【2026年最新】請求書の電子化とは？8つのメリットと導入のポイントを解説

請求書の電子化とは、請求書をデータ化してオンラインでやりとりすること

紙に印刷して郵送していた請求書をPDFなどのデータで作成し、メールやウェブサイト、電子請求書システム経由でやりとりできるようにすることを、請求書の電子化といいます。

請求書を電子化すると、従来の請求作業で発生していた印刷や押印、封入、郵送、原本の紙での保存などの手間が省け、コストも大幅に削減できます。送付後、すぐに内容を確認できるのも電子化された請求書ならではの利点でしょう。

業務のデジタル化を進める動きはバックオフィスにも及んでいます。請求書の電子化も、デジタル化施策のひとつとして検討されることが増えてきました。

2022年1月の改正電子帳簿保存法施行、2023年10月のインボイス制度導入、そして2024年1月の電子取引データ保存の義務化と、ここ数年で請求書まわりの法改正が相次いでいます。こうした制度変更を機に、電子化の検討を始めた企業も多く見られます。

電子化とデジタル化との違い

「電子化」と「デジタル化」は混同されがちですが、意味が異なります。

電子化は、紙媒体をコンピューターで扱えるデータに変換することです。FAXから電子メールへの移行は、電子化の代表例だといえます。

一方、デジタル化は、データを有効活用することによって業務を効率化し、空いた人的リソースを、人の手で行うべき業務に割くことを目的としています。
電子化はデジタル化の一環であり、推進の第一歩と位置づけられます。請求書業務の電子化は、経理部門全体のデジタル化を進めるうえでも有効な取り組みです。

紙の請求書で起きている4つの問題

電子化が進む今も、紙の請求書を完全になくせていない企業は少なくありません。取引先の一部が紙の運用のまま、あるいは社内フローが紙前提で設計されたままである限り、以下のような問題は繰り返し起こります。

月次締めの遅延と催促業務

紙の請求書を郵送で受け取る場合、月初3～5営業日かかるのが一般的です。月次決算を早期に締めたい企業では、請求書の到着待ちが恒常的な問題になっています。
届かない請求書を催促し、間に合わなければ翌月の処理にするといった補完業務が定着している経理現場も少なくありません。

リモートワーク制度の形骸化

リモートワーク制度を導入している企業でも、請求書が紙のままでは出社しないと処理できないという制約が残ります。請求書の受領・確認・保管のためだけに出社が必要となり、制度を活かしきれない状態が続いてしまいます。

担当者不在で業務が止まる属人化リスク

担当者が体調不良や急病で休んだとき、請求書の処理フローを把握している人が限られている状況では、紙の請求書が担当者のデスクに溜まったまま誰も手をつけられず、業務が止まってしまいます。
少人数で経理を回している企業や一人経理の現場ほど、このリスクは深刻です。

電子化したくても踏み出せない3つの壁

紙運用の非効率さを感じながらも、「取引先が対応してくれない」「社内の稟議が通らない」「電子帳簿保存法への対応が不安」という3つの壁に阻まれ、電子化に踏み出せていないケースは多く見られます。本記事の後半では、壁ごとの対処法を解説します。

電子請求書を発行（送付）する側のメリット

請求書を電子化した場合、請求書を発行（送付）する側のメリットとしては、どのようなことが挙げられるのでしょうか。ここでは、代表的な5つのメリットについて説明します。

＜電子請求書を発行する側のメリット＞

• 請求書関連の業務効率が上がる
• 在宅勤務などのリモートワーク促進につながる
• ペーパーレスによる印刷費・郵送費の削減につながる
• DXの推進にもつながる
• グローバルな取引にも対応できる

請求書関連の業務効率が上がる

これまで担当者が手作業で行っていた印刷、押印、封入、郵送、原本の紙での保存といった一連の作業がなくなります。請求書関連の業務効率が格段に向上し、担当者はより重要な業務に時間を充てられるようになります。

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在宅勤務などのリモートワーク促進につながる

出社しなければ対応できない紙の作業は、リモートワークや在宅勤務の大きな壁です。しかし、電子化された請求書なら、自宅からでも請求書の発行や管理、確認を行うことができ、在宅勤務などのリモートワーク促進につながります。

