導入企業様事例
花王プロフェッショナル・サービス株式会社
FAX発注書のOCR処理で、受注作業が1枚5分から1分に。
月間6000枚を対象に自動読み込みを進めます。
株式会社伊藤園
リファックスの関連業務がゼロに。
発注書AI-OCRとREFAX機能で業務改善できました。
株式会社イズム
月間約2,500枚にのぼるFAX発注書の受注処理の効率化が実現。
森永商事株式会社
FAX発注書の入力をOCR処理で自動化。
従業員の作業時間が3分の1になりました。
花王プロフェッショナル・サービス株式会社
FAX発注書のOCR処理で、受注作業が1枚5分から1分に。
月間6000枚を対象に自動読み込みを進めます。
- 取引先書式のFAX発注書を『発注書AI-OCR』で読み込み開始
- 商品マスタと連携して、FAX発注書のあいまいな商品情報を特定
- FAX発注書1枚あたりの受注処理時間を5分から1分に短縮
オペレーターの負担解消は、どう進めていったのでしょう。
取引先のシステムや業務フローは変えられません。だからといって残った4割のFAX受注をそのままにしては、オペレーターの負担は軽減できません。そこでFAXをOCRで読み取る必要があると考え、2022年秋に『BtoBプラットフォーム受発注ライト』のオプション機能『発注書AI-OCR』を導入したのです。
最初は試験的に、一番難しい取引先10社の発注書からチャレンジしました。難しいというのは、例えば発注する担当者によって商品名がバラバラということがあります。中には、1つの商品に対して30パターンの商品名が存在するものもありました。そのため、読み込みの自動化に向けて入念な準備をしていったのです。
OCRは効果があったのでしょうか？
事前の準備もあり、読み込ませたFAXから商品が正しく特定されているのが分かったときには、素晴らしいと感じました。事前の準備で記憶させた複数の商品名とは別の名称が来たとしても、その都度商品マスタと紐づけてしまえば、次からは自動で商品を特定してくれます。
『発注書AI-OCR』の導入前は、FAX発注書1枚を処理するのに平均5分かかっていました。それが導入後は1分で終わります。現在、取引先書式のFAX発注書は月間6000枚あります。まずはテストで稼働した取引先10社のFAX発注書3000枚を対象に自動読み込みを始めて、徐々に枚数を増やして手入力の削減をしています。AIで入力の精度も高くなりますし、内容が不明な場合に営業スタッフの時間を割くこともなくなりました。何より、オペレーターが抱えていた“間違ってはいけない”というストレスからも解放することができました。
株式会社伊藤園
リファックスの関連業務がゼロに。
発注書AI-OCRとREFAX機能で業務改善できました。
- 『発注書AI-OCR』の導入で1日20件あったFAX受注の処理作業がゼロに
- 『REFAX機能』の活用で納期回答のスピードが改善
- 発注書のデジタル化により管理が簡単になり、ストレスフリーへ
導入前は事務作業をどのように行っていましたか。
導入前は、先方様から1日に10～15枚のFAXが流れてきて、その後のやり取りがすべてアナログでした。営業推進部で受け取ったFAXを、PDFに読み込んで各営業支店の担当者にメールで送るのですが、担当が見ていなかったり、処理のミスがあったりしました。場合によっては未納のご迷惑をかけてしまいます。そういうことが数回起きており、一番の課題でした。
本来は各営業支店へ発注が入り「いつ納品可能です」と支店にてリファックスを入れる形で対応するのが通常の運用です。
しかし先方様が全国チェーンである事や、先方様の本部から全ての発注が入るというイレギュラーな対応が必要となっていました。ルートセールスの一存で納品日を決めてリファックスしてしまったために、混乱が起きることもあったと思います。そこで主幹となる営業支店が舵取りをしなければならなくなり、リファックスもこちらで担当していました。最初は試験的に、一番難しい取引先10社の発注書からチャレンジしました。難しいというのは、例えば発注する担当者によって商品名がバラバラということがあります。中には、1つの商品に対して30パターンの商品名が存在するものもありました。そのため、読み込みの自動化に向けて入念な準備をしていったのです。
『発注書AI-OCR』とREFAX機能（※1）の導入後はどう変わりましたか？
改善点は大きく3つあります。1つは量的な部分で、まずはFAXの量が激減したことですね。Web上で誰でもどこからでも見られるので、支店へ確認する手間も減りました。自動的にリファックスしてくれるため、1日に多くて20枚あったFAXがいまはゼロです。電話やメールもリマインドのみになったため半減しました。先方様からのイレギュラーなリクエストもあるため連絡が必須なこともありますが、それも1日に10件あるかどうかです。いまではその電話対応だけをしています。
あくまで体感ですが、電話は3～4件程度で済んでいると思っています。結果的には業務は導入前と比べて4分の1から5分の1程度まで減りました。1回の電話に3～4分程度。これが20本あったとして1時間以上の時間が割かれていたのが、いまは1日に10分ほどで済みます。それだけでなく電話は問題が解決するまでずっと気にかかります。その心理的負担が軽減して、ずいぶんと楽になりました。
