WEB請求書に切り替えるメリットは？注意点やシステムの選び方を解説

最終更新日:2025年07月02日

請求書の電子化が進む中、WEB請求書はコスト削減や業務効率化、法制度への対応を図れる手段として注目されています。一方で、導入には顧客対応やセキュリティ面、コスト面など、事前に確認すべき注意点が存在するのも事実です。

そこで本記事では、WEB請求書への切り替えが進む背景や切り替えるメリットのほか、注意点とWEB請求書システム選定時のポイントについて解説します。

目次

• インターネット経由で発行・受領・管理が可能なWEB請求書
• WEB請求書の送付方法
• メールに添付して送付する
• クラウド上にアップロードして送付する
• WEB請求書システムを使用して送付する
• WEB請求書への切り替えが進む背景
• 電子帳簿保存法の改正の影響
• インボイス制度の影響
• 郵便料金の値上げの影響
• WEB請求書に切り替えるメリット
• コストを削減できる
• 業務を効率化できる
• 検索・管理が容易になる
• 法制度への対応が容易になる
• 経営管理を強化できる
• テレワークに対応できる
• WEB請求書に切り替える際に知っておきたい注意点
• 顧客によっては対応が難しい場合がある
• セキュリティ対策をする必要がある
• システム導入・運用のコストがかかる
• 電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存する必要がある
• WEB請求書システムを選ぶ際のポイント
• 自社の業務フローを効率化できるか
• サポート体制が整っているか
• 他システムとの連携がしやすいか
• 操作性がわかりやすいか
• セキュリティ性が高いか
• 法制度に対応しているか
• WEB請求書システムを導入して、請求業務を効率化しよう
• よくあるご質問

インターネット経由で発行・受領・管理が可能なWEB請求書

WEB請求書とは、インターネット経由で発行・受領・管理が可能な電子形式の請求書のことで、「電子請求書」とも呼ばれます。WEB請求書は、WEB請求書システムを利用する、もしくはWordやExcelなどで作成した請求書をPDF形式で出力することで発行できます。

WEB請求書は紙の請求書と異なり、メール添付やシステム上で送付するため、印刷や郵送といった物理的な作業が不要で、受領側もすぐに確認が可能です。

※電子請求書の詳細は下記の記事もご覧ください。

WEB請求書の送付方法

WEB請求書を送付する方法は、主に3つあります。WEB請求書の送付方法は、顧客の対応状況や社内の業務フローに合わせて選択しましょう。

メールに添付して送付する

WEB請求書の送付方法の中で最も手軽なのが、PDF形式で作成した請求書をメールに添付して送付する方法です。顧客のメールアドレスがあればすぐに送信でき、小規模取引にも適しています。

ただし、添付ミスや誤送信による情報漏洩のリスクがあるため、セキュリティ対策が欠かせません。ファイルにパスワードを設定し、別メールでパスワードを通知する「PPAP」というセキュリティ対策もありますが、安全性には課題があります。メール送信時は、内容と送信先を十分に確認しましょう。

※請求書をPPAPで送る危険性の詳細は下記の記事もご覧ください。

クラウド上にアップロードして送付する

クラウドストレージサービスやファイル転送サービスにWEB請求書をアップロードし、顧客に送ることも可能です。顧客はメールに記載されたリンクから請求書をダウンロードできるため、手間がかかりません。

ただし、一定期間経過後に自動的にファイルが削除されてしまうサービスなどもあるため、注意しましょう。

WEB請求書システムを使用して送付する

請求書発行に特化したシステムを導入すれば、WEB請求書の発行や送付、管理がシステム上で可能になります。

WEB請求書システムによっては、顧客ごとの送付形式の設定や自動通知機能などもあり、業務効率を大幅に向上させることができます。中長期的に請求業務の負担を減らしたい場合におすすめです。