ペーパーレスによる印刷費・郵送費の削減につながる

紙の請求書を発行する場合、印刷費、紙代、封筒代、郵送費などがかかり、年間で考えるとかなりコストがかさみます。電子化すれば、これらのコストは一切かかりません。

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DXの推進にもつながる

DXの推進を目指す企業では、請求書の電子化がその足がかりになることもあります。電子請求書なら、請求情報をデータとして管理・活用できるからです。ほかのシステムと連携させて一部業務を自動化したり、顧客行動に沿った的確なアプローチにつなげたり、企業の業績向上に貢献するDXを実現できます。

グローバルな取引にも対応できる

電子請求書なら、海外に拠点がある企業ともリアルタイムでのやりとりが可能です。すでに海外企業との取引が多い企業はもちろん、これからグローバル化する予定がある企業も、スムーズな請求書業務を目指すなら電子化が望ましいでしょう。

電子請求書を受領する側のメリット

請求書を電子化した場合、請求書を受領する側のメリットとしては、どのようなことが挙げられるのでしょうか。ここでは、受領側の代表的な7つのメリットについて説明します。

＜電子請求書を受領する側のメリット＞

• 発行したその日に受領できる
• 返送の手間とコスト削減につながる
• データ照合や基幹システムへの入力にかかる手間を削減できる
• 月次締めを早められる
• リモートワーク制度を実質的に活用できる
• 担当者不在時も業務を継続できる
• インボイス番号の確認漏れを防げる

発行したその日に受領できる

電子請求書は、電子メールやウェブ上などで共有されます。発行から受領までがスムーズで、タイムラグがありません。

返送の手間とコスト削減につながる

請求書に不備があった場合、発行元に返送が必要となることもあります。また、取引の内容によっては、受領書や領収書を返送する可能性もあります。
電子請求書であれば、関連する帳票も含めてウェブ上でやりとりを完結することが可能です。

データ照合や基幹システムへの入力にかかる手間を削減できる

電子化されたデータは検索性が高いので、過去の請求書データを含めて知りたい情報をすぐに見つけ出すことができ、作業時間の削減につながります。CSVデータ形式で出力できる電子請求書システムなら、請求書の内容を基幹システムに入力する手間も省けます。

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月次締めを早められる

郵送の場合、取引先が月末に発送しても手元に届くまで数日かかるため、月初の締め処理が遅れることもあります。
電子での受領に切り替えると、取引先が発行したその日に請求書を受け取れるようになり、月初3営業日以内に大半の請求書がそろうようになります。結果として月次締めを早められ、締め日ギリギリの催促対応も減らせるでしょう。

リモートワーク制度を実質的に活用できる

電子化された請求書はインターネット環境さえあれば確認・承認できるため、場所を問わず処理が可能になります。紙の請求書のために出社する制約がなくなり、リモートワーク制度を活用できる環境が整います。

担当者不在時も業務を継続できる

インターネット上で請求書を管理することで、処理状況や書類の内容をインターネットを通していつでも確認できるようになります。これにより、担当者が急病や不在の場合でも別の社員が状況を把握でき、業務継続性を確保しやすくなります。

インボイス番号の確認漏れを防げる

インボイス制度への対応において、受領した請求書の登録番号を1件ずつ目視で確認する方法では、件数が多くなると見落としのリスクが高まります。対応システムを使えば登録番号の自動判別が可能になり、仕入税額控除の適用漏れや税務リスクを事前に防げます。

電子帳簿保存法が定める保存ルール

請求書電子化のメリットを活かすには、法律で定められた保存ルールへの対応が前提となります。請求書に直接関わるのは「電子取引（義務）」と「スキャナ保存（任意）」の2区分です。

※電子帳簿保存法の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子取引のデータ保存（義務）

メールやウェブ経由で受け取った請求書は、2024年1月以降、電子データのまま保存することが原則として義務になっています。印刷して紙で保管する方法は認められませんが、対応が困難な相当の理由があると認められる場合は、猶予措置の適用を受けられます。

ただし、電子データとして保存する際には、法律で定められた一定の要件を満たさなければなりません。要件を満たして保存した電子請求書は紙の原本と同じ効力を持ち、インボイス制度に対応した電子請求書であればデータのまま仕入税額控除の適用も可能です。

