利用シーン契約

Scene1

PDF、紙で原本を管理している

課題

保管義務が長期にわたり、保管スペースの確保にコストがかかる
過去の契約書を探すのが困難
電子帳簿保存法への対応ができていない

導入後

WEB上で一元管理が可能
紛失や漏洩防止も実現
10年間データをクラウド上で保管
WEB上で電子契約が完結するから電子帳簿保存法にも対応

Scene2

契約書は印刷して署名、捺印
発注書に契約定款を別添する

課題

紙ベースでの作業になるため出社が必須、テレワークが難しい
管理工数が多い

導入後

電子署名・タイムスタンプ付与できるからオンラインで契約が完了
各取引と紐づいているからスムーズに発注できる

Scene3

契約書の返送確認に一週間近い時間がかかる

課題

締結までに時間がかかりビジネスチャンスを逃す
成約後の計上に遅れがでる
発注時期の延期により納期が遅れる

導入後

クラウド上ですべて完結できるため返送確認作業も10分程度に短縮
契約の進行状況もクラウド上で把握可能。遅延や漏れが発生しない

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見積・発注業務

見積・発注業務

同じ内容の見積書、発注書を作成する二度手間が発生
最新の取引状況を把握するために過去のメールを遡る
取引先ごとに書類フォーマットが違い、管理が面倒

立場ごとのメリット

見積・発注業務

請求業務

メール・郵送など、取引先ごとにバラバラに請求書が届くから管理が大変
請求書と見積・発注内容の照合に時間がかかる
月末の業務集中、請求漏れが発生する

立場ごとのメリット