―どのような業務課題を抱えていましたか。

業務としては、毎朝、受注した内容を基幹システムに入力し、伝票発行、商品をピッキングして配送ドライバーに回すという流れがあります。受注のうち、電話で入るものは詳しく注文内容をメモしますし、FAXで入れば伝票に書き写す作業が必要でした。

全受注のうちFAXが7割、電話が2割。ほかに御用聞きとしてこちらから電話をかけて注文を伺う取引先様もいます。

電話の場合は、きちんとメモを取っていても、先方の言い間違いなどで「言った・言わない」の問題が常に付きまとい、そのやり取りが煩雑でした。FAXの場合も、商品単位の誤りや文字が不鮮明なものも少なくなく、その都度、間違いがないか電話であらためて確認しなくてはなりませんでした。

―導入後の効果はいかがでしょうか。

受注対応が1日90分から30分に短縮しました。

現在、月に1,000件ほどの受注がありますが、700件は『TANOMU』で自動処理しています。これまでFAX受注は電話で確認し、手作業で基幹システムに落とし込み、そこから伝票を起こしていました。TANOMU導入後は受注が入ってクリックしてCSVに落とし込むだけですから、2分もかかりません。

そしてFAX-OCR機能には驚きました。取引先の中には、発注はどうしてもFAXでという得意先もあり、件数では月300件ほどになります。これが自動で入力されて、しかもCSVデータで注文内容を抽出できるとなれば相当手間が省けます。

以前なら1件あたり平均3分かかっていたとして、ひと月1,000件ほどなので月間3,000分、50時間ほどに上ります。それが『TANOMU』だと、1日あたり30数件をダウンロードしてシステムに入力するだけ。30分とかかりません。ひと月にすれば15時間前後の時間短縮と、さらには入力ミスも減らせると考えれば大幅な業務改善です。もちろん担当者の精神的負担の軽減もあるので、効果は計り知れません。

―受発注ライトに続いて、2020年に『TANOMU』を導入されました

卸企業さんからスマホで受発注できるシステム『TANOMU』をご紹介いただきました。『BtoBプラットフォーム 受発注ライト』はパソコン型ですが、『TANOMU』はスマホでより簡単にできるのがいいです。現在はほとんどの方がスマホを所有していますから、これを使わない手はありません。双方向に情報の交換ができるのも魅力です。

―どのくらいの業務が削減できましたか？

『TANOMU』での受注は月間約500件、明細数でいうと4,000件ほどです。ベテラン事務員でも1カ月で8,000件ほどしか受注入力できませんので、1日あたり4時間ほど入力時間が浮いたことになります。

配送の負担も減らせました。これまで月曜日などは、営業担当が早朝に出勤して受注を打ち込む対応をしていたのですが、今は事務員が出勤する8時半にデータをCSVで落とすだけで終わりますから、今までより早く物流業務に着手する事ができるようになり、早朝出勤もしなくてよくなりました。

※BtoBプラットフォーム 受発注ライトについてはこちら

―システム化で社内の働き方が変わったのですね。

以前は残業して仕事することが偉いという風潮もありましたが、今では私が残業していると「珍しいね」とからかわれるほどです。事務員の残業時間は、人員補充やシステムの導入などによって二年前の1/2まで減り、有給も取りやすくなりました。

DXへのハードルは、世代や年齢より興味があるかだと思います。一人1台業務でパソコンを使う時代になってから随分経ちますし、皆それなりに使ってきているはずです。苦手意識がある方にもDXする価値を理解してもらい、協力していただけるようにしたいです。

― 受注業務に課題があると伺いました。

当社は営業所ごとに受注の専門部署を設けて、電話、FAX、インターネットの注文サイトを案内して注文を受け付けています。ただ、ここ１年は営業個人のLINEやショートメール宛てに注文が入るケースが増えてきました。毎日ひとりあたり3件前後、営業所全体で50件ほどです。

また、LINEでいただく注文内容はアバウトなことが多く、ミスに繋がりかねないのも懸念点でした。たとえば「ビール1本」と連絡をいただいても、どのような銘柄かはっきりしなかったり、サイズも書いていなかったりするので確認が必要です。これは電話での受注と同じくらい効率が悪く、画像をお送りいただいても判別が難しいこともあります。

LINEによる発注はお取引先様にとっては便利ですし、これからも増えるでしょうから、2021年12月にLINEでの注文を処理する受発注システム『TANOMU』を導入しました。

―導入後の効果はいかがでしょうか。

受注処理の簡素化ができました。これまでは営業担当がLINEやショートメールの注文を清書して、チャットツールで受注部署に転送していました。このため時間や手間がかかっていましたが、『TANOMU』で受注したものは手間がゼロになります。

また、LINEを通じた販促もやっていきたいですね。新商品のご案内のほか、会社の営業時間に変更があった際も、『TANOMU』からLINEでアナウンスできるので伝わりやすくなるでしょう。

お取引先様のメールアドレスを集めてメーリングリストで配信する手間も省けますし、LINEでの情報共有に大きく期待しています。

物流業界ではマンパワーが不足する時代になることは以前から言われています。ドライバー不足もそうですが、事務スタッフも集まりにくくなっています。これからもシステムの受注比率を高めると同時に、お取引先様の細かなニーズに合った配送を手掛けていきたいと思います。

