電子帳簿保存法改正【2022年1月施行】のポイントと

業務上の注意点とは?

2021/10/28

政府主導の「脱ハンコ」や「ペーパーレス」、「働き方改革」の推進を背景に、電子化を促進する動きが加速しています。そうした中、次の電子化時代への転換点になると期待されているのが、2022年1月から施行される電子帳簿保存法改正です。電子帳簿保存法は1998年に施行されて以来、数回にわたり改正が行われてきましたが、これまでの改正は複雑な要件ばかりが先に立ち、電子化の大幅な普及率拡大には至っていませんでした。しかし今回の改正では、電子帳簿の保存要件が現行よりも大幅に緩和されるため、多くの企業にとって利用しやすくなると期待されています。

本記事では、今回の改正のポイント、実際の業務で注意すべき点を解説し、「電子帳簿保存法とは?」という疑問に答えていきます。

目次

1.2022年1月施行予定の電子帳簿保存法4つの改正ポイント

2.電子帳簿保存法とは?

3.電子帳簿保存法改正の理由と背景・改正の変遷と歴史

4.2022年の電子帳簿保存法改正における業務上の注意点とは?

5.電子帳簿保存法改正を見据えた企業の導入事例

6.電子帳簿保存法対応システムで2022年1月施行の電子帳簿保存法の準備を!

7.『BtoBプラットフォーム 契約書』でできること

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1.2022年1月施行予定の電子帳簿保存法4つの改正ポイント

電子帳簿保存法は2021年度の税制改正大綱において改正が盛り込まれ、2022年1月からの施行が決まりました。テレワークやペーパーレスが推進される社会情勢を背景に、抜本的な見直しが行われた今回の改正。改正点は大きく4つのポイントに分けられます。改正前と比べて改正後はどう変わったのかそれぞれ見ていきましょう。

point1. 税務署長の事前承認制度の廃止

改正前 改正後
電子的に作成した国税関係帳簿を電子データとして保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でした。申請書を提出する期日は、導入を希望する時期の3カ月前。申請書類をまとめる手間と3カ月というタイムラグが負担となり、多くの企業が書類の電子保存に踏み切れない要因となっていました。 今回の改正により、この事前承認が不要になりました。帳簿は2022年1月1日以降開始する事業年度分から、書類やスキャナ保存は、1月1日以降保存を開始するものから適用されます。

point2. タイムスタンプ要件の緩和

改正前 改正後
税務関係の書類をスキャナで読み取る際、受領者が署名した上で、3営業日以内のタイムスタンプ(電子的な時刻証明書)の付与が必要でした。 スキャナで読み取る際の署名が不要になり、タイムスタンプの付与期間が2カ月以内に延長されました。猶予期間が長くなり、現場担当者の負担が軽減されます。また、電子データの修正・削除のログが残るシステムの場合、タイムスタンプ付与自体が不要になり、クラウド上での保存も認められるようになりました。

point3. スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止

改正前 改正後
不正利用を防ぎ真実性や可視性を確保するため、書類をスキャナ保存する場合には、定期検査と相互けん制を行う「適正事務処理要件」の対応が必要でした。検査日まで紙の原本を破棄が不可で、これは定期検査で紙の原本とデータの突き合わせを行うためです。また、相互チェックのため、事務処理担当者は「2名以上」での対応も必須でした。 適正事務処理要件が廃止され、入力時の相互けん制体制・定期検査体制・改善体制などはスキャナ保存の要件ではなくなります。一人で書類データを入力し、原本を破棄することも可能になります。

point4. 検索要件の緩和

改正前 改正後
以下の検索条件を設定できることが必須でした。
・取引年月日、勘定科目、取引金額その他のその帳簿の種類に応じた主要な記録項目
・日付、金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定
・2つ以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定
検索の必須項目は「年月日」「金額」「取引先」の3つのみになります。また、税務署からの電子データのダウンロード要請に対応する場合、範囲指定や項目の組み合わせに関する機能の確保が不要になります。基準期間の売り上げが1,000万円以下で、データのダウンロード要請に対応する場合は、検索要件のすべてが不要です。

参照:令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて|国税庁
出典・引用:電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

2.電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法とは?

