資材調達から物流までを担うカミグループの中核企業、カミ商事

御社の事業概要について教えてください。

家庭紙本部家庭紙部 参事補（以下同）：
当社はエルモアブランドの製品を中心に、家庭紙部門では全国のドラッグストアやスーパーマーケット、その他量販店様を対象にB2Bビジネスを展開しています。

他にも、全国の病院や介護施設に向けて介護用紙おむつやウェット商材などの衛生用品を提案・販売する衛材部門、新聞用紙や段ボール原紙などの素材販売部門、それに関連する製紙原料、工業用薬品などを扱う資材部門も抱えています。

カミ商事は、原料調達から研究・開発、製造、加工、販売、物流に至るまでのサプライチェーンを担うカミグループの中核企業として、日々全国へ製品を供給しています。

根強く残るFAX注文の商習慣と、アナログ業務の限界

受注業務において、特有の課題はありましたか？

病院や介護施設などと取引する衛材部門では、今なおFAXで注文をいただく商習慣が根強く残っています。業務効率化を目的に、得意先へEDIによるデータ発注や自社開発のWeb発注システムへの誘導を試みたこともありました。しかし、利用率は期待値には届きませんでした。

2021年、本社に受注センターを設立して、全国7カ所の営業拠点で行っていた受注業務を集約したのです。その際、受注登録に必要な情報を網羅した統一書式のFAX発注書の運用を開始し、受注業務の標準化を目指しました。

商品特有の複数規格が招いた、ベテラン従業員への業務依存

FAXによる受注業務では、何が障壁でしたか？

商品や配送先など、発注書には記載されていないけど登録に必要な情報の特定です。受注登録には商品コード、取引先コード、配送先コードなど最低限の情報が必要です。

例えば、大人用紙おむつ。同じパンツタイプでも、サイズがS、M、L、LL、XLと複数あり、それぞれに商品コードが割り振られていますが、FAXには商品コードが無記載だったり、商品名が特定しにくい表記であったりもします。また、FAXの送信元は1社でも納品場所が複数ある発注書も存在します。

ベテランオペレーターは顧客の注文履歴が頭に入っていて正しい商品を瞬時に特定できますが、これは完全に暗黙知化されており、経験の浅い者には不可能です。統一発注書の運用により改善は進みましたが、１日約800枚にのぼる膨大な紙の束を、限られた人数の新人オペレーターが1枚ずつ確認し、商品を特定して、基幹システムへ手入力しなければならない状況が続いていました。

FAX発注書の量は、取引先の新規開拓に比例して増加します。依然としてオペレーター各自の暗黙知に依存した業務体制は続き、組織としてのリスクを常に抱えている状態でした。

投資効果の見込めるAI-OCRシステムを選択

どのように解決していったのでしょうか？

以前から、オペレーターの暗黙知を必要とする複雑なFAX発注書でもデジタル処理できるOCRシステムの導入を検討していましたが、投資対効果を見出すのは困難な状況でした。

そんな折にWEB検索でインフォマートの『発注書AI-OCR(invox)』を見つけたのです。クラウド型でコストを抑えつつ、求めていた機能を備えている点に惹かれました。他にも複数社のサービスを見つけ、識字率、マスタ連携、UI、コストなどの視点で比較検討する中、『発注書 AI-OCR(invox)』の1カ月間の無料トライアルをやってみることにしたのです。

実際に操作してみると、複雑な手書き文字も高精度にテキスト化できたのです。特に、基幹システムの商品マスタや配送先マスタとデータ連携して自動特定する機能が決め手となり、導入を決断しました。

500種類以上のFAX帳票レイアウトをデジタル化

導入準備において、苦労されたことはありますか？

取引先ごとの発注書レイアウト登録と読み取り設定には力を入れました。得意先独自の書式はもちろん、当社の統一発注書であっても、運用当初はオペレーターが独自に微修正を繰り返していたため、500を超えるパターンが存在していたのです。

ひとつの紙面に複数の配送先が記載された帳票の分割機能や、単位換算機能、特定ワードを優先読み取りする検索キー機能など、『発注書AI-OCR(invox)』の設定を積み重ねてAIの判別精度を高めていったのです。これらを1社ずつ丁寧に設定する作業は骨が折れましたが、インフォマート社からの助言も受けて、十分な時間を充てて準備を進めました。

そうして、2025年9月、すべてのFAX発注書をオペレーターによる手入力からOCR処理へ一斉切り替えることができました。これまでは1枚ごとに頭をフル回転させていた手入力作業が、今では画面上で帳票と読み取り結果を確認するだけの運用に変わり、オペレーターの精神的な負担が激減しました。

21％の時短を実現。100％のデジタル化がもたらした成果

導入から半年、どんな効果が出ていますか？

現在は1日およそ800枚、月平均で約16,000枚のFAXをOCRでデジタル処理しており、受注業務全体で21％の時短につながりました。ベテランに頼らずとも誰がやっても同じ結果が出る業務標準化が具現化しつつあります。システム上でお客様ごとの注意書きを共有できる機能も活用し、暗黙知の解消が進んでいます。

おかげで、注文内容の変更・キャンセル分や基幹システムと連携できない他社製WEB EDIシステムを介した注文を除いて、FAX発注書のデジタル化率は実質100％に達しました。何より、オペレーターの暗黙知に依存しないで受注業務が分業できたこと、他部門への受注内容の確認といった協力依頼がなくなったことで、本来の受注業務体制が整ったのです。これは数字以上の価値があると感じています。

データ活用による組織の再強化

最後に、今後の展望をお聞かせください。

現在は21％の時短ですが、当初目標である60％の効率化を達成したいと考えています。EDI、WEB、CSV、そして今回のOCRによって、受注のデジタル化を100％にできました。

今後は、デジタル化とさらなる運営改善によって生まれた余剰時間を、より付加価値の高い生産管理や輸送計画、在庫管理など、当社受注センターの重要な役割である戦略的なSCM全体最適化へと振り向けていく予定です。単なる事務作業の削減に留まらず、デジタルを武器にカミグループ全体の成長を加速させる、強い組織を作っていきたいと考えています。