【2026年最新】電子請求書とは？関連する法律と正しい保存要件をわかりやすく解説

最終更新日:2026年05月19日

電子請求書とは、電子データで発行・受領する請求書のことです。近年、業務効率化やペーパーレス化を目的に導入が進んでいます。

しかし、電子請求書への移行を検討する際、インボイス制度や電子帳簿保存法など関連する法律が複雑で、何を基準に判断すればよいかわからないまま運用しているケースも少なくありません。
要件を正しく満たしていない保存方法を続けると、税務調査で問題が生じるリスクもあります。

そこで本記事では、電子請求書に関わるインボイス制度・電子帳簿保存法の要件を正確に整理するとともに、迷わず進められる導入手順についても解説します。

目次

• 電子請求書とは電子データでやりとりされる請求書のこと
• 電子請求書に関連する法制度
• インボイス制度
• 電子帳簿保存法
• 電子請求書を導入するメリット
• 電子請求書発行側のメリット
• 電子請求書受領側のメリット
• 電子請求書を導入するデメリット
• 電子請求書発行側のデメリット
• 電子請求書受領側のデメリット
• 【形式別】電子請求書の正しい保存方法
• 請求書受領側・発行側それぞれの正しい対応
• 電子取引の保存要件を満たせない場合の対応
• 電子請求書の送付方法
• メールに添付して送付する
• クラウド上にアップロードして送付する
• 請求書発行システムを使用して送付する
• 電子請求書の導入手順
• 1. 現状の課題と目的の整理
• 2. 導入形態の検討
• 3. システム選定
• 4. 取引先への案内と移行期間の設定
• 電子請求書の導入で請求業務を効率化した事例
• トヨタ自動車株式会社様の事例：請求書のフォーマットを標準化し、効率化を実現
• 三菱地所株式会社様の事例：月2,000時間の労働時間短縮を実現
• コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す
• 電子請求書の法対応と業務効率化を、着実に進めよう
• よくあるご質問
• 電子請求書を発行するための法的要件は何ですか？
• 2024年の法改正で電子請求書の保存ルールはどう変わったのですか？
• PDFで送付した請求書は電子請求書として認められますか？

電子請求書とは電子データでやりとりされる請求書のこと

電子請求書とは、PDF形式などの電子データでやりとりされる請求書のことです。電子請求書は、主にExcelやWordなどのソフト、またはウェブ上のシステムで作成した請求書を紙に印刷することなく、データのまま顧客へ交付します。電子請求書を受け取る側も、データとして保存・管理することが可能です。

電子請求書は、紙の請求書と同様の効力を持っています。データ管理がしやすいことや、紙の書類の管理コストや発行コストを削減できることから、電子請求書を導入する企業が増加しています。
電子請求書を発行するためのシステムも数多く存在しており、自社に適したシステムを選定することで経理業務全般の効率化につなげられるでしょう。

電子請求書に関連する法制度

電子請求書の適切な運用には、インボイス制度と電子帳簿保存法という2つの法制度を正しく理解することが必要です。それぞれの要件と対応方法を詳しく見ていきましょう。

インボイス制度

2023年10月にスタートしたインボイス制度によって、適格請求書（インボイス）の要件を満たす請求書の保存が仕入税額控除の条件になりました（猶予期間あり）。
一定の記載事項を満たしていれば、適格請求書を電子請求書として発行することも可能です。

＜電子請求書として認められる適格請求書の記載項目＞

・適格請求書発行事業者の名称と登録番号

・取引年月日

・取引内容（軽減税率の対象か否かを含む）

・税率ごとに区分した対価の額と適用税率

・税率ごとに区分した消費税額

・適格請求書の受取先名称

インボイス制度に対応した請求書発行システムを利用すれば、簡単に適格請求書をデータで発行できます。なお、適格請求書をデータで発行、受領した場合は、ほかの電子請求書と同様に、電子帳簿保存法の保存要件を満たした形で保存しましょう。

