書類の電子化について定めた「電子帳簿保存法(以下、電帳法)」は、1998(平成10)年の施行以来、何度か改正され、電子化を推進する国家戦略にそって規制緩和されてきたといいます。 「電帳法は、法人税法や所得税法で基本的に7年間の保存が義務づけられている帳簿や書類などの国税関係書類の、保存にかかる負担を軽減するために制定されました。2005年の改正で導入されたのが『スキャナ保存』です。これまで紙での保存のみが認められていた、受領した領収書や請求書、契約書といった取引関係書類の、スキャンデータによる保存が可能となりました。しかし、このスキャナ保存は非常にハードルが高いものでした」 認定認証事業者が発行する電子署名が必要で、24時間以内にタイムスタンプを付与し、検索できる状態で保存しなければならなかったのです。企業が電子化を進めるには多額の投資をしてシステム開発をしなければなりませんでした。そこで、2015(平成27)年、2016(平成28)年と2年連続の税制改正で大きな規制緩和がありました。 「2015年、2016年の改正で電子署名等は廃止され、スマートフォンやデジカメで撮影した画像の保存も認められるようになりました。一方改ざん防止のため追加されたのが『適正事務処理要件』です。領収書や請求書、契約書といった取引関係書類は、『重要な書類と分類されます。この取引関係書類のスキャナ保存には、「相互牽制」「定期的なチェック」「再発防止策」という適正事務処理要件を満たす社内規定を整備する必要があります。実は今年2019年も改正があり、過去書類のスキャナ保存も認められるなど、より実務に則した規制緩和が進んでいます」 電帳法では、次の3種の電子化やデータ保存について規定されています。 1.国税関係帳簿
2.国税関係書類
3.国税関係書類以外の書類(電子取引)
1と2の国税関係帳簿書類は、一定の要件に基づいて事前に所轄の税務署の承認を受ければ、データで保存することが認められます。 一方、3の電子取引とは、EDI取引やネット取引、取引先とのメール、また電子請求書といった、取引情報のやり取り自体を紙ではなく電子データで行う取引です。元の形が紙ではないので法人税法では保存義務規定はありませんが、電帳法で電子データ(電磁的記録)の保存が義務付けられています。これは税務署の承認を受ける必要はありません。 「電子請求に関しては、所轄の税務署長の承認は不要ですので、今日からでも始められます。とはいえ、保存していなかった場合は、青色申告や連結申告の承認が取り消されるおそれがあるので注意が必要です。電帳法の要件がそれほど厳しくなく、今後財務省や国税庁が推進していきたい部分です」

インボイス制度への対応にデータ保存は必須

2023年10月からは、適格請求書等保存方式、いわゆるインボイス制度が導入されます。現在は税込み3万円未満の仕入れについては、請求書や領収書がなくても帳簿への記載だけで仕入税額控除が認められています。しかし、インボイス制度は3万円未満であっても、請求書、領収書、あるいは納品書などを必ず保存する必要があります。 インボイス制度への対応にデータ保存は必須 「インボイス制度では、『適格請求書発行事業者登録番号』という非常に長い名前ですが、この番号を請求書の証書や納品書に記載をして相手方に発行します。これは課税事業者が税務署長に申請して登録をうけた『適格請求書発行事業者』であることの証明となります。 適格請求書等をもらったほうは、記載されている登録番号が間違いなく消費税の適格請求書発行事業者であることを、国税庁のホームページで確認した上で会計処理、消費税処理をすることになります。これらの証憑の保存が仕入税額控除の要件です。帳簿への記載も必須ですので、今以上に納税者側に事務負担がかかることになります。 国税の税務調査において、適格請求書発行事業者として登録されていない事業者への支払いを課税仕入れしている場合には、是正されることになります。登録番号を確認してから会計処理する必要がありますが、毎月何百件何千件と支払をしている会社が1件1件確認するのは不可能です。ここはデータ確認できる仕組みが必要とされています。 2023年から変わる新消費税法では、適格請求書等の授受方法に紙も電子データも認めています。ただ、電子請求書は今のところ紙の請求書の法人印に相当する証明の手立てがありません。 「今後インボイスが普及したときの、社判や角印に代わるような法人格を証明できる電子証明書の制度化は国の政策により進められおり、これを『eシール』と呼んでいます。電子請求書が一般的なEUではすでに法制化されていて、日本でも同じような仕組みを考えています。eシールは法人名や住所、代表者、また適格請求書の登録番号の証明を検討していますので、eシールがついた適格請求書は、受け取った側は確認業務が不要です。これもやはり、電子化でなければ対応できません」