そもそも電子帳簿保存法とは、どんなものなのでしょう。インフォマートが2021年9月に行ったアンケートでは、61%の方が電子帳簿保存法を知らないと答えていました。基本知識があいまいなまま、アップデートが進んでいくことに不安を感じている方も多いのではないかと思います。ここからは、おさらいとして電子帳簿保存法の基本を解説していきます。

電子帳簿保存法とは?

電子帳簿保存法は、1998年に施行された法律で、正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。

帳簿や証憑書類などの国税関係書類は、紙の原本で原則7年間保存する義務がありました。これは法人税法や消費税法等の税法で定められているためです。この税法の特例として、電子データで保存できるよう規定したものが電子帳簿保存法です。

企業にとって電子帳簿保存法は複雑な要件が先立ち、義務を負担に感じてしまう局面も多くありますが、そもそも電子帳簿保存法が生まれたのは、紙保存の負担軽減を図りたいという企業側のニーズに対応するためでした。ITの進歩を背景に、新しい時代に対応するため創設された電子帳簿保存法。さらなるITの進化とともに改正を重ね、利便性の向上が図られてきたのです。

電子帳簿保存法における帳簿書類等の保存方法

ここで、保存義務のある「国税関係書類」とは、どんなものを指すのか見ていきましょう。国税関係書類は、大きくは「帳簿」と「書類」に区分されます。

「帳簿」・・・自社のみが関係するもので、決算資料を作るための根拠となる資料などです。仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳などがこれにあたります。要件を満たした会計ソフトを使用して保存していれば適用済となります。

「書類」・・・「取引関係書類」と「決算関係書類」があります。
取引関係書類には、請求書、契約書、注文書、見積書、領収書、納品書などがこれにあたります。保存方法は、取引先とのやり取りの際、書類の発行・受け取り方法が紙またはデータなどの条件により変わってきます。具体的には、①紙で発行した書類の控え(電磁的記録)、②電子取引データ(電磁的記録)、③紙で受け取った書類(スキャナ保存)の3つのシチュエーションが考えられます。
決算関係書類には、棚卸表、貸借対照表、損益計算書などがあり、会計ソフトのデータ等で保存されます。

電子帳簿保存法の仕組みと要件

電子帳簿保存法の仕組み(概要)

電子帳簿保存法上、電子データによる保存は、大きく以下の3種類に区分されます。

電子帳簿等保存(電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存)
会計ソフト等で電子的に作成した帳簿や、電子的に作成した国税関係書類がこれにあたります。
スキャナ保存(紙で受領・作成した書類を画像データで保存)
スキャナでの読取、デジタルカメラやスマートフォンで撮影した画像保存がこれにあたります。
電子取引(電子的に授受した取引情報をデータで保存)
請求書や契約書など、取引先とのメールで授受したり、ネット上からダウンロードする方法でやり取りするデータがこれにあたります。

要件

電子的保存を有効のものとするためには、「真実性の確保」「可視性の確保」を保持する必要があります。これは不正を防ぎ、企業間の平等性を担保するための措置です。具体的には以下5つが保存要件として規定されています。

要件①訂正・削除履歴の確保 訂正・削除履歴が確認できる電子計算機処理システムを使用すること(帳簿)
要件②相互関連性の確保 帳簿に係る電磁的記録の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項とで、相互にその関連性を確保すること(帳簿)
要件③関係書類の備え付け 電子取引データを授受するシステムの概要や操作手順が記載された書類の備え付けが必要
要件④見読可能性の確保 納税地等にパソコンやソフトウエア、プリンタなどの機器を備え付け、データをディスプレイの画面及び書面に整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できることが必要
要件⑤検索機能の確保 帳簿にかかる電磁的記録について、「年月日」「金額」「取引先」3つの検索機能を確保しておくこと