※デジタルインボイスの詳細は下記の記事もご覧ください。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法とは、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存する際のルールを定めた法律です。
2024年1月の改正により、電子でやりとりした請求書は、電子データのまま保存することが義務化されました。

電子請求書はこの「電子取引」に該当するため、PDFや電子データで受け取った場合は、印刷した紙だけでの保存は原則として認められません。保存にあたっては、以下の2つの保存要件を満たす必要があります。

ただし、要件を満たす形での保存が難しい事業者については、猶予措置が設けられています。猶予措置が適用される要件については後述します。

※電子帳簿保存法の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子請求書を導入するメリット

電子請求書の導入は、請求書を発行する側と受け取る側、双方にメリットがあります。発行側、受領側の双方のメリットとしては、下記の点が挙げられます。

＜電子請求書の導入の発行側、受領側のメリット＞

・保管スペースが不要になる

・テレワークに対応できる

続いて、電子請求書の発行側と受領側、それぞれのメリットを解説します。

電子請求書発行側のメリット

電子請求書を発行する側は、紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、下記のようなメリットを得られます。

紙の請求書の作成や郵送にかかる手間とコストを削減できる

電子請求書はデータのまま顧客に送信するため、請求書の印刷や郵送に発生する手間やコストがかかりません。加えて、インク代や紙代、切手代といった金銭面だけでなく、請求書の封入作業や宛名ラベルの準備といった人的コストの削減にもつながります。

請求書の再発行・修正などの請求書発行業務を効率化できる

請求書の再発行や修正が必要となった場合でも、電子請求書ならすみやかに対応可能です。修正が生じた場合は、発行した電子請求書のデータを直し、新しい電子請求書を送信するだけで済むため、手間や時間を大幅に軽減できます。

紙の請求書の場合、再発行して郵送するため時間がかかり、支払いの遅延を引き起こす可能性がありますが、電子請求書ならそのリスクを回避できるでしょう。

電子請求書受領側のメリット

電子請求書は、請求書を受け取る側にとってもメリットがあります。主なメリットは次のとおりです。

請求書をスピーディーに受け取れる

電子請求書はデータとして即座に送信されるため、郵送と比べて受け取りにかかる時間を大幅に短縮できます。請求書を郵送する場合、差し出しから到着までに2日以上かかるのが一般的であり、土・日・祝日を挟んだり、遠方に発送したりする場合はさらに日数が必要でしょう。受け取りが遅れれば、その分だけ支払い手続きも遅れやすくなるため、電子請求書の即時確認ができる点はメリットです。

検索が容易になる

電子帳簿保存法の保存要件に沿って、電子請求書をデータとして保管することで、特定の請求書を簡単に検索できるようになります。これにより、業務効率の向上や管理コストの削減につながります。

電子請求書を導入するデメリット

電子請求書の導入には、メリットだけでなくデメリットもあります。導入を検討する際は、デメリットについても考えておかなければなりません。

電子請求書発行側のデメリット

システム導入・運用コストが発生する

電子請求書を発行する側のデメリットとして、システム導入や運用にコストが発生する点が挙げられます。紙の請求書から電子請求書に切り替える際には、多くの場合、新たにシステムを導入する必要があるため、初期費用や運用費用は事前に確認しておきましょう。
ただし、昨今は紙代や郵便料金、人件費などが高騰している背景もあり、電子化によって中長期的にはコスト削減につながるケースも多く、費用対効果の面でも十分に検討する価値があります。

コストを抑えるには、PDF形式のデータをメールに添付して送付する方法もありますが、セキュリティ面や効率面でシステム導入に比べて劣ります。特に、パスワード付きZIPファイルをメールで送信し、別メールでパスワードを送る方式（PPAP）は、脆弱性が指摘されており推奨されません。

