請求書のPDF化は法的に有効？紙と比較したメリットや注意点を解説

最終更新日:2024年4月9日

目次

• 請求書のPDF化は、法的に認められる？
• 請求書をPDFで発行するメリット
• コストが削減できる
• 請求業務を効率化できる
• 紙の請求書に比べて検索性が高い
• 簡単に改ざんできない
• テレワークの促進につながる
• 請求書をPDFで発行するデメリット
• 初期費用やランニングコストなどの費用がかかる
• 導入するシステムによって業務フローを再構築する必要がある
• 請求書をPDF化する際の注意点
• 取引先に対して、PDFで請求書発行することを伝え、承諾を得る
• 電子印鑑が必要かどうかを取引先に確認する
• 電子帳簿保存法に沿った形で保管する
• 請求書はPDF発行ではなくシステムでデジタル化すべき3つの理由
• 電子帳簿保存法への対応がスムーズになる
• クラウド上で保存・管理ができる
• 諸々の経理・管理業務が効率化できる
• 法律に則ったシステムの活用で、PDF保存の手間を削減しよう

請求書のPDF化は、法的に認められる？

請求書をPDF化して発行しても、法的に問題はありません。
 
請求書で重要なのは、発行元と取引先が「発行された請求書は正式である」という共通認識をもっていることと、取引先や金額、取引日といった必要な情報が正しく記載されていることです。このコンセンサスのもとで請求書が作成されていれば、請求書が紙であっても、電子発行したものであっても問題ありません。税務調査における事実確認においても、PDFの請求書が有効書類として認められます。
 
ただし、請求書をPDF化した場合、電子取引に該当することに注意が必要です。2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、電子取引データは、電子データのまま保存が原則となりました。また、インボイス制度（適格請求書等保存方式）では、課税事業者である取引先から求めがあればインボイス（適格請求書）を発行・保存する義務があります。
 
法律に則った形で請求書を保存するためにも、必要なときに必要な形で請求書を発行するためにも、請求書のPDF化は順次進めていくことをおすすめします。

請求書をPDFで発行するメリット

請求書をPDFで発行することで、どのようなメリットがあるのでしょうか。
 
ここでは、請求書をPDFで発行した際の主な5つのメリットについて、それぞれ説明します。

コストが削減できる

請求書をPDFで発行する場合、紙で作成して郵送する場合にかかるコストを削減することができます。
 
紙で作成して郵送する場合にかかる主なコストは、下記のとおりです。
 
＜請求書を紙で作成して郵送する場合にかかる主なコスト＞
・紙代
・インク代
・切手代
・紙の請求書の控えを保存するためのファイル代、キャビネット代、倉庫代
 
また、実際に郵送する際には、請求書の封入・郵送を担当する人や、保管した控えを管理する人も必要です。月末など、請求業務が忙しくなる時期には、多くの人員を請求書作業に割く必要があり、その分の人件費も発生するでしょう。

請求業務を効率化できる

請求書をPDF化することで、請求業務にかかる時間が短縮できます。
 
紙の請求書の場合、作成後の印刷や押印、封入、切手貼付、郵便局への持ち込みなどに時間がかかります。請求書をPDF化すれば、すべての作業がパソコン上で完結するため、作業時間を大幅に短縮することが可能です。浮いた人員や時間を他の作業に回すことができ、経理業務全体の効率化を図れるでしょう。

紙の請求書に比べて検索性が高い

紙の請求書よりも検索性が高い点も、請求書をPDF化するメリットのひとつです。
 
紙の場合、特定の請求書を探し出したいときに、すぐに取り出すことができません。キャビネットに収納された大量のファイルから1枚ずつめくって目的の書類を探さなければならないでしょう。
 
一方、PDFの場合、ファイル名で検索をかければ必要な書類をすぐに探し出すことが可能です。監査などで提出を求められた場合や、営業担当者などから問い合わせがあった場合にも、すみやかに対応することができるでしょう。

簡単に改ざんできない

簡単に記載内容を改ざんできない点も、請求書をPDF化するメリットです。
 
PDFで作成した請求書の場合、文書作成ソフトや表計算ソフトで作成したものと異なり、簡単に手を加えることができません。請求書はビジネスにおけるお金の移動を示す重要な書類であるため、改ざんのリスクは可能な限り低減する必要があり、PDF化はそのひとつの方法として有効といえます。
 
電子帳簿保存法に則って保存し、インターネット上で取引された時刻や電子文書が存在した日時を証明するタイムスタンプを付与しておけば、より改ざんのリスクは低くなるでしょう。

テレワークの促進につながる

経理担当者のテレワークの促進につながる点も、請求書のPDF化によるメリットです。
 
請求書をPDF化することによって、請求作業をオフィス以外の場所でも行えるようになります。従来は、紙ベースでの確認が必須だったために出社せざるを得なかった経理担当者にとって、請求書のPDF化は、テレワーク浸透のきっかけのひとつになるでしょう。

請求書をPDFで発行するデメリット

請求書のPDF化にはメリットが多くある一方、知っておきたいデメリットもあります。
 
ここでは、請求書のPDF化の主な2つのデメリットについて、それぞれ説明します。

初期費用やランニングコストなどの費用がかかる

システムを導入して請求書のPDF化を進める場合、契約時にかかる初期費用や、使用中に継続的にかかるランニングコストなどを視野に入れておく必要があります。
 
そのため、トータルでいくら費用が発生するのか、費用に対して導入メリットは十分にあるのか、きちんと検討して決めましょう。各社からさまざまな種類のシステムが発売しているため、相見積もりを取るなどして妥当な金額を見極めることも大切です。

