BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜岩下兄弟株式会社

熊本県人吉市に本社を置く、創業70年を越える老舗のパチンコ・チェーン、岩下兄弟株式会社様。熊本県・宮崎県内で「モナコパレス」「銀馬車」のブランドで、現在23店舗を運営しています。近年、急速に社内DXを進める同社では、『BtoBプラットフォーム 請求書』と『BtoBプラットフォーム TRADE』を導入して業務を大幅刷新。導入の経緯とその効果について、関係部署の4名にお話を伺いました。

月に最大1,000枚。請求書受取後の煩雑な処理業務

 店舗を拝見しました。パチンコ店には見えないシックな作りです。

総務管理部 副部長（以下、総務管理副部長）：
外観だけでなく店内の各種サービスも日々、新しくなっています。現社長の方針のもと、高齢者から若年層までゆっくり楽しんでいただける「コミュニティホール」をコンセプトに、地域に根ざした事業活動をしています。

総務管理部 副部長

総務企画部 課長（以下、総務企画課長）：
例えば景品もお菓子類をはじめ日用品や雑貨などをお客様に自由に選んでいただく「バイキング方式」を採用しています。かわいらしい陶器やカップ麺、冷凍スイーツ等が若い人たちに好まれています。

一方で、景品業者を開拓して景品の種類を増やしましたが、それに応じて請求業務がより煩雑になったことは間違いありません。

 具体的な請求書業務について教えてください。

財務経理部 課長（以下、財務経理課長）：
請求書の発行は、おもにパチンコホール内の飲食店をはじめとするテナント企業に対する電気代などの固定費です。これは店舗ごとに1～2社で、全体でも月に20枚程度ですから、さほど負担にはなりません。

課題は受取です。取引先は、各種景品の仕入れ業者、パチンコ台やスロット台を販売する機器メーカーと販社、設備会社など、各店舗分で合計200～300社ほどです。平均すれば月に約200社から届きます。

総務管理副部長：
請求書はすべて紙ベースで、多い時では月に1,000件ほどにもなりました。本部だけでも10センチ厚のファイルが毎月3冊、各事務所で保管している請求書と合わせると相当な量でした。

 請求書はどのように処理されていたのですか。

総務企画課長：
各店舗で受け取る請求書は、役職者や店長に回覧し、稟議書や納品書と突き合わせてチェックし、Excelで一覧表を作ってFAXで本部に送り、原本は別途送付します。また本部に届く請求書もあり、本部でも業者ごとにExcelで一覧表を作ってFAXで店舗に送り、検印したものを返送してもらっていました。

総務企画部 課長

財務経理課長：
毎月20日締め、翌月10日払いなので、支払いサイトは20日間ほどありましたが、請求書は郵送のため届くまでの日数がかかり、実際には15日程度です。連休があればさらに短縮されるので、年始やゴールデンウィークなどは戦々恐々としていました。

総務管理副部長：
人の手による管理だと、請求書が店舗の机の上に置きっぱなしでも本部では気づけません。処理漏れのリスクも気がかりでした。

人事部 副部長（以下、人事副部長）：
承認リレーも煩雑化していました。店舗で担当者と店長・役職者が押印した後、同じ手続きが拠点や本部でも繰り返し行われます。しかも最大で1,000件です。承認リレーのためのマニュアル資料も随時作成して整理しないといけないほど業務が錯綜していました。

人事部 副部長

総務管理副部長：
本部の経理は一覧表を作成するためにExcelに入力したあと、会計システムにも再入力、さらにファームバンキング用にもと、三重入力していました。各事務所でも本部でも、担当者は締め日から支払い日までつきっきりです。当時、担当者が毎月タイトな業務で心身をすり減らしているのが気の毒で、なんとか楽になればと、切実に考えていました。

請求処理業務が15日から6日まで短縮

 その後、『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されました。

総務管理副部長：
2016年のことです。ある取引先から「インフォマート社の『BtoBプラットフォーム 請求書』で電子請求書を受け取ってほしい」という招待を受けたのです。「こんなサービスがあるんだ」と、目からウロコが落ちる思いでした。請求書の発行からデータでもらえたら煩雑な作業が解決するのにと、ずっと思っていたからです。それも、PDFではなく、データそのものをやりとりする、DtoD（Data to Data）なら、数字も文字も手入力の必要がありません。

 実際の導入までには時間がかかったようですね。

総務管理副部長：
『BtoBプラットフォーム 請求書』もリリースから1年くらい、電子請求書自体が珍しい時期でした。デジタル化は取引先も巻き込むため、慎重にならざるをえなかったのです。

ただ、紙の請求書では、受け取った1人しか状況を把握できませんが、電子請求書を導入すれば店舗だけでなく、拠点や本部、役職者も確認できます。請求書の紛失防止になり、どこかで止まっていたらアラートを出せます。承認リレーも履歴が残るため責任の所在も明らかです。それが決め手になりました。

 取引先や各店舗の反応はいかがでしたか？

総務管理副部長：
社長が取引業者を集めて景品の話をする機会に合わせて、システム導入の説明をしたところ、反応は良好でした。

一方で、実務を担当する取引先の経理担当者からは、慣れない作業への不安からか、「できません」と返答いただくこともありました。でもそれは想定済みで、根気強く「不明な点は自分に聞いてください。立ち上げを一緒にやります」と伝え、マスタデータも一緒に作り込んで渡すなどしました。

