自治体における電子契約導入で 何がどう変わる？その進捗は？

もう少し具体的に電子契約をみておきましょう。
まず、電子契約は「電子署名」「電子証明書」「タイムライン」の3つの構成要素によって成り立っています。それぞれについて確認しておきましょう。

電子契約には大きく分けて2種類あります。「立会人型（電子サインタイプ）」と「当事者型（電子署名タイプ）」です。

紙の書類による契約であれば、契約内容を決め、それぞれに合意し、契約書にまとめるまでに、自治体と取引をする相手は何度も来庁し直接対面で交渉・相談・内容確認をする必要がありました。また承認フローも関係者に書類を回し、承認を示す押印等を完了することも必要でした。こうした契約締結までのフローは時間も労力も要するものです。働き方改革の障害にもなります。電子契約になれば、こうしたフローがスピーディに進むことになります。

紙の書類による契約の場合は、「書類を製作し、印刷する」「製本して押印する」「契約書を相手に送る」「相手から押印した契約書を返送してもらう」「ファイリングして保管」「必要に応じて過去の契約書を探す」などの作業が必要です。もちろん相手側においても、受け取った契約書を返送するまでに、「内容を確認する」「関係者に承認をしてもらい押印」などの作業が必要です。

自治体側、契約相手側の双方にとってかなりの手間がかかる業務であったといえます。

電子契約では、システム上で手続きが完結できます。そのため、書面の郵送・受取、押印等の作業は不要になります。

電子契約が自治体との取引で使えるようになれば、地域企業が従来のように庁舎に足を運んで契約関連の手続をしなければならない、という手間は省略できます。電子契約では、インターネット環境とメールアドレスの用意があれば、オンライン上で契約が完結するわけです。

紙の書類による契約には大まかに考えても用紙代・印刷費・印紙代・郵送費・保管費等のコストが必要です。

電子契約では、電子契約サービスを利用するコストが必要ですが、利用料金以外のコストは削減できると考えられます。

紙の書類による契約時には、契約書を郵送し、相手先が契約書を確認し、その後に返送するというフローが発生します。その間、自治体においては状況がつかめず、返送までの時間が予想以上に長引いたとしても頻繁に状況確認をするのも躊躇われ、不安になることも少なくありません。

電子契約では、上司等の関係者も含め契約の進捗が確認できるため、契約する双方が手続きが遅れている場合にはコミュニケーションをとり、遅延解消や遅延の理由を理解することも可能です。

電子契約では契約データの保管や電子契約サービス提供者側の適切なバックアップもあるため、コンプライアンス/ガバナンスの強化が図れます。とくに次の3点においてリスク低減が望めます。

契約の仕方として電子契約が主流になれば、契約書そのものはデータ保管ができるようになるため、膨大な量の紙や保存場所などさまざまなコストが削減できます。それ以外にも、契約内容を確認する際に、紙の契約書であれば、書庫に出向き、保管されている書類のなかから確認したい契約書類を探す必要があります。こうした手間も、データで管理することで、検索がたやすくなります。

改正前の地方自治法施行規則は「地方自治法234条5項の「契約書又は契約内容を記録した電磁的記録を作成する場合」に必要な総務省令で定める措置」として、12条の4の2第1項で一定の電子署名とする旨が定められており、また、第2項で第1項の電子署名を行った者を確認するために必要な事項を証とする電子証明書を電子署名に併せて送信する必要がある旨を定められていました。

また電子証明書は「地方公共団体情報システム機構（J-LIS）」の発行するもの（総務省関係法令に係る情報通信技術を活用した行政の推進等に関する法律施行規則2条2項2号イ。職責証明書含む）か、主務大臣から認定を受けた事業者（認定認証事業者）が作成したもの（同号ロ）、あるいは登記官が作成したもの（同号ハ）であることが必要とされていました。つまり、上記で説明した電子サインタイプ（立会人型）は認められていなかったのです。

こうした条件は、契約をする当事者双方が満たす必要があるものです。そのため、自治体と契約をする民間企業にたいして、かなり難しい対応を求めているものであったといえます。

こうした背景から、自治体の電子契約導入は進んでいないとされていました。

2021年の改正によって、電子署名の要件が緩和され、電子サインタイプ（立会人型・事業者署名型）の利用が可能になりました。

またこの法令改正によってクラウド型電子署名も利用可能になりました（本稿では、当事者署名型の「リモート署名」をクラウド上で行う仕組をクラウド型電子署名といいます）。ネットワークに接続できる環境であれば、いつでも、どこでも、電子署名が可能となります。

リモート署名というのは、署名者が、リモート署名事業者が提供するサーバー上に「署名鍵」を設置・保管しておき、この署名鍵を使って署名をするというものです。クラウド上で署名が完結できるうえ、当事者署名の手段として利用できます。

こうした法改正をうけて、自治体では電子契約への活用が期待され、関心が高まっていると考えられます。

GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社が、2022年5月〜6月に行った「全国自治体電子契約実態調査」（調査対象としたのは全国自治体1788機関。有効回答数は484自治体）によると、すでに導入をしている自治体も含め、約4割の自治体が電子契約の導入に備えているという結果がでました。

しかし、一方で、約半数の自治体では電子契約の導入を現時点では予定していないと回答をしています。

この調査でもうひとつ注目しておきたいのが、従来の紙の契約は効率的ではないと感じている自治体の多さです。85%の自治体が紙の書類による契約には1〜2週間ほどの時間がかかると回答し、過半数の自治体が電子契約に切り替えれば効率化できると考えていることが明らかになりました。

この様子から、自治体においての電子契約導入は着実に進んでいくのではないでしょうか。効率的でないもの、住民や企業の生産性に悪影響を与えるやり方は、速やかに変えていくことが期待されています。