※PPAPの詳細は下記の記事もご覧ください。

業務フローの見直しが必要になる

電子請求書を導入することで、業務フローの見直しが必要になることもデメリットです。マニュアルの変更や顧客への案内が必要になります。

紙の請求書を希望する顧客への個別対応が必要になる

電子請求書の導入を説明しても、電子請求書への移行が難しい顧客がいる可能性があります。その場合は、紙の請求書を希望する顧客に対して、個別の対応をとる必要があります。

電子請求書受領側のデメリット

電子請求書は、受領側にとってのデメリットになることもあります。主なデメリットは下記のとおりです。

システムを導入する場合はコストがかかる

電子請求書を受領する側が、受け取った請求書などを一括管理できるシステムを導入する場合は、導入や運用にコストがかかります。発行側のシステムを利用する場合は、直接的なコストはかからないこともありますが、電子帳簿保存法への対応や、運用体制の整備に伴う教育コストがかかる可能性があります。

電子データの管理やセキュリティ対策が必要になる

電子請求書の受領には、データの管理方法やセキュリティ対策を適切に行うことが必要です。データで受け取った請求書はデータのまま保管できるため、保管スペースや保管コストの削減につながります。

その一方で、電子帳簿保存法の電子取引の要件に沿う形で保存する必要があり、正しい知識を身に付けて対応することが求められます。さらに、電子請求書の導入によりテレワークでの業務が可能になる半面、セキュリティ意識を高く持たないと不正や情報漏洩のリスクがあるでしょう。

【形式別】電子請求書の正しい保存方法

電子請求書の運用で迷いやすいのが「どの保存方法が正しいのか」という点です。請求書の保存方法は、どう受け取ったか、どう発行したかによって対応が変わります。

請求書受領側・発行側それぞれの正しい対応

請求書の保存方法は、発行側か受領側か、そして紙か電子データかによって異なります。 以下の表で自社の状況を確認し、正しい方法で請求書を保存してください。

■【形式別】請求書の保存方法

形式	対応方法
電子データで受け取った・発行した	電子データのまま保存。印刷して紙だけで保存することは原則不可
紙で受け取った・発行した	紙のまま保存が原則。ペーパーレス化したい場合はスキャナ保存の要件を満たせば電子保存も可能

電子取引の保存要件を満たせない場合の対応

前述のとおり、電子データで受け取った請求書の保存について、システム整備が間に合わないなど相当な理由があり、税務署長が認めた場合に限り、猶予措置が適用されることがあります。
猶予措置が適用される要件は下記のとおりです。

＜電子取引の猶予措置が適用されるための要件＞

・保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められること

・税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること

・税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること

電子請求書の送付方法

電子請求書を送付する方法は、主に3種類あります。それぞれの特徴を踏まえて、どの方法を利用するかを検討しましょう。

メールに添付して送付する

ExcelやWordで作成したPDF形式の電子請求書は、メールに添付して送信することが可能です。ExcelやWordは一般的に利用されることの多いソフトのため、コストを抑えやすいでしょう。

一方で、セキュリティ面ではリスクが大きい点がデメリットです。ファイルの添付ミスや送信先の選択ミスによって、情報漏洩が起こる可能性があります。

パスワード付きZIPファイルをメールで送信し、解凍用のパスワードを別のメールで送る方式（PPAP）がありますが、セキュリティ上の脆弱性が指摘されており、現在では多くの企業で廃止が進んでいます。メールに添付して電子請求書を送る場合は、セキュリティ面のリスクも考慮した上で検討してください。

※請求書をPPAPで送る危険性の詳細は下記の記事もご覧ください。

クラウド上にアップロードして送付する

電子請求書を送付する方法には、クラウドストレージサービスやファイル転送サービスに電子請求書をアップロードし、顧客にダウンロードしてもらう方法もあります。サービスによっては無料で利用できるものもあり、メールで送付する方法と同様に、コストを抑えられるでしょう。

ただし、一定期間経過後にファイルが自動的に削除されてしまうサービスなどもあるため、注意が必要です。また、顧客に電子請求書をアップロードしたことを連絡し忘れてしまうと、確認が遅れるおそれがあります。

