BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜株式会社大平商会

東京・上野に本社を置く、遊技場向けの総合専門商社、株式会社大平商会様。全国のパチンコホールに遊技機以外のあらゆる設備機器・部備品を販売し、月に約1,400通の請求書と3,000通あまりの納品書を発行しています。早くから『BtoBプラットフォーム 請求書』で請求書発行をペーパーレス化しており、新たに納品書の発行にも導入、95％以上をデジタル化。業務の効率化と標準化を実現しました。

他に先駆けた電子請求書の導入が、会社の強みになると感じた

 事業概要をお伺いします。

代表取締役 大平 泰弘 氏（以下、大平社長）：
大平商会はパチンコホールで必要とするありとあらゆるものを提供する総合商社です。1979年の創業以来、お客様の多様なニーズに正確にお応えする、マーケットイン視点のご提案を重視してきました。扱う品目は玉箱やメダル、呼出ランプ、椅子などの設備機器類や什器類、のぼりやPOPなどの装飾品・販促品から清掃用品などの消耗品、景品類に至るまで、遊技機本体以外のほとんどを網羅し、ホールの内装工事も請け負っています。

近年はECにも力を入れており、オンラインショップはパチンコ業界以外からご注文いただくことも増えました。今後も伸ばしていきたい領域です。ホールの店舗設計から、施設で使用するあらゆる部備品、設備、アフターケアに至るまでトータルでホール運営をサポートしています。

代表取締役 大平 泰弘 氏

 情報システム課の業務内容を教えてください。

　

情報システム課 係長 吉川 氏（以下、吉川係長）：
基幹システムや販売管理システム、また営業ツールや社内ポータルサイトなど、社内システムの運用管理をすべて行っています。電子請求書システム『BtoBプラットフォーム 請求書』もそのひとつで、2016年に導入しました。現在は全国のパチンコホール様に対し、毎月1,400通あまりの請求書の約96％をデータで発行している状況です。残りの約4％はオプション機能の「郵送代行サービス」を利用しています。

 かなり早い段階からご利用ですね。紙の請求書での発行にはどのような課題があったのでしょうか。

吉川係長：
解決したかった大きな課題は郵送にかかる手間とコストです。月1,400通の請求書の発行は、売上を管理する部署の3名が担っていました。締め日は10日、15日、20日、25日、末日と細かく、最も発行数が多い末日は、請求書の封入作業だけで一日を費やす状態でした。明細も何十枚とあるので折るだけでも大変で、ゴールデンウィークや年末年始など変則的な時は手が足りず、他部署も総出で行っていました。プロセス上、誤送付は発生しない仕組みでしたが、手作業である以上、入れ忘れなどの人的ミスのリスクはゼロではありません。また、再発行が必要になるといったイレギュラーな作業はどうしてもありました。

もうひとつ、請求書の作成における業務の属人化も改善したい課題でした。請求書や納品書に独自の様式がある取引先が多く、ご要望にすべてお応えしていたため、お客様ごとに発行方法がバラバラだったのです。ベテランの担当者がそれぞれのやり方で対応しており、作業手順はマニュアル化できず、サポートしづらい状況にありました。担当者が休んでしまうと業務が止まってしまうおそれがあり、どうにか統一できないか考えていました。『BtoBプラットフォーム 請求書』を知ったのは、経理担当から呼ばれて説明に同席したのが最初のきっかけです。

 説明を受けて、どのような印象をお持ちになりましたか？

吉川係長：
2016年当時は、電子請求書は今ほど一般に認識された仕組みではなかったので、「これはこれで大変そうだ」と感じたのが正直なところでした。現状でバラバラの発行方法をひとつにまとめることができるのか、不安があったからです。同時に今後、請求書の電子化が広がり複数のサービスが乱立すれば、取引先ごとに違うツールを使って請求書を送ってほしいとご要望をいただくようになるとも想像できました。

こちらが「『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取ってください」と先手を打たないと、大変な作業になると感じたのが導入を進めるきっかけです。

 複数ある電子請求書サービスの中で『BtoBプラットフォーム 請求書』を選ばれた理由を教えてください。

吉川係長：
大きかったのはコスト面です。当時、他社サービスは「とても社長に提案できない」と思うほど高額でした。『BtoBプラットフォーム 請求書』はインフォマートの営業担当と話し合いを重ねてコスト試算もし、使い続ければ費用対効果が得られると判断できたので、社長決裁を仰ぎました。

 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入について、どうお感じになりましたか？

大平社長：
導入コストがかかりますので、納得のいく説明でなければ却下するところでした。シミュレーションしてみると、電子化率が上がればイニシャルコストとランニングコストを合わせても、紙で請求書を発行する印刷代や切手代、人件費と比べ明らかに安くなります。

販売管理システムの導入で手書きの業務は減っていたものの残っていたのが、郵送などにかかる手作業です。月末月初に従業員が大量の発送に手をとられているのを目の当たりにして、効率化の必要性を感じていました。他に先駆けたデジタルによる業務改善の実施は、会社としての強みになります。「これはやるべきだ」と、導入を決めました。