3つ目は管理面での改善効果です。紙からデータに変わったので、履歴が管理できることが個人的には大きいと思っています。取引先が多岐にわたると、先方様にあわせた受注の癖があります。それを知るために度々履歴を検索するのですが、それを携帯ひとつで確認できるようになりました。手軽にお取引先様の要望に答えられるようになったため、私にとってはとてもストレスフリーになりました。
※1 REFAX機能とは「発注書AI-OCR」の有料オプション機能です。サインや押印をして手作業で行っていたFAX返信作業が『REFAX機能』により自動化され、作業の省力化ができます。
株式会社イズム
月間約2,500枚にのぼるFAX発注書の受注処理の効率化が実現。
- 月間約2,500枚のFAX発注書をデータ化
- リファックス業務の効率化
- 販売管理システムへの連携
『発注書AI-OCR』導入前の状況について
導入前は、月間約2,500枚のFAXに対して、ハンコを押す、納品日付、敬称の記載を行い、リファックスを行う必要がありましたが、導入後は、納期回答が必要な発注書に関しては『発注書AI-OCR（invox）』のREFAX機能を活用することで、自動でリファックスされ、ハンコや納品日付を記載する手間がなくなりました。
『発注書AI-OCR』導入後はどのように変わりましたか？
まずは、移行しやすい取引先から進めているため、現状として移行状況は全体の4割程度ではありますが、それでも受注処理からリファックスのスピードは間違いなく向上していると感じます。入力が削減され、マスタ変換の必要もないため、属人化の脱却にも繋がっています。導入時のオリエンテーションなど、説明も分かりやすく日々のサポート体制が手厚かったのも助かりました。
当初は生産管理に関わる商品のみの読み取りを行う予定でしたが、実際に導入したところ効率化されることが分かったため、生産管理に関わるもの以外の商品についても順次取り込みを行う方向で進めています。今後1年間を目途に全体の約8割を『発注書AI-OCR（invox）』で対応できるよう対応し、活用していく予定です。
森永商事株式会社
FAX発注書の入力をOCR処理で自動化。
従業員の作業時間が3分の1になりました。
- 『発注書AI-OCR』で受注処理が1件あたり3分から1分弱へ削減
- REFAX機能で納期回答のFAX返信を自動化
- 繁忙期でも受注処理のメンバーを増員せずに対応
『発注書AI-OCR』導入前の状況について
導入前は、月間約2,500枚のFAXに対して、ハンコを押す、納品日付、敬称の記載を行い、リファックスを行う必要がありましたが、導入後は、納期回答が必要な発注書に関しては『発注書AI-OCR（invox）』のREFAX機能を活用することで、自動でリファックスされ、ハンコや納品日付を記載する手間がなくなりました。
『発注書AI-OCR』導入後はどのように変わりましたか？
まずは、移行しやすい取引先から進めているため、現状として移行状況は全体の4割程度ではありますが、それでも受注処理からリファックスのスピードは間違いなく向上していると感じます。入力が削減され、マスタ変換の必要もないため、属人化の脱却にも繋がっています。導入時のオリエンテーションなど、説明も分かりやすく日々のサポート体制が手厚かったのも助かりました。
当初は生産管理に関わる商品のみの読み取りを行う予定でしたが、実際に導入したところ効率化されることが分かったため、生産管理に関わるもの以外の商品についても順次取り込みを行う方向で進めています。今後1年間を目途に全体の約8割を『発注書AI-OCR（invox）』で対応できるよう対応し、活用していく予定です。
森永商事株式会社
FAX発注書の入力をOCR処理で自動化。
従業員の作業時間が3分の1になりました。
- 『発注書AI-OCR』で受注処理が1件あたり3分から1分弱へ削減
- REFAX機能で納期回答のFAX返信を自動化
- 繁忙期でも受注処理のメンバーを増員せずに対応
これまで受注業務はどのように行っていたのでしょうか。
取引先様からの注文はFAXで受けています。受注センターではその注文内容と、得意先コード、商品コードを照らし合わせ、どの取引先様が、何をどのくらい、どの拠点にお届けしてほしいかを1枚1枚確認します。次に在庫を確認し、納期回答のリファックスを行うまでが一連の流れでした。
取引先様のなかには1社で複数拠点を持っていらっしゃったり、卸売業者さんを介さず直接ユーザー様に商品を送ったりするケースもあります。「届け先のA社からFAX注文するが、返信先はB社にしてほしい」など、企業ごとに異なるルールがあり、受注作業が属人化していました。ミスに気を付けつつ、毎日昼12時の締めに間に合うようにとプレッシャーを感じながら作業することもありました。特に繁忙期には人員が足りず、現場に負担がかかっていたのです。
効果はいかがでしたか。
当初は生産管理に関わる商品のみの読み取りを行う予定でしたが、実際に導入したところ効率化されることが分かったため、生産管理に関わるもの以外の商品についても順次取り込みを行う方向で進めています。今後1年間を目途に全体の約8割を『発注書AI-OCR（invox）』で対応できるよう対応し、活用していく予定です。
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