請求書発行システムを使用して送付する

請求書発行システムを利用すると、システム上で電子請求書のやりとりがスムーズに行えます。販売管理システムなどと連携できるシステムを利用すれば、発注データをもとに自動で請求書を作成し、簡単に顧客へ送信できるため、請求内容の間違いや送信先の設定ミスが起こるリスクが減るでしょう。

顧客が請求書を確認したかどうかをチェックできる請求書発行システムを導入すれば、請求書を確認してもらえずに未入金が生じるといった心配も無用です。さらに、請求書の保管にも対応したシステムであれば、電子帳簿保存法の保存要件に則った方法で、電子請求書や控えを保管できます。

なお、請求書発行システムは多岐にわたるため、自社にとって使いやすいシステムを選ぶことが大切です。請求書発行システムの主な選定ポイントは、下記のとおりです。

＜請求書発行システムを選ぶ際のポイント＞

・自社に必要な機能がそろっているか

・周辺システムとの連携性があるか

・自社の必要とする機能とコストが見合っているか

・電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令に対応しているか

・将来の法改正への対応など、サポート体制は充実しているか

※電子帳簿保存法に対応したシステムを導入しない場合の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子請求書の導入手順

ここでは「どこから手をつければよいかわからない」という方のために、電子請求書の導入をスムーズに進めるための4つのステップを解説します。

1. 現状の課題と目的の整理

まず自社の請求書業務を数値で把握しましょう。発行・受領枚数、工数、郵送・印刷コスト、保管の負担を洗い出すと、請求書の電子化でコストや工数をどれだけ削減できるか試算しやすくなります。

続いて洗い出した課題から、「コスト削減」「法制度対応」「効率化」など目的の優先度も整理しておくと、次の検討に進みやすくなります。

2. 導入形態の検討

課題と目的が見えてきたら、導入形態を決めます。
PDFのメール添付は初期コストが低い一方、検索性や管理は手作業が中心になりがちです。また、前述したとおり、セキュリティリスクも高いのがデメリットです。

取引件数が多い、法制度への確実な対応が求められる場合は、請求書発行システムを導入し、請求書の発行から保存まで一元化するほうが現実的でしょう。

3. システム選定

請求書発行システムを導入する方向で決定した場合は、利用するシステムを選定しましょう。

まず「JIIMA認証」を取得しているかどうかを確認してください。JIIMA認証を取得したシステムは、電子帳簿保存法の要件を満たしていることが第三者機関によって保証されているため、法対応の観点で安心して導入できます。

併せて、自社で使用している会計システムや販売管理システムとの連携の確認も欠かせません。連携がスムーズであれば、データの二重入力を防ぎ、業務効率化につながります。

また、取引先にとっての操作のしやすさや、複数の配信方式（PDFメール・Web配信・EDI連携など）に対応しているかどうかも重要な選定ポイントです。取引先の状況に合わせた柔軟な対応が可能なシステムを選ぶことで、移行期間中のトラブルを減らせます。
サポート体制や法改正への追従実績なども、長期利用を見据えた判断材料として確認しておくのがおすすめです。

4. 取引先への案内と移行期間の設定

システムと社内運用が固まったら、対象の取引先へ移行開始日・操作手順・問い合わせ先を明記した案内を送り、マニュアルや操作ガイドを同封しましょう。
移行期は紙の請求書と電子請求書が混在することもあるため、十分な猶予期間を設け、専用の問い合わせ窓口を用意しておくと安心です。社内の担当交代にも備え、手順書を文書化しておきます。

電子請求書の導入で請求業務を効率化した事例

ここからは、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入企業様の中から、実際に電子請求書によって請求業務の効率化につながった事例を3つご紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。

