BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜株式会社OSGコーポレーション

大阪に本社を置き、家庭用から業務用・産業用まで、様々な「水」関連機器の開発・製造・販売・メンテナンスまで手掛ける株式会社OSGコーポレーション様。手作業の負担や郵便コストなどが課題となっていた請求書の発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』導入。さらに納品書もデジタル化し、効率化とコスト削減を実現しました。グループ会社への展開も視野に、全社的なDX推進を展開しています。

3人がかりで丸1日かかっていた、月末の請求書発行業務

 事業概要をお伺いします。

業務部 ゼネラルマネージャー（以下、ゼネラルマネージャー）：
OSGコーポレーションは1970年に設立し、以来「水」に関する事業を展開してきました。現在は、浄水器や電解水素水生成器、次亜塩素酸水生成器など、家庭用から業務用・産業用まで幅広い水関連機器の製造・販売・メンテナンスを手掛けています。

2019年に、「使い捨ては、恥ずかしい　さあ、みんなでサステナブルをはじめよう」を掲げた「ステハジ」プロジェクトを開始しました。使い捨てから生まれる社会課題に向き合い、企業や自治体、団体、教育機関、プロスポーツクラブなどと連携しながら、行動変容の啓発・実践を促す取り組みです。大阪・関西万博では、気候変動・熱中症予防対策・プラスチックごみ削減として無料給水スポットを設置し、給水体験1,200万回超、CO2約1,000ｔ削減に貢献するなど、持続可能な社会づくりを目指しています。

業務部 ゼネラルマネージャー

 みなさまが所属する部署の業務内容を教えてください。

ゼネラルマネージャー：
業務部は商品の出荷管理や在庫管理、売上管理を担う部署で、私はその責任者を務めています。

業務部/西日本商品管理課 係長(以下、業務部係長)：
同じく、業務部に所属して商品の出庫管理、在庫管理などを行っています。1年前までは経理課に在籍しており、業務部に異動後は『BtoBプラットフォーム 請求書』による納品書のデジタル化に取り組んできました。

業務部/西日本商品管理課 係長

経理部経理課 課長（以下、経理課長）：
経理課は主に請求書の発行と、それに伴う入金処理、簡単な月次の照合などを行っています。2022年4月に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入しており、現時点では発行する請求書の70％超が電子化・デジタル化しています。

経理部経理課 係長（以下、経理係長）：
同じく経理課に所属しています。私は、1年前に業務部から異動してまいりました。業務部係長とちょうど入れ替わりですね。異動時はすでに請求書の発行は『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用していました。

 紙での請求書の発行にはどのような課題があったのでしょうか。

経理課長：
締め日はいわゆる五・十日ごとで、多いのは20日と末日締め、特に末締めが突出して、作業に時間もコストもかかっていました。印刷だけで1時間かかり、その間は他部署がプリンターを利用できず迷惑をかけてしまいます。明細が7枚８枚に及ぶケースもあって、とにかく紙の量が多かったです。印刷前には給紙トレイ満杯に用紙を補充していました。

経理部経理課 課長

業務部係長：
私は当時経理課にいて請求書の発行処理も担当していましたが、1,000枚入りの窓付き封筒が毎月1箱以上、多い時で2箱使いきっていましたよね。郵送にかかる切手代も、1通110円と考えると10～20 万円かかっていた計算になり、相当なコストでした。

それに、請求書は部署ごとに印刷されるので、別の部署で同じ取引先への請求があってもバラバラの状態で出てきます。そのため印刷されたすべてをめくって五十音順に並べ変え、さらに販売店コード順に並べるという作業が必要で、大変な手間がかかります。末締めは3人で、1日かけて作業している状態でした。

経理課長：
一部、郵送では先方の締め日に間に合わないので先にFAXで送信して、別途紙の請求書も送るという個別対応も行っていました。また、郵送したはずの請求書でも「届かないからFAXで送ってほしい」とお問い合わせいただくケースがあります。加えて、2020年はコロナ禍でテレワークが推奨されていましたが、請求書の発行処理のために感染リスクを負いながら出社せざるをえなかった状況も見過ごせない課題でした。

 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の経緯を教えてください

経理課長：
請求書の電子化は、経費削減の中で検討するようになりました。他社サービスとも比較しましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』に感じた優位性は、圧倒的な導入企業数です。実際に当時、取引先の大手企業が既に利用しており、請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で送るよう要望があったので存在は知っていて、電子請求書といえばインフォマートという印象が強かったです。

