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請求書の電子化とは?メリットや電子請求書システムを選ぶコツを解説

あらゆる業界のさまざまな業務で、デジタル技術を活用したビジネスの変革が進んでいます。従来、紙にはんこを押し、郵送でやりとりされてきた請求書業務もそのひとつです。業務効率化のために、自社や取引先の請求書の電子化を望む人は多いでしょう。 そこで今回は、デジタル化の一環として請求書を電子化することのメリット・デメリット、電子化に欠かせない電子請求書システムを選ぶ際に確認すべきポイントなどを解説します。

請求書の電子化とは?メリットや電子請求書システムを選ぶコツを解説

最終更新日:2023年5月31日

目次

請求書の電子化とは、請求書をデータ化してオンラインでやりとりすること

紙に印刷して郵送していた請求書をPDFなどのデータで作成し、メールやウェブサイト、電子請求書システム経由でやりとりできるようにすることを、請求書の電子化といいます。

請求書を電子化すると、従来の請求作業で発生していた印刷、押印、封入、郵送、原本の紙での保存などの手間が省け、コストも大幅に削減できます。送付後、すぐに内容を確認できるのも電子化された請求書ならではの利点でしょう。

業務のデジタル化を進める動きはバックオフィスにも及んでいます。請求書の電子化も、デジタル化施策のひとつとして検討されることが増えてきました。また、2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法も、こうした動きに大きく影響しています。

電子帳簿保存法改正が請求書の電子化を後押し

前述したとおり、請求書の電子化が加速している要因のひとつに電子帳簿保存法の改正があります。電子帳簿保存法は、原則として紙での保管が義務付けられていた帳簿や書類をデータで保存することを認める法律で、1998年に成立しました。

電子帳簿保存法の目的は、紙で保存することによる作業の負担増、オフィス内の管理・保管スペースの圧迫といった課題を解消し、業務の効率化を図ることにあります。成立当初は規制が厳しく、なかなか浸透しませんでしたが、改正による緩和を重ねて少しずつ導入する企業が増加しています。

特に、2022年1月1日に施行された改正電子帳簿保存法では、コロナ禍で普及したテレワークへの対応を急ぐ意味もあって大幅な見直しが行われました。

大きく変わったのは、電子取引に伴う情報を紙に出力して保存することを禁じ、データ保存を義務化した点です。電子請求書についても、これまでのようにプリントアウトして保存することはできなくなります。ただし、2023年12⽉31⽇までに⾏う電⼦取引情報については、紙で保存し、税務調査に対して提示・提出できればプリントアウト可能です。

これにより、電子化を望むか否かにかかわらず、電子請求書への移行はすべての事業者が取り組むべき課題となりました。完全義務化までの猶予期間中に、電子化への準備を進めておく必要があります。

※電子帳簿保存法の詳細については「電子帳簿保存法とは?対象書類・保存方法から導入時の疑問を解説」をご覧ください。

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電子化とデジタル化との違い

ここで、電子化とデジタル化の違いについて確認しておきましょう。

電子化は紙媒体をコンピューターで扱えるデータに変換することです。FAXから電子メールへの移行は、電子化の代表例だといえます。

一方、デジタル化は、データを有効活用することによって業務を効率化し、空いた人的リソースを、人の手で行うべき業務に割くことを目的としています。冒頭でもふれたとおり、電子化はデジタル化の一環であり、デジタル化を推進するための第一歩なのです。

電子化した請求書は法的に有効?

請求書の電子化が進む中、これまで長く紙で請求書のやりとりをしてきた人の中には、電子化された請求書の法的有効性に疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

結論からいうと、請求書の法的な有効性は紙でもデータでも同じです。電子請求書を受け取る側は、e-文書法や電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要がありますが、電子化された請求書の信頼性が紙よりも劣ることはありません。

また保管期間についても同じです。請求書や領収書など、取引内容が双方の合意にもとづいて成立したことを示す証憑(しょうひょう)書類には、紙かデータかにかかわらず7年間の保管義務があります。

請求書を発行(送付)する側のメリット

請求書を電子化した場合、請求書を発行(送付)する側のメリットとしては、どのようなことが挙げられるのでしょうか。ここでは、代表的な5つのメリットについて説明します。

メリット1:請求書関連の業務効率が上がる

印刷、押印、封入、郵送、原本の紙での保存といった一連の作業がなくなるため、請求書関連の業務効率が格段にアップします。

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メリット2:在宅勤務などのテレワーク促進につながる

出社しなければ対応できない紙の作業は、テレワークや在宅勤務の大きな壁です。しかし、電子化された請求書なら、自宅からでも請求書の発行や管理、確認を行うことができ、在宅勤務などのテレワーク促進につながります。

メリット3:ペーパーレスによる印刷費・郵送費の削減につながる

紙の請求書を発行する場合、印刷費、紙代、封筒代、郵送費などがかかり、年間で考えるとかなりコストがかさみます。電子化すれば、これらのコストは一切かかりません。

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メリット4:DXの推進にもつながる

DXの推進を目指す企業では、請求書の電子化がその足がかりになることもあります。電子請求書なら、請求情報をデータとして管理・活用できるからです。ほかのシステムと連携させて一部業務を自動化したり、顧客行動に沿った的確なアプローチにつなげたり、企業の業績向上に貢献するDXを実現できます。

メリット5:グローバルな取引にも対応できる

電子請求書なら、海外に拠点がある企業ともリアルタイムでのやりとりが可能です。すでに海外企業との取引が多い企業はもちろん、これからグローバル化する予定がある企業も、スムーズな請求書業務を目指すなら電子化が望ましいでしょう。



