帳票を電子化するメリットとは？円滑に進めるコツや問題点を解説

最終更新日:2024年9月4日

帳票を電子化して管理することで、事務処理にかかる手間と時間、コストを大幅に削減できます。業務効率化を進める上で、帳票の電子化は大きな役割を果たします。
帳票を電子化するためにはさまざまな方法があり、簡単に管理できるものやコストがかからないものもありますので、自社に最適な方法を選んでペーパーレス化を進めましょう。

そこで本記事では、帳票を紙で管理することの問題点と電子化のメリットを詳しく紹介。実際に電子化を実現するための具体的な方法についても解説します。

目次

• 帳票は、企業の取引情報を記録した帳簿や書類の総称
• 帳票の保存方法
• 紙の帳票管理の問題点
• 管理コストがかかる
• セキュリティ面のリスクがある
• 作業のために出社する必要がある
• リードタイムが長い
• 帳票を電子化するメリット
• 紙や人件費、保管コストの削減ができる
• 業務を効率化できる
• ヒューマンエラーが防止できる
• セキュリティを強化できる
• 作業にかかるリードタイムを短くできる
• 多様な働き方を推進できる
• 企業イメージをアップできる
• 帳票を電子化するデメリット
• システム導入のコストが発生する
• 業務フローを見直す必要がある
• 顧客に電子帳票について理解してもらう必要がある
• 帳票を電子化するには？
• ExcelやWordで作成した帳票をPDF出力する
• 紙の帳票をスキャンしてPDF化する
• 紙の帳票を撮影してデータ化する
• 帳票ツールを使用してデータ化する
• 帳票の電子化を進めるためのコツ
• 帳票の電子化に適したシステムを使って、円滑に移行しよう

帳票は、企業の取引情報を記録した帳簿や書類の総称

帳票（ちょうひょう）とは、企業や個人事業主の取引情報を整理して記録した「帳簿」や「伝票」を表す会計用語のことです。
 
帳簿は、企業が行う取引内容や金銭の流れなどを記録するもので、単一の取引だけではなく、複数の取引を継続的に記録するために使われます。帳簿の作成は会社法第432条によって定められており、すべての事業者に義務付けられています。
 
一方の伝票は、企業が行った個別の取引の中で発行する書類です。伝票の内容は帳簿に記録されていくため、帳簿と伝票の内容は必ず一致していなければなりません。伝票は、帳簿に記載された情報が正しいことの証明にもなります。

企業が事業を行う上では、多種多様な取引やお金の動きが発生します。こうした取引の記録を帳票に残すことで、経営活動の分析や第三者への提示が可能となるのです。
 
また、顧客と円滑なやりとりを行うためにも、帳票を作成するのが望ましいでしょう。帳票は、データの収集、整理のほか、業務の進捗管理、記録の保存、過去の取引の証明など、さまざまな役割を持っています。

帳票の保存方法

帳票の保存は、従来は紙での保存が原則とされていました。しかし、1998年に施行された電子帳簿保存法によって、一定の要件を満たせばデータで保存することが可能となっています。
さらに、2024年1月の電子帳簿保存法改正によって、データでやりとりを行った取引関係書類については、データのまま保存することが原則として義務付けられました。これを「電子取引」と呼びます。
 
そのほか、紙で受け取った取引関係書類をスキャンしてデータで保存したり、会計ソフトなどで作成した帳票をそのままデータで保存したりすることも可能です。電子化は任意ですが、電子取引された帳票のデータ保存が一部義務化されたため、保存形式を統一したい場合は電子化への対応が必要です。
 
なお、帳票を受け取ったり、作成したりしたときは、原則として受取または作成した状態のまま改変せずに一定期間保存しなければなりません。保存期間は下記のとおりです。
 
＜帳票の保存期間＞
・法人：法人税法上、原則として7年
・個人事業主：所得税法上、原則として5年または7年（帳票の種類によって異なる）
 
また、税法以外にも会社法や商法など、ほかの法律で定められた保存期間が適用される場合もあるため、それらの要件の確認も必要です。
会社法第435条および第442条では、帳票は10年間保存しなければならないとされています。そのため、帳票は10年間保管するのが望ましいでしょう。

