【自治体向け】押印廃止の進め方5ステップ！ 成功のポイントと廃止後の展望

自治体における押印廃止とは、行政手続きにおいて、これまで慣習的に求められてきた書類への押印を不要とする取り組みです。その背景には、政府が推進するデジタルガバメント実現への働きかけがあります。

例えば、住民票の写しを請求する際、多くの自治体で申請書への押印が必要とされてきました。しかし、これでは窓口に出向かなければならず、オンライン申請への移行の障壁となります。押印のために出社を強いられる「ハンコ出社」も社会問題化しました。

こうした状況を改善し、行政手続きのデジタル化とペーパーレス化を進めるため、政府は積極的に自治体に押印廃止を要請しているのです。

民間企業からも、自治体に対して押印文化の廃止を求める声があるのが実情です。

弊社が自治体と取引がある民間企業を対象に実施した「自治体の会計業務に関する実態調査」では、多くの企業が自治体独自のルールによるコスト増や業務効率に課題を感じています。

具体的には、以下のようなお悩みがあることが多いようです。

• 紙でのやりとりが多く、郵送費・保管費などのコストがかかる
• 押印のために出社しなければならない
• 再発行の際に手間がかかる

自治体ならではの慣習に悩まされる企業は多く、自治体は早急な対応が求められます。

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自治体の会計業務に関する地域企業向け実態調査

書類への押印や押印確認の作業が不要になることで、行政側の事務処理がスピードアップします。また、紙の書類を扱う手間も減り、業務全体の生産性向上も期待できます。企業側にとっても、再発行や郵送などの付加価値のない作業が削減され、本来の業務に集中できるようになります。

押印に使う印鑑の作成・管理コストや、紙の書類に要する印刷・保管コストが削減できます。ペーパーレス化も進み、環境負荷の低減にもつながるでしょう。

押印のためだけに出社する必要がなくなれば、場所や時間に縛られない柔軟な働き方が可能です。育児や介護との両立など、多様な人材が活躍できる環境づくりにもつながるでしょう。

さらに、企業からは「行政から働き方改革を求められているのに、その行政の自治体が対応してくれない」といった不満を持っているようです。テレワークの重要性が広く認識されるようになってきた状況下で、自治体が率先して押印廃止に取り組むことは急務といえるでしょう。

押印廃止の概要やメリットについては、以下の記事が参考になります。

行政手続きの押印廃止。いつから実施？脱ハンコにともなう業務変更とは。

押印廃止を進めるには、関係者の理解が必要となりますが、全庁的な意思統一が不可欠です。デジタル化のメリットを職員に丁寧に説明し、「押印＝正式な手続き」という固定観念を払拭することが重要です。

また、「ハンコがあれば安心」「ハンコを押さないと不安」といった声にも真摯（しんし）に耳を傾け、電子決裁の仕組みや法的な効力について分かりやすく説明します。押印廃止が業務効率化につながり、住民サービスの向上にもつながる、という点を強調し、職員の理解と協力を得ましょう。

押印廃止を速やかに進める為に、全庁的な関係者が参加する会議を開催し、押印の目的、法的な意義、押印廃止のメリット等について意見交換し、課題やその対応策を整理し、共有し、また、進捗を管理し、全庁的に一気に進めることも有効です。

各部署から押印廃止の推進担当者を選任し、部署横断的なプロジェクトチームを結成したり、押印廃止に詳しいデジタル化を専門とする外部の専門家の意見を聞くことも効果的です。庁内では気付きにくい業務の非効率や押印廃止のポイントを指摘してもらい、全庁的な意識改革を促しましょう。

押印廃止を進めるうえで、現状の押印手続きを徹底的に洗い出し、その必要性を見直すことが重要です。この業務は、押印廃止の成否を分ける鍵となるプロセスとも言えるでしょう。

まず、各部署が所管する条例、規則、要綱などを網羅的に調査し、押印を求めている手続きをリストアップします。そのうえで、それぞれの手続きについて、押印の法的根拠や必要性を精査していきます。

ここで注意すべきは、「昔からハンコを押してきたから」といった慣例や前例にとらわれないことです。確かに、長年の習慣で押印が当たり前のように扱われてきた手続きは少なくありません。しかし、押印廃止を進めるためには、そうした慣習にとらわれず、ゼロベースで押印の是非を問い直す必要があります。

例えば、押印の目的が本人確認の一つの手段であれば、本人確認の有効な手段は押印以外にもたくさんあります。安易に、法令に規定しているからではなく、その意義を理解することが必要です。押印が必要不可欠でない場合には、条例や規則の方を改正すべきでしょう。

具体的に明確な必要がなければ、地域の住民や企業の時間やお金のリソースを割き、生産性を低下させることになってしまいます。

また、押印見直しの基準を庁内で統一しておくことも重要です。単に印鑑を廃止すればいいというわけではありません。あくまで、住民の利便性向上と行政効率化を目的として、廃止可能な手続きを特定していく必要があります。

下記の記事では、押印省略の効果や各団体の取り組み状況について解説しています。

第3回 GtoB会計事務等DX研究会のご報告：前橋市の押印廃止への取り組み

棚卸しの結果を踏まえ、押印手続きの見直し方針を策定します。申請書類の様式変更や、電子申請システムの導入など、具体的な代替手段を盛り込むことが重要です。

押印廃止を先送りせず、できることから迅速に対応していくことが重要です。各部局が所管する手続きの押印廃止や業務の改善が速やかに進むよう、全庁的な見直し方針を策定し、課題やその解決策の共有や進捗管理を行うことも有効です。

押印廃止の方針が固まれば、いよいよ実行段階です。住民や取引先に対し、ホームページやSNS、広報紙など、あらゆる媒体を活用して周知を図ります。

「なぜ押印が不要になるのか」「電子申請の具体的なメリットは何か」など、押印廃止の意義を分かりやすく伝えましょう。オンラインでの手続き方法を動画で紹介したり、よくある質問とその回答をQ＆Aでまとめたりと、工夫次第で住民の不安や抵抗感は和らげられるはずです。

また、窓口での対応も重要です。高齢者や外国人住民など、デジタルに不慣れな住民へのサポート体制を整え、柔軟な対応を心がけましょう。

一方、行政内部でも、押印廃止をデジタル化推進の起爆剤と位置付け、業務全体の見直しを進めます。ペーパーレス化や業務のシステム化など、できることから着実に実行し、押印廃止の効果を実感できるようにすることが重要です。

最終的には、行政手続きの簡素化と迅速化を住民にアピールし、押印廃止が住民サービスの向上につながることを強調しましょう。窓口の混雑緩和や申請処理の早期化など、具体的な成果を示すことで、住民の共感を得られるはずです。