利用シーン見積・発注

Scene1

マスタのない幅広い取引に対応した発注システムがない

課題

メールでしかやりとりできない
部署をまたいだ一元管理ができない

導入後

多種多様な発注に対応したEDIシステムだから、マスタなしでもデジタル化
管理者は取引全体を一元管理できる。部署ごとにわけて管理も可能

Scene2

同じ内容の見積書、発注書をWord、エクセルを用いてそれぞれ作成

課題

転記作業の二度手間が発生
入力ミスの原因に

導入後

テンプレートに入力するだけ。作成した見積書のデータをそのまま発注書に。「承認」ボタンを押すだけで取引を進められる

Scene3

作成した見積書・発注書はPDFに変換してメールで送信

課題

メールが行方不明に
やり取りを重ねるうちに、最新情報かわからなくなる
どのフェーズで止まっているのか、誰がボールを持っているのか、取引概況がわからない

導入後

どこまで取引が進んでいるか一覧で確認可能
だれが承認していないか確認可能。遅れているものは担当者に催促も可能
請求が完了していないものも一目でわかるから漏れなく対応可能

Scene4

見積書・発注書を印刷して紙ベースでファイリング、保管している

課題

取引単位で紐づけして保管するので管理工数がかかる
電子帳簿保存対応ができていない

導入後

10年間データ保存されるから管理費や場所も不要
過去の取引履歴もプラットフォームで確認可能
電子帳簿保存法に対応
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契約業務

契約業務

契約書を印刷して押印・郵送するアナログ作業が多い
契約締結までに時間がかかる
保管スペースの確保や管理が煩雑
電子帳簿保存対応が出来ていない

立場ごとのメリット

見積・発注業務

請求業務

メール・郵送など、取引先ごとにバラバラに請求書が届くから管理が大変
請求書と見積・発注内容の照合に時間がかかる
月末の業務集中、請求漏れが発生する

立場ごとのメリット