出典・引用:
電子帳簿保存法の概要|国税庁
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁

3.電子帳簿保存法改正の理由と背景・改正の変遷と歴史

電子帳簿保存法改正の理由と背景・改正の変遷と歴史

1998年に電子帳簿保存法が施行されてからすでに20年以上経過しました。その間、通信網の発達やスマートフォンの登場など、デジタルへの流れはスピードを加速しながら進んできました。電子帳簿保存法は、そうした社会の電子化の流れに従って何度か改正し、規制緩和がなされてきました。

2022年の電子帳簿保存法改正の理由と背景

政府は、経済産業省による「2025年の崖」というレポートにおいて、デジタルトランスフォーメーション(DX)の重要性を強調し、DXが進まなければ、「2025年以降、最大で年間12兆円の経済損失が生じる可能性がある」として警鐘を鳴らしてきました。そして、2021年、DXを一気呵成に進めることを目的としたデジタル庁が発足。一方、新型コロナウイルス感染症の広まりは、一気にテレワークを推し進めました。ここで、紙書類の電子化の必要性が喫緊の課題としてクローズアップされるようになりました。そうした「待ったなし」の背景もあり、2022年の改正は、これまで以上にインパクトのある大幅規制緩和となったものと考えられます。

これまでの電子帳簿保存法改正内容

電子帳簿保存法は、これまでも数回にわたり改正が行われ、規制緩和がなされてきました。しかし、保存要件などが厳しく、多くの企業が実運用には至りませんでした。

2005年・・・e-文書法の施行に伴い、取引先から受領した取引書類(請求書や領収書など)のスキャンによる電子保存が可能に。
2015年・・・金額、電子署名などの要件が撤廃。一方、適正事務処理要件が追加に。
2016年・・・デジタルカメラやスマートフォンで撮影した画像も保存が認可。
2020年・・・送信者(発行)側のタイムスタンプが付与された電子データであれば、受信者(受取)側はそのまま保存が可。データ改変ができない仕組みのクラウドサービス等を用いて授受および保存を行う場合、タイムスタンプが不要に。また、キャッシュレス決済において紙の領収書ではなく電子の取引明細でも保存可能に。

出典・引用:
電子帳簿保存法の概要|国税庁
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件|国税庁
電子帳簿保存法が改正されました|国税庁

4.2022年の電子帳簿保存法改正における業務上の注意点とは?

2022年の改正では、要件が大きく緩和され、多くの企業において電子化が導入しやすくなる一方で、不正があった場合のペナルティなどが強化されます。今回、特に注意しなければならない改正点が2点あります。

改正に伴う注意点① 重加算税の加重措置

スキャナ保存された電子データに関して、隠蔽や仮装された事実があった場合、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が、通常課される重加算税の額に10%加重されることとなります。

これまでは電子帳簿保存法上では重加算税に関する記載は特にありませんでした。今後は、内部統制を構築するなど、不正や不備を未然に防止できる体制づくりが必要となってくるでしょう。

改正に伴う注意点② 電子取引データの書面保存の廃止

これまでは、電磁的記録の出力書面等をもって、その電磁的記録の保存に代えることができましたが、その措置が廃止されることになりました。つまり、取引先からメール添付で、請求書や契約書などのPDFファイルを受け取った場合、紙にプリントアウトして保存することができなくなります。税務署に電子保存申請をしていない企業も含め全企業が、電子取引データを授受した場合、法令要件に従って電子データでの保存が求められることになります。

電子データで保存する場合、法令要件に従った電子取引データの保存が求められます。

1.保存場所 データ送信側の納税地およびデータ受信側の納税地。クラウドでも可能。
2.保存期間 7年(青色申告等の承認を受けている法人は、欠損金が生じた事業年度に係るデータは10年間保存が必要)
3.措置 以下の①~④のいずれかの措置を行う必要があります。
①送信者側でタイムスタンプ付きデータを送信・受信者側には検証機能が必要
②取引情報の授受後、タイムスタンプを付与・保存担当者情報を確認できるよう措置
③訂正・削除できない(または訂正・削除履歴が保存される)システムでデータを授受および保存
④正当な理由がない訂正・削除の防止に関する事務処理規定を備え付け・運用

