導入の決め手は何でしたか？

23年2月に「TANOMU」を導入して、デジタル発注に触れました。その後、「TANOMU」と販売システムを連携した事により業務の効率化が格段と進みました。そこで、まだまだ残るアナログ発注をなくなすために「発注書AI-OCR」の導入を決めました。

インフォマートの受発注のマイページに掲載されているバナーなどの定期的に確認して最新情報を得ており、そこで「発注書AI-OCR」を知りました。常に何か一つでも業務効率化できる事はないかの確認は時間がある限り行っております。やはりその背景は人手不足の解決方法は常に考えております。弊社は外国人留学生などのも雇用しているのですが、ゆくゆくは事務職などを任せたいと思ってます。まだまだ属人化の課題もあり、デジタルの力でそれらの課題解決にも期待しています。

「TANOMU」でデータ連携ができた事で業務効率化の実感を得ることができました。そんな中でまだまだアナログが多いホテル系に対しての対策が必要だと思い、発注AI-OCR の導入を決めました。現在稼働前なのですが、アナログ30% 程残っている状態でした。発注書1枚4分と考えた際、月間で受注処理に約99. 2時間の時間を要している計算になりましたので、ここの解決を一番に考え、業務効率化を目指しました。

受注課題は何でしたか？

受注業務毎がホテルごとに属人化してしまっている点。受注から入力作業までわざわざ一人配置しなければいけないく、何時間も1人作業の発生していました。
そこでヒューマンエラーによるミスがどうしても発生していまいそのエラーのカバーには何倍もの時間がかかってしまっていました。売上（顧客）が増えるたびに人をその度に雇わないといけないという状況がありましたが、今でデジタル促進を行うことで改善傾向に向かっています。また、今までは外部システムなのでそれぞれの担当しか対応できないような、属人化がうまれてしまっていました。

オペレーターの負担解消は、どう進めていったのでしょう。

取引先のシステムや業務フローは変えられません。だからといって残った4割のFAX受注をそのままにしては、オペレーターの負担は軽減できません。そこでFAXをOCRで読み取る必要があると考え、2022年秋に『BtoBプラットフォーム受発注ライト』のオプション機能『発注書AI-OCR』を導入したのです。
最初は試験的に、一番難しい取引先10社の発注書からチャレンジしました。難しいというのは、例えば発注する担当者によって商品名がバラバラということがあります。中には、1つの商品に対して30パターンの商品名が存在するものもありました。そのため、読み込みの自動化に向けて入念な準備をしていったのです。

OCRは効果があったのでしょうか？

事前の準備もあり、読み込ませたFAXから商品が正しく特定されているのが分かったときには、素晴らしいと感じました。事前の準備で記憶させた複数の商品名とは別の名称が来たとしても、その都度商品マスタと紐づけてしまえば、次からは自動で商品を特定してくれます。
『発注書AI-OCR』の導入前は、FAX発注書1枚を処理するのに平均5分かかっていました。それが導入後は1分で終わります。現在、取引先書式のFAX発注書は月間6000枚あります。まずはテストで稼働した取引先10社のFAX発注書3000枚を対象に自動読み込みを始めて、徐々に枚数を増やして手入力の削減をしています。AIで入力の精度も高くなりますし、内容が不明な場合に営業スタッフの時間を割くこともなくなりました。何より、オペレーターが抱えていた“間違ってはいけない”というストレスからも解放することができました。

導入前は事務作業をどのように行っていましたか。

導入前は、先方様から1日に10～15枚のFAXが流れてきて、その後のやり取りがすべてアナログでした。営業推進部で受け取ったFAXを、PDFに読み込んで各営業支店の担当者にメールで送るのですが、担当が見ていなかったり、処理のミスがあったりしました。場合によっては未納のご迷惑をかけてしまいます。そういうことが数回起きており、一番の課題でした。

本来は各営業支店へ発注が入り「いつ納品可能です」と支店にてリファックスを入れる形で対応するのが通常の運用です。
しかし先方様が全国チェーンである事や、先方様の本部から全ての発注が入るというイレギュラーな対応が必要となっていました。ルートセールスの一存で納品日を決めてリファックスしてしまったために、混乱が起きることもあったと思います。そこで主幹となる営業支店が舵取りをしなければならなくなり、リファックスもこちらで担当していました。最初は試験的に、一番難しい取引先10社の発注書からチャレンジしました。難しいというのは、例えば発注する担当者によって商品名がバラバラということがあります。中には、1つの商品に対して30パターンの商品名が存在するものもありました。そのため、読み込みの自動化に向けて入念な準備をしていったのです。

