埼玉県児玉郡美里町
年間1万1,000件を超えて処理する請求書をデジタル化。

令和3（2021）年3月に関越自動車道の寄居スマートインターチェンジが全面開通したことで、美里町へのアクセスも非常に良くなりました。このメリットを生かして、企業誘致も積極的に進めています。

― 総合政策課の役割についても教えてください。

係長：法制執務である条例の改正や議案作成、総合振興計画の策定などを担当しています。また、まち創生係に関する業務としては、先に述べた企業誘致のほか、新たな住民の移住・定住促進や中心拠点地区への商業施設誘致などにも取り組んでいます。

取引事業者から郵送などで受け取った紙の請求書は、各所属部署の担当者に振り分け、財務会計システムにて支出命令処理が行われ、支出命令伝票が作成されます。以前は、この伝票を紙に印刷し、請求書原本と契約書、納品書などを添付した上で当該所属内の決裁（担当→係長→課長等）を経て、会計係に提出され、すべての承認を得たのちにようやく請求書の受取処理ならびに支出命令の執行処理が完了します。

役場内で処理する支出命令伝票は年間トータルで1万1,000件を超えるだけに、担当各課にとって重い負担となっていました。

― これまでどのような改善を図ってきたのでしょうか。

係長：財務会計システムは、令和5（2023）年に電子決裁化し、ペーパーレス化が大きく前進しました。紙で送られてくる請求書をスキャンしてPDF化することで、財務会計システムに登録することができます。これにより先に述べた決裁の業務フローをシステム上で回すことが可能となり、担当各課の負担をかなり軽減できたと考えています。

― その上で今回、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されたことには、どんな狙いがあったのかを教えてください。

係長：ペーパーレス化はそれなりに進んだものの、会計業務のデジタル化はまだ道半ばです。毎日何十通も届く紙の請求書を、総務課の職員が担当課ごとに仕分け、PDF化しています。これらの請求書を財務会計システムに登録する過程にも多大な手作業が発生するため、さらなる業務効率化を目指しました。

主事：実際に私も財務会計システムへの登録を担っていますが、取引事業者ごとに請求書のフォーマットが異なるため、項目の照合や記載不備のチェックなどに煩雑な手間がかかります。場合によっては過去の請求履歴と見比べて確認しなければならないこともあるため、請求書1件あたり10～15分、1日2時間程度費やす日もあります。役場全体の1万1,000件で換算すると、1件15分として2,750時間もかかっています。

取引事業者に対して支払遅延を起こしてはならないだけに、登録作業を後回しにすることができず、他にも多くの業務を抱える中で精神面でもプレッシャーを感じていました。

係長：この課題の解決策を模索していた中で、インフォマート社から提案されたのが『BtoBプラットフォーム 請求書』だったのです。私たちは、町が率先して請求・支払関連事務の電子プラットフォームを構築することで、職員の生産性向上や負荷削減を実現し、さらには取引事業者の皆様がより効率的に役場とやりとりできる環境を構築したいと考えています。『BtoBプラットフォーム 請求書』は、まさにこの目標達成に寄与するソリューションになると判断しました。

さらにインフォマート社には『BtoBプラットフォーム 請求書』の調達に際して、内閣府が推進している「デジタル田園都市国家構想推進交付金（TYPE1）」の活用を含めた幅広いサポートを手伝っていただきました。こうした経緯から令和6（2024）年度予算での導入を決定し、令和7（2025）年3月より正式運用を開始しました。

― 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入により、どのような効果を見込まれていますか。

係長：これまで紙の請求書を使っていた取引事業者が『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えることで、画面上からPDFをダウンロードできるようになり、スキャンの手間がなくなりました。また、請求書のフォーマットが統一されたため、入力やチェック時に明細や金額がどこに何が書かれているか探す必要がなくなり、役場内の業務が大幅に効率化されます。加えて、紙の請求書の紛失や支払遅延などのリスク低減にも貢献します。

もちろん取引事業者の側でも紙の請求書を郵送したり、役場まで持参したりしていた負担やコストが軽減されるため、必ずメリットを感じていただけると考えています。

― 取引事業者の反応はいかがでしょうか。

係長：過去に取引のある約1,000社の事業者に案内状を送り、役場でもオンラインでも参加できる説明会を2回にわたって開催しました。導入当初は事業者が参画してくれるか不安でしたが、実際は「ぜひ切り替えたい」と前向きな事業者様もおり、今後、電子請求が増えることが期待されます。一方で、「どうしても切り替えなくてはならないのでしょうか」と不安を隠さない事業者もおられるので、『BtoBプラットフォーム 請求書』に切り替えるメリットを伝え、認知を高めていたいと考えています。

いつまでにという時期を特に設定しているわけでありませんが、現状で紙の請求書を利用している取引事業者の半数程度まで賛同を広げ、利用率を向上していくことを当面の目標としています。

― システムの機能強化に向けた計画もあれば教えてください。

係長：せっかく導入した『BtoBプラットフォーム 請求書』ですが、実はまだ職員が手で入力しているのが実態です。スキャン作業が必要ない事や請求内容の確認作業が容易になっていますが、支出伝票への入力作業は残っているため、更なる業務改善を進めていきたいです。本来、財務会計システムと緊密に連携することが必要で、取引事業者から『BtoBプラットフォーム 請求書』を経由して送られてきた請求書を、人手を介することなく財務会計システムに自動登録し、以降の業務フローにつなげていくのが理想的です。令和7（2025）年度中に財務会計システムのバージョンアップが予定されており、さらなる効率化が見込まれています。

― さらに美里町における行政DXを見据えた構想もあればお聞かせください。

係長：強い課題感としてもっているのは、依然として紙を前提とした業務や職場文化からの脱却です。ここまで述べてきたように、役場全体としてペーパーレス化を目指した成果を上げてきましたが、それでも紙に印刷するという行為自体を思うように減らすことができずにいます。

どうしてもシステム上の確認では不安で、紙に印刷しているケースも多々あるようです。職員の意識を変えることが次の課題ですが、地道に改善していくことで業務効率化が推進し、ひいてはそれが請求書と紐づく契約書や見積書などの書類のより効率的な管理にもつながっていくと考えています。

このように課題はまだ山積していますが、私たちがまず全力を挙げるべきは、やはりすそ野の広い取引事業者における『BtoBプラットフォーム 請求書』の利用率の向上です。今後に向けても説明会を随時開催することを予定していますが、他にもっと有効な方法があるかもしれません。インフォマート社には『BtoBプラットフォーム』の操作に関するサポートを行ってくれる「自治体関連専用サポート窓口」などもあるため、そういったサービスも活用しながら、さらなる利用率向上を目指していけたらと思います。