※電子帳簿保存法の詳細については下記記事をご覧ください

紙の帳票管理の問題点

紙でやりとりした帳票は、紙のまま保存することも、電子帳簿保存法の要件を満たす形でデータ化して保存することも可能です。ただし、紙のまま保存する場合には、いくつかの問題点もあります。

管理コストがかかる

紙の帳票の作成や管理には、コストがかかります。例えば、請求書を紙で顧客に発行する場合、プリンターのインク代や紙代、郵送代などが発生します。また、紙で受け取った請求書などを保管する場合も、ファイルや保管スペースの確保は必須です。
 
さらに、紙の書類を整理して管理するための手間や、必要な書類を探す手間といった、人的なコストも生じるでしょう。

セキュリティ面のリスクがある

紙の帳票は、紛失や盗難などセキュリティ面のリスクがあります。管理を徹底していても、何らかの原因によって紛失してしまうおそれもあります。また、長期間の保管で書類が摩耗して読めなくなったり、破損してしまったりするリスクもあるでしょう。
 
帳票には、自社の情報だけでなく、他社の取引情報も記載されています。紛失などにより情報漏洩が起こった場合、信用問題に発展するおそれもあるため注意が必要です。

作業のために出社する必要がある

紙の帳票の内容を確認したり、郵送したりするためには、現物がある場所まで行く必要があります。
働き方改革が進む中で、テレワークを取り入れる企業も少なくありません。また、営業担当者が出先から見積内容を確認したいといったこともあるでしょう。
 
紙の書類では、このようなケースへの柔軟な対応が困難です。出社している社員に内容を確認してもらったり、書類発行や管理のために出社したりしなければならず、非効率的です。

リードタイムが長い

紙の帳票の場合、印刷・郵送に時間がかかったり、郵送した帳票の到着が遅れる可能性や、回覧のため社内承認に時間がかかったりするなど、大幅なリードタイムが発生します。請求書が紙の場合、月次決算がなかなか締まらないこともあるなど、長時間労働の要因にもなりかねません。

帳票を電子化するメリット

帳票を電子化することで、紙の帳票を管理する際の問題点を解決できます。帳票の電子化によって得られるメリットを見ていきましょう。

紙や人件費、保管コストの削減ができる

帳票を電子化すると、紙や人件費、保管コストといった紙の帳票にかかるコストを削減できます。電子化にツールを利用する場合は、システムの導入コストが生じることもありますが、長い目で見た人的コストの削減までを考えれば、トータルコストは抑えられる可能性が高いでしょう。

業務を効率化できる

帳票を電子化し、データで管理することで業務効率化が可能です。例えば、紙の見積書を探すためには保管場所に出向き、該当の書類を探さなければなりません。データ化されていれば、顧客名や案件名などで検索して、必要な情報を即座に呼び出せます。
 
また、紙の書類を郵送したり、ファイリングしたりする手間もなくなります。受け取った書類もシステム上で担当者や管理者がチェックできるため、物理的に書類を回覧する時間や手間も不要です。帳票を電子化することで、一連の作業をパソコン上で完結できるため、業務の効率化が叶うでしょう。

ヒューマンエラーが防止できる

帳票をデータ化すれば、システムのルールに則って必要事項を入力していくだけで保管が可能です。帳票発行ツールや管理ツールを周辺のシステムと連携させれば、帳票の数字を関連システムに自動で反映させることもできるでしょう。
 
こうした機能によって、紙の書類のファイリングミスや、書類の内容の転記ミスといったヒューマンエラーを大幅に削減できます。

セキュリティを強化できる

紙の書類を排すことで、廃棄時の情報漏洩のリスクや、書類を紛失するリスクなどを軽減できるでしょう。書類の摩耗や火災、水害等による破損リスクの心配もありません。セキュリティが強固なシステムを利用すれば、簡単にセキュリティ強化が可能です。