請求書を受領する側のメリット

請求書を電子化した場合、請求書を受領する側のメリットとしては、どのようなことが挙げられるのでしょうか。ここでは、代表的な3つのメリットについて説明します。

メリット1:発行したその日に受領できる

電子請求書は、電子メールやウェブ上などで共有されます。発行から受領までがスムーズで、タイムラグがありません。

メリット2:返送の手間とコスト削減につながる

請求書に不備があった場合、発行元に返送が必要となる場合もあります。また、取引の内容によっては、受領書や領収書を返送する場合もあります。電子請求書であれば、関連する帳票も含めてウェブ上でやりとりを完結することが可能です。

メリット3:データ照合や基幹システムへの入力にかかる手間を削減できる

電子化されたデータは検索性が高いので、過去の請求書データを含めて知りたい情報をすぐに見つけ出すことができ、作業時間の削減につながります。CSVデータ形式で出力できる電子請求書システムなら、請求書の内容を基幹システムに入力する手間も省けます。

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請求書を電子化するデメリット

請求書の電子化には、さまざまなメリットがあることをご紹介しました。一方、導入には注意点もあります。以下の2点については、あらかじめ確認しておきましょう。

デメリット1:導入・運用コストがかかる

電子請求書システムを導入する場合、導入時の初期費用、月額のランニングコストが発生します。自社のニーズに合う電子請求書システムの要件を洗い出し、導入コストと紙での作業時にかかっていたコストとを照らし合わせて、最適な電子請求書システムを絞り込みましょう。

デメリット2:紙の請求書を希望する取引先もある

もうひとつの注意点は、紙の請求書を希望する取引先もあるということです。DXが推奨されているといっても、その進捗度合いには差があります。中には紙の請求書でのやりとりにこだわっている企業や、電子化そのものを敬遠している企業も存在します。

電子化への考え方や、取り組み方に差がある企業とは、紙でのやりとりを継続せざるをえません。自社の取引先の傾向をよく見て、導入を検討することが大切です。

事前に請求書を電子化したいことを伝え、電子化による取引先のメリットを示しておくのも有効です。

導入する電子請求書システムによっては、紙での郵送業務の代行サービスを提供していたり、取引先から送られてくる請求書をAIを駆使したOCR技術によって素早く電子データに変換するサービスが利用できたりするので、それらを活用すると業務がスムーズに進むでしょう。

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電子請求書システムを選ぶ際に確認すべきポイント

請求書を電子化するにあたって電子請求書システムを選定する際には、以下のポイントを忘れずにチェックしましょう。

既存のシステムとの連携対応の可否

請求データは、ほかのシステムとうまく連携させることによってさまざまな効果を生み出す可能性があります。電子請求書システムを選定する際には、既存の社内システムとの連携を必ず確認しましょう。帳票作成など、自社の業務フローに合った作業ができるかどうかも大切なチェックポイントです。

電子請求書システムで自動化できる範囲

請求書を電子化する最終的な目的は、DXによる業務の効率化と最適化です。電子請求書システムによって何が自動化されればより便利になるのか、現在のワークフローのボトルネックがどこなのか、具体的に洗い出してから電子請求書システムの選定に移りましょう。

請求書発行関連業務への対応

請求書の発行に関連して発生する業務に、入金管理や督促などがあります。電子請求書システムを導入する際には、主業務に付随する業務にも対応できる電子請求書システムを選ぶと、請求関連業務をワンストップで完結でき、追加導入のコストや手間がかかりません。

改正後の電子帳簿保存法やインボイス制度への対応有無

電子帳簿保存法におけるデータの保存要件には、領収書の撮影時刻を証明するための発行側によるタイムスタンプの付与が含まれています。

また、2023年10月1日から適格請求書等保存方式、いわゆるインボイス制度がスタートすると、請求書の仕様が変わり、請求業務が煩雑化します。インボイスおよびデジタルインボイスにも対応できる電子請求書システムを選びましょう。

同業他社における導入実績

電子請求書システムには、さまざまな種類があります。どの電子請求書システムを導入すべきかで悩んだら、同業他社の導入実績を確認するのがおすすめです。電子請求書システムを提供している企業のサイトで紹介されている導入事例も参考にしながら、最適な電子請求書システムを探しましょう。

 

無理なくデジタル化につなげるなら「BtoBプラットフォーム 請求書」

請求書の電子化について、メリット・デメリット、導入のポイントなどをご紹介してきました。電子請求書システムを選定する際は、自社の業務フローに合うことはもちろん、導入によって担当者の負担が増えないようにすることも大切です。

デジタルとアナログの組み合わせでデジタル化を進められる「BtoBプラットフォーム 請求書」なら、請求書の電子化を無理なく進め、ビジネスの躍進につながるデジタル化を実現できます。

導入する電子請求書システムにお悩みの方は、「BtoBプラットフォーム 請求書」をぜひご検討ください。

 

監修者プロフィール

宮川 真一

岐阜県大垣市出身。1996年一橋大学商学部卒業、1997年から税理士業務に従事し、税理士としてのキャリアは20年以上たちました。現在は、税理士法人みらいサクセスパートナーズの代表として、M&Aや事業承継のコンサルティング、税務対応を行っています。あわせて、CFP®(ファイナンシャルプランナー)の資格を生かした個人様向けのコンサルティングも行っています。また、事業会社の財務経理を担当し、会計・税務を軸にいくつかの会社の取締役・監査役にも従事しております。

【保有資格】CFP®、税理士

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