電子契約のメリット・デメリットを徹底解説!

導入時のポイントは?

2021/09/30

コロナ禍においてテレワークが推進される中、押印をするためだけに出社が必要になるケースが話題となりました。こうした社会的背景も後押しとなり電子契約の検討をはじめたり、または導入を終えた企業も増えています。

インフォマートが行った「電子契約に関する調査」によると、2021年7月時点で電子契約を導入した担当者の4割以上が「テレワークへの対応」を導入効果として実感しています

本記事では、電子契約のメリットだけでなくデメリットや注意点も解説し、電子契約システムの選定ポイントを成功事例も交えて紹介します。

目次

1.電子契約とは

2.電子契約の5つのメリットとは

3.電子契約のデメリットや注意点

4.電子契約システム導入時に押さえておくポイント

5.電子契約の成功事例

6.まとめ

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1.電子契約とは

電子契約とは、従来は紙と押印で成立させていた契約書のやり取りを、電子データで行う仕組みのことです。書面の契約書では押印をしますが、電子契約では押印の代わりに電子署名を付与します。

民事訴訟法第228条によると、本人の署名または押印のあるものについては、本人の意思によるものと推定され、電子契約においても電子署名法第3条により、本人による電子署名が付与されていれば本人の意志に基づく契約となると認められています。

書面の契約書と電子契約についての違いは下記のとおりです。

書面の契約 電子契約
形式 文書 電子データ(pdfなど)
押印 印鑑 電子署名
保管方式 文書を保管 文書を保管電子データで保管
収入印紙 必要 不要

2.電子契約の5つのメリットとは

電子契約の5つのメリットとは

電子契約によって得られるメリットとして「業務効率化」「コスト削減」「ガバナンスの強化」といった3つの側面があります。ここでは導入によって得られるメリットについて具体的に説明します。

 <電子契約導入のメリット>
1.業務効率の改善
2.コスト削減
3.契約締結のリードタイムが短くなる(効率化)
4.契約書の検索性の向上(効率化・ガバナンス強化)
5.契約更新時期の把握が容易(ガバナンス強化)

①業務効率の改善

従来の紙による契約では、契約書の印刷・製本をし、郵送もしくは持参、双方の押印・割印をするため、締結までのやり取りに手間や時間がかかります。しかし電子契約では、すべてWeb上で完結するため印刷・製本の手間がなくなります。担当者の作業時間を減らすと同時に、契約締結までにかかるやり取りの時間短縮が見込めます。

また、インターネットとパソコンさえあれば場所を問わず作業ができるため、テレワークへも対応しやすくなります。

POINT
・契約書の承認をする場所が問われない
・1件あたりにかかる時間が減るため小人数でも対応が可能

②コスト削減

電子契約は大きく5つのコスト削減につながります。「収入印紙代の削減」「契約書の印刷代」「契約書の保管スペースの費用」「契約書の郵送費の削減」「押印にかかる手間、労力など人件費の削減」です。

電子データで契約を交わすため、印刷代や郵送代は当然不要になります。その分の手作業が減るので、業務の簡素化や人件費削減にもつながります。

※収入印紙代について
電子契約で収入印紙代が不要なのは、「印紙税法の第2条と第3条」「印紙税法基本通達第44条」からの解釈になります。

第二条 別表第一の課税物件の欄に掲げる文書には、この法律により、印紙税を課する。
第三条 別表第一の課税物件の欄に掲げる文書のうち、第五条の規定により印紙税を課さないものとされる文書以外の文書(以下「課税文書」という。)の作成者は、その作成した課税文書につき、印紙税を納める義務がある。
引用元:e-gov 法令検索 印紙税法

印紙税法では電子契約は非課税だという記述はありません。なぜ電子契約は収入印紙が不要となるかというと、電子契約は「文書の作成」にあたらないと解釈できるからです。印紙税法の第三条では「作成した課税文書に印紙税を納める義務がある」とあります。この課税文書の作成というのは、印紙税法基本通達第44条に記載されています。

紙の書面に書いて交付することは「文書の作成」にあたりますが、電子データは紙ではありませんし、送信しますが交付ではありません。電子契約を締結することは課税文書の作成に該当しないため印紙税は課税されないということです。