作業にかかるリードタイムを短くできる

帳票を電子化することで、経理業務のリードタイムを短くすることが可能です。
 
リードタイムとは、作業にかかる所要時間のこと。紙の帳票の場合、作成・発行してから相手の手元に届くまでに一定のリードタイムがあります。一方、電子化された帳票であれば、全工程をオンライン上で行えるため、作成から確認・保管までの時間の短縮が期待できます。

多様な働き方を推進できる

紙の帳票のデータ化は、テレワークの推進にもつながります。出社しなくても帳票関連の業務を行えるようになるため、多様な働き方の推進に役立つでしょう。

企業イメージをアップできる

業務のデジタル化が進む昨今、紙の書類を使い続けている企業は、どうしても時代に取り残されていて、業務効率化ができていないといった印象になりがちです。
 
書類の電子化を進め、効率化を図ることで、無駄を排して効率の良い経営を行っている企業というイメージが伝わりやすくなるでしょう。

帳票を電子化するデメリット

メリットが多い帳票の電子化ですが、デメリットも存在します。帳票の電子化を検討する際には、下記のデメリットについても考えておきましょう。

システム導入のコストが発生する

帳票の電子化にあたってシステムを導入する場合は、システムの購入費用や月額費用といったコストがかかります。システムの利用が軌道に乗るまでは、従業員の負担が一時的に大きくなる可能性もあるでしょう。
 
一方で、帳票の電子化やシステムの導入には、業務効率化やコスト削減につながる大きなメリットもあります。メリットとデメリットを比較して、自社にとって利益につながるかどうか検討してください。

業務フローを見直す必要がある

帳票の電子化に伴い、従来の業務フローを変える必要があります。これによって、慣れたやり方を変えることに抵抗を感じる従業員もいるかもしれません。帳票の電子化に対応するための業務フローを策定するとともに、従業員に周知して理解を求める必要があるでしょう。

顧客に電子帳票について理解してもらう必要がある

帳票のうち、請求書や納品書などの取引関係書類は、顧客とやりとりする必要のある書類です。自社が発行する帳票を紙からデータに移行する場合は、顧客に対する説明が必要です。
 
例えば、これまで紙で発行していた請求書を、クラウド上のシステムを使って発行することにしたとしましょう。顧客はシステムにアクセスして、自分で請求書をダウンロードしなければなりません。
 
パソコンに慣れていない顧客や、自分でダウンロードするのは面倒と感じる顧客がいた場合、理解を得られにくいおそれがあります。

帳票を電子化するには？

紙の帳票を電子化するには、いくつか方法があります。ここでは、紙の帳票をデータ化するための方法を紹介します。自社に合った方法を検討しましょう。

ExcelやWordで作成した帳票をPDF出力する

自社が作成している紙の帳票を電子化したい場合は、ExcelやWordのPDF出力機能を活用しましょう。ExcelやWordで作成した書類を印刷するのではなく、容易に改変できないPDF形式で保存すれば、簡単に顧客に送信できるデータを作成できます。
 
この場合、帳票の控えは電子帳簿保存法の「電子取引」に該当します。要件を守って保存してください。

紙の帳票をスキャンしてPDF化する

紙で受け取った帳票や、手書きで作成した紙の帳票の控えを電子化するには、スキャナーの利用が便利です。スキャナーや複合機でスキャンしてPDF化し、保存しましょう。
 
ただし、このような保存方法は、電子帳簿保存法の「スキャナ保存」に該当します。そのため、スキャナ保存の要件を満たす形で保存しなければなりません。要件を満たせない場合は、紙の書類の保管が別途必要です。

