―どのような業務課題を抱えていましたか。

業務としては、毎朝、受注した内容を基幹システムに入力し、伝票発行、商品をピッキングして配送ドライバーに回すという流れがあります。受注のうち、電話で入るものは詳しく注文内容をメモしますし、FAXで入れば伝票に書き写す作業が必要でした。

全受注のうちFAXが7割、電話が2割。ほかに御用聞きとしてこちらから電話をかけて注文を伺う取引先様もいます。

電話の場合は、きちんとメモを取っていても、先方の言い間違いなどで「言った・言わない」の問題が常に付きまとい、そのやり取りが煩雑でした。FAXの場合も、商品単位の誤りや文字が不鮮明なものも少なくなく、その都度、間違いがないか電話であらためて確認しなくてはなりませんでした。

―導入後の効果はいかがでしょうか。

受注対応が1日90分から30分に短縮しました。

現在、月に1,000件ほどの受注がありますが、700件は『TANOMU』で自動処理しています。これまでFAX受注は電話で確認し、手作業で基幹システムに落とし込み、そこから伝票を起こしていました。TANOMU導入後は受注が入ってクリックしてCSVに落とし込むだけですから、2分もかかりません。

そしてFAX-OCR機能には驚きました。取引先の中には、発注はどうしてもFAXでという得意先もあり、件数では月300件ほどになります。これが自動で入力されて、しかもCSVデータで注文内容を抽出できるとなれば相当手間が省けます。

以前なら1件あたり平均3分かかっていたとして、ひと月1,000件ほどなので月間3,000分、50時間ほどに上ります。それが『TANOMU』だと、1日あたり30数件をダウンロードしてシステムに入力するだけ。30分とかかりません。ひと月にすれば15時間前後の時間短縮と、さらには入力ミスも減らせると考えれば大幅な業務改善です。もちろん担当者の精神的負担の軽減もあるので、効果は計り知れません。

―受発注ライトに続いて、2020年に『TANOMU』を導入されました

卸企業さんからスマホで受発注できるシステム『TANOMU』をご紹介いただきました。『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』はパソコン型ですが、『TANOMU』はスマホでより簡単にできるのがいいです。現在はほとんどの方がスマホを所有していますから、これを使わない手はありません。双方向に情報の交換ができるのも魅力です。

―どのくらいの業務が削減できましたか？

『TANOMU』での受注は月間約500件、明細数でいうと4,000件ほどです。ベテラン事務員でも1カ月で8,000件ほどしか受注入力できませんので、1日あたり4時間ほど入力時間が浮いたことになります。

配送の負担も減らせました。これまで月曜日などは、営業担当が早朝に出勤して受注を打ち込む対応をしていたのですが、今は事務員が出勤する8時半にデータをCSVで落とすだけで終わりますから、今までより早く物流業務に着手する事ができるようになり、早朝出勤もしなくてよくなりました。

※BtoBプラットフォーム 受発注ライトについてはこちら

―システム化で社内の働き方が変わったのですね。

以前は残業して仕事することが偉いという風潮もありましたが、今では私が残業していると「珍しいね」とからかわれるほどです。事務員の残業時間は、人員補充やシステムの導入などによって二年前の1/2まで減り、有給も取りやすくなりました。

DXへのハードルは、世代や年齢より興味があるかだと思います。一人1台業務でパソコンを使う時代になってから随分経ちますし、皆それなりに使ってきているはずです。苦手意識がある方にもDXする価値を理解してもらい、協力していただけるようにしたいです。

― 受注業務に課題があると伺いました。

当社は営業所ごとに受注の専門部署を設けて、電話、FAX、インターネットの注文サイトを案内して注文を受け付けています。ただ、ここ１年は営業個人のLINEやショートメール宛てに注文が入るケースが増えてきました。毎日ひとりあたり3件前後、営業所全体で50件ほどです。

