電子請求書とは？メリットやシステム導入方法を解説

最終更新日:2024年10月22日

電子請求書は、紙に印刷せずにデータのままやりとりできる請求書の形式です。電子請求書を業務に取り入れることで、経理業務のデジタル化や、ペーパーレス化による業務効率アップを目指せるでしょう。ただし、電子請求書にはデメリットもあります。導入が逆効果にならないように、自社に合った方法で取り入れることが大切です。

そこで今回は、電子請求書のメリットや、実際に電子請求書を導入する方法などについて解説します。自社に適した電子請求書の導入方法を見つけるために、ぜひ本記事を参考にしてください。

目次

• 電子請求書とは、電子データ形式の請求書のこと
• 電子請求書の種類
• 電子請求書が推進される背景
• 電子帳簿保存法の影響
• コスト削減
• 業務の効率化
• 電子請求書を導入する際のメリット
• 発行側のメリット
• 受領側のメリット
• 電子請求書の導入がうまくいかない理由
• 顧客の信頼を得られない
• 導入しても社内に認知が広がらない
• 受け取る請求書が紙のままでデータと紙が混在する
• 電子請求書を導入する際の手順
• 1. 請求書の発行状況を確認する
• 2. 電子請求書の発行方法を決める
• 3. 顧客に請求書の電子化を伝える
• 4. 電子請求書を発行する
• 電子請求書発行システムの選び方
• 機能性
• 操作性
• コスト
• 電子請求書の導入で請求業務を効率化した事例
• トヨタ自動車株式会社様の事例：請求書のフォーマットを標準化し、効率化を実現
• 三菱地所株式会社様の事例：月2,000時間の労働時間短縮を実現
• コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す
• 電子請求書システムを利用して請求書を電子化しよう

電子請求書とは、電子データ形式の請求書のこと

電子請求書とは、メールやウェブ上でやりとりする電子データ形式の請求書のことです。電子請求書は、主にインターネット上でやりとりされることから、「ウェブ請求書」とも呼ばれています。

電子請求書は、専用のシステムを利用して作成・交付することが可能です。顧客にメール添付して送信するPDFの請求書なども、広義の電子請求書に該当します。
また、紙の請求書と同じ効力を持ちながらも、発行にかかる作業時間や郵送料など、さまざまなコスト削減ができるため、請求書の電子化を進める企業も増えています。

電子請求書の種類

電子請求書は、主に「メール配信型」「ダウンロード型」「電子データ型」の3つに分けられます。電子請求書の種類によって異なる特徴とメリット・デメリットがあるため、自社に合った方法を選定しましょう。

■電子請求書の主な種類と特徴

	メール配信型	ダウンロード型	電子データ型
特徴	PDFの請求書を自社で作成してメールに添付する	クラウド上にPDFの請求書をアップロードして送信するシステムを利用する	クラウド上で電子請求書の作成・発行・受取を一貫してできるシステムを利用する
セキュリティ	自社で対応	システムの提供者が対応	システムの提供者が対応
検索性	△ ファイル名やメールの件名などを工夫して、ある程度の検索性を持たせることは可能	◯ システムが提供する検索機能を利用可能	◯ システムが提供する検索機能を利用可能
顧客の受け取り状況の把握	×	△ システムによってはダウンロード状況を確認可能	◯ 未確認の顧客に対して一括催促できる場合も
電子帳簿保存法対応時の注意点	電子帳簿保存法の要件を満たすよう、社内で対応が必要	電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを選定する必要がある	電子帳簿保存法の要件を満たすシステムを選定する必要がある
ペーパーレス化	◯	◯	◯
テレワークへの対応可否	◯	◯	◯
おすすめの事業規模	個人事業主～中小企業	中小企業	中小企業～大企業

メール配信型の電子請求書はシステムの導入が不要なため、コストがかからないというメリットがありますが、できることは限定的で、自社で対応しなければならないことが多くなります。

一方、ダウンロード型や電子データ型の電子請求書は、システムの導入に一定の手間とコストがかかることが多い反面、業務効率化やセキュリティの向上が可能です。同じシステムでも搭載している機能は異なるため、しっかり比較した上で、自社に合ったものを選ぶことをおすすめします。