紙の帳票を撮影してデータ化する

紙で受け取った帳票などを、スマートフォンのカメラやデジタルカメラで撮影してデータ化する方法です。データ形式は、PDFのほかJPEGなどでも構いません。ただし、スキャナ保存の要件を満たす形での保存が求められます。
 

帳票ツールを使用してデータ化する

帳票作成ツールや帳票管理ツールを利用すると、帳票の電子化を簡単に行えます。電子帳簿保存法に対応したツールを利用すれば、要件も簡単に満たせるでしょう。
 
特に、DtoD(Data to Data）形式の帳票ツールを利用すると、最初から最後までデータでやりとりできるため、紙やPDFを介さずに、ほとんどの業務を電子化することができます。
 
また、スキャナ保存は要件が細かいため、ツールを利用しないと要件をすべて満たすのは困難です。紙の帳票を電子化するためには、適切なツールの導入が求められます。

帳票の電子化を進めるためのコツ

帳票の電子化をスムーズに進めるためには、段階的に電子化を行うことをおすすめします。なぜなら、一度にすべての帳票を電子化しようとすると、混乱を招くおそれがあるからです。
 
移行に併せて、変更前と変更後の業務フローを確認しておくことも大切です。現状の業務フローを明確化した上で、電子化後の業務フローを策定する必要があります。
 
誰の業務がどれくらい変化するのかを事前に確認しておけば、スムーズな対応をとりやすくなります。業務フローを明確化できれば、電子化によるメリットがどの程度見込めるのかも判断しやすくなるのでおすすめです。
 
また、帳票の電子化に伴ってシステムを導入する場合は、電子帳簿保存法に対応しているシステムを選びましょう。請求書関連のシステムであれば、インボイスへの対応可否も確認しておきたいポイントです。

帳票の電子化に適したシステムを使って、円滑に移行しよう

帳票の電子化には、業務効率化やセキュリティ向上、コスト削減など多くのメリットがあります。電子帳簿保存法に対応できる形で、帳票の電子化を順次進めていくことをおすすめします。
 
株式会社インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム 請求書」は、請求書の発行から受取までをデータで一元管理することができる電子請求書システムです。電子帳簿保存法・インボイス制度にも対応しており、業務効率化にもつながります。「BtoBプラットフォーム 請求書」を活用すれば、これまで紙で管理していた帳票の電子化もスムーズに行えます。
 
一方、受け取った請求書の管理であれば、「BP Storage for 請求書」を利用するのがおすすめです。会計システムやオンラインバンクとの連携も可能で、経理業務の効率化に役立ちます。電子化したい帳票の種類や、効率化したい業務内容に合わせてご活用ください。
 
見積もり・発注・受注・納品・検収・請求業務を一元的にデジタル化したい場合は、「BtoBプラットフォーム TRADE」が適しています。
 
書類業務の電子化により二度手間や属人化を解消し、貴重な人的リソースを、よりクリエイティブな業務に配分しましょう。

よくあるご質問

Q. 帳票とは何ですか？

帳票（ちょうひょう）とは、企業や個人事業主の取引情報を整理して記録した「帳簿」や「伝票」を表す会計用語のことです。
 
詳細は「帳票は、企業の取引情報を記録した帳簿や書類の総称」をご覧ください。

Q. 帳票は電子化しても大丈夫ですか？

帳票は電子化して問題ありません。ただし、電子化する場合は、電子帳簿保存法に則って保存する必要があります。電子化の方法によって保存要件が異なるため注意が必要です。
 
電子帳簿保存法の詳細は下記記事をご覧ください。

Q. 帳票を電子化するメリットは？

帳票を電子化することでさまざまなコストや手間を削減し、業務効率化できます。例えば、紙や人件費、保管コストの削減、テレワーク推進、帳票ツールを使用することでセキュリティ強化やヒューマンエラー防止も期待できます。紙の郵送や回覧により発生していたリードタイムも削減されるなど、さまざまなメリットがあります。
 
詳細は「帳票を電子化するメリット」をご覧ください。