また、LINEでいただく注文内容はアバウトなことが多く、ミスに繋がりかねないのも懸念点でした。たとえば「ビール1本」と連絡をいただいても、どのような銘柄かはっきりしなかったり、サイズも書いていなかったりするので確認が必要です。これは電話での受注と同じくらい効率が悪く、画像をお送りいただいても判別が難しいこともあります。

LINEによる発注はお取引先様にとっては便利ですし、これからも増えるでしょうから、2021年12月にLINEでの注文を処理する受発注システム『TANOMU』を導入しました。

―導入後の効果はいかがでしょうか。

受注処理の簡素化ができました。これまでは営業担当がLINEやショートメールの注文を清書して、チャットツールで受注部署に転送していました。このため時間や手間がかかっていましたが、『TANOMU』で受注したものは手間がゼロになります。

また、LINEを通じた販促もやっていきたいですね。新商品のご案内のほか、会社の営業時間に変更があった際も、『TANOMU』からLINEでアナウンスできるので伝わりやすくなるでしょう。

お取引先様のメールアドレスを集めてメーリングリストで配信する手間も省けますし、LINEでの情報共有に大きく期待しています。

物流業界ではマンパワーが不足する時代になることは以前から言われています。ドライバー不足もそうですが、事務スタッフも集まりにくくなっています。これからもシステムの受注比率を高めると同時に、お取引先様の細かなニーズに合った配送を手掛けていきたいと思います。

― どのような業務課題を抱えていましたか。

電話やFAXで発注いただいた場合には、手書きによるミスや「言った・言わない」がどうしても出てきます。確実性を担保するために注文の詳細を確認しようにも、お客様は外食産業が多いため、夕方から夜中までの営業です。私どもとは時間が合わず、なかなか連絡も取りにくいのです。

規模の小さな注文や、個店のお客様との取引も効率化しようと考えていた時期に、LINEによる受注が増え始めました。
ただ、LINEですと受注内容を基幹システムに入力し直すという別の作業が必要になってしまいます。

もちろん転記内容を間違えてはいけませんから、チェックする時間も必要になります。そこでさらに1時間、1時間半の突き合わせの時間が発生し、受注が多い日は他の業務もどんどん後ろ倒しになっていました。

―TANOMUを導入されて以降は、どのような変化がありましたか？

TANOMUは受注内容を一括でCSV出力できるので、そこが一番助かっています。また、受注内容を画面上で管理できるので、入力し直す手間やそれを別の者がチェックする手間もほぼゼロになりました。体感的には、業務にかける時間は半分以上削減できたと思います。業務フロー自体が、まったく新しく良いものに変わりました。

ご高齢のお客様などは、新しいツールに抵抗を感じる方もいらっしゃいます。しかし、そういう方もスマホは使っていらっしゃることが多いので、ぜひ前向きに取り組んでいただきたいなと思います。TANOMU導入については今のところほぼメリットしか感じていませんので、今後より一層広めていきたいです。

― これまではお取引先様からの注文をどのように受けていたのですか。

基本的には電話やFAXで、一部スマホのショートメールもありました。特に休業日明けは多いときで30件もの留守電がたまっていて、その内容を伝票に書き起こすだけでも30分以上かかります。そもそも電話だと「言った・言わない」のトラブルもありますし、相手の声をうまく聞き取れないことも多いです。留守電を何度聞き返しても分からない場合には、私からお取引先様に折り返して確認することもしばしばありました。FAXやショートメールでも送信ミスは起きますし、お取引先様にとっても当社の事務員にとっても負担だったと思います。

たった1件の確認のために出発が遅れてしまうこともありました。

― 2022年6月に『TANOMU』を導入されましたが、効果はいかがですか。

お取引先様550件のうち、4割ほどが受発注システム『TANOMU』経由での発注に変わり、留守電の確認で毎日30分かかっていた作業が10分未満になりました。日中の電話対応も約30件から15件程度に半減し、事務員の負担は減らせたと思います。