POINT
・収入印紙代の削減
・契約書の印刷代の削減
・契約書の保管スペース費用の削減
・契約書の郵送費の削減
・押印にかかる手間、労力(人件費)の削減

③契約締結のリードタイムが短くなる

従来の契約手続きでは、契約書の印刷・製本作業、押印のために郵送や持参するなど書面のやり取りに時間がかかる場合が多々あります。しかし電子契約では、電子データなのでメールやクラウド上で即時送信でき、契約内容の確認や電子署名も取引先の都合の良い時間で対応できるため時間の短縮につながります。したがって、これまで契約締結までに7~10日までかかっていたものが即日対応ということも可能になるのです。

POINT
郵送などをはじめとした書面の往復がなくWeb上で完結する

④契約書の検索性の向上

従来は書面で契約書を保管していたため、契約書の確認が必要な場合は保管庫から該当する契約書を探さなければなないという場面もありました。書類のリストを作成したり、契約期間・種類などに仕訳けていたりしたとしても、書類を探すにはやはり時間がかかってしまいます。

しかし電子契約はデータで保管するため契約期間や、キーワード、書類の種類などで検索ができ、簡単に必要な書類を探すことができます。また、インターネットにつながる環境下であればどこからでも閲覧できるので保管庫などに移動せずに、閲覧したいときにすぐに検索することが可能です。

POINT
キーワードや契約期間などで検索ができるため、書類を簡単に閲覧できる

⑤契約更新時期の把握が容易

営業部門などでは顧客や取引先と接する機会も多いため「そろそろ契約更新のタイミングだな」ということが分かりやすいですが、契約書を管理する部門では様々な種類の文書を預かっているため、管理が難しい場合もあるでしょう。エクセルやグループウェアなどでリスト管理をしていても、漏れてしまったことがあるということもあるのではないでしょうか。

電子契約では契約期間でソートや絞り込みをかけて更新間際の契約書の確認もできますし、契約更新のタイミングにアラートも設定できるため、更新日や終了日を失念することを防ぐことができます。

POINT
契約更新時期にアラートを出すことができるため、契約更新や終了日を見逃してしまうことがなくなる。
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3.電子契約のデメリットや注意点

前項でメリットをあげましたが、では電子契約導入時に気をつけなければならないことは何でしょうか。ここでは電子契約のデメリットと注意点について説明します。

①取引先の賛同が必要になる

電子契約は、導入にあたって取引先に説明し理解をえる必要があります。コロナ禍において2020年ごろから電子契約を導入する企業が増えてきているとはいえ、「パソコンなどの操作が得意ではない」「これまで紙の書類で処理してきた業務フローを変えたくない」などといった不安要素から電子契約の必要性を感じていても踏み切れていない企業も少なくありません。

電子契約にはコスト削減や業務にかかる時間を短縮できるといったメリットがあります。取引先に電子契約のメリットを説明し理解を得ることでスムーズに導入を進めることができます。

取引先への周知や説明は、電子契約システムベンダーの担当から協力を得ることが大切です。取引先担当者から質問を受けやすい営業担当者などに対し、電子契約の説明資料を用意して社内説明会を行うことで、取引先へのフォロー体制を整えるようにしましょう。

②業務フロー変更に伴う関係者からの協力が必要になる

契約締結が電子化されることでこれまでの作業と異なる部分がでてくるため、社内関係者へ向けた電子契約の手順や方法についての説明が必要です。役割に応じてマニュアルや説明会資料を作成しておくと、担当者の作業を簡潔に伝えることができ、導入後のイメージをきちんと共有することができます。

説明会では、社内の関係者から不安要素や懸念点をヒアリングしその場で解消するようにします。また、社内説明会にはベンダーの担当者にも同席してもらい、疑問に具体的に回答してもらうことで不安要素などを解消しやすくなります。

③電子帳簿保存法に適応した運用が必要

契約データを電子化し保存するうえでは、電子帳簿保存法の規準に適応しているかが重要です。「保存場所」「保存期間」「真実性要件」「検索機能」「説明書の備え付けに関する細かい取り決め」に従う必要があります。それらに適応したシステム選定を行うようにしましょう。なお、取引先側も電子帳簿保存法に適応できる仕組みであるかも軽視できないポイントです。

※電子帳簿保存法について
国税に関係する書類を電子データとして保存する方法を定めた法律です。ポイントは2つあります。
1. 税法上、保存が義務付けられている紙の帳簿(仕訳帳・総勘定元帳・補助元帳など)や書類(契約書・損益計算書・貸借対照表・請求書・見積書など)について、一定の要件のもとで電子データやスキャンデータを紙の代わりに保管することを認めていること
2. 税法上は、保存が義務付けられていない電子取引のデータについて、保存義務を定めていること

