BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜フジクリーン株式会社

浄化槽・産業排水処理ユニットの製造販売を手がけるフジクリーン株式会社様では、全国30拠点で毎月4,000〜5,000通にのぼる請求書発行が大きな業務負荷となっていました。月末の残業常態化を改善するため、同社は『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入。基幹システムとの連携や拠点ごとの移行を進め、請求書発行の電子化率60％超を実現しました。導入の背景と効果について伺います。

全国30拠点で月4,000〜5,000通。紙作業が経理の負担に

 まず、御社の事業内容について教えてください。

　

経理部 会計課 課長（以下、会計課長）：
当社は、「美しい水を守る」理念のもと、排水処理システム（浄化槽等）の開発、製造、販売、メンテナンスサービスを行っているメーカーです。日本では人口の約9%が浄化槽を利用しており、当社は個人住宅、業務施設（飲食店、共同住宅、工場等）に製品を提供し、国内シェア45%を誇るリーディングカンパニーとなっています。また、海外展開にも注力。 高い水処理技術力、行き届いたサービスを強みに、日本と先進国を中心に事業を拡げています。

経理部 会計課 課長

 経理部門の業務内容についても教えてください。

経理部 会計課 実務担当者（以下、実務担当）：
経理部は14名体制で、会計課と情報システム課で構成されています。全国には30の支店・営業所があり、各拠点に経理担当者が配置されています。売上処理、請求書発行、経費精算、債権管理、預金管理などの実務は基本的に各拠点で行い、本社はその取りまとめと全体管理を担っています。月末業務は特に負荷が集中しやすく、紙での請求業務は大きな課題となっていました。

月270時間の紙作業と残業が課題に。まずは東京1,000件からデジタル化

 導入前の請求業務と、課題となっていた点を教えてください。

会計課長：
売上管理は基幹システム「Ross ERP」（システムプラザ株式会社）で行い、最終の請求書発行だけ各拠点で実施していました。取引先は約3,000社、メンテナンス契約の3,000件を含めると、毎月4,000〜5,000通の請求書が発生します。各拠点で印刷から押印、封入、投函まで行う必要があり、東京支店だけでも1,000通。それ以外の拠点も100〜300通をこなし、アンケートでは全国合計で月270時間もの作業負荷がかかっていることが分かりました。最大の課題は「月末の残業」です。月末には深夜まで残る担当者も多く、負担軽減は待ったなしでした。

 検討から導入に至るまでのプロセスはいかがでしたか。

会計課長：
最初に資料を請求したのが2020年1月です。もともと、支払手形を早い段階で電子化しており、電子化のメリットを経験的に理解していたので「請求書も電子化できるなら…」と興味を持ちました。他社と比較検討もしましたが、インフォマートが最も使いやすいと判断し、導入することにしたのです。

導入時の稟議については、費用対効果を明確に示す資料を用意したことで、比較的スムーズに通りました。社内調査やアンケートなどから、電子化率が50％になった場合に削減できる作業時間を「年間1500時間」、費用換算した効果を「約700万円」と試算し、削減効果を明確に提示できたのが良かったと思います。

経理の現場でも、ワークライフバランスへの意識から「電子化すれば残業が減る」という理解が浸透し、前向きに進めてもらえました。各営業所が「電子化率の目標値」を設定し、自主的に取り組んでくれたのも大きかったです。

取引先にはまず、ハガキを送ってメールアドレスを回収し、その後招待メールを送ったのですが、招待メールが開封されないケースもありました。特にID登録のステップで、ハードルが高かったように思います。さらに東京支店のような1,000件超の大規模拠点から始めたことも、今思えば苦労の要因でした。

 具体的に、どのような点で苦労しましたか。

会計課長：
システム連携は比較的スムーズに進んだのですが、CSVの項目理解が不十分で、出力したら動かなかったり、必要なデータが不足していたりといった調整が発生したのです。要件定義が甘く、導入後に現場の実務とシステムの仕様にギャップが生じてしまいました。

本来は、現場の業務内容を深く理解したうえで電子化に置き換えるべきでしたが、当時は「標準書式で対応できるだろう」と進めてしまったのが要因です。結果的に、多くの取引先から「これでは支払えない」と指摘されました。具体的には、請求書に記載すべき情報、内容が標準書式では不足していたため、大幅な項目追加が必要になったのです。

東京支店は最も取引先が多いことからエラー時の影響も大きく、しばらくは対応に追われる日々。今思えば、取引先が少ない拠点でのスモールスタートが望ましかったですね。ただしそれを乗り越えてしまえば、東京での“苦労”がノウハウとなり、スムーズに稼働できました。各支店を6グループに分けて段階的に展開し、今では全国で稼働しています。

電子化率60％超。発行時間は5〜10分に、残業も大幅削減

 導入後、どのような変化が生まれましたか。

会計課長：
現在、請求書の電子化率は全社平均で約60％、東京では8割にのぼります。以前は請求書発行に月270時間もかかっていましたが、デジタル化によって月170時間まで減らせました。月100時間、年間で1,200時間の削減です。これまで負担だった紙の印刷・封入・投函作業がなくなり、基幹システムからCSVを出力して取り込むだけで発行できるため、作業は5〜10分で終わります。月末の残業も明らかに減りました。

実務担当：
私は導入後に着任したのですが、ちょうど「招待キャンペーン」に対応した時期でした。最初は手順に戸惑いましたが、サポートを受けながら無事に各営業所へ案内することができました。その結果、キャンペーン前は全社平均で50％台にとどまっていた電子化率が、実施後には5％ほど向上して60％台に乗りました。特に大阪支店では招待キャンペーンを積極的に活用した結果、電子化率が全拠点の中で1位となり、現場から非常に喜ばれました。

地域によっては「お客様がパソコンの操作に不慣れ」という理由で伸び悩む拠点もありましたが、世の中の流れもあり、協力を得られやすくなってきています。営業所ごとに電子化率の目標を設定して取り組んだことも成果につながりました。

経理部 会計課 実務担当者

 今後の展望をおきかせください。

会計課長：
全社で電子化が大きく進んだものの、まだ全体の3分の1の請求書は紙です。ハウスメーカーや一部の大手企業では、専用サイトへの登録や特定書式の提出が必須になるケースがあり、個別対応が残っています。そのような対応をしなくて済むよう、複数の専用サイトに分散して届く請求書をAIで自動取得するツールも検討しました。ただ現時点では件数がそこまで多くないため、「サイトに確認しに行けば済む」という判断になるケースもあり、運用面ではまだ模索段階です。とはいえ、請求書を自動で集約し、本社で一括処理できる仕組みが整えば、確実に効率化につながると考えています。

また、請求書の処理や振込についてもRPAなどと連携し、自動化できれば理想ですね。ただ、そのためには「請求書をどう分類するか」「どの部門の負担として処理するのか」といったルール作りが不可欠。請求内容と部門を正しく紐づける仕組みを検討しているところです。

あわせて、支払い通知の電子化や見積・発注のデジタル化など、前後工程の効率化にも取り組んでいきたいですね。請求関連が完全に紙から離れれば、全体の業務負荷をさらに下げられると期待しています。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）

フジクリーン株式会社

設立：1961年2月16日
業種：製造業
Webサイト：https://www.fujiclean.co.jp/