『発注書AI-OCR』とREFAX機能（※1）の導入後はどう変わりましたか？

改善点は大きく3つあります。1つは量的な部分で、まずはFAXの量が激減したことですね。Web上で誰でもどこからでも見られるので、支店へ確認する手間も減りました。自動的にリファックスしてくれるため、1日に多くて20枚あったFAXがいまはゼロです。電話やメールもリマインドのみになったため半減しました。先方様からのイレギュラーなリクエストもあるため連絡が必須なこともありますが、それも1日に10件あるかどうかです。いまではその電話対応だけをしています。
あくまで体感ですが、電話は3～4件程度で済んでいると思っています。結果的には業務は導入前と比べて4分の1から5分の1程度まで減りました。1回の電話に3～4分程度。これが20本あったとして1時間以上の時間が割かれていたのが、いまは1日に10分ほどで済みます。それだけでなく電話は問題が解決するまでずっと気にかかります。その心理的負担が軽減して、ずいぶんと楽になりました。
3つ目は管理面での改善効果です。紙からデータに変わったので、履歴が管理できることが個人的には大きいと思っています。取引先が多岐にわたると、先方様にあわせた受注の癖があります。それを知るために度々履歴を検索するのですが、それを携帯ひとつで確認できるようになりました。手軽にお取引先様の要望に答えられるようになったため、私にとってはとてもストレスフリーになりました。
※1 REFAX機能とは「発注書AI-OCR」の有料オプション機能です。サインや押印をして手作業で行っていたFAX返信作業が『REFAX機能』により自動化され、作業の省力化ができます。

『発注書AI-OCR』導入前の状況について

導入前は、月間約2,500枚のFAXに対して、ハンコを押す、納品日付、敬称の記載を行い、リファックスを行う必要がありましたが、導入後は、納期回答が必要な発注書に関しては『発注書AI-OCR（invox）』のREFAX機能を活用することで、自動でリファックスされ、ハンコや納品日付を記載する手間がなくなりました。

『発注書AI-OCR』導入後はどのように変わりましたか？

まずは、移行しやすい取引先から進めているため、現状として移行状況は全体の4割程度ではありますが、それでも受注処理からリファックスのスピードは間違いなく向上していると感じます。入力が削減され、マスタ変換の必要もないため、属人化の脱却にも繋がっています。導入時のオリエンテーションなど、説明も分かりやすく日々のサポート体制が手厚かったのも助かりました。
当初は生産管理に関わる商品のみの読み取りを行う予定でしたが、実際に導入したところ効率化されることが分かったため、生産管理に関わるもの以外の商品についても順次取り込みを行う方向で進めています。今後1年間を目途に全体の約8割を『発注書AI-OCR（invox）』で対応できるよう対応し、活用していく予定です。

これまで受注業務はどのように行っていたのでしょうか。

取引先様からの注文はFAXで受けています。受注センターではその注文内容と、得意先コード、商品コードを照らし合わせ、どの取引先様が、何をどのくらい、どの拠点にお届けしてほしいかを1枚1枚確認します。次に在庫を確認し、納期回答のリファックスを行うまでが一連の流れでした。
取引先様のなかには1社で複数拠点を持っていらっしゃったり、卸売業者さんを介さず直接ユーザー様に商品を送ったりするケースもあります。「届け先のA社からFAX注文するが、返信先はB社にしてほしい」など、企業ごとに異なるルールがあり、受注作業が属人化していました。ミスに気を付けつつ、毎日昼12時の締めに間に合うようにとプレッシャーを感じながら作業することもありました。特に繁忙期には人員が足りず、現場に負担がかかっていたのです。

効果はいかがでしたか。

当初は生産管理に関わる商品のみの読み取りを行う予定でしたが、実際に導入したところ効率化されることが分かったため、生産管理に関わるもの以外の商品についても順次取り込みを行う方向で進めています。今後1年間を目途に全体の約8割を『発注書AI-OCR（invox）』で対応できるよう対応し、活用していく予定です。