2020年以降はクラウドを活用した電子取引が拡大の動き

2019年12月中に発表見込みの2020年度税制改正大綱には、電帳法のさらなる規制緩和が盛り込まれる見込みです。これまでタイムスタンプを付与するか社内規定を整備して運用する必要があった電子請求書の授受も、クラウドを活用する場合は措置が免除される方針が示されているといいます。 「『BtoBプラットフォーム 請求書』のようにクラウドでやりとりをして、そのサーバで発行側、受取側の双方が請求書データを見られる状態であれば、訂正や削除の防止規程もタイムスタンプもいりません。令和2年度の政府税制大綱には既に盛り込まれ改正される予定です。クラウドは、権限がある人なら全員が見ることができるのです。取引の透明化、プロセスの確実化が図られています。このため税務調査では調査の対象となる不適切取引は起こりえないことになります。もちろん電子取引なので税務署への申請・承認も不要です。 国税庁が電子取引を推進する理由は、消費税インボイス制度への対応だけでなく、納税者の事務負担の軽減やコンプライアンスの強化です。電子請求のほうが確実に統制がきくようになるため、調査の必要とされない納税者を増加させる効果もあります。今、国税庁の運営方針では、税務コンプライアンスが良好と評価される法人については、調査期間や頻度を緩和するという運営を行っています。税務コンプライアンス向上に取り組み、税務調査をしなくてもいい会社を増やそうという考え方です」 国が方針としてペーパーレス化を推進していることもあり、今後電子化の流れは一層の加速が予想されます。2020年4月から義務化される電子申告(原則資本金1億円以上の法人)、また議論が進むeシールの法制化など、今後も動向に注目が必要です。 電子帳簿保存法に対応した電子請求書サービス
『BtoBプラットフォーム 請求書』はこちら

【第2部】ユーザーのシステム活用事例紹介

受取発行株式会社バリューゴルフ

「1人予約ランド」など、ゴルフ関連サービスを提供

郵送代行を活用し業務改善、請求書発行は10分で完了

導入効果(株式会社バリューゴルフ) 業界最多の発行部数を誇るフリーペーパーのゴルフ情報誌や、ゴルフ場のオンライン予約など、ゴルフ関連事業を手がける株式会社バリューゴルフ。契約するゴルフ場は全国におよび、毎月膨大な量の請求書を発行しています。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入では作業効率を最優先にし、発行全体の約6割を電子データ化、残る約4割に『郵送代行サービス』を活用し、ストレスだった請求書発送作業をなくしました。月に60時間かかっていた発行業務時間が10分に短縮されたといいます。

全国800コースのゴルフ場へ、毎月60時間かけて請求書を発行

2016年に東京証券取引所マザーズに上場した株式会社バリューゴルフ。『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入したのは、ちょうど上場に向けた準備で社内が慌しい時期だったと、管理部長の戸塚茂樹氏は振り返ります。 「弊社の主な事業のひとつに、全国津々浦々のゴルフ場と契約している集客支援サービスがあります。ゴルファーが弊社提供のオンライン予約システムを使ってプレーした分の利用料を、ゴルフ場からいただくビジネスモデルです。 取引先のゴルフ場はシステム導入当時で約800コースありました。請求金額が月末締めで確定してから800コース分の請求書を印刷し、取引先ごとに振り分け、手で封入する作業に毎月大変な時間と労力を費やしていたのです。一番の課題は、取引先へ請求書が到着するまでに日数がかかることでした。ゴルフ場は遠方にあることが多く、印刷・発送から2、3日かかって届く場合もざらです。早く請求金額を知りたいとのお問い合わせを受けて、個別に請求書のスキャンデータをFAXする作業も、多い月で30件ほど発生していました。月末月初の忙しい時期で、業務的にも精神的にも大きなストレスになっていたのです」 時間に換算すると毎月60時間ほどかかっていたこれらの業務を効率化するため、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。社内に反対の声などはなくスムーズに承認されたものの、取引先によってはシステム導入が難しいケースもあったといいます。 「我々も当初、導入するからにはと電子データ化率をあげることにこだわって取引先に一生懸命お願いしていました。ただ、どうしても紙がいいとおっしゃる取引先があると結局発行業務が残ってしまい、なかなか効率化が進みません。そこで、オプションの『郵送代行サービス』(※)を利用して、作業を一本化することにしました」 ※電子請求書を利用されてない取引先へ、自動で発行される紙の請求書

