宮城県宮城郡利府町様は、電子請求システムを運用することで、より有効に電子決裁を活用されるようになりました。ここでは、総務部デジタル推進室室長・上下水道部上下水道課経営係主事・会計課会計係係長・会計課会計係主事の4名に伺ったお話を簡潔にまとめました。
■ 目次
[課題]紙の請求書を受け取り続ける負担
利府町は、住民サービスの向上や行政事務の効率化、地域全体のデジタル化を見据えたDX戦略を推進しています。そうした中で課題となっていたのが、取引事業者から送られてくる請求書の処理でした。支出伝票の処理件数は年間約2万2,000件。紙の請求書が複数綴じられている場合があり、実際の件数はそれより上回っていました。
課題１
電子決裁システムの利用にあたり、原課が請求書1枚毎のスキャンや原本整理などに1回あたり2～3分の時間を要した。
課題２
上下水道課の場合、10日毎の締日に事業者から届く約20件の紙の請求書を処理するのに3時間近くかかっていた。単純な試算だと20件/3時間なので、年間2万2,000件の処理に約3,300時間が費やされていたといえる。
課題３
事業者から届く紙の請求書や添付書類には、A4サイズからはみ出る用紙もあり、スキャンすると、肝心の金額や日付などが途中で切れてしまうこともあった。
[検討]〈BtoBプラットフォーム 請求書〉の選択理由
2023年6月、自治体職員向けオンラインセミナーに参加。電子請求書を導入した自治体の事例を知り、〈BtoBプラットフォーム 請求書〉の導入を検討しました。
理由１
財務会計システムとの連携で請求書情報の入力作業やスキャン作業を削減。
理由２
官民を問わず、非常に多くのユーザーに活用されている。
理由３
本庁からの招待で、事業者が無償で電子請求を始められる。それにより、地域社会全体のデジタル化に貢献できる。
[効果]電子請求システム導入後のメリット
電子請求での受け取りで、電子決裁を有効活用中！
各部署の取引事業者約700社に、ハガキや説明会を通じて案内しており運用開始の段階で、1/3以上の約260社が参加しました。推定8,000件超の請求書が〈BtoBプラットフォーム 請求書〉を通じた処理に変わり、年間約1,200時間の作業時間が削減できる試算です。
効果１
スキャンや原本整理などの煩雑な作業がなくなり、担当者の負担が軽減。
効果２
電子請求書はフォーマットが統一されているため、会計課での審査も容易。
効果３
差し戻しの時間も短縮され、支払いの遅延防止に繋がる。
[反応]事業者様からのご意見
A事業者様からのご意見
既にBtoBプラットフォーム 請求書を利用しているA事業者様からは「自身で所有しているアカウントで利用させてほしい。」という声をいただきました。
B事業者様からのご意見
「これまでDXという世の中の動きについていけなかった。取り組んでいくべきだという意識はあるものの、知識がなくて手につかなかったため、今回の電子請求への案内は良い機会となった。」とのご意見をいただきました。
[展望]利府町様からのコメント
財務会計システム（電子決裁）と連携させることで更なる会計事務DXを実現予定！
財務会計システム側のアップデートをもって、令和7（2025）年度中には財務会計システム(電子決裁)との連携を完了させる予定です。これにより請求から支払に至る業務フロー全体の一層の最適化を図りたいと考えています。
インフォマートは、企業間の商取引のデジタル化を長年支援し続けてまいりました。その実績とノウハウに基づくサポート体制が整っております。詳細につきましては、下記ページをご参考ください。
本記事はダイジェスト版となります。ぜひ、インタビュー全文もご一読ください。