④なりすましや無権代理のリスク

電子契約では一般的に個人認証の仕組みとしてメール認証方式を利用しているケースが多いです。認証用のメールへアクセスできるのはそのメールアドレスの所有者である本人であることが前提ですが、2つのリスクがあります。

1. 契約当事者以外の第三者がサーバーや受信者メールにアクセスする、つまり契約書同意プロセスが他者に乗っ取られ、なりすまされるリスク
2. アクセスし同意したのがたしかにそのメアド所有者本人だとしても、そのメアド所有者がそもそも会社から契約締結権限を与えられていない、つまり無権代理として契約を無効主張されるリスク

なりすましについては、メール認証に合わせて二段階認証を行うなどの対応をすることで限りなくリスクを低減させることができます。しかし、メールアドレスが複数の従業員で共有されているものであれば確実に本人かどうかはわからないという懸念点もあります。

自社の無権代理のリスクについては、権限管理やワークフローの確立でリスクを低減することが可能です。また相手側の無権代理のリスクは、本契約の前に「この署名がある場合は社長の決裁があったものと見なす」「運用者とそのメールアドレスは〇〇」といった事前の運用同意書などを交わすことも場合によっては有効でしょう。

※無権代理とは
契約者とは別の者が代理権をもっていないのに代理で契約をすること。例えば、電子契約においてAの氏名とメールアドレスで契約が行われたが、電子契約で契約手続きをした人物がAではなくBだったという場合です。メールアドレスはA個人のものだが、メールアドレスを共有したり、メールをB宛に転送するとAではなくても契約ができてしまう可能性があります。

【マンガでわかる】電子契約で失敗しないために。電子契約の正しい選び方

4.電子契約システム導入時に押さえておくポイント

メリットの多い電子契約ですが、導入には関係者の負担も大きく、導入後きちんと運用できるのだろうか……といったことを不安に思う方もいるでしょう。そこで電子契約をスムーズに導入するために必要なポイントを紹介します。

①契約関連業務を整理し課題点を洗い出す

電子契約のシステムを選定するまえに、自社の契約フローの確認と課題点を洗い出すことが重要です。契約書を取り扱う担当者、契約までの工程・工数、社内フロー、書類の管理方法などから現在抱えている課題を洗い出しましょう。

こうした現状整理を行わないと、電子契約を行う目的や目標などがしっかりと定められず、導入が思うように進まなくなる場合があります。

CHECK
・契約書の決裁に関わる人物や工程
・契約にかかるおおよその期間
・現在締結している契約書の種類と数
・印紙税、郵送費などのコスト

②他社比較6つのポイント

課題点を洗い出し、目的(ゴール)を設定したら電子契約システムの比較検討を行います。電子契約システムの選定ポイントは6つあります。

POINT
1)自社の業務フローに合うかどうか
2)費用
3)ユーザー数
4)機能や使いやすさ
5)導入実績
6)導入サポートを受けられるのか、サポートの範囲について説明する。

③電子署名が「立会人型」か「当事者型」かを確認する

電子署名は紙の契約でいうところの「押印」にあたるものです。電子署名は「立会人署名型」と「当事者署名型」の2種類があります。

立会人署名型
(事業者署名型)
立会人署名型はユーザーの指示に基づき、電子契約事業者が署名を行います。作成名義人が相手先メールアドレス宛に契約締結の電子データを送信し、そのメールを受信した人の操作によって、電子契約事業者の署名が付される方法です。
当事者署名型
(契約者署名型)
当事者型は第三者である電子認証局が事前に本人確認をしたうえで発行した電子証明書を利用し、本人だけが利用できる環境で各人が署名する方法です。契約当事者が署名を行うことから当事者型と呼ばれます。

立会人型でも電子署名法の効果は及ぶと、政府見解等でも認められています。ただし、訴訟等になった場合の証拠力としては一般的に当事者型の方が高いといえます。電子化する契約書の取引金額等に応じて、使い分けるのがよいでしょう。

④社内起案と稟議

電子契約サービスを比較し、絞り込んだら具体的な社内起案(稟議申請)を行います。電子契約の稟議のポイントは下記の3つです。

POINT
1)事前に社内関係者を集め説明会を実施、懸念点を解消しておく
2)稟議書に自社のメリットだけでなく取引先のメリットを記載する
3)導入による費用対効果を具体的に算出する