受注業務ではどんな課題がありましたか。

当社ではこれまで、FAXによる受注が全体の約30%を占め、手作業での受注データ入力にかなりの作業時間をかけていました。商品1つひとつに商品コードが振られているのですが、商品コードの記載がなく商品名のみの発注書では、まずは受注担当者がカタログから商品コードを探す作業が必要です。
さらに基幹システムに入力する際には1束が100枚入りの商品なら100枚など入力しやすく書き換え、今度はそれを入力担当者が基幹システムに入力して紙ベースでチェックリストを出力し、また別の担当者が注文書とチェックリストを照らし合わせてミスをチェック。間違いがあった場合は別の者が修正し、最終的にデータを確定します。コードの記入、入力、見直しと最低3人の人員が必要で、ミスやトラブルがあった場合はダブルチェックのためにさらなる人員が必要でした。

導入後の効果はいかがでしょうか。

現在では全体で月約3万枚のFAXのうち、4,000～5,000枚を『発注書AI-OCR（invox）』で基幹システムに取り込んでいます。『発注書AI-OCR（invox）』を使用したフローでは、発注書のFAXをアップロードして画面上で念のために確認。そこから当社の基幹システムに連携して再度確認し、データを確定するという流れです。手作業による入力が大幅に削減され、作業時間は半分に。これまで3名以上の人員が必要だったのが、実質1～2名でも対応できるようになりました。
全員で使い方を覚えたことで、業務担当者から「このFAXはOCR処理できるのでは」という提案が頻繁に来るようになり、デジタル化に前向きな風潮を作ることができました。AIの学習効果を積極的に試す人も多く、EDI比率は導入前の70%から80%に向上。目標を前倒しで達成できる見込みです。自分たちの取り組みが数字として目に見えるのが、皆のモチベーションになっていると思います。

これまで受注業務にはどのような課題がありましたか？

当社は取扱商品数が多く、さまざまなお取引先様を抱えています。そのため、毎日送られるFAX発注書を配送ルートごとに仕分けして伝票入力する作業が大きな負担でした。FAXは月間5500枚にのぼります。日中の注文は営業事務員がFAX発注書を受注処理しますが、休み明けはFAXが溜まっているため、営業が早朝から対応します。
基幹システムに手作業で注文内容を入力していたので、まとまった時間が必要です。社内会議や研修などがあれば残業することも多々ありました。
また、ミスをしないよう現場にはピリピリした空気が流れて、月曜日は絶対に休めないというプレッシャーもあり、業務効率化は急務でした。

導入後の効果について教えてください。

『発注書AI-OCR(invox)』で月間5500枚のFAX発注書を処理するようになり、計上作業がほとんどなくなりました。FAXの注文内容が画面上に取り込まれるので、計上業務から確認業務に変わり、毎日1人当たり1時間30分かかっていた計上業務が30分短縮し、受注でのミス計上も大幅に減りました。
また、これまで受注作業は特定の人しかできませんでしたが、FAX注文の処理を統一化した結果、誰でも受注業務を行えるようになったのです。女性の多い職場のため、育児などで急なお休みがあっても他のメンバーが対応できます。これから育児と仕事の両立にも期待しています。
受注業務が統一化されたことで属人化が解消され、新人教育にかかる時間も短くなりました。今まではお取引先様ごとに引き継ぎのマニュアルを作っていましたが、それも必要なくなり、システム上で業務統一化ができるようになりました。
何より、現場にゆとりが生まれたのが素晴らしい変化です。業務中の何気ない会話が増え、残業もほぼゼロに減り、有給休暇の消化も進みました。忙しくて参加できない社員もいた懇親会も、参加率はほぼ100％になり、働き方改革も大きく前進しました。

導入の決め手

大きな動機となったのは昨今の人手不足です。弊社でもかなり深刻な問題になっていて、早急に現在の受注体制、特に人手のかかる業務を見直していく必要があり、特に属人化を解消しなくてはならない状況にありました。
パン事業部では電話やFAXで受注が入ると、数名の受注担当者が基幹システムに直接入力、あるいはマークシートに記入して読み取り専用のOMR機（光学式によるマークシート読み取り機）で読み込ませる、という作業を行っていました。
より効率的な代替手段はないものかと、いろんなOCRサービスを検討しましたが、価格については割高感が拭えず、精度にしても罫線や枠線があると途端に読み込めなくなるものが多くて、不安が残りました。検討しては見送ることを繰り返していたなか、インフォマートから『発注書AI-OCR（invox）』の話があり、トライアル導入に至ったわけです。