電子請求書が推進される背景

電子請求書が推進される背景には、主に「電子帳簿保存法の影響」「コスト削減」「業務の効率化」の3つがあります。各背景について、詳しく見ていきましょう。

電子帳簿保存法の影響

2024年1月の電子帳簿保存法の改正で、データで受け取った請求書は原則として、データのまま保存することが義務付けられました。これにより、電子請求書をプリントアウトして紙で保存した場合、基本的には証憑書類として認められなくなったのです。

そのため、これまで電子請求書を印刷して、紙の請求書と合わせて紙で保存していた企業も、電子請求書は電子保存、紙の請求書は紙のまま、もしくはデータ化して保存する必要があり、混乱を防ぐために紙の請求書から電子請求書に移行する企業も少なくありません。

なお、電子帳簿保存法では、国税関係書類をデータで保存する際の区分を「電子取引」「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」の3つに分けて定めています。このうち、データでやりとりした取引関係書類の保存に関する要件に関連するのは、電子取引です。

電子帳簿保存法の電子取引では、電子データで交付した取引関係書類の控え、または電子データで受け取った取引関係書類について、「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たして保存しなければならないとしています。

■電子取引の保存要件


※電子帳簿保存法の詳細については「電子帳簿保存法の義務化はいつから？猶予措置や罰則・改正内容を解説」をご覧ください。

コスト削減

電子請求書に移行することで、請求書のペーパーレス化が叶います。これにより、これまでかかっていた紙代や印刷費、郵送費、保管場所の費用などのコスト削減に期待できるため、電子請求書に移行する企業も多いでしょう。

業務の効率化

電子請求書に移行することで、これまで経理担当者が担っていた請求書の印刷、郵送などの業務が、メールやインターネット上で完結できるようになります。これにより、これまで請求書の発行や郵送にかかっていた手間がなくなり、業務の効率化につながるでしょう。

また、請求書を電子化することで、出社しなくても請求業務が可能になり、テレワークの推進にもつながるため、請求書の電子化が進められているのです。

電子請求書を導入する際のメリット

電子請求書の導入は、請求書を発行する側と受け取る側、双方にメリットがあります。電子請求書への切り替えは、自社だけでなく顧客の利益にもつながる可能性があるでしょう。ここでは、電子請求書の発行側と受領側、それぞれのメリットを解説します。

発行側のメリット

電子請求書を発行する側は、紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、下記のようなメリットを得られます。

＜電子請求書発行側の主なメリット＞
・紙の請求書の作成や郵送にかかる手間とコストを削減できる
・請求書の控えの保存や管理がしやすくなる
・顧客の請求書受領状況を可視化できる

紙の請求書を作成・印刷して封入し、郵送するのは、多大な手間とコストのかかる作業です。また、請求書の控えを紙で保存する場合は管理に手間がかかりますし、送付の履歴も残らないため、実際に送付した請求書がどれなのかわからなくなってしまうといったトラブルが生じることもあります。

その点、電子請求書なら、送付したファイルや送付日時、送付先などの履歴がすべて残り、顧客が受領したかどうかも一目で確認できます。これにより、請求書業務の効率化と迅速化、トラブルの防止につながるでしょう。

受領側のメリット

請求書を受け取る側も、紙の請求書から電子請求書に切り替わることで多くのメリットを得られます。受領する側の主なメリットは下記のとおりです。

＜電子請求書受領側の主なメリット＞
・請求書をスピーディーに受け取れる
・請求書の保存や管理が楽になる
・受け取った請求書の仕訳入力を効率化できる

請求書を電子化することで、メールやインターネット上から簡単に請求書を受け取れるため、郵送状況によって請求書が届かないといった心配もありません。また、請求内容をすぐに確認できるため、決算業務の早期化につながります。
さらに、電子請求書は、紙の請求書のようにファイリングする必要もなく、管理の手間も大幅に削減できるでしょう。紛失や汚損などのトラブルも起こりにくくなります。

請求書の電子化にあたり、データを自動で取り込める会計システムなどを導入すれば、振込や記帳の際にいちいち数字を転記する必要もなく、スピーディーで正確性の高い処理が可能です。

※電子請求書を受け取るメリット・デメリットの詳細については「電子請求書を受け取るメリットとデメリット、スムーズな対応のポイントとは？」をご覧ください。

電子請求書の導入がうまくいかない理由

電子請求書の導入がうまくいかない場合は、何が問題になっているのかを確認して適切な対処をとる必要があります。ここでは、電子請求書の導入がうまくいかない3つの理由と、それぞれの解決策を紹介します。

