電子インボイスとは？メリット・デメリットや導入の課題などを解説

最終更新日:2023年5月31日

請求書業務に関連して、最近よく耳にするようになった言葉に「電子インボイス」「デジタルインボイス」があります。従来の紙の請求書を電子インボイスにすることで、業務の最適化や生産性向上を実現するデジタル化の推進が期待できるでしょう。

今回は、電子インボイスの概要とメリット・デメリット、導入にあたって検討すべき課題などについて解説します。

目次

• インボイスとは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額などを伝えるもの
• 電子インボイスとは、インボイスをデータ化したもの
• 電子インボイスの世界標準規格「Peppol」
• 電子インボイスとデジタルインボイスの違い
• 電子インボイスのメリット
• データ入力の自動化と人為的ミスの防止
• データ改ざんの防止
• 保管・管理コストの削減
• リモートワークに対応できる
• 電子インボイスのデメリット
• 導入や運用にコストがかかる
• データ保存のルールを社内で決める必要がある
• 取引先によっては電子インボイスを断られる場合がある
• 電子インボイス導入の課題
• 複数のシステムを利用する場合の導入・運用コスト
• 電子インボイスを負担なく利用するための仕組みづくり
• デジタルインボイスを導入するなら、「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめ

インボイスとは、売り手が買い手に対して正確な適用税率や消費税額などを伝えるもの

電子インボイスの紹介をする前に、まずはインボイス（適格請求書）について確認しておきましょう。

国税庁は、インボイスを「売手が買手に対して、正確な適用税率や消費税額等を伝えるもの」と定義しています。具体的には、適格請求書発行事業者の名称や登録番号、税率ごとの消費税額などが記載された適格請求書のことです。

また、インボイスについて定めた制度として、インボイス制度（適格請求書等保存方式）があり、2023年10月1日からの導入が決定しています。

従来、仕入れの事実が記載された請求書や帳簿を保存しておけば、買い手側は消費税の仕入税額控除を受けることができました。しかしながら、インボイス制度の導入後は、売り手である登録事業者からインボイスを発行してもらわなければ、買い手側は消費税の仕入税額控除を受けることはできません。また、売り手側は、買い手である課税事業者からの求めに応じてインボイスを交付し、写しを保存しておく必要があります。

電子インボイスとは、インボイスをデータ化したもの

電子インボイスとは、前述したインボイス制度において必要となるインボイスをデータ化したもののことです。インボイス制度のスタートが迫る中、企業のバックオフィス業務では今なお紙の業務とデジタルの業務が混在しているのが現実で、業務効率や生産性が良いとはいえません。

業務プロセスの改善や新たなビジネスモデルの創出につながるDXを実現する第一歩として、電子インボイスの標準仕様の策定と普及のための活動が進んでいます。

電子インボイスの世界標準規格「Peppol」

インボイス制度で使われるインボイスには、統一のフォーマットがありません。このまま制度運用を開始すると、企業ごとにバラバラのデータが散在することになり、せっかくのデジタル化の恩恵を十分に得られないことになります。

そこで、デジタルインボイス推進協議会 （EIPA）とデジタル庁の両者の決定によって採用されたのが「Peppol（Pan European Public Procurement Online）」です。

Peppolは、欧州の政府が民間から調達する公共調達の仕組みのひとつとして開発されたもので、請求書などの電子文書をネットワーク上でやりとりするための文書仕様や運用ルール、ネットワークなどを定めた世界標準規格です。現在は、シンガポール、オーストラリア、ニュージーランド、欧州連合（EU）加盟国などを筆頭に30ヵ国以上で採用されています。

Peppolに則った請求書のみが電子インボイスと認定されるわけではありませんが、企業や業界の枠組みを超えた電子インボイスの活用を進め、グローバルな取引の円滑化を叶えるものとして期待されています。

※Peppolの詳細については「「Peppol（ペポル）」とは？ インボイス制度の概要と経理業務にもたらされるメリット5つ」をご覧ください。

電子インボイスとデジタルインボイスの違い

インボイスに関係する用語として、「電子インボイス」と「デジタルインボイス」があります。この2つは、何が違うのでしょうか。

電子インボイスは、電子化されたインボイスのことです。一方、デジタルインボイスは、電子インボイスの中でも、先述したPeppolにもとづいて作成されたインボイスを指します。

デジタルインボイスのメリットは、企業間の異なるシステムの間でも直接データを連携できる点です。例えば、電子インボイスの規格が企業によって異なったり、企業間のシステムの違いによってデータ連携に人の手が介在したりしてしまうと、請求業務を担う人の負担は変わりません。デジタルインボイスを導入することで、担当者の手作業を省き、インボイスの発行とそれにまつわる業務の自動化を実現することができます。

電子インボイスのメリット

電子インボイスの導入は、企業にさまざまなメリットをもたらします。具体的に見ていきましょう。

データ入力の自動化と人為的ミスの防止

必要なデータの入力が自動化され、各会計システムに直接取り込むことができる点は、電子インボイスの大きなメリットです。従来の紙の請求書は、1枚1枚の情報を担当者が目視で確認し、手作業でシステムに入力していたため、電子インボイスの導入によりこれらの手間を省くことができます。

また、複雑な計算もシステムに任せられるため、人為的ミスを防止できることもメリットのひとつです。

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データ改ざんの防止

データ改ざんを防止できる点も、電子インボイスのメリットです。電子インボイスの導入により、電子署名を入れて改ざんがないことを証明したり、ファイルにアクセスした人を履歴から容易に把握したりすることができます。ファイリングして鍵をかけた場所で管理するといったアナログなセキュリティ管理しか方法がない紙媒体に比べて、電子インボイスは圧倒的にセキュリティ面での安全性が高いといえます。

