庁内の事務負担を軽減し生産性を向上させながら、取引事業者の郵送費や
収入印紙などのコスト削減にも寄与した、東久留米市の取り組み事例をご紹介
東久留米市は東京都の多摩地域北部に位置する、人口約11万6千人の自治体です。令和6年3月より、当社の「BtoBプラットフォーム」シリーズの導入とあわせ財務会計システムへ電子決裁機能を搭載。地域事業者と共に契約・会計事務のデジタル化を進めました。契約・会計事務のデジタル化は、全国的にも珍しく、多くの自治体から視察要望が相次いでいます。本記事では事務負担を軽減し、生産性を向上させながら、取引事業者の郵送費や収入印紙などのコスト削減にも寄与した、東久留米市の取り組みをご紹介します。
東久留米市と地域の事業者は、日々の取引の中で、多くの課題を抱えていました。
たとえば事業者側では、発注ごとに契約書や請求書を郵送、または持参するため、そのたびに切手代や印刷代などの費用負担、書類作成や押印といった作業負担が発生していました。郵送の場合は契約や入金までに日数を要し、さらにどの請求書に対する入金なのか確認するといった入金管理に大きな負担がかかります。電子帳簿保存法への対応も求められるものの、事業者単体でシステムを用意するにはハードルが高いといった課題もありました。
契約書や請求書は発注ごとに
現物を郵送or持参
切手代や印紙代が
発生している
請求書や契約書には
押印が必要
契約や入金までに
数日要する
どの請求書に対する入金なのか
わからず、入金管理が大変
電子帳簿保存法
への対応
市側でも、書類の受取から入金まで多くの工数がかかり、職員に業務負荷がかかっていました。
支出伝票は年間約35,000件、契約事務は年間約1,800件を処理します。大量の添付書類もあり、契約書と請求書の照合作業や請求書内容の確認に時間を要するため、支払期限に追われながら煩雑な支払管理をこなしている状態でした。
支出伝票
年間約35,000件
契約事務
年間約1,800件
契約・支払事務の
添付書類が大量
契約書と請求者の
照合作業や
請求書内容の確認
に時間を要する
支払期限のプレッシャー
支払管理が大変
多くの自治体同様、働き手不足は慢性的な課題です。また国をあげたデジタル化などの潮流から、契約・会計書類の電子化は生産性向上への取り組みとして必要不可欠でした。
そこで、東久留米市は、令和6年3月より、見積から発注・請求までをクラウド管理できる『BtoBプラットフォーム TRADE』および、電子請求システム『BtoBプラットフォーム 請求書』、電子契約システム『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入。取引にかかる見積書・契約書・発注書・納品書・請求書をペーパーレス化し、市の財務会計システム『FAST』と連携させました。さらに同年4月より財務会計システムに電子決裁機能を追加し、契約・会計事務の完全デジタル化を図りました。
まずは、特に紙の書類での取引件数の多い約200事業者を対象とし、令和6年9月末時点で84社が参画し、計681部の請求書と、57部の契約書でDtoD（Data to Data）を実現しています。
市が用意したシステムの利用で、事業者は来庁の手間や郵送費のカット、必要書類の発行漏れ等のミス軽減と、様々な課題を解決できました。また、市との取引だけでなく、『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用する事業者同士でのやりとりも可能であるため、会計業務のさらなる効率化、発展性も期待できます。
事業者（市民）にとってメリットのある取り組みは時として、その裏側で市職員の負担が増えてしまうケースがありますが、市側でも、未処理請求書の見える化やミスの軽減、業務のスピードアップにつながっています。紙の書類が減っただけでなく、庁内ルールの見直しにより職員の業務負担も軽減しました。作業時間短縮により、地域のための別業務に取り組む時間を新たに創出。地域DXが市の業務を変え、事業者と市、相互で生産性が高まっています。
| 事業者 | 東久留米市 | 共通 | |
|---|---|---|---|
| 導入前の 課題 |
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書面到着に時間を要し、手戻り時には更なる時間を要するため、迅速な対応が図れない |
| 導入後の 効果 |
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オンラインで書類をやりとりできるためスピーディーな認識共有、取引の進展が期待できる |
東久留米市では、『BtoBプラットフォーム』シリーズ導入にあたり、事業者が事前にしっかりと理解し、納得感をもった参画ができるように心がけました。市と取引の多い事業者に対しては案内を送付し、会計管理者からも契約・会計事務デジタル化の実施理由と効果について、丁寧な説明を行っています。更にオンライン・オフラインでの説明会も複数回実施し、利用促進をはかりました。
デジタル田園都市国家構想をはじめとする、地方のデジタル実装による課題解決と行政・公的サービスの高度化・効率化は地方創生の鍵のひとつです。
多くの自治体でも、契約書や請求書単体を電子化・デジタル化する取り組みは広まりを見せています。中でも、見積依頼から契約、発注、納品書、請求書までの発行・授受・保管をデジタル化し、契約から支払いまでの処理を同一システム内でシームレスに完結する東久留米市の完全デジタル化は、先進的な事例です。
契約・会計事務のDX実現にむけ、他自治体からの注目も高まっており、各地から相次ぐ視察依頼に、東久留米市では積極的に対応しています。
東久留米市では今後、現時点では対象が一部取引にとどまっている『BtoBプラットフォーム 契約書』による電子契約の対象範囲を拡大していきたいとしています。また、請求書の受取だけでなく、事業者側への支払内容を「支払通知」として発行することで、事業者の利便性向上も目指しています。システム利用による利便性が広まっていけば、『BtoBプラットフォーム』シリーズへの参画事業者も増加し、より多くの事業者が契約・会計事務デジタル化のメリットを享受できるでしょう。
インフォマートでは、自治体・民間事業者双方の内部事務の効率化と地域企業の生産性向上をサポートいたします。遠慮なくご相談ください。
東久留米市では、「BtoBプラットフォーム」を導入し、大量の支出伝票や添付書類の管理、請求内容の確認（各帳票の照合）、支払い管理の負担を大幅に削減を実現しました。また、取引事業者側の書類作成や押印の作業、郵送や持参の手間、印刷・切手・収入印紙などのコスト負担、電子帳簿保存法の法令対応や支払通知による入金管理の負担の削減を実現しました。