―『TANOMU』の販促機能もお使いいただいているそうですね。

これまでは会議で「この商品を売ろう」と決めて営業に周知していましたが、特価商品を販促機能で発信できるようになってからは、配送時に営業しなくても注文をいただけるようになりました。以前には発信してから1～2分で売り切れたこともあります。

これまでは、配送員が直接お取引先様のもとへ伺って情報交換をする必要がありましたが、夜間に開店するお取引先様の場合は、昼に納品しても店主の方とはなかなか会えません。皆さんお忙しいですし、単品で注文されている方に他の商品を案内するのは難しい空気もあります。『TANOMU』の販促機能なら簡単に商品案内ができますし、営業の幅が広がりました。食品の廃棄も減らすことができるため、非常にありがたいと感じています。

― 受発注システムに『TANOMU』を選んだ理由は何ですか？

1つはシンプルに操作できる点です。ツールやシステムは、多くの人が関わるほど複雑になってしまうのが常ですが、『TANOMU』は何よりシンプルでわかりやすいのが魅力でした。もう1つはコスト面です。価格が他社と比べて圧倒的に安いので、万が一失敗しても大丈夫そうだと思えたのが大きいですね。

導入を決めてからは、お取引先様にチラシを配って一斉に案内しました。営業担当者が、マニュアルとログイン用のQRコードを印刷したチラシを持っていって説明したのです。お取引先様にとってもスマホでのシンプルな操作が分かりやすいようで、反応はおおむね良好でした。インターネットで買い物をする感覚で使っていただけています。

― 導入の効果はいかがですか

今までは毎日、留守番電話からの受注処理が約40件あったのですが、20件ほどに半減しました。FAXでの受注も『TANOMU』に置き換わったことで、営業担当が発注書をお取引先様に配る業務も減らせました。今までは新商品が出るたびに、営業担当が新たな発注書を作って印刷し、お取引先様のところへ持って行くものの、古い発注書を使い続けられてしまい、受注時に手作業で修正するなど意外と時間を取られていた事に気づきました。留守電やFAXからの受注を減らせたことで、事務だけでなく営業の負担も減らせたのは大きいですね。

また『TANOMU』が販促ツールとなって、新たなコミュニケーションを生んでいると感じます。こちらが考えた広告に、お取引先様からレスポンスが返ってくるのはうれしいものです。営業だけでなく事務も、セールスのやりがいを実感できるのは素晴らしいことだと思います。

―『TANOMU』を導入するきっかけは何だったのでしょう？

北海道日本ハムファイターズ様の新球場「エスコンフィールドHOKKAIDO」へのアルコール類の卸を当社が担うことになり、テナントさんからの受注方法を模索するなか『TANOMU』を導入しました。

各テナントにはFAXを置く環境もなく、電話線も引けません。ナイターなどで夜間の注文も想定されますが、夜遅くに動ける人材を球場に常駐させるのは難しいです。『TANOMU』なら24時間受注が可能ですし、受注金額ベースではなく受注回数に応じた料金体系でコストも抑えられます。エスコンフィールドでの展開にぴったりだと感じました。

北海道日本ハムファイターズ様と各テナント事業者には、『TANOMU』の利便性を含めて「テナントさんのメリットにもなるため、ぜひ導入してほしい」とお伝えしたところ、スマートフォンでの発注という点を高く評価いただき、すんなりご納得いただきました。

―導入効果はいかがですか？

QRコードを読み取るだけで注文画面が表示され、非常にユーザーライクな設計だと感じています。40テナントへ一気に展開しましたが、飲食店の方にもスマートフォンでの発注がしやすいようで、利用に関する問い合わせやクレームは一切ありません。

『TANOMU』では手入力による受注ミスはほぼゼロです。注文内容の修正機能もあるので、テナント側で修正できるのもいいですね。現在、テナントからの受注数は月間500〜600行で、中1日でお届けできるような体制を整えています。

もし導入しなかったら、担当者が朝までにFAXや留守電で受注を受けて手入力しなければならず、マンパワーをはじめとするコストは相当なものになっていたでしょう。『TANOMU』を入れて非常に良かったと感じています。