6割を電子データ化、4割を郵送代行で作業時間を10分に短縮

取引先には、請求書を電子データ化することによるメリットを伝えたうえで、データと紙、どちらで受け取るかを選択してもらっています。 6割を電子データ化、4割を郵送代行で作業時間を10分に短縮 「一番の課題であり、もっとも効果を感じるのが、請求書の到着が早まる点です。もし差戻しが発生しても画面上でスピーディに修正できるのは、先方にとっても大きなメリットです。実際、電子データ化してくださる取引先のほとんどが、そこに魅力を感じて賛同していただいたと感じています。また、紙でなくデータで受け取るほうが逆に助かるというお声も少なくありません」 電子データ化率アップにこだわるよりも、業務効率を高めることを優先。発行する請求書全体の約4割に『郵送代行サービス』を活用することで、現場では印刷や封入といった作業がなくなりました。現在の取引先は約1200コースと、導入当初より大幅に増えているものの、請求書の発行業務にかかる時間は10分足らずに短縮されています。 「売上規模が拡大している今、『BtoBプラットフォーム 請求書』がなかったらどうなっていただろうかと思います(笑)。コストの削減効果を試算してみたところ、 電子データ化率6割の現時点で、金額にして年間約150万円、時間に換算すると約720時間を削減できたことになります。また、年間約1万枚の紙の消費も減らすことができました。なによりも、業務にかかるストレスをなくせたことが大きな効果です」 電子データ化率の向上には取り組んでいきたいとはしながらも、社内の課題というよりむしろ、取引先の希望をすくい上げながら進めていくのが目標とのこと。また、受取業務のシステム導入による効率化へも、意欲をしめしています。 「現在は、弊社と契約しているゴルフのレッスンプロへの毎月支払うレッスン料の確認に『支払通知機能』(※)を利用しています。トーナメントなどへの遠征などで忙しいレッスンプロも、スマホから支払確認できるので非常に助かっています。 ※取引先へ支払金額をお知らせする通知書をデータで作成・送信する機能 受取モデルについては、まだ検討段階ではありますが、今後もっと電子データ請求書が普及してくれば、と思っています。取引先の作成した請求書がデータとして弊社側の販売管理システムに取り込めるという点は非常に魅力的です。さまざまな可能性を、今後も見きわめていきたいです」 電子化していない取引先へ紙の請求書を発行できる
『郵送代行サービス』はこちら
登壇いただいた 株式会社バリューゴルフ 様の活用事例はこちら 請求書・支払通知書の電子化で、請求書発行にかかる工数と
支払金額確定までの日数が、大幅に短縮できました。

受取株式会社ファーストキャビン

キャビンスタイルホテル「ファーストキャビン」の運営会社

紙の請求書を入力代行でデータ化し、一元管理

導入効果(株式会社ファーストキャビン) 『BtoBプラットフォーム 請求書』の受取機能に新たに加わったオプション機能、「入力代行サービス」。紙で受け取った請求書を自社で電子化する「自社作成請求書アップロード機能」をさらに効率化する新サービスとして、提供を開始します。正式リリースに先立って導入いただいている株式会社ファーストキャビンの活用事例を、株式会社インフォマート 事業推進部コンサルティング1課 岡達也がご紹介しました。

