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飲食店に必須のWeb(クラウド)受発注システム機能まとめ~サービスの比較や選び方の解説

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働き方改革で、飲食業スタッフの業務負担の軽減やオペレーション業務の効率化が重要となっています。食材などの仕入をWeb(クラウド)でできる発注システムは、日々の作業時間を短縮することができます。FAXや電話では難しい原価計算を簡単でき、キャッシュフローを把握できるため利益アップの対策を打つことも可能となりました。 現在はスマートフォンやタブレットなどのモバイル端末に対応したものや、POSや会計ソフトと自動連動するものなど、クラウド型で安価なシステムやサービスが登場し、中小規模の飲食店でも導入しやすくなっています。
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システムやサービスを比較検討する際、これからWeb受発注システムを導入する飲食店が押さえておきたいポイントはどこなのか?  価格や提供サービスが多岐にわたる受発注システムの機能とその効果を紹介します。

店舗数が少なくても効果を発揮するWeb(クラウド)受発注システム?

近年の技術発展で発注システムは、以前のような膨大なコストをかけて構築する大規模な飲食業向けのツールではなくなりました。発注をシステム化した飲食業の約50%は、導入時の店舗数が5店舗以下というデータがあります。※『BtoBプラットフォーム 受発注』利用企業の導入時店舗数(2010年1月~12月の契約企業) 受発注システム導入の大きなメリットは、発注業務の効率化です。電話での「言った・言わない」などのトラブルや、FAXの誤送信や未送信や不達といった注文ミスはなくなります。また、大量の伝票が不要となるため、現場は転記ミスや紛失するリスクがなくなります。働き方改革が本格化し、スタッフの作業負担の軽減やオペレーション業務を簡単にするのは経営陣の務めです。 ペーパーレスにすることでデータで管理するため、紙を保管する必要がなくなります。さらに、複数店舗の取引状況を管理できるシステムであれば、素早い原価計算も可能です。月次の損益が一目でわかり、早期にキャッシュフローを把握することができます。 環境の変化とは具体的に、世帯の変化、消費者の食に対する意識の変化などが挙げられます。少子高齢化が進んだことや働き方が多様化したことで、調理済み加工食品や外食やテイクアウトのニーズが社会的に増加しています。特に2020年4月からコロナウイルスの影響により、テイクアウト需要は増加しました。また、消費者全体に健康志向の高まりも見られ、健康食品の利用も広がっています。一方で、食中毒や異物混入、健康食品による被害といった、食の安全を脅かす問題は日々発生しており、食の安心・安全が意識されるようになりました。 Web受発注システムにある機能で、店舗の業務改善に必要なものや、本部の経営判断に欠かせないものをそれぞれを見ていきましょう。

店舗に欲しい! オペレーション業務を改善?

日々の発注を行う店舗スタッフやアルバイトにとって使いやすいかは、大事なポイントです。入力欄とは、仕入品の数量、納品日など、発注に関する最低限必要な情報を入れる項目です。必要な仕入品を選ぶだけ、発注数量を入力するだけといった、誰にでもわかる画面や操作性が求められます。 ■スマホ・タブレットでの発注 スタッフによっては、PCでの操作は難しいが、スマホやタブレットなら直感的に操作可能ということもあります。また、モバイル端末の良い点として、食材を保管している棚や冷蔵庫のストック状況を見ながらその場で発注することが可能になります。店舗にいなくても発注できるので、発注忘れに気づいても24時間、全国どこからでも追加発注が可能です。 ■検品の納品伝票を出力 食品衛生法の改正※により、仕入品の納入時に、衛生管理計画に基づいて食材受け入れ時の記録を残す必要があります。納品予定の商品をチェック項目つきの検品表(検収記録簿)がボタンで簡単に印刷できる機能があると便利です。※2021年6月までに、すべての食品等事業者に「HACCPの考え方を取り入れた衛生管理」が求められています。 ■複数業者の一括発注 従来の電話やFAXでは仕入先1件ごとに発注する必要がありました。一括発注するアマゾンのようなクラウド型システムは、1度の発注で複数の仕入先へ発注できるため、作業時間を大幅に短縮することができます。 ■仕入品をグループ化 仕入品を食材・資材の種類や棚(キッチン、ホールなど)、用途(ランチ、フェアなど)で分類できれば、発注オペレーションを変更せずに、効率のよい発注が可能です。取引履歴のデータをもとに、発注頻度が高い食材や仕入先を優先表示する受発注システムもあります。