契約書の決裁フロー上の関係者や取引先など、ステークホルダーが多い電子契約の起案と稟議は事前の準備が重要です。社内起案に役立つ資料の提供や社内向け導入説明会などのサポートを受けられる電子契約サービスもあるので、どの程度サポートを受けられるかなど相談してみるとよいでしょう。

稟議申請時には、業務フローのなかでどの部分を電子化するのか、それによって年間にどの程度工数削減が見込めるのかを記載するようにしましょう。

脱ハンコはじめの一歩!電子契約の稟議を通す3つのコツ

⑤運用ルールの整備

円滑に電子契約を運用するために、システムの使い方や役割などの運用ルールを決めておくことが重要です。システムの担当者や電子署名の捺印者、フロー、対象の契約書についてまとめ、誰でもわかるようにしておくことで、円滑に運用ができます。

(運用ルール例)

社内ルール 参考例
システム会社との窓口プロジェクト責任者、担当者 総務部 山田太郎
プロジェクト責任者、担当者 責任者:総務部 部長職
担当者:総務部 山田太郎
対象の契約書 業務委託契約書、NDA、売買契約書
アカウントの発行 総務部から、当サービスの招待を行います。新たに必要な場合は総務部へご連絡ください。
契約申請の方法 同システムの稟議決裁機能を利用します。電子契約、またはやむなく紙での締結となる場合でも稟議決裁は同システム内に統一します。
紙での契約文書の取扱いについて 各部門にて紙文書のスキャンをお願いします。スキャン後、PDFデータと原本はsoumu@***.co.jpにお送りください。
電子契約をスムーズに導入するための7ステップ

5.電子契約の成功事例

電子契約の成功事例

①タイトなスケジュールでも担当者1人で処理が可能に!

日本最大級の独立小売ネットワークとして全国のミニスーパーや個人商店など約1,600店が加盟する食品ボランタリーチェーン「全日食チェーン」の本部、全日本食品株式会社。同社ではスマホ決済など店舗のキャッシュレス決済に対応するペイメント事業の本格化を契機にBtoBプラットフォーム 契約書を導入しました。

新型コロナウイルス感染防止の緊急事態宣言が全国に発令される中、2カ月間で加盟店と600件もの基本契約書の締結が必要になりました。契約書はSV(スーパー・バイザー)がそれぞれ担当する加盟店(10店舗前後)に持参していたため、コロナ禍以前から課題を感じていましたが、新型コロナによって早急に見直す必要性に迫られました。

またSVにかかる業務負担も多く、エリアによっては各加盟店間の移動も時間がかかり、契約書に不備があった場合は修正のためだけに訪問することもありました。

電子契約は発行から締結までSVを介さず画面上で完結するため、本来の業務である加盟店への経営アドバイスや売り場づくりのご提案といった売上向上につながるサポートに注力ができるようになりました。また、加盟店もSVが来店する時間にあわせずそれぞれの隙間時間で契約書締結ができるため効率が良くなりました。

店舗機器のリース契約なども含め、導入から1年足らずで3,000件近くの契約書を電子化でき、本部の契約業務にかかる作業時間を換算すると、500時間ほど削減できた計算になります。

関連リンク:全国1,600の加盟店と結ぶ契約書も、電子化でスピーディに対応。本来の役割である店舗運営のサポート業務に注力できます。

6.まとめ

電子契約の導入で、「印紙税の削減」「契約書の郵送費の削減」などのコストメリットの他、「事務労力の削減」「契約締結までのリードタイムの短縮」「保管・管理の効率化」といった業務効率向上などのメリットがあります。

しかし「契約締結数が少ない」「取引先から紙での契約を求められる」「電子契約にさけるリソースがない」など、企業によっては導入への課題や不向きなこともあるかもしれません。

導入検討にあたっては「コスト削減」や「業務効率向上」などのメリットをどれだけ事前シミュレーションできるかがとても大事です。BtoBプラットフォーム 契約書では、電子契約の導入シミュレーションをするためのサポートや、社内や取引先へ向けた説明会開催などのサポートも行っています。わかりやすい資料をご用意していますので、ぜひご覧になってください。

電子契約で楽になる。3分でわかる! BtoBプラットフォーム 契約書

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