WEB請求書への切り替えが進む背景

WEB請求書への移行が進んでいる背景には、法制度の改正や社会情勢の変化が深く関係しています。ここでは、WEB請求書への切り替えが進む主な要因について解説します。

電子帳簿保存法の改正の影響

2022年の電子帳簿保存法の改正により、電子取引による請求書は紙での保存が認められず、電子データでの保存が原則として義務化。同時に、保存要件も緩和され、税務署への事前申請が不要になりました。

これにより、WEB請求書の導入がしやすくなり、法令対応と業務効率化を同時に実現できる手段として注目されています。

※電子帳簿保存法の改正内容の詳細は下記の記事もご覧ください。

インボイス制度の影響

2023年施行のインボイス制度により、適格請求書の発行と保存が求められ、請求業務が複雑化しました。

請求書発行に特化したシステムを使えば、制度要件に則った請求書を簡単に作成・保存できるだけでなく、誤記載や記載漏れのリスクを軽減でき、法令順守の効率化につながるため、WEB請求書への切り替えが進んでいます。

※インボイス制度の詳細は下記の記事もご覧ください。

郵便料金の値上げの影響

2024年10月に実施された郵便料金の改定により、封書やはがきの送付コストが大幅に上昇。それに伴い、紙の請求書にかかる郵送・印刷などのコストが増加しました。同時に郵便物の配達日数も繰り下げられたため、請求書の到着が遅れるケースが想定され、業務への影響も懸念されています。

WEB請求書なら、送付にかかる物理的コストをゼロにできるだけでなく、迅速な送付・受領が可能なため、コスト削減と業務効率化の両面で注目されています。

※郵便料金の値上げの詳細は下記の記事もご覧ください。

WEB請求書に切り替えるメリット

WEB請求書への切り替えは、単なるペーパーレス化にとどまらず、企業にとって多くのメリットがあります。ここでは、WEB請求書に切り替えることによって得られる、主なメリットについて解説します。

コストを削減できる

WEB請求書に切り替えることで、印刷・封筒・郵送・保管にかかるコストを大幅に削減できます。毎月大量の請求書を発行している企業にとっては、大きな節約効果が期待できるでしょう。

さらに、WEB請求書であれば、データとしてクラウド上で保管可能です。そのため、紙の請求書にかかっていた保管スペースや整理作業も不要となり、管理にかかる手間やコストも抑えられます。

業務を効率化できる

WEB請求書に切り替えることで、これまで手作業で行っていた請求書の印刷や封入、郵送作業が不要となり、業務全体の効率化が実現します。

また、WEB請求書システムを活用すれば、承認フローをシステム上で完結できるため、紙での回覧や押印作業が不要になり、社内のやりとりもスムーズになります。さらに、売上データの反映や消込作業、会計処理との連携も可能になり、二重入力や転記ミスのリスクも軽減できるでしょう。

検索・管理が容易になる

WEB請求書はデータとして、パソコン上やシステム上に保存できるため、請求書の検索や管理がスムーズになります。

紙の請求書では、過去の取引内容を確認する際に、保管場所から書類を探し出す手間がかかりました。WEB請求書であれば、発行日や顧客名、金額などの条件で簡単に検索が可能で、必要な情報に即座にアクセスできます。

さらに、WEB請求書システムを利用すれば、送付状況や受取確認もリアルタイムで把握でき、トラブル対応も迅速に行うことができるでしょう。

法制度への対応が容易になる

電子帳簿保存法やインボイス制度など、複雑化する請求関連の法制度にも、WEB請求書に切り替えて、専用のシステムを使えば簡単に対応できます。

WEB請求書システムを利用することで、インボイス（適格請求書）の発行や、電子帳簿保存法の要件を満たした形式での保存が可能で、監査や税務調査への備えにも有効です。

経営管理を強化できる

WEB請求書に切り替えることで、売上や入金データをリアルタイムで把握でき、経営判断のスピードと精度が向上します。

WEB請求書であれば、請求状況や入金状況を即座に確認でき、回収遅延の早期発見や未入金のフォローが迅速に行えます。さらに、WEB請求書システムを、会計システムや売上管理システムと連携させることで、売上・入金・未収債権の状況を、一元的に把握が可能です。

