電子契約サービスを比較し、絞り込んだら具体的な社内起案（稟議申請）を行います。電子契約サービスの導入と利用にはコストがかかるため、費用対効果を明確にしなければなりません。

ご担当者様に負担の掛かる部分ですが、社内起案にあたる資料提供や社内向け導入説明会の開催など最大限サポートいたします。

電子契約は総務や法務だけでなく、営業部門など複数の部署で使うシステムです。関係部署への周知を行うことで、導入促進や利用の定着につなげやすくなります。

説明する際には、「どのように業務フローが変わるか」また「利用者にどのようメリットがあるか」を明確にしましょう。印章規程など各種規程が変更になることについてもしっかり説明をします。電子契約についての問合せ部署なども明確にしておくと社員も安心できます。

円滑に電子契約を運用するために、使い方や役割などの運用ルールを決めておくことが重要です。システムの担当者や電子署名の捺印者、フロー、対象の契約書についてまとめ、誰でもわかるようにしておくことで、円滑に運用できます。

各社によって承認フローや手順は異なるので、自社の状況に合わせて作成しましょう。
とはいえ、限られたリソースの中で現状整理をし運用ルールを導入前までに決めておくことは大変です。このような整理もサポートいたしますので、導入から運用までノンストップで進行できます。

電子契約の導入にあたり、お取引先様への説明は欠かせません。以前と比べて電子契約の利用が増えてきているとはいえ、まだまだ紙でやり取りする企業も少なくないため、印鑑に慣れている取引先の場合は、不安に感じることも多いでしょう。いざ導入してみると問合せが殺到したということも考えられます。

特に取引の多い重点顧客については、個別説明会を開き、業務フロー・メリット・問合せ窓口など詳しい説明をすることで理解を得やすくなります。詳しく説明することで、お取引先様も納得、安心して電子契約をご利用いただけます。

稼働後、社内外で電子契約の使用に関する疑問や不明点が必ず発生します。各方面から寄せられる問合せに対し、社内の限られたリソースで全てを対応することは非現実的です。

そのため、カスタマーセンターによる対応や、スタッフへの相談が可能であること、操作説明の実施を行っているなど、導入過程だけではなく、導入後も継続してサポートを受けられるサービスを選ぶことが重要です。さらに導入企業だけでなくそのお取引先様もサポートするようなサービスであれば、安心して長く使用することができます。