最近、金額や支払日など支払明細を記載した「支払通知書（振込明細書・支払明細書）」の電子送付についてお問合せが増えています。昨今、支払通知書を電子送付する取り組みが増えているのは、金融機関による振込手数料の有料化が起因しているようです。公金事務の有償化や郵送料金の値上げなど、自治体の経費増大が予想されるなか、帳票類の電子化はコスト削減に確実に貢献します。自治体会計事務DXの今後のトレンドになりそうな支払通知書について詳しくお伝えします。
金融機関による振込手数料の有料化が、自治体に及ぼす影響
自治体は経費削減のため、事業者への支払いを都度払いから定期払いへ
これまで自治体の指定金融機関による公金支払はほとんど無償で行われてきましたが、近年、手数料を要請する金融機関が増えています。これは自治体財政の新たな負担となります。そこで自治体では定期払いへ変更する動きが出ています。一度の支払いにまとめることで、振込手数料の削減を図る狙いです。
定期払いの支払明細を知らせるため、事業者への支払通知書が必要に
一方、事業者側は一度に入金された金額の内訳（原課など）がわかりづらくなり、自治体に支払内容の明細を求める傾向になると思われます。つまり、自治体は定期払いで振込手数料を削減する代わりに、事業者への支払通知書の発行が必要となるのです。
自治体が支払通知書を発行するパターン
事業者が希望した場合のみ、支払通知書を発行
事業者が希望すれば支払通知書を発行しますが、事業者が来庁して受け取るケースもあるようです。メールアドレスの届出がある事業者にのみ、PDFで支払通知を発行する自治体もあります。
取引があった全件に対して、支払通知書を郵送
圧着ハガキなどに支払明細を記載した支払通知書を、取引のあった全ての事業者に郵送している自治体もあります。会計課が手作りで作成していたり、外部委託しているケースもあり、郵送費などのコストが発生しています。
紙の支払通知書が抱える課題
支払通知書の作成と郵送にかかる業務負担
支払通知書の文書作成・印刷・封入・郵送作業など、発行する度に職員の業務負担が生じています。圧着ハガキで作成している場合は通常より手間がかかっています。
内容の簡略化による課題
定期払いを進める自治体では、支払明細が増えてハガキに記載しきれず、内容を簡略化するケースもあるようです。支払通知書が本来の役割を果たさず、支払明細が正しく伝わらない課題が生じています。
郵送料の値上がりによる経費の増大
紙の支払通知書には、ハガキ代・印刷費・郵送費などの経費がかかりますが、近年は郵送料の値上げが続き、今後も経費が増大しそうです。
事業者側の業務とコストの負担
事業者の希望でのみ支払通知書が発行される場合には、事業者側に自治体への連絡や来庁、郵送費などの負担がかかっているケースもあります。
支払通知書の電子送付がもたらすメリット
業務負担とコストの大幅削減
紙で作成・郵送していた支払通知書をデータ作成・送信することで、ペーパーレスはもとより、職員の業務負担とコストの大幅削減が図れます。
事業者の業務負担も軽減
自治体への問合せや来庁の手間、着払いなどの負担がなくなります。支払通知が迅速に届き、照合作業やその後の処理もスムーズに進みます。
まとめ
自治体の会計事務では、見積書、契約書、発注書、請求書などの帳票を電子化する取り組みが年々進んでいます。さらに、昨今の郵送料の値上げや公金事務の有償化を受けて、支払通知書の電子送付を検討する自治体も増えています。こうした社会の変化に対応し、業務効率化とコスト削減を実現するためには、デジタル化が最適な解決策です。
すでに電子支払通知を導入している自治体もあり、その効果が注目されています。インフォマートでは、貴庁に最適な会計事務DXをご提案します。ぜひお気軽にご相談ください。