業務部係長：
当時の課員はキックオフミーティングに参加して電子請求書の説明を受けましたが、請求書をデータで取り込むというイメージがなかなか湧かなかったのは正直なところです。支払通知書を受け取っている取引先は請求書が不要だし、専用様式で個別対応が必要な取引先もあり、「どうするんだろう」と思っていました。

RPAとも組み合わせ業務効率化を実現。納品書デジタル化へも広がり

『BtoBプラットフォーム 請求書』を実際に使ってみて、どうお感じになりましたか？

業務部係長：
すべてではありませんが、紙の請求書の発行がなくなったのはすごい効果でした。件数の多い末締めは、朝11時からプリンターを占拠して印刷し、そこから並べ替えなどの作業を行っていましたが、『BtoBプラットフォーム 請求書』導入後は18時までに発行すればよいので午後からの作業でも時間に余裕があります。その時間は残っている入金処理など、他の業務に充てられるようになりました。

現在のご利用状況を教えてください。

経理課長：
現在、電子化率は約70％です。導入当初からは13％程度向上しました。 当初郵送代行を選んでいた取引先も、のちにDtoD（Data to Data）の利便性に気づかれ電子発行に切り替えられたり、郵送代行の書面にある仮ID/パスワードで登録されたりと少しずつデジタルへ移行している感覚があります。封筒、紙などのコストは減り、個別で行っていたFAX対応も不要になりました。郵送にかかる切手代も月平均で16万以上削減できています。

経理係長：
請求書を発行する・しないの選別といった手間のかかるデータの編集は現在、RPAで効率化しています。件数の多い末締めは念のため2人でダブルチェックを行っていますが、それ以外の締めは基本的に1人が担当して30分足らずで作業完了です。

『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行すれば、即日請求書を確認できる点は取引先にも喜ばれています。「助かります」と何度かお声をいただきました。

経理部経理課 係長

 2025年には「通知書機能」を利用して、納品書のデジタル化にも取り組まれています。

経理係長：
納品書は、計上の都度郵送対応が必要で、取引先によっては毎日何かしら必ず納品書を発行していることも少なくありません。納品書もなかなか届かないとお問い合わせいただくこともあり、課題を感じていました。

ゼネラルマネージャー：
インフォマート社から、「通知書という機能で納品書が発行できます」と提案を受けたのがきっかけです。納品書は各拠点から発行しており、届かない場合、こちらの不備なのか、郵便事故なのかわからず取引先にご迷惑をおかけしてしまうこともありました。再発行を求められても、弊社の基幹システムの仕様では古い納品書は再発行できず、新規で作り直すしかないという問題もありました。通知書機能を使った納品書の発行という提案はこれらの課題解決に合致するものでした。

とはいえ実は、導入は大変ではと二の足を踏んだのが正直なところです。ただ、すでに『BtoBプラットフォーム 請求書』でやりとりしている取引先が多く、納品書のデジタル化も案内しやすく、つながっている実績があれば大丈夫だろうと思えました。

係長が、異動前に所属していた経理課で『BtoBプラットフォーム 請求書』の導入を経験していたのも心強かったですね。

業務部係長：
経験があったので、必要なデータの抽出や振り分けなど『BtoBプラットフォーム 請求書』導入時のスケジュールを思い出しながら準備を進めました。納品書は各拠点でIDを持ち、それぞれで発行しています。売上が計上されるたび毎日発行があるので郵送代行は使わず、デジタル化率は現在約50％です。全体で納品書の発行は月に約1,600通、その中の約800通を『BtoBプラットフォーム 請求書』で送っており、実際に実務を担当している各拠点の担当者からは「楽です」との声が届いています。

経理係長：
納品書デジタル化のご案内をきっかけに、これまで郵送代行で請求書を受け取っていた取引先が「請求書もデジタルで受け取れますか？」と切り替えてくださるケースもありました。

デジタルによる業務効率化を起点に、全社的なDX推進を

 今後の展望をお聞かせください。

ゼネラルマネージャー：
OSGコーポレーションではDX推進に積極的に取り組んでいく方針です。『BtoBプラットフォーム 請求書』導入による業務効率の改善効果は、その追い風にもなっています。今後はグループ会社の中でも請求書や納品書の件数が多い企業への『BtoBプラットフォーム 請求書』の展開も進めていけたらと考えています。また、RPAやAIなどのデジタル技術についても、費用対効果を見極めながら活用を検討していきたいです。法令対応や、業務効率や生産性向上につながる領域からDXを進め、現場負担の軽減と持続的な業務改善を目指し、これからも取り組み続けてまいります。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）

株式会社OSGコーポレーション

設立：1970年8月29日
業種：製造業・卸売業
Webサイト：https://www.osg-nandemonet.co.jp/