保管・管理コストの削減

保管や管理にかかるコストを削減できる点も、電子インボイスのメリットです。紙の請求書の場合、取引先が増えれば増えるほど、企業の歴史が長くなればなるほど、書類の管理・保管に人手と費用がかかります。一方、電子インボイスならクラウドで保管することも可能で、物理的な保管スペースが必要ありません。

また、電子インボイスにすることで、整理や検索にかかる労力も少なくて済む点もメリットのひとつです。

リモートワークに対応できる

出社しなければ行うことができなかった業務が、リモートワークでも対応できるようになる点は、電子インボイス導入のメリットといえます。

出社しなければ対応できなかった請求書業務も、インターネット上で作業を完結できる電子インボイスなら、担当者が出先にいる場合も、在宅勤務のときも、出社せずに作業をすることができます。もちろん、離れた場所にいる複数名の担当者が同時に確認・チェックすることも可能です。

電子インボイスのデメリット

電子インボイスには、企業のデジタル化の加速をはじめとしたさまざまなメリットがある一方、デメリットも存在します。導入にあたっては、デメリットについてもよく知り、課題解決の方法を検討しておくことが大切です。

導入や運用にコストがかかる

電子インボイスを導入するには、専用のシステムが必要であり、導入コストとランニングコストがかかることは避けられません。紙の作業にかかっていたコストの削減をはじめ、全体としては大幅なコストカットで節約につながると考えられますが、ある程度の初期投資は覚悟する必要があります。

データ保存のルールを社内で決める必要がある

データ保存のルールを社内で決めなければならない点は、電子インボイスのデメリットといえます。電子インボイスを自社で発行する場合や、取引先から電子インボイスを受け取った場合、電子帳簿保存法で定められた要件に沿ってデータを保存しておく必要があります。

保存した電子インボイスの取り扱い方については、下記のような社内ルールを決め、人為的ミスなどによって誤ってデータを消してしまわないよう注意しましょう。

＜電子インボイス保存のために決めておくべき社内ルール（一例）＞

・保存する電子インボイスについて、取引年月日・取引金額・取引先の氏名または名称で検索できるようにする

・情報漏洩などを防ぐためにデータには必ずパスワードを設定するようにする

こうした社内ルールを徹底するには、電子インボイスを取り扱う人に対して事前に社内で研修などを行う必要があります。

取引先によっては電子インボイスを断られる場合がある

デジタル化が進んでいない企業や新しい取り組みに消極的な企業などと取引する場合、電子インボイスを断られる可能性がある点も、電子インボイスのデメリットです。取引先に紙媒体でのやりとりを希望された場合は、基本的には柔軟に対応するしかありません。

ただし、紙媒体と電子インボイスが混在するのは担当者にとって負担であるため、会社として方針を決め、事前に取引先に通知して対応を依頼しておくなどの対処が求められます。

電子インボイス導入の課題

インボイス制度は2023年10月1日からスタートします。システムを導入したら、その使い方や仕組みをよく理解しておく必要があります。作業が属人化しないよう、請求業務に関わる人全員でノウハウを共有するのがおすすめです。

併せて、下記の2点の課題についても、対応を検討しておきましょう。

複数のシステムを利用する場合の導入・運用コスト

複数のシステムを利用する場合の導入・運用コストがかかる点は、電子インボイス導入の課題のひとつです。

インボイス制度の開始に伴って新たに導入するシステムと、2023年9月末までの経過措置として導入されている区分記載請求書等保存方式で利用しているシステムが違う場合、新システムの導入コストと運用コスト、および旧システムの運用コストが同時にかかることになり、企業の負担が増す可能性があります。

インボイス制度への切り替えを見据えて、システムの切り替えも検討する必要があるでしょう。

電子インボイスを負担なく利用するための仕組みづくり

電子インボイスを負担なく利用するための仕組みが必要な点も、電子インボイス導入の課題のひとつです。

例えば、大企業の一部は、EDIでインボイス制度に対応すると考えられます。EDIとは、企業間でのデータを使った取引のことです。この場合、新たなシステムの導入によるコストや環境構築を考える必要はありませんが、EDIを導入している企業間でしか電子インボイスを利用できないことに注意が必要です。

EDI導入企業は大企業が中心であり、かつ業界ごとの標準化が進んでいるため、中小企業や異業種との取引では利用できない可能性が高いといえます。企業規模や業種を超えて取引を進める予定がある場合は、すべての取引先に対して電子インボイスを利用できるシステムの導入も視野に入れておく必要があります。

導入する電子請求書システムによっては、取引先と電子請求のやりとりがすぐ開始できるよう、取引先への電子化移行についての案内の代行サービスを提供しているところもあるため、こういったサービスがある場合は積極的に利用しましょう。

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デジタルインボイスを導入するなら、「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめ

デジタルインボイスをはじめとする電子インボイスの導入には、担当者の負担を軽減するシステムの導入が不可欠です。導入するシステムに迷ったら、発行から受け取りまで、ほとんどの業務を自動化する「BtoBプラットフォーム 請求書」をご検討ください。

紙で受け取った請求書も電子請求書として一元管理できるため、取引先の意向をくみつつデジタル化を推進したい企業にも最適です。「BtoBプラットフォーム 請求書」で、インボイス制度のスタートに向けた準備を進めましょう。