BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜株式会社ガイア

全国にパチンコホールを展開する株式会社ガイア様。2023年の経営陣刷新を契機に「誇れる会社」を目指し、社内体制を見直すとともに、DXを推進しています。その先駆けとして『BtoBプラットフォーム 請求書』『BtoBプラットフォーム 契約書』を導入し、業務のデジタル化に取り組んだことで、請求書の処理時間は月間約400時間短縮、処理状況も可視化されました。

非効率な請求書の受取フロー、部署間の煩雑なやりとりが課題に

 事業概要と、みなさまの部署の業務内容を教えてください。

　

法務部 内部統制グループ 次長（以下、内部統制グループ次長）：
当社は東京に本社を置くパチンコホール運営会社です。1984年の設立以来、「メガガイア」「サイバー」「アイオン」などの屋号で関東を中心に全国展開しています。2023年10月に民事再生法の適用を申請し、同時に経営陣を刷新。現在は「誇れる会社」を目指して事業改善に取り組んでいます。いただいたご支援への恩返しとして、業界発展にも貢献できるよう努めています。

　

私の所属する法務部 内部統制グループでは、その名前のとおり内部統制システムの構築が主な業務です。加えて、業務の効率化を目的として、『BtoBプラットフォーム 請求書』や『BtoBプラットフォーム 契約書』などの外部サービスの導入プロジェクトの推進にも深く関わっています。

法務部 内部統制グループ 次長

　

総務部 購買グループ 課長（以下、購買グループ課長）：
私は、総務部の購買グループに所属しており、主に営業部門で使用する消耗品、企画・イベント用品などの調達と価格交渉などを担当しています。

　

総務部 購買グループ 主任（以下、購買グループ主任）：
同じく総務部購買グループに所属しています。与信管理などによる取引先の妥当性確認や調達部材の納期確認などを担当しています。

 請求書の受取、発行どちらも『BtoBプラットフォーム 請求書』をご利用いただいています。

　

内部統制グループ次長：
メインは請求書の受取業務です。発行は、テナント様向けの賃料や光熱費、清掃管理費などが対象で、件数もそれほど多くありません。一方、受取側では消耗品や備品の購入に加え、遊技機の部品代、広告宣伝に関する費用、さらに各店舗の地域の自治会費など、多岐にわたる請求書が届きます。多い月には500件以上届き、そのうち70％以上を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。

 『BtoBプラットフォーム 請求書』導入の背景を教えてください。

　

購買グループ課長：
導入自体は、2017年とかなり早い時期です。取引先銀行からのご紹介により、受取機能を導入しました。ただ、その時は会計システムと連携しておらず、請求書の受取にとどまっていたため、十分に活用できていない状況でした。

　

内部統制グループ次長：
導入時、私は営業推進部という、店舗に近い部署に在籍していました。そのとき「請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取る」と言われても、「経理部のシステムで、自分たちには関係ない」と感じていました。当時は銀行からさまざまなサービスの紹介を受けていましたが、多くあるシステムのひとつとしか見ていませんでした。さらに、経理部の担当者が異動すると『BtoBプラットフォーム 請求書』の引き継ぎがうまくいかず、まさに宝の持ちぐされで、もったいない状況が続いていました。

　

転機になったのは、2023年の経営陣刷新です。「経営者意識を持って誇れる会社を目指す」という方針が掲げられ、社内体制は大きく変わりました。自分たちで考え行動することが評価される風土になったのです。そして、課題の多かった請求書業務の改善に着手した際、「もしかすると『BtoBプラットフォーム 請求書』なら課題を解決できるのでは」と感じました。

 請求書業務のどのようなところに課題を感じていましたか？

　

内部統制グループ次長：
一番の課題は、部署間のやり取りの複雑さです。請求書はまず経理部が窓口となって一括で受け取り、購買グループが内容ごとに各部署へ振り分けます。各部署で確認が終わると、再び購買グループがまとめて経理に戻す流れです。これでようやく会計システムへの入力作業に取り掛かります。情報伝達に時間がかかるうえ、確認や照合作業も属人的でブラックボックス化していました。何人もの手を介しているうちに、伝言ゲームのように情報がずれてしまうリスクもあり、フロー自体を変えたいと思いました。

　

購買グループ課長：
請求書受け取りの窓口を経理部にしていたのは、月のおおよその支払額を把握したいという事情があったためです。しかし、経理部では請求書の担当部署がどこかわからないため、購買グループが各部署に振り分ける行程が必要でした。

総務部 購買グループ 課長

　

その際の懸念は、やはり紛失です。あってはならないことですが、購買グループや経理部で、「渡した」「もらってない」というやり取りが発生するリスクがあり、早期の電子化が必要だと感じていました。

　