コスト削減効果は90％以上。納品書もペーパーレス化し、さらなる効率化

 導入にあたって工夫されたことはありますか？

吉川係長：
懸念は、取引先にデジタル化のご協力をいただけるかという点でした。デジタル化は、発行から即日受取が可能ですし、PDFやCSVのダウンロードもできます。取引先にとってもメリットがあることを説明し、「原則として、今後は『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行します」とご案内して、どうしても紙の請求書が必要という取引先にはオプション機能の「郵送代行サービス」を併用しました。

導入当初は混乱というか、戸惑いもありましたが、2カ月もすれば慣れてすんなりと移行できました。現在は請求書の約96％を『BtoBプラットフォーム 請求書』を通じて発行しており、残る4％あまりが郵送代行です。郵送にかかる負担は一切ありません。

情報システム課 係長 吉川氏

 導入の効果をお聞かせください。

吉川係長：
紙の時は3人がかりで終日発行作業を行っていましたが、今は1人で対応できています。他部署総出の作業や残業もありません。請求書の書式も、個別対応をやめて共通の請求書を発行するようにしました。基幹システムから売上確定した請求データをCSVで出力、『BtoBプラットフォーム 請求書』にアップロードして画面上で確認して発行するだけ、30分もあれば対応完了です。課題だった業務の属人化は解消し、標準化が実現してマニュアル整備もできました。

時間でいえば、年間870時間近くかかっていた作業時間が110時間足らずと、約80%削減できました。コスト面も61％、金額にして200万円以上の削減を達成できました。導入後、電子帳簿保存法の改正やインボイス制度といった関連法令の変更がありましたが、大きな問題なく対応できましたし、コロナ禍で出社制限や分散勤務を求められた際に業務を継続できたのも、デジタル化のメリットだと思います。

 2025年には「通知書機能」を利用して、納品書のデジタル化にも取り組まれています。

吉川係長：
請求書の発行業務は効率化できましたが、紙での発行が残っていたのが納品書です。取引の都度、発生するので、スキマ時間に印刷して折っておき、月に何度かまとめて送付していました。やはり月末が一番多かったですね。月に3,000件ほど発行しており、取引先によっては、納品書を一括にまとめる、あるいは店舗ごとに個別でほしい、商品画像を添付、といったご要望があり、担当者しかわからないことも多かったです。効率化は課題でしたが、さらに大きかったのは、2024年10月から実施された郵便料金の値上げでした。

『BtoBプラットフォーム 請求書』で納品書を送る方法はないかと、対応する機能を長年探してはいたんです。あるとき、「infomart Cafe Online」という、『BtoBプラットフォーム 請求書』ユーザーが交流できるコミュニティサイトを見ていたら、Q&Aコンテンツに「通知書機能を使って納品書を発行している」という内容を見つけて、「通知書機能ってなんだろう？」と。請求書の発行ではなく、受取側の機能だったんですね。それで、問い合わせをしたのがきっかけです。

 導入はスムーズでしたか？

吉川係長：
実際には1年ほどかかっています。ネックは費用面と基幹システムの改修でした。とはいえ、請求書と同じプラットフォーム上で納品書の通知ができるので、取引先との連携もスムーズですし、他社サービスとの比較は特に行っていません。

大平社長：
請求書のデジタル化で、ある程度好ましい結果が出ており、初期費用（イニシャルコスト）の面がクリアできればやりたいと思いました。コストシミュレーションを行った結果、初期費用を回収した後は着実に投資対効果が高まっていくことが確認できました。中長期的な採算性が確保できると判断し、導入を決定いたしました。

吉川係長：
請求書の受領で慣れている方も多く、取引先もそこまで大きな混乱はありませんでした。紙の納品書の時はある程度まとめてお送りしていましたが、今は売上が上がり次第日次で通知できます。早く数字がほしい取引先にも喜ばれていると思います。

デジタル化したことで、発行側、受取側どちらもシステム上で検索が容易になったのもメリットとしてあげられます。これまではPDF化して保存していたのでバックアップ用の費用もかかっていました。今は必要なデータは検索ですぐ見つかりますし、先方が受け取ったかという進捗状況も一目でわかるのでとても便利だなと思います。

計算すると、納品書の発行にかかっていた約1,200時間が、120時間ほどと、90％短縮できています。郵送等のコストも約60％を削減できました。金額にして年間約400万円、請求書と合わせて約600万円の削減効果です。

業務デジタル化を進め、業界価値向上を目指す

 今後の展望をお聞かせください。

吉川係長：
発行側はほぼペーパーレス化を実現しましたが、仕入先は、家族経営で手書きの伝票というケースもあり、デジタル化が難しいところもあります。受発注業務の一本化は取り組んでいる課題のひとつです。システム間の連携の問題もあり、今後効率化していけたらと思っています。

大平社長：
ペーパーレス化によるSDGs、コスト削減には今後も取り組んでいきたいです。システム連携が広がれば、効率化もより進むでしょうね。たとえ競合他社のシステムを利用していても、データのやりとりはシームレスにできるようになることを期待しています。

私たちは、単に商品を供給する商社ではなく、ホール様に寄り添い、課題解決のサポートができる存在であり続けたいと考えています。新たな価値を提案し、少しでも業界全体を盛り上げていく一翼を担える企業でありたいです。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）

株式会社大平商会

設立：1979年2月16日
業種：卸売業
企業サイト：https://ohirasyoukai.com/