株式会社ナガシマ
電子請求書にRPAを組み合わせ、発行業務を自動化。

弊社では、オフィスの空間づくりは「コインの裏表」であると考えています。机や椅子といった表面的なレイアウトと、裏面にあたるセキュリティやバックアップ、通信環境といったITインフラ、どちらも欠かせません。“動いて当たり前”と普段は目立たないインフラですが、止まれば大騒ぎの要素です。空間デザインとトータルでご提案し、快適な仕事環境づくりをサポートする事業を展開しています。

市役所からの注文を受けるようになったのは1963（昭和38）年からと、60年以上のおつきあいです。本庁舎の各部署だけでなく市立学校との取引もあり、オフィス家具などの備品類から文房具・消耗品に至るまで、あらゆるご用命をいただいています。特に、単価契約を結んでいる文房具・消耗品は注文が多く、伝票の枚数も多くなります。

伊勢崎市には160を超える部署があります。毎月すべての部署と取引があるわけではありませんが、多い時では月160件程度、だいたい120件の請求が発生していました。納品の都度、請求書を提出するため、毎日6件くらい処理していた計算です。

前日分の売上データはお昼ごろに上がってくるので、そこから販売管理システムに手入力して請求データを作成・印刷、三つ折りにして17時までに郵便局へ届けるという流れです。作業時間は日々1時間半ほど必要でしたし、郵便の配達日数がかかるため、先方に請求書が届くのは納品から最短でも2営業日後、休日を挟むとさらに遅れてしまいます。営業のついでに請求書を直接持参する場合もありますが、なにしろ町村合併で伊勢崎市域も広くなり、移動も大変です。市庁舎内だけでも広い中に担当課が分散しており、忙しいと互いに「渡した」「受け取っていない」とトラブルになる元ですし、紛失のリスクも気がかりでした。

大きかったのは、コストと実務担当者の業務負担です。仮に切手代を1通110円、120件郵送とすると月1万3,200円のコストです。加えて、紙代やインク代、発行作業にかかる人件費、庁舎に直接持参するなら車にかかる経費も発生します。

特に官公庁の場合、書類の不備などで差し戻しが発生した際は、時間も手間もかかりますし、書類の保管という問題もありますね。年間数千枚という伝票類をホルダーにファイリングして毎年保管するのも、必要な書類を大量のファイルの中から探すのも大変です。

伊勢崎市が行政として、地域社会全体のデジタル化やDXを推進する方針を示していることは認知していました。『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用した電子請求書の導入もその一環であることは理解できましたし、説明を受けて、事業者側の効率化にもつながるし、率直に「良かった」と感じて賛同、トライアルの段階から参画しました。

実は、民間企業との取引ではすでに『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用しており、これが官公庁との取引にも使えたらという願望は以前からあったんです。官公庁との取引は、入札参加や契約締結の過程で求められる提出書類が多く、要件も年々高度化・複雑化する傾向にあります。工数が増えると実務上の負担も大きくなるため、ITツールを活用した効率化は必要だと考えていました。

弊社では2023年ごろから、FAX送信やメーカーからの納品データの取得といった定期的な社内業務の一部をRPAの導入で自動化し、工数を減らす取り組みを行っています。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入に際しては、定められた箇所に情報を入力するだけで、先方から指定された様式の請求書を簡単に作成できる点に着目しました。販売管理システムで作成した売上データをRPAで『BtoBプラットフォーム 請求書』の発行画面に転記して請求データを作成する仕組みを構築、これまで1時間半ほどかかっていた作業を30分程度に短縮しました。特に、年末年始や連休などの休み明けに溜まったデータの処理に効力を発揮しています。また、毎日郵便局へ行くために、席を外していた時間も不要になり、電話応対など、別の業務が可能になりました。

請求書を発行したら当日中に届くので、市側にとっても支払処理までのリードタイムを短縮できているのではないでしょうか。それに出先機関などは、事務処理の担当者が一人という所もあります。 書類の処理をしながら、電話や来客に対応している様子を見かけ、「大変そうだな」と感じていたので、少しでも負担が軽くなれば良いですよね。

特に官公庁との取引の場合、提出書類の不備や誤提出の修正は双方にとって大きな負担ですが、デジタルでの発行なら差し戻し対応もスムーズです。発行記録や先方の開封記録が確実に残り、履歴として把握できます。修正履歴や承認プロセスの可視化による取引記録の透明性の確保、適切な保存・管理が可能な点はデジタル運用ならではです。発注者である行政側、受注者である事業者側、どちらも中長期的に見て大きなメリットをもたらす取り組みといえます。

社会全体を見ても、DX推進の動きは加速しています。弊社でも、顧客対応品質の向上スピードアップのために生成AIを積極的に取り入れていこうと検討しているところです。たとえば、売上データに異常値が生じた際に生成AIに分析させて理由を探るといった使い方もできるのではと考えています。

まだ業務のデジタル化・電子化に抵抗を感じる方もいるでしょう。弊社も現在、『BtoBプラットフォーム 請求書』での請求書発行は官公庁と上場企業などの一部民間企業に留まっており、まず現在紙で残っている他の取引先へもデジタルの流れを広めていきたいです。デジタル運用は、すべての利用ユーザーが参画しやすい仕組みづくりも大切になって来ると感じています。官公庁などの公共機関から民間企業まで幅広く、『BtoBプラットフォーム 請求書』をひとつのきっかけとして、DXを推し進めていってほしいです。