―商品を出荷する前の受注処理が課題だったようですね。

当社では安全で新鮮な牡蠣を飲食店さんへ届けるため、入荷後1泊2日の発送を基本とし、関東近県では朝5時までのご注文は当日中に店舗で提供できるよう配送しています。まさにスピードこそが大事です。にもかかわらず、内実は極端なアナログ業務で「出荷時間に間に合うのか？」という状況が続いていたのです。

取引先から1日100件を超える注文メールを受けていました。定型のフォーマットがなく、Excelやメール、独自の用紙、その他に電話やFAX、SNSなどまちまちだったのです。これらすべてを受注担当者が基幹システムに手入力していました。入荷のない商品が書かれていたり、いつもと数量が違っていたり、ときには複雑な内容もあり、確認しながら入力するため、納品書の作成待ちでピッキングや出荷が押していました。

そうした中、インフォマートさんから『TANOMU』を提案いただいたのです。当社にも取引先にもメリットがあると感じて導入を決めました。

―取引先様への協力要請はどのように？

営業が取引先の飲食店さんに『TANOMU』を使って発注するよう説明して回りました。極端な拒否反応はありませんでした。LINEに発注履歴を残せるので、“言った言わない”問題も重複発注も防げます。間違いなく店舗側の負担減に繋がっていると思います。

―導入効果はありましたか。

メールや電話、FAX、SNSでの受注は一切なくなりました。全受注の約95％はデジタル化されて、ほぼペーパーレスです。『TANOMU』と基幹システムをデータ連携したことで手入力がなくなり、納品書待ちの出荷遅れ問題も解消しました。また、在庫管理が便利になりました。『TANOMU』では注文時に商品の在庫数を設定できるので、ある産地の商品がなくなっても飲食店さんは別の産地の商品を発注できます。

以前は年末年始は売上が増えて残業することもありましたが、今では人員を増やさずに対応でき、業務に余裕が生まれて残業はほぼなくなりました。それもこれも『TANOMU』導入の効果です。

― 受注業務がたいへんだったそうですね。

当社でスープを販売しているお取引先様は5,000件ほどです。以前は注文をLINEで受けていたのですが、土日の休み明けにはLINEに100件を超える注文が入る状況でした。

しかも、注文内容が「黒いの１個」とか「豚ちょうだい」「いつものお願い」など、判断に迷う注文がたくさん入っていました。従業員が店名などから過去の注文を見直すしかないのですが、取引先には同じような名前のお店が大量にあるので、リストを確認するだけでも一苦労でした。精神衛生上よくない状況で昼休みもなく、夜7時、8時まで残業というのが日常化してしまい、離職率も高くなってしまったのです。

― その状況を改善するために、受発注のシステム化をされたのですね。

実は長年勤めた従業員が退職する際に、厳しいことを言われました。「誰がやっても同じように処理できるシステムを導入しないと、このままでは会社の存続は難しい。いまメスを入れないと、どんな人が会社に入っても業務の大変さで辞めてしまう」と。この言葉に私も反省しました。そこで受発注システム『TANOMU』を導入したのです。

『TANOMU』を導入してから、業務も職場の雰囲気も大きく改善されました。殺伐としていた職場が、今では笑い声が聞こえるほどにまでなりました。

まずは受注の際にお客様の名前や店名を調べるのが圧倒的に楽になりました。そして商品名による間違いもなくなりました。今では注文の8割は『TANOMU』で受けています。

その他にも便利なのがメッセージ機能です。これまでお客様への入金の遅れは電話やショートメールでお知らせしていました。『TANOMU』のメッセージ機能で取引先に一斉送信できるので、遅延なく入金のお知らせができます。業務も楽になり、入金が遅れる方はほぼなくなりました。

ースマホで受発注できるシステム『TANOMU』を導入されています。

商品をピッキングする際、受注内容をノートに書いて数量を纏めた表を作っていたのですが、これも課題に感じていました。注文をFAXでなくデータで受け取ることができれば、そうした集計作業も楽になります。何かいいシステムはないかと思い、導入を検討していました。