顧客の信頼を得られない

顧客が電子請求書を信頼しておらず、電子請求書の導入がうまくいかない場合もあるでしょう。電子請求書システムについて「本当に信用できるのか」「情報漏洩の心配はないのか」といった疑問を抱かれる可能性もあるため、請求書を電子化する際は、多くの企業で利用されている知名度が高く実績豊富なシステムを導入するのがおすすめです。「実際に◯万社で利用されている信頼できるシステムです」「このようなセキュリティ体制が取られているので安心です」などと、導入するシステムの導入実績やセキュリティ体制などを伝えることで、顧客からの理解を得やすくなります。

株式会社インフォマートが提供する電子請求書システム「BtoBプラットフォーム 請求書」であれば、100万社以上の利用実績があるため、顧客からの信頼を得やすいといえます。

導入しても社内に認知が広がらない

電子請求書をトップダウンで導入しても、現場の認知が広がらない場合、十分浸透しないおそれがあります。そのため、電子請求書を導入する際には、従業員への十分な周知や使い方のフォロー、顧客への案内方法の共有などが必要になるケースが一般的です。

株式会社インフォマートが提供する電子請求書システム「BtoBプラットフォーム 請求書」であれば、電話・メールからのお問い合わせをはじめ、請求書作成の基礎をマスターできる操作講習会や会員様専用のFAQなど、システム導入後のサポート体制が充実しています。サポート体制の整ったシステムを導入することで、社内の大きな混乱を招くことなく、スムーズに電子請求書を導入できるでしょう。「BtoBプラットフォーム 請求書」の導入サポートについての詳細はサポートページよりご確認いただけます。

受け取る請求書が紙のままでデータと紙が混在する

電子請求書を発行できるようにしても、紙の請求書を受け取っていると、完全に電子化することはできません。受け取る請求書がデータと紙に分かれてしまい、かえって管理に手間がかかるおそれもあります。

 この問題を解決するためには、受け取った請求書の管理もできるシステムの導入がおすすめです。株式会社インフォマートが提供する電子請求書システム「BtoBプラットフォーム 請求書」であれば、請求書の発行だけでなく、受け取った請求書のデータ化も可能なので、データと紙が混在することなく、請求書の電子化をスムーズに進めることができます。

電子請求書を導入する際の手順

電子請求書の導入は、綿密な準備を行った上で進める必要があります。電子請求書を導入する手順と、ステップごとの注意点について見ていきましょう。

■電子請求書導入の手順

1. 請求書の発行状況を確認する

まずは、現在の請求書の発行状況を確認します。紙の請求書をやりとりしている顧客の数や、顧客の請求書発行ルールなどのチェックが必要です。

併せて、現在の請求書に関連する業務で課題になっていることと、電子化によって解決したいことも明確にしておきましょう。

2. 電子請求書の発行方法を決める

「1」で確認した状況に合わせて、適切な電子請求書の発行方法を検討します。メール配信型やシステムの導入といった方法の中から、現在の業務課題の解消につながる方法を見つけてください。

また、顧客の請求書発行ルールに沿った対応がとれる方法を選ぶ必要もあります。

3. 顧客に請求書の電子化を伝える

顧客に対して、請求書を電子化する旨とスケジュールを連絡します。変更点の説明とともに、操作方法などのフォローも行いましょう。顧客への案内をする際の文面例は下記のとおりです。

4. 電子請求書を発行する

実際に電子請求書を発行します。切り替え直後は顧客からの問い合わせなどが来る可能性もあるため、丁寧に対応を行い、スムーズな移行を目指しましょう。

なお、送付方法は前述したとおり、メールに添付して送る方法、クラウド上にアップロードして顧客にダウンロードしてもらう方法、クラウドサービス上で発行から送付まで行う方法があります。

電子請求書発行システムの選び方

電子請求書のやりとりはメールでの対応も可能ですが、電子請求書に特化したシステムを導入することで、より業務を効率化できます。自社の課題に合ったシステムを選ぶことが、導入の成功につながるといっても過言ではありません。

電子請求書発行システムの導入を検討する際には、下記の3つのポイントを意識して選ぶことをおすすめします。

機能性

電子請求書発行システムを導入する際は、そのシステムが自社の求める機能を網羅しているかを確認しましょう。機能が増えると操作性が煩雑になったり、コストが上がったりします。