経営層にとっては、キャッシュポジションの把握がしやすくなり、投資判断や資金調達の意思決定にも活用できます。

テレワークに対応できる

WEB請求書は、インターネット環境さえあればどこでも発行・送付・確認ができ、テレワークでも支障なく業務が行えます。

紙の請求書で発生していた印刷・封入・郵送などの作業をする必要がないため、出社を前提としない柔軟な働き方が実現できるでしょう。

WEB請求書に切り替える際に知っておきたい注意点

WEB請求書には多くのメリットがありますが、導入にあたってはいくつかの注意点も存在します。ここでは、WEB請求書を導入する際に、注意すべきことを解説します。

顧客によっては対応が難しい場合がある

WEB請求書は請求業務の効率化に優れた手段ですが、すべての顧客が対応しているとは限らず、紙の請求書を希望されるケースもあります。そのため、電子と紙を併用する運用体制の整備が必要です。

導入前に顧客の状況を確認し、柔軟な対応方針を立てることがスムーズな運用につながるでしょう。

セキュリティ対策をする必要がある

WEB請求書には取引内容や個人情報などの機密情報が含まれるため、誤送信や情報漏洩のリスクがあります。そのため、ファイルの暗号化、アクセス制限、操作ログの記録など、十分なセキュリティ機能を備えたWEB請求書システムを選ぶことが重要です。

また、自社だけでなく顧客のセキュリティ意識や体制にも影響を受けるため、システム導入時には操作マニュアルの提供や担当者への教育・周知も欠かせません。

システム導入・運用のコストがかかる

WEB請求書を本格的に運用するには、専用のシステム導入が必要になる場合が多く、初期費用や月額利用料など一定のコストがかかるでしょう。

ただし、WEB請求書システムを導入することで、印刷・郵送・保管といった紙の請求書で発生していたコストの削減効果も大きく、長期的には投資に見合うメリットが期待できます。

自社の業務規模やフローに適したサービスを選定し、初期費用とランニングコストのバランスを見極めることが、無理なく切り替えを進めるためのポイントです。

電子帳簿保存法の要件を満たした形で保存する必要がある

WEB請求書に切り替える場合は、電子帳簿保存法の電子取引の要件を満たした形で保存する必要があります。

具体的には、タイムスタンプの付与や訂正・削除履歴の保存、検索機能の備えなどです。保存要件を満たしていないと税務上の不備となるため、法令対応済みのWEB請求書システムを選定し、適切な運用体制を整えましょう。

WEB請求書システムを選ぶ際のポイント

WEB請求書の効果を最大限発揮するには、自社に合ったシステムの選定が欠かせません。ここでは、WEB請求書システムを選ぶ際に、注目すべき主要なポイントを解説します。

自社の業務フローを効率化できるか

WEB請求書システムを導入する際に重視すべきなのが、自社の業務フローを効率化できるかです。

請求書の発行形態（都度請求、月次請求など）や承認プロセス、顧客管理方法など、企業によって運用スタイルはさまざまです。例えば、データ形式で送受信するDtoD（Data to Data）などに対応したWEB請求書システムであれば、明細データまで正確に処理でき、手作業の削減にもつながります。

システムの導入を検討する際は、現在の業務フローを棚卸し、どこまで自動化・効率化できるかを見極めましょう。

※DtoDの請求書の詳細はこちらもご覧ください。

▶請求書の発行側・受取側、どちらもメリットがあるDtoD（Data to Data）の請求書「デジタルインボイス」のご紹介

サポート体制が整っているか

WEB請求書システムの導入後も安心して活用を続けるには、ベンダーのサポート体制がしっかりしていることが重要です。

導入前に、操作に関する不明点やトラブル、法制度の改正時にも迅速に対応してくれる体制が整っているかを確認しましょう。電話・メール・チャットなどのサポート手段があるか、また導入実績が豊富かどうかも選定の目安になります。