適用時期は2022年1月より。改正に向け、対応できるかどうかの確認を

電子取引データの書面保存の廃止に対しては、2022年1月より適用されるため早急な対応が必要となります。対応案として考えられるのは以下の5つです。

①取引先から受け取っていた電子データを紙の送付に戻してもらう
→IT化の時代の流れに逆行する行為になります。
②取引先にタイムスタンプを押したPDFをメールで送ってもらう
→取引先の協力が必要になります。
③メールで受け取ったPDFに自社内でタイムスタンプを押す。
→タイムスタンプの仕組みの構築が必要になります。
④PDFなどの電子書類の取扱規定を策定し、これに準拠して運用する。
→既定の整備やこれに準拠した運用、モニタリング制度などが必要に。
⑤電子帳簿保存法に対応した電子契約サービス等を利用する。
→早期対応が可能です。

①~④の対応案の場合、取引先の協力や仕組みの構築など手間が必要になります。将来を見据えながら、早期に対応するためには、⑤の電子契約サービス等の利用がおすすめです。

5.電子帳簿保存法改正を見据えた企業の導入事例

電子帳簿保存法改正を前に、契約書の電子契約システムが大きな注目を集めています。コストの削減やバックオフィスの効率化など、改めて、電子帳簿保存法に対応するメリットに目が向けられてきたためでしょう。ここでは、電子帳簿保存法改正を見据えて電子契約を導入した企業の導入事例を紹介します。

導入事例① システム導入の決め手のひとつは電子帳簿保存法対応済みであること 株式会社クオカード

電子帳簿保存法改正を見据えた企業①株式会社クオカードの導入事例

「大前提は当社が掲げる法令遵守に則ったサービスであることです。取引先も利用するものですから、安心して使えるものでなければと考えていましたが、ベンダーによってはあいまいなお返事で不安になるケースもありました。インフォマートの担当者さんは、電子契約の電子帳簿保存法対応については国税庁に確認済みであるとしっかり説明してくれたため、信頼できると感じました。」(株式会社クオカード 法務総務課長)

関連リンク:株式会社クオカードの導入事例はこちら

導入事例② 電子帳簿保存法対応済みであることが電子契約の証拠力を保証する 株式会社ニッセン

電子帳簿保存法改正を見据えた企業②株式会社ニッセンの導入事例

「実は、以前までは取引先から電子で契約したいと打診された際は全部断っていました。電子契約の証拠力に懐疑的だったからです。契約締結において最も重要なのは、民事訴訟など紛争になった際の証拠という機能ですから、それが紙の契約書より劣っては困ります。電子帳簿保存法にも対応し、タイムスタンプや電子署名の付与などで紙と同じレベルの真正性が担保できることは大前提でした。」(株式会社ニッセン コンプライアンス統括部 部長)

関連リンク:株式会社ニッセンの導入事例はこちら

関連リンク:電子契約に関する導入事例はこちら

6.電子帳簿保存法対応システムで2022年1月施行の電子帳簿保存法の準備を!

電子化の流れは否応なく進んでいます。今回、電子帳簿法改正の中で、電子取引データの紙保存を不可にした背景には、不可にすることで電子化の検討、データ活用を真剣に検討する納税者を増やそうという、国税当局の意図があるのではないかとみられています。これを機会に、クラウドサービスを取り入れ、対症療法ではない抜本的な電子化対策を取り入れてはいかがでしょうか。

来たる2022年1月施行予定の内容に対応 『BtoBプラットフォーム 契約書

企業間で交わされる契約をWeb上で締結するクラウドサービス「BtoBプラットフォーム 契約書」は、2022年1月施行予定の電子帳簿保存法の改正に対応しているため、安心して電子化を推進していただけます。具体的には以下4つの機能により要件に対応しています。

①電子契約時に認定タイムスタンプを付与していること
②ディスプレイ表示及びプリンタ印刷がすぐにできること
③システム概要書類の備え置き
④「年月日」「金額」「取引先」3つの検索機能を確保していること

また、定期検査まで保存が必要だった原本は、スキャナ後すぐに破棄が可能になります。これまでは紙と電子データの別々の管理が必要でしたが、電子データでの一元管理が実現します。