急成長に追いつかないバックオフィス業務をアウトソーシング

『BtoBプラットフォーム 請求書』の新機能、「入力代行サービス」を先行導入された株式会社ファーストキャビン。カプセルホテルでも、ビジネスホテルでもない、新しいスタイルのホテル「ファーストキャビン」を全国27拠点に展開しています(2019年11月現在)。飛行機のファーストクラスをイメージした、コンパクトかつ高級感のある客室が特徴です。 増加するインバウンドや2020年の東京オリンピック・パラリンピック開催を控え、ホテル業界は激戦の時代を迎えています。2006年創業から10年で10店舗だったファーストキャビンの出店ペースも、ここ2年あまりで15店舗出店と急成長。その勢いの一方で、バックオフィス業務が追いつかない状況がありました。限られた人数で倍増する業務に対応するためには必然的にシステム化による改革が求められたのです。 増加するインバウンドや2020年の東京オリンピック・パラリンピック開催を控え、ホテル業界は激戦の時代を迎えています。2006年創業から10年で10店舗だったファーストキャビンの出店ペースも、ここ2年あまりで15店舗出店と急成長。その勢いの一方で、バックオフィス業務が追いつかない状況がありました。限られた人数で倍増する業務に対応するためには必然的にシステム化による改革が求められたのです。 「ファーストキャビン様は、ホテル事業のアメニティ用品や飲食事業の食材の発注で、すでに弊社の『BtoBプラットフォーム 受発注』をお使いでした。電子データ化のメリットもご存知で、請求書業務の効率化を期待されての導入でしたが、課題もありました。時間も人手も不足しており、取引先へ電子請求書での発行を依頼するといった準備にリソースを割くことができなかったのです」 そこで、請求書は紙で受け取り、外部委託による入力で電子データ化。『BtoBプラットフォーム 請求書』の画面上で管理することで効率化をはかるという、「入力代行サービス」を選ばれました。実際に請求書の入力を代行する株式会社メリービズからは、CEO/Founderの工藤博樹氏が登壇。 株式会社メリービズCEO/Founder 工藤博樹氏 「弊社は2011年に創業した、中小企業向け経理代行サービス会社です。様々な経理業務の中のルーチンワークを請負うことで、経理・会計の領域で本来やるべきコア業務への集中をご支援しています。登録している約750人のリモートワーカーは、出産育児などで職場を離れた方など、経理に特化したエキスパートです。とはいえ人材のマッチングサービスではありません。あくまでメリービズが法人として業務を請負ますので、急に連絡がとれなくなるとか、納期に間に合わないといった心配はございません」(工藤氏) 貴社と入力代行会社

会計システムとの連携で、将来的には自動化をめざして

ファーストキャビンが『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入で目指したのは、一括管理による検索性の向上と管理コストの削減でした。将来的には会計システムとの連携も予定しています。承認機能や仕訳機能(学習機能)を使うことで会計の締め業務が早期化することにも期待されています。 「紙の請求書を送ればデータの形で返ってくるところに、アウトソーシングならではのメリットを感じるとの声をファーストキャビン様からいただいています。このスピード感は、内製化ではできないと感じたそうです。電子データで管理することで、ファイリングは不要ですし、対象の請求書も簡単に検索できて助かるというお話もありました」(岡) 今後、ファーストキャビンの展望としては、会計システムと『BtoBプラットフォーム 請求書』を連携することで、自動化へ向けた取り組みをしていきたいとのこと。また、現在の紙で受け取っている請求書は、順次、電子データによる受取に移行していく予定です。 「最後に、ファーストキャビン様のお話で心に残っているのは、経理業務の未来についてです。バックオフィスの領域で現在、急速にRPAやAIが発展しています。これからの時代は、請求書に限らず、電子化データ化されている、一元管理されてるということが当たり前になっていくだろうとの見解です。これまでの経理は会計システムへの入力などのルーチンワークが主として求められていました。こうした作業は今後、自動化、仕組み化を促進されるでしょう。これからの経理に求められるのは、経営判断に必要な会計情報や数字の分析などの提案です。システムを活用し、手より頭を動かすことがより重要になるとの言葉が、とても印象的でした」 紙で受け取った請求書を電子データ化できる
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【第3部】懇親会

【第3部】懇親会 懇親会では、軽食とアルコールやソフトドリンクを手に、経理ご担当者様同士で意見交換や登壇者への質問など、積極的な交流が行われました。経理部門の方は、普段社外の方と情報交換する機会がなかなかないこともあり、大いに盛り上がりました。 懇親会 懇親会 最後に、「デンシカ」のキャラクターグッズなどのお土産をお渡しし、懇親会が終了しました。 弊社では今後も定期的に経理ステーションを開催していく予定です。次回開催の際も、皆様のご参加を心よりお待ちしております。

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