特に、導入初期は社内での運用定着や担当者の理解度に差が出やすいため、支援の質と充実度は見逃せない要素です。

他システムとの連携がしやすいか

WEB請求書システムを単体で導入するだけでなく、既存の会計ソフトや販売管理システムなどとスムーズに連携できるかも、導入効果を最大化する上で欠かせないポイントです。

連携可能なWEB請求書システムを利用すれば、請求内容と販売実績の突き合わせも自動化され、業務の精度とスピードが大幅に向上します。導入前に、自社で使っている各種システムとの互換性や連携の実現性について、ベンダーに相談することをおすすめします。

操作性がわかりやすいか

WEB請求書は経理担当だけでなく、営業や管理部門など、複数の部署で利用されることも多いため、誰でも直感的に使える操作性が必要です。多機能なWEB請求書システムだったとしても、UIが複雑では使いこなせず、定着に時間がかかります。

導入前に無料トライアルを活用し、ボタンの配置や画面遷移のしやすさを確認しましょう。現場での実用性が高ければ、導入後も混乱なくスムーズに定着させることができます。

セキュリティ性が高いか

請求書には顧客情報などの機密情報が含まれるため、セキュリティ対策は最優先事項といえます。

まず確認すべきは、通信の暗号化（SSL対応）や24時間365日のサーバー監視体制が整っているかどうかです。さらに、アクセス権限の管理や操作ログの記録機能があることで、万一の不正アクセス時も迅速に対応できます。

加えて、改ざん防止機能やデータのバックアップ体制が確保されているか、外部監査や第三者機関による認証（ISO27001など）、さらに自治体・公共団体で利用する場合はLGWAN対応であるかもチェックしましょう。

セキュリティの不十分なWEB請求書システムでは、情報漏洩のリスクが高まるおそれがあります。顧客や社内の信頼を守るためにも、堅牢なセキュリティ性を持つシステムを選ぶことが不可欠です。

法制度に対応しているか

WEB請求書システムを選定する際には、関連する法制度への対応状況も必ず確認してください。

電子帳簿保存法やインボイス制度など、請求書に関する法制度は年々厳格化しています。WEB請求書システムがこれらの制度に対応していなければ、法令違反のリスクや業務のやり直しが発生するおそれがあります。併せて、制度変更に迅速に対応できる体制が整っているかも、事前に確認するといいでしょう。

WEB請求書システムを導入して、請求業務を効率化しよう

WEB請求書は、コスト削減・業務効率化・法制度対応を実現できる有効な手段です。紙の請求業務に課題を感じている企業は、WEB請求書システムの導入を前向きに検討しましょう。

発行と受取どちらもWEB請求書への切り替えを検討しているなら、「BtoBプラットフォーム 請求書」がおすすめです。電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しており、請求業務の効率化と法令順守を同時に実現できます。多様な他システムとも連携可能です。

また、すぐにシステムを導入することが難しい場合は、電子帳簿保存法の電子取引とスキャナ保存の両要件に対応できるツール「BP Storage」での電子帳簿保存法対応もご検討ください。

よくあるご質問

Q. WEB請求書とは何ですか？

WEB請求書は、請求書の発行から受取、支払金額の通知まで、請求業務全体をデジタル化する電子請求書システムです。紙やPDFでの請求書をやり取りしている企業でも、郵送代行サービスやAI-OCR等を利用することで、電子請求書として一元管理が可能です。

Q. WEB請求書に切り替えるメリットは？

WEB請求書への切り替えにより、印刷・郵送費用の削減や手作業の軽減による業務効率化が実現できます。さらに、ネットワーク上での一元管理により検索性が向上し、データ処理による入力ミスの防止や月次決算の早期化、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応も容易になります。

Q. WEB請求書システムの選び方は？

WEB請求書システムを選ぶ際は、既存の会計システムや販売管理システムとの連携性、請求書発行から保管までの自動化範囲、電子帳簿保存法やインボイス制度への対応状況、そして導入実績を総合的に評価することが重要です。