― どのような業務課題を抱えていましたか。

電話やFAXで発注いただいた場合には、手書きによるミスや「言った・言わない」がどうしても出てきます。確実性を担保するために注文の詳細を確認しようにも、お客様は外食産業が多いため、夕方から夜中までの営業です。私どもとは時間が合わず、なかなか連絡も取りにくいのです。

規模の小さな注文や、個店のお客様との取引も効率化しようと考えていた時期に、LINEによる受注が増え始めました。
ただ、LINEですと受注内容を基幹システムに入力し直すという別の作業が必要になってしまいます。

もちろん転記内容を間違えてはいけませんから、チェックする時間も必要になります。そこでさらに1時間、1時間半の突き合わせの時間が発生し、受注が多い日は他の業務もどんどん後ろ倒しになっていました。

―TANOMUを導入されて以降は、どのような変化がありましたか？

TANOMUは受注内容を一括でCSV出力できるので、そこが一番助かっています。また、受注内容を画面上で管理できるので、入力し直す手間やそれを別の者がチェックする手間もほぼゼロになりました。体感的には、業務にかける時間は半分以上削減できたと思います。業務フロー自体が、まったく新しく良いものに変わりました。

ご高齢のお客様などは、新しいツールに抵抗を感じる方もいらっしゃいます。しかし、そういう方もスマホは使っていらっしゃることが多いので、ぜひ前向きに取り組んでいただきたいなと思います。TANOMU導入については今のところほぼメリットしか感じていませんので、今後より一層広めていきたいです。

― これまではお取引先様からの注文をどのように受けていたのですか。

基本的には電話やFAXで、一部スマホのショートメールもありました。特に休業日明けは多いときで30件もの留守電がたまっていて、その内容を伝票に書き起こすだけでも30分以上かかります。そもそも電話だと「言った・言わない」のトラブルもありますし、相手の声をうまく聞き取れないことも多いです。留守電を何度聞き返しても分からない場合には、私からお取引先様に折り返して確認することもしばしばありました。FAXやショートメールでも送信ミスは起きますし、お取引先様にとっても当社の事務員にとっても負担だったと思います。

たった1件の確認のために出発が遅れてしまうこともありました。

― 2022年6月に『TANOMU』を導入されましたが、効果はいかがですか。

お取引先様550件のうち、4割ほどが受発注システム『TANOMU』経由での発注に変わり、留守電の確認で毎日30分かかっていた作業が10分未満になりました。日中の電話対応も約30件から15件程度に半減し、事務員の負担は減らせたと思います。

―『TANOMU』の販促機能もお使いいただいているそうですね。

これまでは会議で「この商品を売ろう」と決めて営業に周知していましたが、特価商品を販促機能で発信できるようになってからは、配送時に営業しなくても注文をいただけるようになりました。以前には発信してから1～2分で売り切れたこともあります。

これまでは、配送員が直接お取引先様のもとへ伺って情報交換をする必要がありましたが、夜間に開店するお取引先様の場合は、昼に納品しても店主の方とはなかなか会えません。皆さんお忙しいですし、単品で注文されている方に他の商品を案内するのは難しい空気もあります。『TANOMU』の販促機能なら簡単に商品案内ができますし、営業の幅が広がりました。食品の廃棄も減らすことができるため、非常にありがたいと感じています。

― 受発注システムに『TANOMU』を選んだ理由は何ですか？

1つはシンプルに操作できる点です。ツールやシステムは、多くの人が関わるほど複雑になってしまうのが常ですが、『TANOMU』は何よりシンプルでわかりやすいのが魅力でした。もう1つはコスト面です。価格が他社と比べて圧倒的に安いので、万が一失敗しても大丈夫そうだと思えたのが大きいですね。

導入を決めてからは、お取引先様にチラシを配って一斉に案内しました。営業担当者が、マニュアルとログイン用のQRコードを印刷したチラシを持っていって説明したのです。お取引先様にとってもスマホでのシンプルな操作が分かりやすいようで、反応はおおむね良好でした。インターネットで買い物をする感覚で使っていただけています。

― 導入の効果はいかがですか

今までは毎日、留守番電話からの受注処理が約40件あったのですが、20件ほどに半減しました。FAXでの受注も『TANOMU』に置き換わったことで、営業担当が発注書をお取引先様に配る業務も減らせました。今までは新商品が出るたびに、営業担当が新たな発注書を作って印刷し、お取引先様のところへ持って行くものの、古い発注書を使い続けられてしまい、受注時に手作業で修正するなど意外と時間を取られていた事に気づきました。留守電やFAXからの受注を減らせたことで、事務だけでなく営業の負担も減らせたのは大きいですね。

また『TANOMU』が販促ツールとなって、新たなコミュニケーションを生んでいると感じます。こちらが考えた広告に、お取引先様からレスポンスが返ってくるのはうれしいものです。営業だけでなく事務も、セールスのやりがいを実感できるのは素晴らしいことだと思います。