導入企業と取引先の双方が電子帳簿保存法に対応

BtoBプラットフォーム 契約書」の特長のひとつが、導入企業だけでなく、取引先も含めた双方にメリットがあるということです。電子帳簿保存法にも双方が対応しているため、取引先もメリットとして実感していただきやすく導入合意が得やすくなります。

7.『BtoBプラットフォーム 契約書』でできること

BtoBプラットフォーム 契約書」は、Web上にアップロードしたPDFデータで契約書の受け渡しをするクラウドサービスです。電子契約のメリットはさまざまありますが大きなものは以下の4点です。

①印紙税や郵送費などのコストを大幅削減できる
②契約締結にかかるリードタイムを削減できる
③紙の契約書にかかっていた保管スペースを削減できる
④「電子署名」と「タイムスタンプ」によって契約内容の改ざんリスクを最小化できる

また、電子契約の導入によって、テレワークやペーパーレスの推進、リスク対策によるガバナンスの強化が実現できます。

過去の文書もスキャンして一元管理可能

紙の契約書のファイリングや検索の手間、保管場所…、書庫で眠っている契約書の保管にお困りではありませんか?「BtoBプラットフォーム 契約書」では、紙で締結した過去の契約書をスキャンして、システム内に保管・管理することができます。契約書などのスキャン作業を一括代行し、システムに一括でアップロードすることができる「ドキュメントScanサービス」。電子契約した契約書と合わせて一元管理が可能になります。一元管理は以下のようなメリットをもたらします。

・社内の契約書管理の一元化
・検索性の向上
・契約更新漏れの防止
・コンプライアンスの強化

関連リンク:紙の契約書管理はスキャンしてPDF管理「ドキュメントScanサービス」はこちら

1つのIDで、請求書、見積書の帳票への電子化

見積・契約・受発注・請求が1つのインターフェースで管理できます。例えば取引先が『BtoBプラットフォーム 請求書』でアカウントを持っている場合、取引先はそのままのIDで契約書を送受信できます。さまざまな帳票ごとに、さまざまなID・画面を開いて作業する必要がなくなり、得意先にもメリットを実感していただけます。

関連リンク:1つのIDで契約書も請求書・見積書の帳票も電子化できる「BtoBプラットフォーム」の詳細はこちら

押印申請など社内ワークフローも同時に電子化

取引先との契約書の授受だけでなく、押印申請など社内ワークフローもクラウド上で一気通貫に行えます。クラウド上で依頼された社内稟議を承認、または却下・差戻しできます。業務プロセスと進捗を可視化できるので、契約書が今、どんなステータスにあるのかの把握も簡単に。ワークフローシステムの機能を利用するユーザーの登録や解除も可能です。起案~決裁までが高速化し、企業の意思決定がスピードアップできます。

関連リンク:社内稟議も電子化できる「ワークフローシステム」の詳細はこちら

他社サービスで電子締結したデータも保管可能

取引先の環境によって、他社サービスで電子締結したデータが出てくる場合もあるでしょう。「BtoBプラットフォーム 契約書」は他社サービスで電子締結したデータも保管が可能です。同一のインターフェイスで管理できるため、バラバラで管理する手間を省き、検索も簡単にできるようになります。

導入後のサポート体制が万全

導入時には、専門コンサルタントがお客様の業務プロセスや業界特性に沿った最適設計を提案。導入準備時には、お取引先様への説明などをサポートし、万全の状態で導入を支援します。また、カスタマーセンターを完備し、導入後も、操作方法や新規お取引先の追加などのご質問・ご要望に対して、迅速に対応できる環境が整っています。

新たな電子化時代への大きな節目となりそうな、2022年電子帳簿保存法改正というタイミングが迫っています。導入のメリットも大きい契約書で、電子化を進めてみてはいかがでしょうか。

※本記事は更新日時点の情報に基づいています。法改正などにより情報が変更されている可能性があります。電子帳簿保存法の趣旨及び改正内容の詳細は、顧問税理士にご確認ください。

電子契約で楽になる。3分でわかる! BtoBプラットフォーム 契約書

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