BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜大和ハウスパーキング株式会社

大和ハウスグループでパーキング事業を展開する大和ハウスパーキング株式会社様。「D-Parking」ブランドの24時間営業のコインパーキング運営など、土地活用に関するサービスを全国で提供しています。バックオフィス機能を集約している本社では請求書の受取・発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、電子化率100％を達成。決算早期化も実現、従来から5営業日早めることができました。

受領請求書300通の処理につきっきりになる月初業務

 事業概要について教えてください。

　

本店管理課 課長（以下、同）：
当社は、大和ハウスグループのパーキング事業会社です。全国で3,453カ所、84,456台（2025年9月末現在）展開する駐車場「D-Parking」の運営を主軸に、洗車事業やガレージ事業も手掛けています。地域社会に根差したさまざまな利便性や付加価値の高いサービスの提供、また、大和ハウスグループ企業と連携した土地活用のサポートで、まちの発展と共に成長する企業を目指しています。

2015年3月に、大和ハウス工業株式会社傘下で東京と福岡を本社とするコインパーキング事業会社2社が経営統合し、大和ハウスパーキング株式会社としてスタートしました。合併に伴い、管理部門はすべて東京の本社に集約、経理や総務などのバックオフィス機能も本社で一括して行っています。

本店管理課 課長

 ご自身の業務についても教えてください。

私は経営統合前の福岡の事業会社より、一貫して経理を担当しており、合併で東京本社に移ってからも経理部で主に固定資産や月次決算業務、経費処理、伝票チェック業務等を行ってきました。現在は本店管理課の課長としてバックオフィス全体のマネジメント、契約書や稟議の確認といった業務がメインです。経理の担当課長も兼任し、またシステム環境の構築にも携わっています。

 請求書の受取と発行、どちらも『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入されています。

経営統合によりすべての経理処理を本社で行うようになって3年ほど経った頃、全社的に業務のペーパーレス化を推進する方針が打ち出されました。そこでまず紙ベースだった経費精算についてシステムを導入、さらに請求書業務に関しても、ペーパーレス化を進め、DXを実現させたいとデジタル化を検討したのがきっかけです。

 紙の請求書の処理業務にはどのような課題があったのでしょうか。

まず受け取る請求書の量が多く、承認から経理の処理までかなりの工数がかかっていました。コインパーキングの修繕や設置工事など、協力業者から届く請求書は当時で毎月300件ほど。まず経理で受領し、すべての請求書に回覧用の押印枠をつけて各部署に回し、担当者、組織長とチェックの押印を受け、経理側でも内容を確認するという承認フローでした。大阪支店など各拠点に届く請求書は、本店同様に押印枠をつけた書類をまわして承認を経た上で、PDFにして指定フォルダへ格納します。各部署での承認に月初５営業日、そこから経理のチェックで３営業日はかかっていました。

経理は大体10営業日ぐらいまでは月次業務につきっきり、残り10営業日で日次業務をこなすようなルーティーンになっていました。さらに決算時期には連結の決算作業も入るので、ほぼ1カ月費やす状態です。

 請求書の発行業務についてはいかがですか？

請求書の発行に関しては、基本的に運営課という別部署が担当しています。提携先や、駐車券・サービス券の販売先などへの請求で、当時で毎月300件前後の請求書を発行していましたが、基幹システムがないため、全てExcelで管理していました。Excelで作成した請求書をすべて紙に印刷し、各上長が承認をもって角印を押したものを、郵送するかPDFにしてメール添付する形です。当然、紙や印刷といったコストがかかりますし、発行にもだいたい5営業日かかっていたと記憶しています。

 どのような経緯で『BtoBプラットフォーム 請求書』を知りましたか？

経営層からの紹介です。紙を介さず請求書のデータそのものをやりとりするとの説明をうけ、「すぐにでも導入したい」と思いました。今おこなっているすべてをWeb上で完結できると、すんなりイメージできたからです。

ちょうど経費精算システムを導入するタイミングでもあり、上層部から「次期にずらしては」との声もありましたが、「やるならすぐやった方がいい、半年待つ時間がもったいない」と訴えました。

特に大きなポイントになったのはプラットフォーム内で完結するワークフローです。要は紙でやっていることがWeb上での作業になるだけなので、移行しやすいのではと思いました。1日でも早くはじめた方が会社にとってもメリットになると主張し続け、最終的に上長にも熱意を汲んでもらった形です。

 受取機能と発行機能、同時に導入されていますね。

どちらかを遅らせる理由はないと思っていました。どちらにも解決したい課題があり、いずれ導入するなら一斉に入れたほうがいいだろうと。話をうかがった2018年当時、電子請求書サービス自体ほとんどなく、受取・発行どちらもデジタル化できるシステムも他になかったので、他社比較するまでもありませんでした。

 導入にあたり工夫したことはありますか？

インフォマート社の担当者から、「協力事業者向けに勉強会を開くと参画してもらいやすいです」とのアドバイスをもらい、導入1カ月前に本社で勉強会を開催しました。大阪、福岡の支店はオンラインでつなぎ、メインの取引先ほとんどに出席いただきました。導入に抵抗を感じた事業者さんはあまりいなかったと思います。

