電子請求書とは？メリット・デメリットと電子帳簿保存法の対応を解説

最終更新日:2025年05月19日

ペーパーレス化が進む中、請求書もデータで発行するケースが増えています。紙を使わずスピーディーにやりとりができる電子請求書は、経理業務の効率化やコストの削減、担当者の負担削減などが叶うことがメリットです。その一方で、導入には無視できないデメリットもあります。自社に合った方法で電子請求書を導入するためにも、電子請求書の特徴を知っておきましょう。

そこで今回は、電子請求書のメリット・デメリットや実際の送付方法のほか、インボイス制度との関係などを解説します。経理業務の効率化に、ぜひお役立てください。

目次

• 電子請求書とは？
• 改正電子帳簿保存法への対応が必要
• 電子請求書を導入するメリット
• 電子請求書発行側のメリット
• 電子請求書受領側のメリット
• 電子請求書を導入するデメリット
• 電子請求書発行側のデメリット
• 電子請求書受領側のデメリット
• 電子請求書の送付方法
• メールに添付して送付する
• クラウド上にアップロードして送付する
• 請求書発行システムを使用して送付する
• インボイス制度導入による電子請求書への影響
• 電子請求書の導入で請求業務を効率化した事例
• トヨタ自動車株式会社様の事例：請求書のフォーマットを標準化し、効率化を実現
• 三菱地所株式会社様の事例：月2,000時間の労働時間短縮を実現
• コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す
• 電子請求書の導入で、請求書業務を効率化しよう
• よくあるご質問

電子請求書とは？

電子請求書とは、PDF形式などの電子データでやりとりされる請求書のことです。電子請求書は、主にExcelやWordなどのソフト、またはウェブ上のシステムで作成した請求書を紙に印刷することなく、データのまま顧客へ交付します。電子請求書を受け取る側も、データとして保存・管理することが可能です。

電子請求書は、紙の請求書と同様の効力を持っています。データ管理がしやすいことや、紙の書類の管理コストや発行コストを削減できることから、電子請求書を導入する企業が増加しています。
電子請求書を発行するためのシステムも数多く存在しており、自社に適したシステムを選定することで経理業務全般の効率化につなげられるでしょう。

改正電子帳簿保存法への対応が必要

2024年1月1日に電子帳簿保存法の改正をきっかけに、電子取引をした書類をデータのまま保存することが、全事業者に対して原則として義務化されました。これは、請求書をデータで受領した場合だけでなく、請求書をデータで発行した際の控えや、領収書、発注書などの取引関係書類にも適用されます。

PDF形式などでやりとりされた電子請求書は、電子帳簿保存法の電子取引の保存要件を満たした形で保存しなければなりません。

電子取引の保存要件は下記のとおりです。

■電子取引の保存要件


なお、システムの整備が間に合わない場合や、環境整備は完了しているものの人手不足で対応できないといった理由で、保存要件を満たすことができない事業者には、猶予措置が設けられています。

猶予措置が適用される要件は次のとおりです。猶予措置を適用されるには、下記の要件をすべて満たす必要があります。

＜電子帳簿保存法の電子取引の猶予措置が適用されるための要件＞
・保存要件に従って保存できなかった相当の理由があり、所轄の税務署に相当の理由があると認められること
・税務調査時に要求されたデータのダウンロードの求めに応じること
・税務調査時に要求された書面の提示または提出の求めに応じられること

電子取引に対応した請求書の発行・保存システムを利用することで、保存要件を満たす形での保存が容易になります。システムを利用せずに対応する場合は、事務処理規程を備え付けるとともに、検索要件を満たすように、ファイル名を工夫するといった方法で対応することも可能です。自社の書類の発行・受領数や業務コストを踏まえ、適した方法を検討しましょう。

※猶予措置の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子請求書を導入するメリット

電子請求書の導入は、請求書を発行する側と受け取る側、双方にメリットがあります。発行側、受領側の双方のメリットとしては、下記の点が挙げられます。

・保管スペースが不要になる
発行した電子請求書や受け取った電子請求書はデータのまま保存できるため、書類を保管するスペースが不要になります。紙の請求書のように1枚ずつファイリングする手間も不要のため、請求業務の時短にもなるでしょう。

