導入後1カ月で取引先の7割が発注方法の切り替えに協力。FAX・留守電の受注時間が3分の1になりました。

戦後創業の製麺所、祖父の思いを受け継ぐ３代目社長

御社の設立の経緯や事業内容を教えてください。

代表取締役 木嶋 孝明 氏（以下同）：
当社は山口県宇部市で戦後間もないころから製麺所を営んでいます。山口県内を中心に、九州、沖縄、広島、島根、一部関東のラーメン業態を中心とした飲食店やホテル、スーパーなどに卸しています。取引先の6割が飲食店です。

生麺だけでなく茹で麺も製造しており、茹で麺には添加物を使わないというこだわりを持っています。添加物を使わないため、賞味期限が短い。できるだけ当日製造したものを納品するため、当社の始業時間は早朝３時半です。

複雑な受注業務と属人化が課題

以前はどのような受注対応をされていましたか？

日中は事務所のスタッフが電話やFAXで受注対応をしていました。始業が早い分、夕方４時半には事務所には誰もいません。不在の間は留守電とFAXで注文を受け、始業前には受注担当が留守電を書き起こす必要があります。

留守電は毎日20〜30件程度で、お店によって切り方、太さ、グラム数などの加工方法が違うのでラーメン店からの注文はとても複雑です。しかし、どのお店も「麺」という商品名で注文されます。

経験のあるスタッフであれば判断できますが、経験が少ないスタッフには難しく、受注業務が複雑化・属人化している状況でした。小さな企業で管理者を多数抱えているわけではなく、最終的に私も留守電を確認する必要がありました。

システムを導入して受発注の効率化と業務改善に取り組みたい

『TANOMU』導入に踏み切った理由を教えてください。

以前から受注の効率化をしたい、業務改善をしたいと考えていました。当社の基幹システムとCSVデータ連携できる受発注システムを調べていた際、インフォマートの担当者から『TANOMU』の案内をいただいたのです。

『TANOMU』はシンプルにLINEを使って発注できることが魅力でした。取引先が困ることなく発注できそうだと直感的に感じて、すぐに『TANOMU』の導入を決定しました。

導入準備で苦労したことはありましたか？

苦労したことはほとんどありませんでした。商品や取引先の登録は、インフォマートの担当者にエクセル形式のマスターデータをお渡しして対応いただいたので、とても助かりました。当社のような規模だと、立ち上げのサポートをしていただいたのはとても大きなメリットです。

従業員の年齢層は40代から65歳ほどです。普段パソコンを触らないアナログな従業員のほうが多いのですが、ピッキングリストを作る手順などは私がマニュアルを作って閲覧できるようにしました。以前の方法がよいと思っていた方も、１カ月ほどでみんな『TANOMU』の操作に慣れました。

受注処理の作業を圧縮、空いた時間に配送リストを作成

『TANOMU』の導入によって、どんな変化がありましたか？

留守電を書き起こす作業が激減しました。今も、留守電やFAXで注文が来る取引先も一部ありますが、ほとんどは『TANOMU』での発注に協力していただけました。

一日の作業は、製造担当が受注内容をもとに段取りをして進めます。その作業を３時前には始めたいので、早い従業員は２時に出社して注文をまとめていました。

受注処理は１名で30分かかっていましたが、今は10分で完了しています。おかげで、当日の配送が必要なところを絞り込み、ピッキングリストを出す作業まで対応できるようになりました。ピッキングリストの集計は『TANOMU』がやってくれるので非常に助かっています。

取引先の反応はいかがでしたか？

多くの取引先にご理解していただき、導入後の約1カ月で7割が『TANOMU』での発注に切り替えていただきました。使い慣れたLINEから簡単に発注できるため、スムーズに移行が進んだのでしょう。商品の配送時に担当が『TANOMU』利用案内のチラシを持参し、システム導入と移行について説明していったのです。

ただ、配送担当もデジタルに不慣れな人が多く、理解が難しい場合もありました。そこで架空のテストアカウントを作って、実際に取引先として登録する操作を体験させたのです。そうすることで、実際にしっかり案内できるようになりました。

当社は深夜2時から始まる仕事です。今では「留守電には戻りたくない」と、システム利用が定着しています。『TANOMU』を導入したことで少しでも始業時間を遅くできたことは、本当に良かったと思っています。

卸売だけでなく、EC事業に再挑戦していきたい。

今後、新たに取り組みたいことはありますか？

コロナ禍にEC事業に挑戦したのですが、ECの受注業務が複雑化して現在は中断しています。『TANOMU』を導入したことで業務効率化できたので、再挑戦していきたいです。また、製造の効率化をした上で、取引先を増やしていきたいですね。福岡エリアへの展開を強化し、他社との差別化を図りながら事業を拡大していきたいです。

ありがたいことに、当社の麺を採用いただいているラーメン店から、社員の独立や他店の紹介など横のつながりで広めていただくことがあります。他には、ラーメン店の方が、当社の麺が入ったケースを写真撮影してインスタグラムに投稿し、それを見た別のラーメン店からお問い合わせをいただくこともあります。『TANOMU』で効率化したリソースを、新たに売上を作ることに反映させたいです。