電子取引の具体的な要件は以下のとおりです。

※猶予措置の詳細は下記の記事もご覧ください。

スキャナ保存（任意）

スキャナ保存は、郵送などで届いた紙の請求書を、スキャンして電子データとして保存する方法です。義務ではありませんが、所定の要件を満たせば紙の原本を廃棄できるため、書類の保管スペースを削減できます。
電子取引の対応と合わせて導入することで、「一部は電子・一部は紙」という混在した管理状態を解消できるでしょう。

請求書のスキャナ保存の要件は以下のとおりです。

※入力事項を規則第2条第6項第1号イ又はロに掲げる方法により当該国税関係書類に係る記録事項を入力したことを確認することができる場合には、その確認をもってタイムスタンプの付与に代えることができる。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答 【スキャナ保存関係】」

※スキャナ保存の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子化したくても進まない3つの壁と突破策

請求書電子化のメリットを理解していても、実際に動きだせない理由は大きく3つあります。ここでは、それぞれの課題の突破策を確認しましょう。

＜電子化したくても進まない3つの壁＞

• 取引先が対応してくれない壁
• 社内稟議が通らない壁
• 電子帳簿保存法対応の正解がわからない壁

取引先が対応してくれない壁

請求書の電子化を断念する理由としてよく挙げられるのは、「取引先が紙運用のまま切り替えてくれない」という課題です。しかし、取引先が紙のままでも、自社側だけで電子化を進める方法はあります。

請求書の受領代行サービスを活用すれば、取引先が郵送・FAX・メールのいずれで請求書を送ってきても、代行サービスが受け取って電子データに変換し、自社のシステムで管理することが可能です。取引先に操作や運用の変更を求める必要がないため、先方への負担をかけずに自社側から電子化を始められます。

反対に、自社が発行する請求書を電子化したいものの、取引先が紙での受け取りを希望するケースもあるでしょう。この場合は郵送代行サービスを利用すれば、自社では電子データのまま請求書を作成し、取引先へは代行会社が印刷・封入・発送を代行してくれるため、受領側の運用を変えることなく発行側の電子化を実現できます。

このように、受領側・発行側どちらの立場であっても、取引先に電子化を強いることなく自社の業務を効率化する手段は用意されています。
まずは、すでに電子対応できる取引先から段階的に移行していく方法も、無理なく進めるうえで現実的な選択肢です。

社内稟議が通らない壁

「今のやり方で困っていない」「導入コストがかかる」と社内で却下されるケースでは、多くの場合、現状の業務にどれだけのコストがかかっているかが、数字として見えていないことが原因です。

まずは、郵送費・印刷費・手入力の工数・催促対応にかかっている時間を洗い出し、「月何時間・何円が紙の請求書処理に費やされているか」を試算してみましょう。具体的な数字がそろうと、稟議書の説得力が大きく変わります。

コスト削減の観点だけでなく、「担当者が急病でも業務が止まらない体制を作る」「出社しなくても経理処理ができる環境を整える」といった経営課題として訴求する方法も効果的です。

電子帳簿保存法対応の正解がわからない壁

「電子帳簿保存法に違反しないためには、どこまで対応すればいいのかわからない」という不安から、動きだせないケースも少なくありません。

電子帳簿保存法では、電子データで受け取った請求書について、改ざん防止や検索性の確保といった保存要件が定められています。これらを自社で個別に対応しようとすると複雑に感じますが、対応済みの電子請求書システムを導入すれば、システム側が要件を満たした形で自動的に管理してくれます。 「保存要件を満たしているか」を担当者が都度判断する必要がなくなるため、運用上の不安も解消されるでしょう。まずは電子帳簿保存法対応を明示しているシステムを選ぶことが、最もシンプルな解決策です。

※請求書の電子化が断られた際の対処法の詳細は下記の記事もご覧ください。

電子請求書システムを選ぶ際に確認すべきポイント

請求書を電子化するにあたって電子請求書システムを選定する際には、以下のポイントを忘れずにチェックしましょう。

既存のシステムとの連携対応の可否

請求データは、ほかのシステムとうまく連携させることによってさまざまな効果を生み出す可能性があります。電子請求書システムを選定する際には、既存の社内システムとの連携を必ず確認しましょう。帳票作成など、自社の業務フローに合った作業ができるかどうかも大切なチェックポイントです。