導入するシステムによって業務フローを再構築する必要がある

これまでの請求書の発行業務をデジタル化した場合、業務フローを見直し、新たにデータの保存場所や保存ルール、ファイル名のつけ方などを決めて周知しておく必要があります。慣れるまでは社内での混乱が予想されるため、事前にオペレーションの変更を少しずつ進めておくとスムーズです。

請求書をPDF化する際の注意点

請求書をPDF化してデータ送信してデータを原本とする場合、紙での請求書作成・送付業務とは異なる注意点があります。請求書をPDF化する際は、特に下記の3点を確認し、少しずつ準備を整えていきましょう。

取引先に対して、PDFで請求書発行することを伝え、承諾を得る

いくら業務効率化につながるとしても、取引先への確認なしで一方的に請求書のPDF化を進めることはできません。請求書のやり取りを行う際は、取引先内で認められている方法で発行する必要があります。
 
そのため、請求書のPDF化を行う際には、必ず事前にすべての取引先へ声をかけ、郵送からの移行に合意を得てください。もし、取引先が難色を示した場合、当該企業に対しては紙の請求書の郵送を継続しなくてはならないこともあるため、注意が必要です。

電子印鑑が必要かどうかを取引先に確認する

請求書のPDF化を行う際には、事前に必ず電子印鑑が必要かどうかを取引先に確認しましょう。
 
電子印鑑とは、インターネット上で作成した文書に押印できるシステムのことです。電子印鑑を使うことによって、プリントアウトして押印する手間がなくなり、パソコン上で書類の作成を完結させることができます。
 
請求書を含めた重要な書類に押印をし、責任の所在を示すことは、日本特有の商習慣です。ただ、法的には、請求書に必ずしも押印する必要はありません。昨今のテレワークの浸透で、わざわざ印鑑を押すためだけに出社をすることの是非が問われ、押印を廃止する企業も増えました。
 
そのため、請求書をPDF化するにあたっては、取引先が請求書に押印を必要としているかどうか、あらかじめ確認しておくとスムーズです。トラブルを防ぎたい、これまでの習慣を崩したくない、といった理由で押印を希望する企業に対しては、電子印鑑で対応することをおすすめします。

電子帳簿保存法に沿った形で保管する

請求書をPDF化して送付した       際には、必ず電子帳簿保存法に沿った形で保管しましょう。
 
2022年に改正された電子帳簿保存法によって、原則、電子データは、電子データのまま保存が原則となりました。そのため、PDFで送付     した請求書データも、電子帳簿保存法に則った要件をクリアしたシステムを使ってデータとして保存する必要があります。
 
電子帳簿保存法における保存要件の詳細については、「電子帳簿保存法とは？対象書類と保存要件や期間をわかりやすく解説」をご覧ください。

請求書はPDF発行ではなくシステムでデジタル化すべき3つの理由

請求書のPDF化を検討している場合、請求書関連の業務を包括的にデジタル化して管理できるシステムを導入し、デジタルデータで発行するのがおすすめです。
 
ここでは、請求書業務にシステムを導入すべき3つの理由についてそれぞれ説明します。

電子帳簿保存法への対応がスムーズになる

2022年1月から電子帳簿保存法により、電子データでやりとりした請求書は電子データのまま保存することが原則となりました。よって、PDFで発行された請求書をメールに添付して顧客に送付した場合、送付した側も電子帳簿保存法に則った方法でデータのまま保存しなければなりません。
 
そのため、適切なシステムを導入することで、余計な手間やコストをかけずに正しく電子帳簿保存法に対応できます。

クラウド上で保存・管理ができる

請求書の受取から発行までをデジタル化できるシステムなら、請求書の保存や管理をクラウド上で行うことができます。これまでの請求書がすべてクラウド上で保管・管理でき、かつどこからでもアクセスできるため、システムの利用料のみで保管コストがかからない点も、システムを導入するメリットのひとつです。

諸々の経理・管理業務が効率化できる

請求書をシステムでデジタル化すると、請求書の金額、税率、明細といった情報がすべてデータ化されるので、発行する請求書を販売管理システムとデータ連携することができ、請求業務プロセスの大半を自動化することが可能になります。また、請求書をPDFで取り扱う場合は、正確性を担保するための人的な目視作業がより多く発生するため、デジタルデータと比較するとより多くの時間とコストがかかることが想定されます。
 

このようにPDFと比較するとデジタルデータのほうが、管理作業や確認作業を効率化することができます。

法律に則ったシステムの活用で、PDF保存の手間を削減しよう

請求書のPDF化は、請求業務、ひいては経理業務の効率化に役立ちます。業務効率化の第一歩として、まずは請求書のPDF化に着手してみてはいかがでしょうか。
 
ただし、PDFのメール添付は電子取引に該当するため、電子帳簿保存法に則ったやり方でデータを保存しなくてはなりません。電子帳簿保存法に対応したシステムを使用すれば、手間をかけず、確実に要件を満たした保存方法を実行することができます。さらに、システムを使用することで、請求書の作成からデジタル化することも可能です。
 
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