・テレワークに対応できる
電子請求書を発行する際に、請求書発行システムを利用すれば、自宅からでも請求書の発行や送付履歴の確認が可能です。これにより、従来は難しかったテレワークへの移行も可能となります。

また、受領側にとっても、郵便物を受け取る必要がなくなるため、どこにいてもスムーズに請求書を受領できます。

このように、電子請求書への切り替えは、発行側にも受領側にもメリットがあるでしょう。続いて、電子請求書の発行側と受領側、それぞれのメリットを解説します。

電子請求書発行側のメリット

電子請求書を発行する側は、紙の請求書から電子請求書に切り替えることで、下記のようなメリットを得られます。

・紙の請求書の作成や郵送にかかる手間とコストを削減できる
電子請求書はデータのまま顧客に送信するため、請求書の印刷や郵送に発生する手間やコストがかかりません。加えて、インク代や紙代、切手代といった金銭面だけでなく、請求書の封入作業や宛名ラベルの準備といった人的コストの削減にもつながります。

・請求書の再発行・修正などの請求書発行業務を効率化できる
請求書の再発行や修正が必要となった場合でも、電子請求書ならすみやかに対応可能です。修正が生じた場合は、発行した電子請求書のデータを直し、新しい電子請求書を送信するだけで済むため、手間や時間を大幅に軽減できます。

紙の請求書の場合、再発行して郵送するため時間がかかり、支払いの遅延を引き起こす可能性がありますが、電子請求書ならそのリスクを回避できるでしょう。

電子請求書受領側のメリット

電子請求書は、請求書を受け取る側にとってもメリットがあります。主なメリットは次のとおりです。

・請求書をスピーディーに受け取れる
電子請求書はデータとして即座に送信されるため、郵送と比べて受け取りにかかる時間を大幅に短縮できます。請求書を郵送する場合、差し出しから到着までに2日以上かかるのが一般的であり、土・日・祝日を挟んだり、遠方に発送したりする場合はさらに日数が必要でしょう。受け取りが遅れれば、その分だけ支払い手続きも遅れやすくなるため、電子請求書の即時確認ができる点はメリットです。

・検索が容易になる
電子帳簿保存法の保存要件に沿って、電子請求書をデータとして保管することで、特定の請求書を簡単に検索できるようになります。これにより、業務効率の向上や管理コストの削減につながります。

電子請求書を導入するデメリット

電子請求書の導入には、メリットだけでなくデメリットもあります。導入を検討する際は、デメリットについても考えておかなければなりません。

請求書を発行する側と受領する側、それぞれのデメリットをご紹介します。

電子請求書発行側のデメリット

電子請求書を発行する側のデメリットは、社内の問題と顧客の問題に分けられます。それぞれ対応方法を検討する必要があるでしょう。

・システム導入・運用コストが発生する
電子請求書を発行する側のデメリットとして、システム導入や運用にコストが発生する点が挙げられます。紙の請求書から電子請求書に切り替える際には、多くの場合、新たにシステムを導入する必要があるため、初期費用や運用費用は事前に確認しておきましょう。ただし、昨今は紙代や郵便料金、人件費などが高騰している背景もあり、電子化によって中長期的にはコスト削減につながるケースも多く、費用対効果の面でも十分に検討する価値があります。

コストを抑えるには、PDF形式のデータをメールに添付して送付する方法（PPAP）もありますが、セキュリティ面や効率面でシステム導入に比べて劣ります。

※PPAPの詳細は下記の記事もご覧ください。

・業務フローの見直しが必要になる
電子請求書を導入することで、業務フローの見直しが必要になることもデメリットです。マニュアルの変更や顧客への案内が必要になります。

・紙の請求書を希望する顧客への個別対応が必要になる
電子請求書の導入を説明しても、電子請求書への移行が難しい顧客がいる可能性があります。その場合は、紙の請求書を希望する顧客に対して、個別の対応をとる必要があります。

電子請求書受領側のデメリット

電子請求書は、受領側にとってのデメリットになることもあります。主なデメリットは下記のとおりです。

・システムを導入する場合はコストがかかる
電子請求書を受領する側が、受け取った請求書などを一括管理できるシステムを導入する場合は、導入や運用にコストがかかります。発行側のシステムを利用する場合は、直接的なコストはかからないこともありますが、電子帳簿保存法への対応や、運用体制の整備に伴う教育コストがかかる可能性があります。