一方で、機能が少なすぎると導入メリットを十分に得られません。将来、利用する予定の機能や拡張性、セキュリティ性なども含めてチェックしてください。

操作性

操作が簡単で使いやすい電子請求書発行システムを選べば、担当者の負担軽減に役立ちます。顧客への利用を促す際も、使いやすくわかりやすいシステムなら、抵抗なく受け入れてもらいやすくなります。

デモ画面や無料体験などを活用して、操作性を確認してください。

コスト

自社の予算に合った電子請求書発行システムを利用することも大切です。システム導入にかけられる費用をあらかじめ検討した上で、条件に合うシステムを選びましょう。

電子請求書の導入で請求業務を効率化した事例

ここからは、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入企業様の中から、実際に電子請求書によって請求業務の効率化につながった事例を3つご紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。

トヨタ自動車株式会社様の事例：請求書のフォーマットを標準化し、効率化を実現

トヨタ自動車株式会社様は、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、出向者約1,000人分の請求書のフォーマットを統一。これまで顧客ごとにばらばらのフォーマットで届いていた請求書を標準化することで、請求処理に追われる時間の短縮が実現しました。

現時点では全体の3分の1程の切り替えが完了しており、将来的には残り400社程の顧客の請求書の標準化を目指しています。

※トヨタ自動車株式会社様の事例の詳細については「請求書受取側より取引先様に発信し、出向労務費の請求書を電子化。請求書フォーマットを統一し、全体の効率化を進めます。」をご覧ください。

三菱地所株式会社様の事例：月2,000時間の労働時間短縮を実現

三菱地所株式会社様は、ペーパーレス化があまり進んでいない不動産業界で、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、請求書のペーパーレス化を実施。協力会社から届く約4,000通の請求書を電子化し、テナント企業へ発行する1万5,000通程の請求書を電子化したことで、月2,000時間もの労働時間の短縮を実現しました。

※三菱地所株式会社様の事例の詳細については「労働時間2,000時間/月の削減を実現した業務改革。ペーパーレス化と運用の変更で、働き方が変わります。」をご覧ください。

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様は、毎月15万通もの請求書を発行し、印刷代や郵送費など人件費以外の経費が月1,000万円以上かかっていました。そこで、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、請求書のペーパーレス化によるコスト削減を実施。

将来的には、月間15万通、年間180万通の請求書を電子で発行し、年間1億以上のコストダウンを目指しています。

※コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例の詳細については「月間15万通の請求書を発行。 年間1億円以上のコスト削減をめざし、ペーパーレス化に取り組みます。」をご覧ください。

電子請求書システムを利用して請求書を電子化しよう

電子請求書の導入は、請求書の発行や管理の効率化につながります。電子帳簿保存法に対応したシステムを導入すれば、電子取引データ保存のための要件も簡単に満たせるはずです。

株式会社インフォマートが提供する電子請求書システム「BtoBプラットフォーム 請求書」は、ワークフローの可視化や仕訳の自動入力といった機能が搭載された請求書電子化システムです。紙の請求書を必要とする顧客への郵送代行や、紙で受け取った請求書の電子化も可能であるため、状況に合わせて無理なく電子化を進められるでしょう。ぜひご活用ください。

よくある質問 Q.電子請求書の義務化はいつからですか？ 2022年1月の電子帳簿保存法改正により電子取引におけるデータ保存が義務付けられ、2023年12月31日まで宥恕措置期間がありましたが、2024年1月から電子取引の書類は、原則として紙保存することができなくなり、電子データのままの保存が義務化されました。  詳しくは「電子帳簿保存法の改正内容は？」の記事をご確認ください Q.電子請求書と請求書の違いは？ 電子請求書と請求書の違いは印刷・郵送の手間、検索性の高さなどにあります。請求書を電子化することで、発行にかかる作業時間や郵送コストなどを削減でき、受け取る側も発行されたらすぐに確認できるといったメリットがあります。 Q.電子請求書に印鑑は必要ですか？ 請求書発行システムなどを利用して電子的に請求書を発行した場合、押印は義務ではありません。 ただし、印鑑があることで信頼性が確保でき、請求書の偽造防止に繋がります。 Q.請求書を電子化するにはどうすればいいですか？ 請求書を電子化するにはいくつかの方法がありますが、導入が逆効果にならないように、自社に合った方法で取り入れることが大切です。 詳しくは「電子請求書を導入する際の手順」をご確認ください。