季節商品・限定商品を販促機能で一斉配信。＋αの売上を獲得しています。

「平瀬フーズなら」と言われる、豊富な品ぞろえが特徴

事業内容について教えてください。

代表取締役社長 山田 大樹 氏（以下、山田社長）：
当社は東京都八王子市を拠点に製菓製パン材料を取り扱う卸売業を行っています。取引先は300社ほどで、８割はパン屋さんです。

小麦粉は300種類ほどを取りそろえています。他にも、砂糖20種類以上、あまり流通していないバター、シロップ、酵母、ジャム、ドライフルーツなど。パン屋さんはこだわりを持つお店が多いので、他社にはなかなかない商品も取り扱い、細かなオーダーに対応できるようにしています。「平瀬フーズでなければ！」と言っていただけるのは強みです。

以前はどのような受注対応をされていましたか？

山田社長：
以前は受注の８割がFAX、電話１割、メール１割でした。FAXでの注文書は、手書きが多いので単純に見づらく、電話で確認するなどのフォローも発生しますし、お取引先様が電話に対応できなくて時間を要することもあります。また、電話での受注は言った・言わないというトラブルや、聞く際と書き起こす際の２回、間違うリスクがあります。

さらに、お取引先様からのFAX注文書には「小麦粉」とだけ記載されていることが多く、どの小麦粉なのかわからないのです。担当営業であれば把握していますが、事務担当はその顧客の取引履歴を調べて伝票を作成することになります。1件あたり1分ほどですが、どんどん積み重なっていくので受注が煩雑になる原因のひとつになるのです。

営業部課長：
これまでは受信したFAXを読み間違えたり、電話で聞き間違えたり、聞き取って記載したものが間違えていたりしていました。

ミスによって誤配送などがあると、フォローのために運賃をかけてお届けします。取引先専用のFAX発注書を当社が作ってメールで送ることもしていました。しかし、毎度情報更新・送付する手間もあり、他に良い方法があればと感じていました。

システムの導入で事務スタッフの労働時間を圧縮したい

受発注システム『TANOMU』導入に踏み切った理由を教えてください。

山田社長：
事務員たちの受注業務を効率化して、定時で退社できるようにしたいと思っていました。ある時、当時の受注担当者から、インフォマートの受発注システム『TANOMU』の説明を一度聞いてほしいと依頼されたのです。そして機能の説明を15分ほど伺い、導入を即決しました。失敗してもリスクが小さい金額と感じて、まずはやってみようと思ったのです。こういったことはスピード感が大事だと思います。

受注業務のスリム化を実現。営業ツールとしても活用

『TANOMU』の導入によって、どんな変化がありましたか？

山田社長：
インフォマート担当者から『TANOMU』の説明を聞いたとき、私はお取引先様が伝票を作ってくれるサービスだと感じましたが、実際その通りでした。今では、受注ミスによる誤配送や、急なフォロー対応、再配送による余計なコストが掛かることもなくなりました。

営業部課長：
当社で伝票を作らなくて良いことはメリットです。今では事務スタッフの業務が効率化できて、空いた時間に別の業務に時間を割けるようになりました。

取引先の反応はいかがでしたか？

山田社長：
お取引先様からは「とても使いやすい、良いシステムだ」とお喜びいただいています。スマホで簡単に利用開始できますし、注文も手軽にできます。時間内であれば追加注文もできる。今では300社中280社程度がFAX・電話から『TANOMU』経由での発注に切り替えていただきました。お取引先様によっては、よく注文する商品や、気になる商品をお気に入りに登録するマイリスト機能も使いこなしていただいています。

営業部課長：
社内のスタッフが正しく商品を認識できるように、TANOMUですべての商品画像を登録しました。すると、お取引先様のほうでも画像を見ることでわかりやすくなったと好評です。これまで取引のなかった商品が価格付きで見られることもメリットとして受け入れていただいています。

山田社長：
他にも、『TANOMU』の販促機能を積極的に活用しています。以前、あまり注文が入らなかった「ドライストロベリー」という商品がありました。それを『TANOMU』のチラシページにお買い得商品として掲載したところ、気付いたら在庫がゼロになっていたのです。お取引先様の多くは「こんな商品があることを知らなかった」とおっしゃっています。

パン屋さんのオーナーは、パンをこねて成形し、焼く作業を繰り返しています。その合間の休憩時間にスマホで『TANOMU』を操作することが多いようです。そのときスマホで手軽にチラシ情報を見て、季節商品や新商品開発のインスピレーションを得ていただければと思っています。お取引先様の売上が良くなれば、当社の売上も上がります。当社では配送営業で週２回ほどお取引先様の元に伺いますので、その際に「チラシは見ていただけましたか？」とお声がけして営業するようにしています。

営業部課長：
訪問営業に加え、チラシで販促できることで、お取引先様からの注文数が増えたと感じています。『TANOMU』を導入して２年ほどですが、本格的に活用できるようになってから売上は伸びています。

受注だけでなく、配送業務も改善したい

今後の展望についてお聞かせください。

営業部課長：
今後はメーカーにも協力を仰いで、商品を使った２分ほどのレシピ動画を提供する計画を立てています。動画コンテンツとして配信することで、新たなメニュー開発のヒントにつながるのではと考えています。

山田社長：
『TANOMU』を使っていることを知った新規のお取引先様から、うちも取引をしたいと連絡をいただくこともあります。使いやすいサービスを提供することにより、新規顧客の開拓もできることがわかったので、もっと活用していきたいです。

一方、就業環境についてはまだまだ改善の余地があります。トラックで営業に回るため、渋滞などに巻き込まれて勤務時間が長くなってしまうことがあります。社員が働きやすい環境を作ることで、会社の成長、ひいてはお取引先様に対して最高のサービス提供が叶うと思っています。