・電子データの管理やセキュリティ対策が必要になる
電子請求書の受領には、データの管理方法やセキュリティ対策を適切に行うことが必要です。データで受け取った請求書はデータのまま保管できるため、保管スペースや保管コストの削減につながります。

その一方で、電子帳簿保存法の電子取引の要件に沿う形で保存する必要があり、正しい知識を身に付けて対応することが求められます。さらに、電子請求書の導入によりテレワークでの業務が可能になる半面、セキュリティ意識を高く持たないと不正や情報漏洩のリスクがあるでしょう。

電子請求書の送付方法

電子請求書を送付する方法は、主に3種類あります。それぞれの特徴を踏まえて、どの方法を利用するかを検討しましょう。

メールに添付して送付する

ExcelやWordで作成したPDF形式の電子請求書は、メールに添付して送信することが可能です。ExcelやWordは一般的に利用されることの多いソフトのため、コストを抑えやすいでしょう。

一方で、セキュリティ面ではリスクが大きい点がデメリットです。ファイルの添付ミスや送信先の選択ミスによって、情報漏洩が起こる可能性があります。

電子請求書にパスワードをつけて送付し、解凍用のパスワードを別メールで送る「PPAP」というセキュリティ対策もありますが、脆弱性が指摘されています。メールに添付して電子請求書を送る場合は、セキュリティ面のリスクも考慮した上で検討してください。

※請求書をPPAPで送る危険性の詳細は下記の記事もご覧ください。

クラウド上にアップロードして送付する

電子請求書を送付する方法には、クラウドストレージサービスやファイル転送サービスに電子請求書をアップロードし、顧客にダウンロードしてもらう方法もあります。サービスによっては無料で利用できるものもあり、メールで送付する方法と同様に、コストを抑えられるでしょう。

ただし、一定期間経過後にファイルが自動的に削除されてしまうサービスなどもあるため、注意が必要です。また、顧客に電子請求書をアップロードしたことを連絡し忘れてしまうと、確認が遅れるおそれがあります。

請求書発行システムを使用して送付する

請求書発行システムを利用すると、システム上で電子請求書のやりとりがスムーズに行えます。販売管理システムなどと連携できるシステムを利用すれば、発注データをもとに自動で請求書を作成し、簡単に顧客へ送信できるため、請求内容の間違いや送信先の設定ミスが起こるリスクが減るでしょう。

顧客が請求書を確認したかどうかをチェックできる請求書発行システムを導入すれば、請求書を確認してもらえずに未入金が生じるといった心配も無用です。さらに、請求書の保管にも対応したシステムであれば、電子帳簿保存法の保存要件に則った方法で、電子請求書や控えを保管できます。

なお、請求書発行システムは多岐にわたるため、自社にとって使いやすいシステムを選ぶことが大切です。請求書発行システムの主な選定ポイントは、下記のとおりです。

＜請求書発行システムを選ぶ際のポイント＞
・自社に必要な機能がそろっているか
・周辺システムとの連携性があるか
・自社の必要とする機能とコストが見合っているか
・電子帳簿保存法やインボイス制度などの法令に対応しているか
・将来の法改正への対応など、サポート体制は充実しているか

※電子帳簿保存法に対応したシステムを導入しない場合の詳細は下記の記事もご覧ください。

インボイス制度導入による電子請求書への影響

2023年10月にスタートしたインボイス制度によって、適格請求書（インボイス）の要件を満たす請求書の保存が仕入税額控除の条件になりました（猶予期間あり）。
一定の記載事項を満たしていれば、適格請求書を電子請求書として発行することも可能です。

＜電子請求書として認められる適格請求書の記載項目＞
・適格請求書発行事業者の名称と登録番号
・取引年月日
・取引内容（軽減税率の対象か否かを含む）
・税率ごとに区分した対価の額と適用税率
・税率ごとに区分した消費税額
・適格請求書の受取先名称

