株式会社指宿白水館

取締役 社長室長 金丸芳久様：指宿は薩摩半島南部に位置し、鹿児島を代表する温泉観光地です。白水館は鹿児島市内で1947（昭和22）年に創業し、指宿に移っての営業も60年を超えました。風光明媚な錦江湾を望み、東京ドーム約４個分の広大な敷地に、本館と4棟205室の客室、プールや庭園、美術館などを備えています。

一年を通じて日本全国、また海外からも多くのお客様がお越しになります。江戸時代の銭湯の歴史を再現した1000坪の大浴場や、名物の砂むし温泉などさまざまな浴場と、地元の旬の食材をふんだんに用いた料理の数々でお楽しみいただいています。

近年では、将棋の竜王戦で対局の舞台ともなりました。指宿を代表する旅館のひとつとして、郷土色豊かなおもてなしを心がけ、地域全体を盛り上げていきたいと考えています。

私はもともと用度課を担当しており、以前から発注業務で「これは非効率では」と気になる面があったのです。伝票はすべて手書きされたもので検品、経理チェックを行い、毎日商品管理システムに入力します。中には字がかすれて読めなかったり、略称で書かれていたりと、慣れた人でもかなりストレスのかかる作業です。

月末には社員3人がかりで1カ月分の伝票を精査し、請求書と照らし合わせます。月末から月初の5日くらいまではその作業だけに集中する状況で、雰囲気もピリピリしますし、その間、検品作業など他の業務は滞りがちでした。それなのに、「今までこのやり方だったから」という考えが強く、改善しようという動きもなかったのです。

ですが、他の業界を見れば、たとえば宅配業者さんなどは、荷物の運搬情報をデータ管理して効率化しています。我々の場合は、受発注システムというものがあると知り、これで状況を打破できるのではと感じました。

いくつかシステムを検討したところ、サポート体制が充実しているのが『BtoBプラットフォーム 受発注』でした。実際に導入している企業数社からも、「すごく業務効率がはかれますよ」との声を聞いています。

従来の手作業を続けた場合の人件費や経費を試算すると、システムを導入してもコストはペイでき、さらに人手を減らせる分、他の業務へ注力できます。伝票のペーパーレス化でかなりの効果が期待できると、調理場や経理など、関係部署を説得してまわり導入に至りました。

現在、主な仕入れの取引はほぼ受発注システムを使っています。データで管理できるので「和食は今月こんな提案をしている、これだけ仕入れている」といった業者との取引内容や金額も一目でわかります。

これまでは計算しないとわからなかったので、調理場はいちいち用度課へ、今どれくらい使っているか聞きに来ていたのです。今は、自分たちで確認できますし、FAXや電話での発注と違って、「あの商品発注したか？」「いつ届くのか」も一目瞭然です。

また伝票の手入力には紛失リスクや入力ミスがありましたが、今は取引履歴が残るので、経理でもチェック作業の負担が減り、非常に喜んでいます。ゆくゆくは会計ソフトとも連携させて、さらなる効率化をはかりたいと思っています。