受発注システムに限らず、業務システムは長く使うものです。そのため、システムが永続的に更新されて、安心して使えることは重要です。また、システムは導入後に実際に触ってみないとわからないことが多くありますから、ちゃんとしたサポートがあることも必要です。その点、インフォマートは優良企業ですので安心でした。

ー受発注システムの導入後、効果はあったでしょうか。

まず受注業務が楽になりました。『TANOMU』で受注しているのが毎日60件、『TANOMU』で読み込むFAX注文書の受注が10件ほどあります。これはお取引先の8割を『TANOMU』で受注していることになります。

以前の当社書式によるFAX受注が主体だったときは、FAX用紙を1枚1枚確認し、留守番電話を聞き返し、配送ルートごとに注文書を仕分けして、ノートの商品一覧表に手書きしてまとめていました。受発注システム『TANOMU』を導入してからは、商品の確認作業が格段に楽になりました。『TANOMU』で受注した注文は、複数のお取引先であっても1つのデータにまとまるので、確認する時間が削減できました。朝の作業時間はこれまで2時間ほどだったのが、20分～30分は削減されています。これだけ時間が短縮できるのはかなり大きい効果だと思います。

ー受発注業務のほかに便利な点はありますか？

『TANOMU』の販促機能を使っています。商品の在庫が残っていても、今まではお客様にセールのご案内まではしておらず問い合わせが入ったら応対する程度でした。『TANOMU』だと、LINEを使ってご案内が手軽にできるので、例えば調味料の賞味期限が近づいているので特価で販売します、というようなスポットの販促情報をよく流しています。

ー1日にどれくらいの取引があるのでしょうか。

取引業者は約800社で店舗数にすると約1,200軒になります。受注件数は、週末の多いときには1日600件、行数でいうと3,000行にもなります。これを通常は4人、週末は5人体制で対応していました。システム化する前はFAXでの受注が最も多く、そのほかに電話、営業時間外の留守番電話に加え、各担当に届くLINEもありました。

留守電の場合は内容が聞き取りづらかったり、FAXも手書きの場合はうまく読み取れなかったりしてミスが起こりがちです。スナックなどナイト系のお客様のなかにはお酒をめされて酔っている方もいらっしゃいますし、電話の背後で大音量のカラオケがかかっていて聞き取れないこともしばしばあります。

ー『TANOMU』導入の効果はいかがでしょうか。

データ受注の割合がかなり増えた印象です。優先的に削減したかった留守電は半分まで減り、FAXも4分の1ほど減らすことができました。これまで週末はスタッフ5人体制だったのですが、4人で対応できるようになり、1人分の労力が減ったことで、その分を営業活動や販促活動に人員を割けるようになりました。

受注業務にかかる人数が少なくなったのは大きな変化です。「システム化で業務を効率化し、受発注にかかっていたマンパワーを削減したい」という目標は概ね達成できました。

ー今後の展望をお聞かせください。

お客様に手持ちのスマートフォンでいつでも注文できるといった『TANOMU』のよさを伝えて、システム受注をより増やしていきたいと考えています。留守電やFAXに慣れている方にとっては変更をお願いすることになりますが、長期的には必ずメリットがあると説明しています。また、当社ではSDGsの取り組みを強化しており、デジタル化によるペーパーレス化も取り組みの一環としてもアピールできます。

ー受発注システム『TANOMU』を導入した決め手は何ですか？

2023年8月時点で、受注の61%が電話とFAX、22%がインフォマート、17%がEDIなどその他のツールでした。電話・FAXでの注文は伝票にして1カ月あたり約6000件分、1日にすると約200件あったのです。これをデジタル化すれば現場の負担が軽減できると考え、いろいろなアプリを検討しました。

『TANOMU』に決めた理由は、取引先様がLINEを使って発注する点です。LINEはほとんどの方が利用しているので、使い方にご負担なく、今までの電話やFAXよりも楽にご注文いただけると思いました。

