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電子請求書を受け取るメリットとデメリット、スムーズな対応のポイントとは?

テレワークの普及や2022年1月に施行された改正電子帳簿保存法により、多くの企業で請求書の電子化が急速に進んでいます。請求書の電子化は、印刷や封入、郵送の手間とコスト削減に大きく貢献しますが、電子請求書を受け取る側にはどのようなメリット・デメリットがあるのでしょう。今回は電子請求書の概要に触れたうえで、電子請求書を受け取る側のメリット・デメリットや対応方法をお伝えします。新たに請求書の電子化を開始し、スムーズな受け取り対応を検討されている際は、ぜひ、参考にしてください。

電子請求書を受け取るメリットとデメリット、スムーズな対応のポイントとは?

最終更新日:2023年1月27日

目次

電子請求書とは?

電子請求書とは、紙の請求書を電子データ化してやりとりするもので、主に次のような方法があります。

・メールを使う(メール配信型)
メールを使う場合、メールの本文内に記載する方法もありますが、メールにPDFで作成した請求書を添付するのが一般的です。メールのやり取りで完結するため、企業の規模に関わらず利用できます。

・クラウド上からダウンロードする(PDFダウンロード型)
クラウド上にPDFで作成した請求書をアップロードし、保存場所を相手(受取側)に知らせてダウンロードする方法です。対応したツールやシステムを利用します。

・クラウド上で電子データをやりとりする(電子データ型)
クラウド上で請求書データを作成し、発行・送信・受取といった形でデータのままやり取りする方法です。対応したツールやシステムを利用します。

紙の請求書を郵送する場合は請求書を受け取るまでに一定の時間がかかります。また、郵便物の仕分け、封切といった作業も必要です。電子請求書ならばタイムラグなく、担当者がダイレクトに請求書を確認できるため、経理業務の効率化が進みます。

電子請求書について詳しくは、「電子請求書とは? 導入のメリットとポイントを解説」をご覧ください。

電子請求書を受け取るメリット・デメリット

紙の請求書に比べ、電子請求書を受け取るメリットとデメリットについて解説します。

電子請求書を受け取るメリット

・業務効率化が進む
郵送の請求書の場合、開封し確認しなければなりませんが、電子請求書であればそれらの手間がかかりません。システムを活用すれば、PDFの読み取り、自動入力、会計・販売管理システムとのデータ連携、迅速な検索など、経理業務の大幅な効率化が実現します。

・迅速な経理業務が実現する
発行から受取までのタイムラグがほとんどなくなるため、効率的な経理業務が実現し、月次決算の作成も早期にできるようになり、迅速な経営判断が可能です。

・多様な働き方が可能になる
クラウドサービスの活用で自宅からでも請求書管理業務が行えるようになり、在宅勤務やモバイルワークなど多様な働き方が可能になります。

電子請求書を受け取るデメリット

・改正電子帳簿保存の理解が欠かせない
電子帳簿保存法では、電子請求書を受け取る方法により保存方法が異なる場合があります。2022年1月にも改正されており、最新の保存要件を理解していないと保存の要件を満たせなくなってしまう場合があるでしょう。

・社員へのセキュリティ教育の手間とコストがかかる可能性がある
インターネットを活用することによる迅速な経理業務の実現や、在宅でも経理作業が可能になることなどはメリットです。しかし一方で、セキュリティ意識を高く持たないと不正や情報漏えいのリスクがあります。そのため、社員に対するセキュリティ教育の手間やコストがかかってしまう場合もあるでしょう。

受け取った電子請求書を保存する際の注意点

電子帳簿保存法では、受け取った電子請求書を保存する際にいくつかの注意点があります。注意点を理解することで、スムーズな対応が行えます。

受領した電子請求書をデータのまま保存する際の注意点

電子請求書を受け取った際の保存方法は、「データのまま保存」もしくは「書面かCOM(電子計算機出力マイクロフィルム)に出力して保存」する方法があります。どの方法であっても税務署長による承認は必要ありません。ただし、データのまま保存する場合は、真実性確保の観点から、次の4つのうち、いずれかの条件を満たす必要があります。

1.タイムスタンプが付与された電子請求書を受領する

2.電子請求書受領後、遅滞なく受け取った側がタイムスタンプを付与する

3.受領後、電子請求書の訂正や削除を行った際にその記録が残るシステム、もしくは訂正削除ができないシステムで保存する

4.訂正削除の防止に関するルールを策定し、誰でもわかるように備え付けて運用する

また、受領後、金額や日時などを確認する際のため、検索性の確保やディスプレイなどの備え付けも欠かせません。

電子データ保存と紙保存の混在は原則禁止

電子データ保存と紙保存は原則としてどちらか一方に絞ります。例えば、特定の取引先で今月受領した請求書は電子データ保存、先月受領したデータは紙保存といった規則性や継続性のない保存方法の混在は認められていません。ただし、「特定の取引先のみ常に紙で保存する」「A支店はすべて電子データ保存、B支店はすべて紙保存」といった形での保存は可能です。