電子請求書システムで自動化できる範囲

請求書を電子化する最終的な目的は、DXによる業務の効率化と最適化です。電子請求書システムによって何が自動化されればより便利になるのか、現在のワークフローのボトルネックがどこなのか、具体的に洗い出してから電子請求書システムの選定に移りましょう。

請求書発行関連業務への対応

請求書の発行に関連して発生する業務に、入金管理や督促などがあります。電子請求書システムを導入する際には、主業務に付随する業務にも対応できる電子請求書システムを選ぶと、請求関連業務をワンストップで完結でき、追加導入のコストや手間がかかりません。

電子帳簿保存法やインボイス制度への対応有無

電子帳簿保存法では、電子データの「真実性の確保」と「可視性の確保」が保存要件として定められています。対応していないシステムを使うと、せっかく電子化しても法的に有効な保存とみなされないリスクがあります。
また、インボイス制度への対応として、受領した請求書の登録番号を確認・管理できる機能があるかどうかも重要です。これらの要件にシステム側で自動対応しているかどうかを、導入前に必ず確認しましょう。

同業他社における導入実績

電子請求書システムには、さまざまな種類があります。どの電子請求書システムを導入すべきかで悩んだら、同業他社の導入実績を確認するのがおすすめです。電子請求書システムを提供している企業のサイトで紹介されている導入事例も参考にしながら、最適な電子請求書システムを探しましょう。

無理なく請求書の電子化につなげるなら『BtoBプラットフォーム 請求書』

請求書の電子化について、メリットや導入のポイントなどをご紹介してきました。電子請求書システムを選定する際は、自社の業務フローに合うことはもちろん、導入によって担当者の負担が増えないようにすることも大切です。

『BtoBプラットフォーム 請求書』なら、請求書の発行・受取の両方をカバーしています。取引先が紙運用のままであっても、受領代行サービスを利用することで自社側の電子管理が可能です。反対に、取引先から電子での受け取りを断られ、紙での発行を求められる場合も、郵送代行サービスを利用すれば自社側は電子データのまま作成業務を進められます。

国内シェアNo.1の電子請求書システムとして、電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しています。
取引先の対応形式に左右されず、自社側から電子化に踏み出したい方は、資料請求や無料相談から検討を始めてみてください。

よくあるご質問

Q. 請求書の電子化の義務化はいつからですか？

請求書の電子化（発行・受領）自体は義務ではありません。ただし、2024年1月の改正電子帳簿保存法により、メールやシステム等で受け取った「電子データの請求書」については、要件を満たした上でデータのまま保存することが義務化されました。原則として、紙に印刷して保存することは認められません。
詳細は「電子取引のデータ保存（義務）」をご覧ください。

Q. 請求書を電子作成するにはどうすればいいですか？

Excel等で作成した請求書をPDFデータに変換し、メール等で送付する方法があります。より効率的なのは「電子請求書システム」の活用です。インボイス制度や電子帳簿保存法の要件を満たした形式で作成から送付、データ保存までを一元管理でき、印刷や封入といった手作業を大幅に削減できます。
詳細は「請求書の電子化とは、請求書をデータ化してオンラインでやりとりすること」をご覧ください。

Q. 取引先が紙の請求書を希望している場合はどうすればいいですか？

取引先に無理な対応を求めず、取引先が紙での受領を希望している場合は「郵送代行サービス」を活用するのがおすすめです。自社はシステム上で電子データのまま請求書を作成・発行するだけで、代行会社が紙への印刷から封入、発送までを行ってくれます。取引先が紙での発行を希望している場合は、「受領代行サービス」を活用すれば、取引先が郵送・FAX・メールのいずれで請求書を送ってきても、代行サービスが受け取って電子データに変換し、自社のシステムで管理することが可能です。どちらも取引先に操作や運用の変更を求める必要がないため、先方への負担をかけずに自社側から電子化を始められます。
詳細は「取引先が対応してくれない壁」をご覧ください。