『TANOMU』はLINEだけでなく、スマホやパソコン、タブレットのWebブラウザからも発注できますし、どうしてもFAXがいいという取引先様にもFAX-OCR機能というFAX紙面をデジタル処理することで対応できます。さらにお取引先様が無料で使えるのは素晴らしいですね。

ー受発注システムの導入効果はいかがですか？

電話とFAXで受けていた注文は61%ありましたが、60%を『TANOMU』での受発注に移行できました。1カ月あたり約6000件分の伝票処理をデジタル化できたことになります。

以前は受注担当が5名で6時間ほどかかっていましたが、今では4名で4時間ほどで処理できるようになりました。受発注システムの費用対効果を考えてもメリットは出ました。現在は生まれた時間を有効活用し、受注以外のさらなるDXやデータ分析を進めているところです。

ー取引先様への発注方法の変更は、どのように案内されましたか？

『TANOMU』では、取引先様ごとに専用のログイン用チラシを印刷する機能があります。そこにQRコードがついており、登録方法がわかりやすく解説されているので、当社が説明する前にQRコードを自分で読み取って登録してくださった取引先様も多かったです。中にはどうしても電話で発注したいという取引先様もいましたが、営業からの再案内で『TANOMU』でスムーズに発注いただいています。

ー受発注システム『TANOMU』を導入した決め手は？

当社が『TANOMU』を導入したのは2024年2月で、その1～2年ほど前から受発注システムの提案を複数社から受けていました。各社のお話は魅力的で、システムを入れるだけで伝票処理がこんなにラクになるのかと驚きました。ですが、いずれの提案も導入の決め手が弱かったのです。

『TANOMU』の魅力は、当社の販売管理システムとCSVデータで連携でき、受注情報をそのまま流し込める点や、LINEでも受発注業務を完結できる点などいろいろあります。決め手になったのは、お取引先様とLINEでやりとりできるメッセージ機能が充実していた点でした。

また、利用料も許容範囲内で、発注側のお取引先様は費用負担なしで利用できるというコスト面での敷居の低さも導入を後押ししてくれました。

ー受発注システムの導入効果はいかがですか？

導入から約半年が経ち、『TANOMU』に顧客登録している約360店舗のうち、実際に発注いただいているのは70店舗と稼働率はまだまだです。それでも当社の販売管理システムと『TANOMU』をCSVデータで連携させたことで注文入力を自動化し、1日当たり2～3時間は掛かっていた伝票処理の作業時間を30分ほど短縮できました。稼働率20％程度でこの数字ですから、期待どおりの効果が出たと手ごたえを感じています。

また、『TANOMU』経由の受注分は文字が判読しにくい、商品名が不明といったFAX特有の問題もなくなり、受注ミスはありません。受注担当の事務員の立場でいえば、業務は劇的に変わったと言えます。こうした導入効果は、稼働率が高まるほど大きくなるので、事務員からは「もっとお取引先様に広げてください！」とお願いされているほどです（笑）。その言葉からも、導入効果の大きさを実感しています。

ー受発注システム『TANOMU』を導入した決め手は？

得意先のケーキ店様から、「『TANOMU』という受発注システムがある」とスマホ画面を見せていただいたのがきっかけです。すぐにインフォマートに問い合わせて、オンラインで説明していただきました。

『TANOMU』は何といっても、スマホでLINEを使って発注していただけるのがいいですね。取引先も当社も日々の業務に追われている中で、会社に何か新しいツールを入れるのは労力が必要ですが、LINEなら誰もが使いやすい。そう思って導入を決めました。

ー導入の効果について教えてください。

営業個人に来る電話やLINEメッセージの注文が減り、毎朝の受注業務が効率化できました。また、電話やLINEメッセージでの注文は休み中もいただきますが、『TANOMU』で受注すれば、休暇中の受注の引き継ぎは「確認だけお願いします」でOKです。

