大分県様は当社サービス〈BtoBプラットフォーム TRADE・請求書〉を採用して大分県消耗品発注システムを構築されました。今回は事例紹介として、大分県会計管理局 審査・指導室 室長、室長補佐、主幹の方々に、見積依頼～支払処理のデジタル化への取り組みについて伺っています。会計審査の観点からも興味深い内容です。
[課題]システム構築前の物品購入における会計事務
年間2万件に及ぶ、紙による消耗品発注
消耗品の発注は、県の200あまりの機関で各所属担当者が行っています。事業者に電話やメール・FAXで見積依頼をし、事業者は見積書を来庁して提出したり、メールに添付したりしていました。
消耗品を発注する度に、見積書をもとに財務会計システムに入力して支出負担行為を起票し、決裁を経て事業者へ電話などで連絡します。納品後は検収を経て受け取った請求書情報をシステムに入力し、支出命令を起票していました。
このような支払事務が年間約2万件に上りました。全庁で行政事務の電子化、ペーパーレス化に取り組んでおりました。それに伴い、会計事務にも電子決裁を導入したため、紙の書類に関する業務も大幅な見直しが必要でした。
常に抱える、帳票の不備と人的ミスのリスク
入力時に日付漏れや誤記などの不備があると、審査部門の出納員が書類を差し戻し、修正作業が発生します。複数回、差し戻す場合もありました。
適正な会計事務を行うには、請求内容の転記ミスや支払漏れなどの人的ミスを減らす取り組みが必要でした。
[効果]会計事務の適正性を維持し、審査の簡略化まで実現
大分県消耗品発注システムの対象とフロー
「大分県消耗品発注システム」の対象は、10万円未満の物品購入。文房具・事務用品・パソコンモニターなどの事務機器や、マスクなどの医療用消耗品も含みます。
〈BtoBプラットフォーム TRADE〉と〈BtoBプラットフォーム 請求書〉を併用することで、見積依頼から見積書の提示・発注・納品・検査・支払までが全てシステムで完結し、業務効率化と完全ペーパーレス化が実現しました。
帳票の不備と人的ミスを防ぎ、審査も簡略化
審査部門における課題は、大量の会計書類に対し、いかに会計事務の適正性を維持しながら審査していくかです。システムを活用することで、請求書に記載される金額・債権者・口座情報などの不備を防止できます。確認項目の正確性が担保されたため、消耗品にかかる会計書類の審査も簡略化できました。
システム導入を機に、制度変更にも着手
従前の消耗品発注は、支出負担行為を起票したうえで発注し、納品を経て請求書を受領した後に支出命令を起票していましたが、現在は簡素化を図り、納品後に支出負担行為兼支出命令を起票する制度に変更しています。
また、紙の請求書による都度の支払い処理から、月3回の支払いに変更し、入金状況が確認しやすく改善されそうとの声も届いています。
[展望]地域企業が取り組む会計事務DXの一助に
庁内の業務効率化だけでなく、取引事業者側でも、自社の既存システムと連携させて入力作業などの業務負荷を軽減するなど、会社の効率化に繋げてもらいたいです。地域企業が取り組む会計事務DXの一助となれたらと考えています。
大分県様からのコメント
行政事務の効率化は、今後も引き続き取り組んでいく必要があります。中でも、会計事務の効率化は地方自治体共通の課題です。大分県は大量・定型の支払事務の省力化への挑戦、第一歩を踏み出しました。「大分県消耗品発注システム」を、他自治体の参考になるようなシステムに育てていきたいと考えています。（一部抜粋）
本記事はダイジェスト版となります。ぜひ、インタビュー全文もご一読ください。
