ビルメンテナンス業界のDXとは？
～今こそ紙管理・属人化脱却を～-開催レポート

　　　　　

ビルメンテナンス業界は歴史のある企業が多いので、紙でのやり取りがメインで、デジタル化に置き換わっていくのは、まだまだこれからという状況です。

弊社も例に漏れず、月々の紙の受取請求書の処理が6,000枚あり、請求書の開封から、各担当者への振り分け、押印、経理に提出した後の保管まで、煩雑な作業が発生していました。各営業所から送られてきますので、その分のタイムラグや郵送費用も課題でした。

人的リソース不足やインボイス制度対応の必要性から、バックオフィスの業務効率化は喫緊の課題でした。電子請求書システムを比較検討する中で、『BtoBプラットフォーム 請求書』に魅力を感じたのは、利用企業数が非常に多く、取引先様も無料で利用できること。また、データでのやり取りになるので、会社間のやり取りがスムーズにできることがポイントでした。

導入時に苦労した点は、「導入が難しい」という取引先様との折衝です。その際、折衝の内容を記録に残し、担当者全員で履歴を共有しながら対応しました。密なコミュニケーションが功を奏し、現在は電子化率90％を超えることができました。

メリットは大きく分けて７つありました。

Point①請求書の処理状況が見える化できた

Point②電子化により経理でのチェック・締め業務の効率が向上した

経理６、７名で行っていた締め作業が現在は基本的には担当１名にまで削減できることができました。

Point③紙の保管・ファイリングが不要になった

Point④過去の請求書を簡単に検索できるようになった

倉庫に保管していた紙の請求書を取り寄せて検索し確認する必要がありましたが、データ保管によりそれら作業がなくなりました。

Point⑤テレワークができる環境になった

今までは請求書を処理するためだけに出社しなければなりませんでしたが、システム化でいつでもどこでも対応できるようになりました。

Point⑥法令対応における業務負担が軽減できた

インボイス制度に対応しているかどうか、受け取った紙の請求書を１枚１枚確認する必要がなくなりました。

Point⑦内部統制が強化できた

実際に使ってみて便利だなと思ったのは、あらかじめ会計仕訳を入力しておける機能です。これにより、入力作業が激減し、業務効率化ができました。また、担当部署により権限を細かく設定できる機能も、内部統制上、非常に有効だと思い活用しています。

今回、請求書をデジタル化したことで、紙の書類による煩雑な作業を削減でき、大きな効果を感じています。今後は契約書も電子化したいと考えています。さらには、販売管理システムといった既存のシステムとBtoBプラットフォームを連携して、一気通貫で事務処理が完了するような将来を思い描いています。

『BtoBプラットフォーム 請求書』は、107万社を超える企業様にご利用いただいている電子請求書システムです。一つの仕組みの中で受取も発行も可能であることが特徴の一つです。データtoデータの仕組みであるため、会計システムなどとスムーズに連携し、入力などの手間を削減します。また、紙やPDFへも、AI-OCRや郵送代行の利用で対応が可能です。

　　　　　

10月からは郵便料金の値上げが予定されており、これを機に多くの企業が請求書を電子発行に切り替えるという動きが予想されます。つまり受領側も電子化による影響を受ける可能性が高まります。紙であっても電子であっても、スムーズに受け取れる体制づくりを整えておきましょう。

　　　　　

請求書を電子化すべき理由は以下の８つです。

• ①コスト削減
• ②時間の節約
• ③環境保護
• ④ミスの削減
• ⑤顧客への迅速な対応が可能
• ⑥管理が容易
• ⑦リモートワークが可能に
• ⑧物流への負担軽減

　　　　　

BP storage for 請求書（invox受取請求書）は、PDFや紙、デジタルインボイスなど、請求書がどんな形で届いても、データ化し、請求書の受取から入力・支払・計上業務を自動化するシステムです。BtoBプラットフォーム 請求書と連携し、一元管理が可能です。業界最安水準の料金プランでご利用いただけることもポイントです。

今後、Peppolや全銀EDIの登場によって完全に請求書がデジタル化されるまで、当面はアナログとデジタルが混在し、複雑さが増す時代が続くと考えられます。そんな過渡期にこそ、BP storage for 請求書がお役に立ちます。