私の場合、『TANOMU』を使って毎朝の受注作業にかけている時間が50％ほど減りました。8時～9時半までのピッキング時間に追われるピリピリしたムードから解放され、週明けに発生していた大量のFAXやメール注文の処理も減り、早朝出勤も受注ミスによる再配達もなくなり、さらに休日の受注対応もなくなって、新商品をご案内する際の資料作成ができるようになりました。本当に素晴らしいツールだと思います。

ーお客様の反応はいかがでしたか？

お客様からもネガティブな反応はほとんどありません。画面がシンプルで、非常に操作しやすい。誰もがすぐに使いこなせるのはとても魅力的ですね。やはりLINEの操作性が大きいと思います。特に今までLINEメッセージでご注文いただいていたお取引先様は、『TANOMU』を使った発注に抵抗がないようです。

お取引先様に発注方法を切り替えていただく際は「チラシ機能を通して特価商品などお得な情報もLINEで配信します」というお話をします。それをきっかけに新規商品のご注文をいただくこともあります。現在はお取引先様の7割に『TANOMU』を使って発注いただいているのですが、残り3割の方にも積極的に進めていきたいと思っています。

ー受発注システム『TANOMU』を導入した決め手は？

最終的に『TANOMU』に決める要因となったのは、私たちの仲間である北海道コカ・コーラが先行して導入していて、その担当者から強い推薦を受けたからです。やはり同じグループなので、使うツールも同じものがよいのは当然です。

その他に重視したことは、取引先様が使いやすいことでした。『TANOMU』は取引先様がLINEで発注でき、無料でご利用いただけます。さらに、受注機能に加えて販促機能も充実していることが決め手となりました。特に、LINEを使って新商品や特価品、企画案内などを直接送信できるメッセージ機能は、販促活動の効率化に大きく役立っています。

ー導入の効果について教えてください。

2024年3月の導入から半年ほどですが、効果は現れています。まず、コールセンターへの電話・FAX注文が25％削減できました。その余力を使い、コールセンターから取引先様へ新商品などの電話営業ができるようになったのです。受動的な姿勢から能動的な営業への転換は大きな成果といえます。

販促効果も期待どおりでした。スマホの注文画面でオススメ商品や特価品の画像を表示するカタログ機能により、取引先様の購買意欲が高まり、追加購入が促進されています。また、メッセージ機能を16回使って、延べ約7,500件の取引先様に販促企画を案内した結果、約300の取引先様から1,200ケースほどの注文を獲得しました。

注文率は4%ですが、何より7,500件の取引先様に一度に案内できた点が重要です。対面営業では膨大な時間と労力を要しますが、『TANOMU』なら案内文を作成し、配信ボタンを押すだけで完了します。カタログ機能とメッセージ機能は、提案型セールスを強化するツールとして効果を発揮しています。

さらに、取引先様には24時間いつでも注文できる点が喜ばれています。電話やFAXによる時間と場所に制約が解消され、『TANOMU』ならスマホひとつでいつでもどこでも発注できます。現在、『TANOMU』経由の注文の約2割は当社の勤務時間外に行われているというデータからも、取引先様の利便性向上が裏付けられています。

ー受発注システム『TANOMU』を導入した決め手は？

いくつかのサービスから資料を取り寄せた結果、『TANOMU』が最も使いやすそうだと感じました。社内の誰でも受注情報を確認できることも理由のひとつです。導入当初は、基幹システムの商品コードに合わせた商品マスタの登録に時間がかかりました。ただ、必要な商品コードとそうでないものをしっかりと整理したことで、その後の運用がスムーズになりました。

特に、商品マスタの登録が終わったあとに出た課題は『TANOMU』のサポートセンターにお任せできたので、順調に進んだと思います。

ー取引先への発注切り替え案内はどのようにしましたか？

まずは配送員が商品をお届けする際、取引先様ごとにスマホで『TANOMU』にログインできるQRコードを記載した用紙を配布しました。発注の使い方も簡単に説明していたのですが、当初はすぐに切り替えは進みませんでした。そもそも飲食店様に時間がないことや、置き配を利用されている場合は対面で説明できなかったことも要因です。

