取引先様の手を煩わせずに社内の業務効率化を図る

― 取引先は小売店がメインと伺いました。

パン事業部 営業部 業務課 係長：弊社はおもに関西圏をはじめ中四国地域のコンビニや量販店、ドラッグストアなどの小売店に商品を提供しているほかに、阪神地区に展開している直営・フランチャイズのベーカリーショップの運営、洋菓子ブランドなども展開しています。

取引先である小売店のなかでも、いまはスーパーやコンビニが多く、最近ではドラッグストアも取引量が増えてきています。

― そのなかでお二人はどのような業務を担当していますか？

パン事業部 営業部 業務課 係長：私はパン事業部のなかの営業部業務課に所属して、受注を担う2拠点での受注・請求・入金処理という一連の動きのほかに、売掛金管理などを担当しています。

総務部 情報システム課 係長：私は総務部情報システム課に所属し、全社的なシステムの管理・運用・開発を担当しています。受注業務ではパン事業部及びデリカ事業部のEDIシステムによる受注を担当しています。

― そもそも受注と一口にいっても、その内容はさまざまだと思いますが。

総務部 情報システム課 係長：大手の取引先様はEDIシステムでの受注がほとんどで、その割合も年々増えてきています。パン事業部ではEDIでの受注が8割を占めており、課題は残りの2割の取引先様です。

パン事業部 営業部 業務課 係長：パン事業部では取引先数が約400社あるため、EDI以外の約300店舗ほどの取引先様は、電話やFAX受注によるものです。FAXだけで1日に2～300件ほどでしたので、この煩雑さを整理するために、まずは『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』の導入に踏み切りました。結果的に約300店舗のうち6割はデジタル化ができましたが、それでも4割ほどが残っている状況でした。

個人の店舗様や、その他の取引先様の一部では経費の面あるいはセキュリティ上の観点からWi-Fiが導入されておらず、ITに適さない環境にあります。そういった取引先様から1日に120～130件のFAXが送られてくるのです。これに対して弊社では2拠点、5～6名で対応していますが、必要なところにはFAX受領確認のため、リファックスします。

『発注書AI-OCR（invox）』の導入の決め手は連携と読み取り精度

― FAXはなくせない。そこで『発注書AI-OCR（invox）』の導入となるのですね。

パン事業部 営業部 業務課 係長：もっとも、大きな動機となったのは昨今の人手不足です。弊社でもかなり深刻な問題になっていて、早急に現在の受注体制、特に人手のかかる業務を見直していく必要があり、特に属人化を解消しなくてはならない状況にありました。

パン事業部では電話やFAXで受注が入ると、数名の受注担当者が基幹システムに直接入力、あるいはマークシートに記入して読み取り専用のOMR機（光学式によるマークシート読み取り機）で読み込ませる、という作業を行っていました。

より効率的な代替手段はないものかと、いろんなOCRサービスを検討しましたが、価格については割高感が拭えず、精度にしても罫線や枠線があると途端に読み込めなくなるものが多くて、不安が残りました。検討しては見送ることを繰り返していたなか、インフォマートから『発注書AI-OCR（invox）』の話があり、トライアル導入に至ったわけです。

― 結果的にご導入いただくわけですが、その決め手となったのは？

総務部 情報システム課 係長：いろいろあります。まずは『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』を既に導入していたことが最大の決め手でした。他社の製品も検討しましたが、やはり基幹システムとの連携を考えると手間が増えてしまいます。

その点、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』と取引先や商品などのマスタ管理が一元化できます。マスタの更新に要する作業時間も短縮されますし、基幹システムにデータを取り込む際も、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』の取引ダウンロード機能を使えるので全体的な業務の増加も最小限にできます。

読み取るデータも、様々なフォーマットに対応できるので『発注書AI-OCR（invox）』導入によるお取引先様への負担がまったくなく、移行がスムーズであることも大きい理由でした。

パン事業部 営業部 業務課 係長：電話やFAXでの受注はこちら側の担当者にある程度の知識が必要でした。例えば特定の商品が納品できない地域があるとか、地域によってリードタイムが違うといった個別のケースがあります。

そういったことを経験で補うのですが、どうしても業務が属人化してしまいますし、それでもなお発注ミスにつながることがありました。『発注書AI-OCR（invox）』の導入で、そういった属人化の解消にも繋がることが見込まれました。

それに、このところ全社で取り組んでいるペーパーレス化の目標とも合致していたことも理由の1つに挙げられます。

『発注書AI-OCR（invox）』導入後の効果

― 実際に導入してみて、想定した効果は出ていますか？

パン事業部 営業部 業務課 係長：FAXが入る度に確認しに行かなくても、パソコン1台で完結するのは何より便利です。ネット環境さえ整っていれば場所を選ばないこともメリットです。

また、手作業のために転記や入力にミスが起こる可能性がありましたが、そういうリスクが減ったことは、業務的にも心理的にも楽になりました。

1日あたり10数時間かかっていた受注時間を、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』と『発注書AI-OCR（invox）』を併用することで、2～3時間に短縮できました。また、これまで2拠点に分散していた受注業務のほとんどを1拠点で処理、管理できるようになりました。それまで受注業務に携わっていた人員も他の業務に集中できるようになりましたし、受注のための補充要員も不要になりました。

総務部 情報システム課 係長：使い勝手や操作感にしても、UIが見やすく、感覚的な操作ができるのもいいです。レイアウトの確認もしやすく、詳しい知識がなくてもできます。新たに導入したシステムでありながら、業務が増えた感覚がないのが良いですね。

『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』を介しているので、基幹システムとも十分に連携できています。現場で働く受注担当者からも「使いづらい」といった声はありません。何の障害もなく導入できた印象です。

発注書に続く、次なるDX促進

― DXを更に進めていくお考えは？

パン事業部 営業部 業務課 係長：会社全体でデジタル化の方向性が打ち出されています。その意味では、請求業務に関してもDXを進めたいと考えています。

常々言われているのが、「今までの業務をそのまま置き換えるのではなく、今までにない新しいことができるかどうかを考える」ということ。いろいろ試して虫食い的にDXするのではなく、ゴールをしっかり設定し、システム導入はゴールのための手段として捉えることが大事だと思います。

総務部 情報システム課 係長：今後も人手不足の状況は続くと思われます。そのため人手不足対策としては、費用対効果を考慮しながらではありますが自動化できるものは自動化して行きたいですね。

業務の効率化を進めること。経験の有無に関わらず、ミスなく確実な業務が出来る仕組みづくりをしていくこと。そのうえで、限られた人員をこれからの投資分野、成長分野へ有効に活用していくことが重要と考えています。