AI-OCR、郵送代行の併用で請求書の受取・発行とも100％電子化を達成

 現在の活用状況を教えてください。

請求書の受領は導入当初よりも増え、月900通あまり届くようになりました。その約8割を『BtoBプラットフォーム 請求書』で、残りの2割をAI-OCR機能『BP Storage for 請求書 受取』で処理しており、電子化率100％を達成しています。

導入から1年で電子化率は約7割に達したものの、請求書のフォーマット変更が難しい取引先などの紙の請求書はどうしても残っていました。その頃、新しくAI-OCRサービスがはじまり、すぐにもと飛びついたのが、私自身の大阪支店異動が決まっていたタイミングです。一旦見送りかけましたが、1カ月のトライアルを大阪で実施して問題なければ全社展開することに。これまで『BtoBプラットフォーム 請求書』に取り込めなかった請求書がAPI連携で電子化されていく流れを目の当たりにし、電子化100％達成を確信しました。

 請求書の受取業務に変化はありましたか？

導入後も紙で残っていた請求書はPDF化して承認フローを回していましたが、今はすべてを『BtoBプラットフォーム 請求書』でまとめ、支払データもシームレスに利用できています。

これまで5営業日かかっていた承認フローは、3営業日くらいに短縮しました。人力で紙を回していたころに比べプラットフォーム上で完結する今は、スピード感が違います。もしどこかで止まっていても、進捗状況は画面上で可視化されています。

請求書の処理件数が大幅に増え、あまり想像したくないですが、もし電子化していなければ業務はパンクしていたでしょう。

 請求書の発行業務についてはいかがでしょうか。

現在発行している請求書は約1,100通、そのうち約8割が『BtoBプラットフォーム 請求書』による発行で、残り2割はオプション機能の「郵送代行サービス」を利用しており、こちらも電子化率100％です。印影も登録して押印は不要になり、紙の作業はなくなりました。

「郵送代行サービス」は、添付資料を送れるようになり、ますます便利になりました。これまで、毎月金額が変わる請求の場合は証憑を添付する必要があり、別途PDFをメールに添付して送っていたのですが、不要になったのは大きなポイントです。

定額を月次で発行する請求書に関しては、一括アップロードで請求書ができるようにフォーマットを用意し、効率化しています。

また、インボイス制度への対応で請求書フォーマットを見直した際、経理からの要望で明細データに勘定科目を付与しました。仕訳がデータにもとづいて行え、請求書発行に関する仕訳作業は大幅に簡略化できていると思います。

 作業時間はどれほど短縮されましたか？

これまで5営業日かけていた定例請求書の締め作業は、決算早期化プロジェクトの一環として2営業日に短縮しました。グループ全体の取り組みとして、決算および連結決算を従来の20営業日から10営業日で完了させる必要があり、スケジュール全体の見直しが進められているのです。『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入していなければ実現できなかったでしょう。

 その他に感じる効果はありますか？

2020年はコロナ禍でテレワークが強く推奨されました。もし『BtoBプラットフォーム 請求書』がなければ、請求書に角印を押して発行するためだけに出社しなければならなかったところ、テレワークで請求書が発行でき、また請求書を受け取れ、「非常にありがたい」という声は当時あがっていました。自然災害がいつどこで起こるかわからない昨今、BCP対策としても有効だと感じています。

グリーンが多く、開放的なフリースペース

全社的なシステム活用を推進するエバンジェリストとして

 今後の展望をお聞かせください

　

弊社では、請求業務より手前の、見積・発注からオンラインで一元管理する『BtoBプラットフォーム TRADE』も導入しています。パーキング事業における、精算機の部品や看板用シートの発注といった部材の発注や工事関連の発注に使っていますが、まだ一部の利用に留まっている状態です。

今、社内システムの改修プロジェクトが進行しています。これまで請求書を受領してから仕訳を起こしていたものを、発注ベースへ変えていくべく、弊社の発注管理アプリを構築し、アプリ内に仕訳データを起こす流れを考えているところです。最終的に『BtoBプラットフォーム TRADE』のデータとの突合を社内システム内で完結させる形にできればと思っています。

『BtoBプラットフォーム』シリーズに限りませんが、社内システムやクラウドサービスの定着には、現場をリードしながら周囲を巻き込む“エバンジェリスト”の存在が欠かせないと実感しています。自ら主体的に動き、使い方や利点を伝えることで、周囲も自然とついてきてくれる。どんな便利なツールでも、どのように社内に浸透させ、サービスの価値を広げていけるかが、全社的なシステム活用を成功させる鍵になると考えています。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）
BtoBプラットフォーム TRADE
BP Storage for 請求書 受取

大和ハウスパーキング株式会社

設立：1976年5月18日
業種：不動産業・物品賃貸業
Webサイト：https://www.dh-parking.co.jp/