導入後の効果はいかがでしょうか。

FAXが入る度に確認しに行かなくても、パソコン1台で完結するのは何より便利です。ネット環境さえ整っていれば場所を選ばないこともメリットです。
また、手作業のために転記や入力にミスが起こる可能性がありましたが、そういうリスクが減ったことは、業務的にも心理的にも楽になりました。
1日あたり10数時間かかっていた受注時間を、『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』と『発注書AI-OCR（invox）』を併用することで、2～3時間に短縮できました。また、これまで2拠点に分散していた受注業務のほとんどを1拠点で処理、管理できるようになりました。それまで受注業務に携わっていた人員も他の業務に集中できるようになりましたし、受注のための補充要員も不要になりました。
使い勝手や操作感にしても、UIが見やすく、感覚的な操作ができるのもいいです。レイアウトの確認もしやすく、詳しい知識がなくてもできます。新たに導入したシステムでありながら、業務が増えた感覚がないのが良いですね。
『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』を介しているので、基幹システムとも十分に連携できています。現場で働く受注担当者からも「使いづらい」といった声はありません。何の障害もなく導入できた印象です。

これまで受注業務はどのように行っていたのでしょうか？

取引先様からの注文の約9割はFAXによるものでした。月間の受注件数は2,000件近く、繁忙期には2,500件を超えることもあり、それを5名の課員で処理していました。
FAXを処理するためにツールの導入はしていたものの、受注業務の負担は依然として大きいままでした。発注書を受信すると、まず画面上で内容を確認し、場合によっては印刷をします。次に、発注内容をExcelへ手入力し、発注書を作成してファックスをします。さらに、発注内容は基幹システムにも手入力する。これが毎日行う発注書処理の流れでした。
すべての工程で手作業が発生し、入力ミスや抜け漏れのリスクが常に付きまとっていました。入力後も「本当に合ってる？」と不安になり、何度もチェックするため、確認作業だけで結構な時間を取られるだけでなく、「ミスしてはいけない」という精神的な負担は大きかったです。また、繁忙期ともなれば業務量が一気に増え、残業が当たり前になっていました。
しかも、発注書の約9割は他社フォーマットで印字されたもののため、取引先ごとに書式はバラバラで、手書きのものも少なくありませんでした。FAX発注は業界の商習慣として根付いていて、Web発注システムを導入するにもハードルが高く、受注業務の効率化を図りたくてもなかなか有効な手段が見つからない状況が続いていたのです。
さらに、受注データの管理はすべてExcel。データの手入力・手修正が必要なExcel自体が業務のボトルネックになっている状況もありました。“脱Excel”も、大きな課題です。

導入効果はいかがでしたか？

導入後は、FAXを『発注書AI-OCR（invox）』で読み込み、システム内で確認した後、CSV形式でダウンロードしたデータをそのまま発注書に貼り付けて作成する形に変わりました。従来の手入力作業が『発注書AI-OCR（invox）』によってほぼ自動化され、大幅な効率化が実現したと感じています。
実際、作業時間は3分の1程度短縮され、残業時間も大幅に減りました。特に、コンビニなどからの発注は一度にまとまって届くことがあるのですが、以前の手入力作業では午前中に処理を終えるのが難しく、対応が遅れることもありました。これが『発注書AI-OCR（invox）』を導入したことで、大量受注にも迅速に対応でき、午前中で余裕をもって終えられるようになりました。
担当者として一番助かっているのは、「間違えてはいけない！」というプレッシャーから解放され、精神的なストレスがほとんどなくなったことです。
現在、受注の9割を『発注書AI-OCR（invox）』で処理しており、手書き伝票も1割ほど残っていますが、こちらも順次OCR化を進めています。やはり、手書き文字は印字より識字精度が落ちますが、それでも7～8割の識字率を維持しており、十分に実用レベルだと感じています。