そこで、取引先97社に対してログインIDを記載した案内用紙を郵送しました。その結果、32社がログインIDを取得し、そのうち19社が実際に発注を開始していただけるようになったのです。郵送によって思っていた以上にID取得がありました。取引先様によってはデジタルに慣れていないから難しいだろうと思っていたところも、意外とスムーズにIDを取得して『TANOMU』で発注いただきました。新規に取引を始める店舗様には、最初から『TANOMU』発注をご案内することで順調な利用につながっています。

ー導入の効果について教えてください。

インフォマートの受発注システム『BtoBプラットフォーム 受発注』と『TANOMU』を合わせて、全受注分の70％がデジタル化できました。特に大きな効果を実感したのは、1日100件ほどあったFAXの受注処理が『TANOMU』で半分以下に減ったことです。電話での受注も数件まで減少し、聞き間違いミスや転記作業の負担が軽減されました。商品コードが付いた受注一覧表を確認できるので、基幹システムで商品を探す時間が減ったのはうれしいですね。確認作業も楽になり、業務のスピードが向上しました。

『TANOMU』によって、誰でも受注内容を確認できる体制が構築できたことで、業務の属人化や負担が軽減されたと思います。これまでは毎朝、受注担当が注文内容を確認して配送担当ごとに仕分けしていましたが、配送担当が『TANOMU』の画面上で直接確認できるので、配送時間までに余裕が生まれました。社内からは受注が非常にしやすくなったと好評です。

メッセージ機能も非常に役立っています。これまでFAXで送っていた休業日のお知らせを『TANOMU』で配信することで、取引先との間で「案内した、していない」といった認識違いがなくなりました。取引先様も発注履歴はもちろんメッセージの配信履歴も残るため、分かりやすくなったと思います。

ー受発注システム『TANOMU』を導入した決め手は？

受注の多くはFAXや電話、留守番電話で受け付けていました。本社の石九ではFAXが平日は50件、週末には100件を超えます。さらに留守電の注文も毎日60件あり、これを4人で1時間ほどかけて処理するのです。ヒグチ石九では私1人のため1時間以上は受注作業に時間を取られていました。

毎朝、出社してからが大忙しで、1便の出荷に間に合えばいいのですが、一部は2便、3便に回ってしまうこともありました。FAX注文は手書きですから、品名があやふやなことが多くあります。「樽」とだけ書いてあるのでビールを持っていくとチューハイだった、なんてこともあり再配達もしょっちゅうでした。

取引先に注文内容を確認しようにも、多くが居酒屋です。我々は朝から夕方まで、居酒屋さんは夕方から夜中までと時間帯が違うので連絡が取れないのです。

こうした卸業界共通の問題に頭を痛めていて、いろんな受発注システムを探したのです。メールで受発注するもの、他のシステムと一緒になっているもの、あらゆるシステム、サービスを調べました。

業界大手の同業者にもいろいろ話を聞きました。そのなかで「いまはLINEを使う受発注が一番便利」という助言をいただいたのです。確かにPCやスマホ専用アプリの操作には不慣れなご年輩のお取引先様が多くいます。そのなかでLINEは、小学生から60～70代まで、多くの方が利用しているツールです。当社のお取引先様でもLINEならできるという感触を得ました。それで『TANOMU』に行き着いたのです。

ーお客様の反応はいかがでしたか？

抵抗されると思っていましたが、「思ったより簡単」という声があがっていました。FAXや留守番電話が手間と考えていたお取引先様が少なくなかったようで、全顧客の40～50%まではスムーズに理解していただけました。

現在は、電話やFAXから『TANOMU』に切り替えていただいたお取引先様は、本社で7割ほど。少し遅れて導入したヒグチ石九でも6割を超えたところです。

おかげさまで本社のFAXは1日100件から10件程度まで削減され、留守電も60件から20件程度にまで減りました。ヒグチのほうでも、体感的に同じように受注作業が減った印象です。