なお、2022年1月より電子取引データは電子保存が義務付けられています。2022年12月の税制改正大綱により、猶予措置が取られていますが、、猶予措置はいつまで継続するか分かりません。現状、電子請求書も印刷して保存している場合は注意が必要でしょう。

同一の電子請求書を複数受領した場合の保存方法

クラウドサービスからダウンロードして電子請求書を受領した場合、それだけで請求書のやり取りは完結します。しかし、取引先が念のため、同じのものをメールに添付して送信してきたような場合はどうなるのでしょうか。まったく同じ請求書であれば、どちらか一方だけの保存で問題ありません。ただし、異なる点がある場合は正しい方を保存します。

電子取引をした場合の請求書保存方法

電子請求書のやり取りは、通常の売買以外にECサイトから購入するケースも少なくありません。この際、請求書を受け取る方法はいくつかあり、保存方法も異なります。具体的には次のとおりです。

・電子メールに請求書が添付もしくはメール本文に記載されている場合
電子メール自体をクラウドサーバーや自社のシステムに保存します。添付されている場合は、請求書のみをダウンロードして保存する方法も可能です。

・ECサイト上で請求書を提示された場合の保存方法
PDFでダウンロードできれば、ダウンロードしてクラウドサーバーや自社のシステムに保存します。HTMLデータのみの場合は、プリントスクリーンで画面コピーをして保存する、もしくはHTMLデータをPDF形式に変換して保存します。

・取引先側が提示するクラウドサービスから請求書を受領する場合
自社が利用するクラウドサービスに移行して保存。もしくはダウンロードして自社のサーバーに保存します。

・社員がECサイトで立て替え購入をした場合の保存方法
社員が個人所有のスマートフォンやタブレットを使いECサイトで立て替え購入をした場合、スマートフォンやタブレットで受領した電子請求書を電子メールで送信してもらい保存します。

電子請求書の受け取りをスムーズに行うには改正電子帳簿保存法に対応したツールの導入が必須

多くの企業でデジタル化が進み、請求書も紙からデジタルへ移行するのが当たり前となりつつあります。電子請求書は、発行する側はもちろん、受け取る側にも多くのメリットがありますが、保存方法には注意が必要です。PDFで受け取った場合、Web上で受け取った場合など、受け取り方で対応が変わる場合もあるため、電子帳簿保存法をしっかりと理解することが欠かせません。

そこで、おすすめなのが、改正電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。「BtoBプラットフォーム 請求書」は、電子帳簿保存法やインボイス制度にも対応したクラウド請求書システムで、請求書の受領業務の負担を大幅に軽減します。会計・販売管理システムとデータ連携も可能なため、金額の入力ミスを起こすリスク低減も実現。業務効率化と生産性向上に大きく貢献します。

電子請求書の受け取り業務の効率化を検討されている経理担当者様はぜひ、「BtoBプラットフォーム 請求書」導入による負担軽減対策をおすすめします。

参考:
電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】|国税庁
電子帳簿保存法が改正されました|国税庁
令和5年度税制改正の大綱の概要|総務省(PDF)

「BtoBプラットフォーム 請求書」についてのよくある質問はこちら



よくある質問

Q1.電子請求書とは?

電子請求書とは、紙の請求書を電子データ化してやりとりするもので、おもにメール配信型・PDFダウンロード型・電子データ型があります。電子請求書ならばタイムラグなく、担当者がダイレクトに請求書を確認できるため、経理業務の効率化が進みます。  

詳しくは「電子請求書とは?」をご確認ください

Q2.電子請求書を受け取る側のメリットは?

電子請求書発行のメリットは、請求書の電子化により業務効率化が進む、発行から受取までの期間を短縮し迅速な経理業務が実現する、在宅勤務(テレワーク)やモバイルワークなど多様な働き方が可能になることがあげられます。

詳しくは「電子請求書を受け取るメリット」をご確認ください

Q3.電子請求書を受け取る側のデメリットは?

電子請求書を受け取る側のデメリットは?

電子請求書を受け取る側のデメリットは、改正された最新の電子帳簿保存法を理解していないと保存の要件を満たせなくなってしまうことや、社員へのインターネットセキュリティ教育の手間とコストがかかる可能性があることがあげられます。

詳しくは「電子請求書を受け取るデメリット」をご確認ください


監修者プロフィール

『BtoBプラットフォーム 請求書』チーム 編集部

この記事は、株式会社インフォマートが提供する電子請求書サービス『BtoBプラットフォーム 請求書』チームの編集部が監修しており、経理や会計、請求業務に役立つわかりやすい記事の提供を目指しています。電子請求書TIMESでは、経理・経営に役立つ会計知識、DXによる業務改善、インボイス制度・改正電子帳簿保存法といったトレンド情報をご紹介します。『BtoBプラットフォーム 請求書』は請求書の発行・受取、どちらにも対応し、業務効率化を推進します。

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