便利な店舗向け機能

■棚卸の管理 棚卸機能があるシステムは、日々の発注データに基づき、仕入れた数量を算出し、自動で棚卸高が計算されるので効率よく作業を進めることができます。エクセルなどで在庫のカウント表を作成する場合、青果や鮮魚などの価格変動が激しい商品の単価、「g」といった単位の更新が煩雑になります。現場の業務負担を軽減するだけでなく、本部にとっても正確な在庫管理によるフードロス削減と精度の高い月次損益情報をすぐに把握できるメリットがあります。 ■選べる発注方式(Web・Fax) 発注システムの中には、発注時にインターネット環境がない仕入先に自動でFAX送信を行う機能も存在します。仕入先の中には、パソコンが使えない、インターネット環境がないといった店舗もあるため、自動のFAX送信機能があれば、取引先に負担をかけることなくシステムを導入することが可能です。 ■献立ソフトからすぐ発注 病院や学校給食などは、献立ソフトで作成した発注データを取り込み、複数の仕入先へ一括で発注できる機能があれば入力は1度で済みます。栄養管理や食数管理のために献立ソフトを使っているケースが多いため、発注データを取り込むことで、献立ソフトから一括発注が可能です。

本部に欲しい! 経理・分析の機能

飲食業向けの受発注システムは、仕入品の原価を自動計算するだけでなく、ほかのシステムと発注データを連動させて様々な分析に活用できるものがあります。例えばメニューや仕入品の見直しについて根拠をもって行うことができます。POSレジの売上データと連動すると、メニューの分析も簡単に行えるため、見直しが必要なのか判断がつきます。勤怠や販売管理システムと連携できれば、FLコストの自動算出も実現できます。他システムと連携できる高い拡張性は、製品選びの大きなポイントとなります。 ■原価の自動計算や締め処理 飲食店のコストの中で、食材原価は大きな割合を占める。当月の売上に対して利益が出ているかどうかをすぐ知るため、原価の自動計算は重要な機能です。

さらに、仕入品、仕入先、店舗ごとの仕入れ数量も画面から一目で把握できるとよいです。店舗数が増えると、現場任せになりがちな発注を本部が管理すれば、スケールメリットを活かした仕入が可能になります。全ての取引履歴を蓄積して画面上で共有するため、万が一、不正が疑われる取引があっても早期に気づくことができます。
■仕入先と取引内容をすぐに共有 仕入先とデータを共有できるクラウド型の受発注システムは、発注金額と仕入先からの請求金額が常に一致します。このため、双方で金額や注文内容が合わず確認する手間もなくなります。また、仕入先が商品の基本情報(商品マスタ)を登録する仕組みであれば、商品改廃のたびに店舗側で情報を変更する必要はなくなくなります。 ■電子帳簿保存法に対応 電子帳簿保存法に対応したサービスは、税法上7年の保管が必要な請求書、納品書等の伝票類をデータで保存することができ、保管スペースや廃棄のコストを削減できます。取引がクラウド上で完結する電子取引で要件を満たせば、税務署への申請も不要です。なお、2023年10月からはじまる適格請求書保存方式(インボイス制度)では仕入額に関わらず、帳簿への記載としょうひょう類の保存がなければ消費税の仕入税額控が認められない見込みです。

便利な本部向けの機能

■アレルギーや原産国、原産地などの情報管理 飲食業であれば、消費者から食材に何が使われているか、問い合わせを受けることもあります。外食には、アレルギー表示は義務付けられていないため、店舗によって対応は異なりますが、正確な情報管理は顧客の命に関わる飲食店の使命です。「商品規格書」のデータが仕入品と紐づいていれば、食品のアレルギーや原料・産地などの情報がまとまっているため、どのメニューに何が入っているか、正しく答えることができます。 ■FC契約店の発注機能 チェーン展開を考えている場合、FCオーナー・FC店舗に対する商品販売価格の設定ができるとよいです。FC価格の設定を、オーナー単位や商品単位で行え、差益の帳票管理もできればさらに効率的なFC運営が実現できます。

”何をしたいか”で受発注システムの比較

受発注システムの検討は機能面だけでなく、サポート体制や料金体系なども判断材料になります。重要なのは、システム導入で何がしたいのか? 何を実現するために検討しているのかを常に念頭に置くことです。

アナログからデジタルの移行によって、これまで予想できなかった数字を見える化できます。このデータをどうやって活用するかが本来の意味でのデータ化、電子化といえます。データをどう活かすかに思いを巡らせていけば、必要なサービスが絞られます。

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