トヨタ自動車株式会社様の事例：請求書のフォーマットを標準化し、効率化を実現

トヨタ自動車株式会社様は、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、出向者約1,000人分の請求書のフォーマットを統一。これまで顧客ごとにばらばらのフォーマットで届いていた請求書を標準化することで、請求処理に追われる時間の短縮が実現しました。

現時点では全体の3分の1程の切り替えが完了しており、将来的には残り400社程の顧客の請求書の標準化を目指しています。

※トヨタ自動車株式会社様の事例の詳細については「請求書受取側より取引先様に発信し、出向労務費の請求書を電子化。請求書フォーマットを統一し、全体の効率化を進めます。」をご覧ください。

三菱地所株式会社様の事例：月2,000時間の労働時間短縮を実現

三菱地所株式会社様は、ペーパーレス化があまり進んでいない不動産業界で、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、請求書のペーパーレス化を実施。協力会社から届く約4,000通の請求書を電子化し、テナント企業へ発行する1万5,000通程の請求書を電子化したことで、月2,000時間もの労働時間の短縮を実現しました。

※三菱地所株式会社様の事例の詳細については「労働時間2,000時間/月の削減を実現した業務改革。ペーパーレス化と運用の変更で、働き方が変わります。」をご覧ください。

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様は、毎月15万通もの請求書を発行し、印刷代や郵送費など人件費以外の経費が月1,000万円以上かかっていました。そこで、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、請求書のペーパーレス化によるコスト削減を実施。

将来的には、月間15万通、年間180万通の請求書を電子で発行し、年間1億以上のコストダウンを目指しています。

※コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例の詳細については「月間15万通の請求書を発行。年間1億円以上のコスト削減をめざし、ペーパーレス化に取り組みます。」をご覧ください。

電子請求書の法対応と業務効率化を、着実に進めよう

電子請求書は、インボイス制度への対応と電子帳簿保存法の保存要件を満たしつつ、経理業務の効率化とコスト削減を実現できる有効な手段です。

電子請求書の導入を安心して進めるなら、インフォマートの『BtoBプラットフォーム 請求書』をご検討ください。JIIMA認証を取得しており、紙の郵送代行・PDF・デジタル・Peppol（国際的な電子インボイス規格）・受領代行など、あらゆる送受信方式に対応しています。取引先の状況に合わせた段階的なデジタル化が可能なため、移行のハードルを下げながら電子化を推進できます。

電子帳簿保存法・インボイス制度への完全対応はもちろん、サポート体制も充実しているため、法改正があった際の対応漏れを心配する必要がありません。まずは自社の現状を把握し、無理のない範囲で電子請求書の導入検討を始めてみましょう。

よくあるご質問

電子請求書を発行するための法的要件は何ですか？

インボイス（適格請求書）として発行する場合、法的要件として発行事業者の名称・登録番号、取引年月日、内容、税率ごとの対価の額や消費税額、宛名の記載が必要です。また、発行した控えは電子帳簿保存法の「電子取引」に該当するため、改ざん防止措置や検索機能を確保したうえで、電子データのまま保存する義務があります。
詳細は「電子請求書に関連する法制度」をご覧ください。

2024年の法改正で電子請求書の保存ルールはどう変わったのですか？

2024年1月より電子帳簿保存法が改正され、PDFやシステム経由で授受した電子請求書は、紙に印刷して保存することが原則禁止となり「電子データのまま保存すること」が義務化されました。ただし、対応システム等の整備が間に合わないといった相当な理由があり、税務署長が認めた場合は猶予措置が適用されます。
詳細は「電子帳簿保存法」をご覧ください。

PDFで送付した請求書は電子請求書として認められますか？

認められます。ExcelやWordなどで作成した請求書をPDF形式に変換し、メール等で送付したものは電子請求書に該当します。ただし、PDFの請求書も電子帳簿保存法の「電子取引」にあたるため、紙に印刷して保存するのではなく、改ざん防止や検索要件を満たした形でデータ保存しなければなりません。 詳細は「電子請求書とは電子データでやりとりされる請求書のこと」をご覧ください。