マニュアルも、インフォマート社の詳細なものから、必要最低限の機能だけにスリム化し、取引先や社内に展開して「実はこんなに簡単です」と伝えました。

店舗側からは驚くほど抵抗はありませんでした。ある店長からは「便利すぎて、もう紙に戻れない」と言ってもらいました。店舗によっては店長が忙しくて承認リレーがとまってしまい、本部になかなか届かないという状況がありましたが、それも解消されました。

 導入により、どんな変化がありましたか？

総務管理副部長：
まずは会計システムとの連携を進めました。基本は本部支払いになり、Excelがひとつにまとまりました。『BtoBプラットフォーム 請求書』のデータを会計システムに取り込み、ダウンロードしてExcelを作成します。以前のExcel、会計システム、ファームバンキングと3回行っていた入力作業が不要になったのが大きな変化です。

取引先が発行した請求書がすぐに届くため、処理が早くなり余裕ができたことで業務は一変したと思います。月をまたいで15日ほどかけていたものが、月内にある程度固まった数字が一気に届くのでチェックもすぐ終わります。

承認がなくても月初には会計システム上に取り込んでいるため、総じて6～7日ほど短縮できました。紙の伝票をファイリングする時間もかなり減っています。作業にかかる時間はほぼ半減、400～500時間を削減できた試算です。空いた時間で明細データの分析や無駄な仕入れの見直しといった、戦略的な業務に時間を充てられるようになりました。

 御社では続けて『BP Storage for 請求書 受取』も導入されました。

財務経理課長：
請求業務のデジタル化を進めても、どうしても紙による請求書はなくなりません。全請求書の3割、300枚あまりある紙の請求書を電子化できるのですから、導入しない手はありませんでした。店舗では紙の請求書を受け取ったらすぐにスキャンをするルールを徹底し、一方で事務員の一部が『BP Storage for 請求書 受取』の担当になり、オペレーションを確認します。API連携で読み込むようにして、データ化することで、業務効率化に繋がりました。直近での処理件数は165件。全体の3割近くあった紙で処理していた請求書が1割ほどに減りました。

財務経理部 課長

 ほかに請求書のデジタル化による効果はありましたか。

総務管理副部長：
詳細な内容がデータで確認できるようになったのは大きな効果がありました。仕入れ状況などが可視化されたことで無駄な仕入れが回避され、ガバナンスがより強化されました。

また想定外の効果として、2020年の熊本豪雨による水害から免れたこともトピックとして挙げられます。災害が7月上旬、ちょうど末締めの請求書が届き始めていたタイミングでもあり、電子化されていたおかげで請求と支払いの手続きは可能でした。紙のままだったら支払いできず、大事なときに取引先に迷惑をかけることになっていたでしょう。

『BtoBプラットフォーム TRADE』導入で、進む社内DX

 『BtoBプラットフォーム TRADE』の運用も始めておられます。

総務管理副部長：
紙の帳票類は、請求書だけではありません。発注書、注文請書、納品書、領収書、契約書など、本部や店舗でどれだけの「紙の帳票」が存在するかを考えると、ぞっとします。『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入当初から、他の帳票についても問題意識はあったんです。

そういうときにインフォマート社の営業から『BtoBプラットフォーム TRADE』の紹介を受けて導入する運びに。いまは特に景品関係で有効に活用しています。

人事副部長：
景品関係は、従来、店舗が業者に直接発注をしており、同じ商品でも扱う業者で仕入れ価格が違う状況が生じていました。これを全業者からの見積を一旦本部で預かり、その中で最適な仕入れ価格のものを抽出して各店に案内する方式に変える必要がありました。

そのため景品発注を『BtoBプラットフォーム TRADE』に落とし込んだところ、仕入れ商品の統一化と複数業者への一括発注が可能になりました。納品書が店舗に溜まることもなくなり、何より各店舗にある納品書と、本部に残る電子請求書の照合作業に時間を取られなくなりました。

 具体的には、業務フローはどう変わったのでしょうか？

総務企画課長：
それまで各店舗の自由裁量に委ねていた景品発注を一元化し、状況の把握が容易になりました。発注書－発注請書－納品書－請求書までが一括管理できるので、発注状況の可視化が実現しています。

現在、対象となる取引先は13社あり、発注件数にして毎月500件ほどになります。つまり500枚届いていた納品書がデジタル化され、ムダを省くことに繋がっています。今後は、消耗品の発注や工事の依頼を管理していく方向で考えています。

 社内ですすむDXの流れは、最終的にどこに向かうのですか？

総務管理副部長：
当社のマーケティングでは、競合との差別化を進めるうえで、緻密なデータ分析が欠かせません。この分析にAIを活用し、その成果を戦略立案の基盤とすることを目指しています。

その一環として、『ChatGPT』を20アカウントほど運用しています。営業面では売上、稼働、顧客ニーズ等のデータを入力し、景品部門では人気商材や仕入れ価格の動向などを反映させます。そのほか様々なデータを集約し、これを元にしてAIが分析し戦略案を提示させる方向で動き始めています。

これまでのDXツールや『BtoBプラットフォーム』で蓄積されたデータを、AIをつかって活用する。そういう未来図に向かって、さらにDXを進めていくつもりです。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）
BP Storage for 請求書 受取
BtoBプラットフォーム TRADE

岩下兄弟株式会社

創業：1952年
事業内容：サービス業（飲食業・宿泊業 以外）
企業サイト：https://www.iwasita.co.jp/