インボイス制度に対応した請求書発行システムを利用すれば、簡単に適格請求書をデータで発行できます。なお、適格請求書をデータで発行、受領した場合は、ほかの電子請求書と同様に、電子帳簿保存法の保存要件を満たした形で保存しましょう。

※電子インボイスの詳細は下記の記事もご覧ください。

電子請求書の導入で請求業務を効率化した事例

ここからは、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入企業様の中から、実際に電子請求書によって請求業務の効率化につながった事例を3つご紹介します。導入を検討する際の参考にしてください。

トヨタ自動車株式会社様の事例：請求書のフォーマットを標準化し、効率化を実現

トヨタ自動車株式会社様は、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、出向者約1,000人分の請求書のフォーマットを統一。これまで顧客ごとにばらばらのフォーマットで届いていた請求書を標準化することで、請求処理に追われる時間の短縮が実現しました。

現時点では全体の3分の1程の切り替えが完了しており、将来的には残り400社程の顧客の請求書の標準化を目指しています。

※トヨタ自動車株式会社様の事例の詳細については「請求書受取側より取引先様に発信し、出向労務費の請求書を電子化。請求書フォーマットを統一し、全体の効率化を進めます。」をご覧ください。

三菱地所株式会社様の事例：月2,000時間の労働時間短縮を実現

三菱地所株式会社様は、ペーパーレス化があまり進んでいない不動産業界で、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、請求書のペーパーレス化を実施。協力会社から届く約4,000通の請求書を電子化し、テナント企業へ発行する1万5,000通程の請求書を電子化したことで、月2,000時間もの労働時間の短縮を実現しました。

※三菱地所株式会社様の事例の詳細については「労働時間2,000時間/月の削減を実現した業務改革。ペーパーレス化と運用の変更で、働き方が変わります。」をご覧ください。

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例：ペーパーレス化で年間1億以上のコスト削減を目指す

コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様は、毎月15万通もの請求書を発行し、印刷代や郵送費など人件費以外の経費が月1,000万円以上かかっていました。そこで、「BtoBプラットフォーム 請求書」を導入し、請求書のペーパーレス化によるコスト削減を実施。

将来的には、月間15万通、年間180万通の請求書を電子で発行し、年間1億以上のコストダウンを目指しています。

※コカ・コーラ ボトラーズジャパン株式会社様の事例の詳細については「月間15万通の請求書を発行。年間1億円以上のコスト削減をめざし、ペーパーレス化に取り組みます。」をご覧ください。

電子請求書の導入で、請求書業務を効率化しよう

電子請求書の導入は、請求書の発行側と受領側、双方の請求書関連業務の効率化につながります。電子請求書なら、紙の請求書のように印刷して郵送する手間とコストがかからないため、請求業務にかかる期間も短縮できます。
保管コストの削減やテレワークの推進も図れるため、ぜひ電子請求書の導入を検討してみてはいかがでしょうか。

株式会社インフォマートが提供する電子請求書システム「BtoBプラットフォーム 請求書」は、ワークフローの可視化や仕訳の自動入力といった機能が搭載された請求書電子化システムです。紙の請求書を必要とする顧客への郵送代行や、紙で受け取った請求書の電子化も可能であるため、状況に合わせて無理なく電子化を進められるでしょう。ぜひご活用ください。

よくあるご質問

請求書を電子化するにはどうすればいいですか？

請求書を電子化するにはいくつかの方法がありますが、導入が逆効果にならないように、自社に合った方法で取り入れることが大切です。

詳しくは「電子請求書の送付方法」をご確認ください。

電子請求書の電子帳簿保存法におけるデータ保存はいつから義務化されますか？

2022年1月の電子帳簿保存法改正により電子取引におけるデータ保存が義務付けられ、2023年12月31日まで宥恕措置期間がありましたが、2024年1月から電子取引の書類は、原則として紙保存することができなくなり、電子データのままの保存が義務化されました。

詳しくは「電子帳簿保存法の改正内容は？」をご確認ください。

PDFの請求書を原本として扱うことはできますか？

電子帳簿保存法に基づく「電子取引」の要件を満たせば、PDFで受領・発行した請求書の電子保存が可能です。法律では請求書を含む帳簿書類の保存期間を7年と定めています。

詳しくは「請求書原本の必要性とPDF請求書の法的有効性」をご確認ください。