ちょうどそのタイミングで、内部統制グループ次長が「当社が導入している『BtoBプラットフォーム 請求書』には便利な機能があるのに活用しきれていないのではないか」と気づき、私たちはともに活用方法をゼロベースで再検討することにしたのです。

体制を見直し取り組んだ請求書受取のデジタル化、作業時間も激減

 『BtoBプラットフォーム 請求書』のどういった点にポテンシャルを感じられたのでしょうか。

　

内部統制グループ次長：
印象的だったのはいつでも親身にサポートしていただける点です。私は請求書発行機能を知りたくてインフォマート社に問い合わせた時が取引のスタートなのですが、その時に請求書発行だけでなく、さまざまな経理課題にも相談に乗っていただきました。その際、『BtoBプラットフォーム』請求書業務だけでなく、本部業務全般に展開できる点にもポテンシャルを感じました。

　

購買グループ課長：
請求書発行業務についても、担当部署が請求書をExcelで作成し印刷、経理部が請求書に押印して、担当部署が取引先へ送付するという手間の多いフローを改善できる点が魅力でした。入金確認や消込も自動化できるため、入金漏れリスクを減らすことができます。

　

内部統制グループ次長：
実際にオプション機能の「入金消込」を活用すると、『BtoBプラットフォーム 請求書』で作成した請求書なら、銀行口座の入出金データを取得して振込情報と会計データを突合し、消込が可能になります。現在では、取引の3分の1をこの方法で処理しています。また、FAXや郵送を希望する取引先への請求についても『BtoBプラットフォーム 請求書』で作成した請求書を印刷して送付することにより、入金消込機能を活用できる状態にしています。このように、請求書業務の効率化だけでなく透明化にも大きな可能性を感じました。

 請求書の受取業務は『BtoBプラットフォーム 請求書』でどのように変わりましたか？

　

購買グループ課長：
請求書の受取から経理処理までの期間は約5日短縮され、作業時間に換算すると約400時間の削減につながりました。これは、受取プロセスを入口から見直し、担当部署が直接精査したものを経理部に回すフローに変え、間接的な行程を省いたことで実現しました。現在は取引先全体の70％以上から『BtoBプラットフォーム 請求書』で届き、残る紙の請求書もAI-OCRサービス『BP Storage for 請求書』で読み込み、『BtoBプラットフォーム 請求書』に連携しています。本格運用は始まったばかりですが、請求書受取の一本化に大きな期待を寄せています。

　

そして、私が何よりも大きな変化を感じているのは、社員の社内の業務に対する意識です。これまで、「経理の専門領域」と捉えられがちだった請求書業務もDXによる可視化により、社員一人ひとりが効率化を意識して行動するようになり、DX推進の取り組みも社内に浸透しつつあります。

デジタル化で業務時間の質が変わる。積極的なDX推進で業界の発展へ尽力

 電子契約システム『BtoBプラットフォーム 契約書』も導入されましたね。

　

購買グループ課長：
社内文書を1つにまとめたいと内部統制グループ次長と話していたところ、『BtoBプラットフォーム』シリーズに電子契約書サービスがあるとわかり、電子で一元管理できると判断し導入を進めました。

　

現在は、業務委託契約や、店舗駐車場を利用したキッチンカーの出店時に交わす出店契約などの締結、紙の契約書をアップロードして電子保管する「自社保管機能」の利用が中心です。他社サービスで締結した電子契約書も、電子署名とタイムスタンプ付きで『BtoBプラットフォーム 契約書』に集約しています。

　

購買グループ主任：
業務委託契約は主に産業廃棄物処理業者との契約です。紙の契約書は収入印紙が必要になり、金額確認も含め双方に負担がありました。電子契約なら収入印紙が不要なので、新規契約や再締結時に『BtoBプラットフォーム 契約書』を案内すると、ご承諾いただけることが多いです。

総務部 購買グループ 主任

　

内部統制グループ次長：
収入印紙の金額間違いは、会社の信用を損なう重大なリスクです。このリスクが解消されたことで、心理的にも安心できます。先日100件を超える契約書をまとめて自社保管機能で電子化しましたが、それほど手間はかかりませんでした。過去の報告書など、保管コストがかかるけど捨てられない書類の保管に助かっています。検索機能があるので必要な書類を探す時間も不要です。

　

購買グループ課長：
『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用している取引先は、同じIDで電子契約ができるので、抵抗なく受け入れてくださる傾向があります。また、本社だけでなく各店舗でも必要書類の保管に活用していて、探す手間や本社への郵送費削減が出来て助かっています。

 今後の展望をおきかせください。

　

内部統制グループ次長：
『BtoBプラットフォーム 請求書』については、人事領域である雇用契約書などへの展開も視野に入れています。現状では同意書などの付帯書類の扱いが課題として残っていますが、インフォマート社と相談しながら解決を図っていく考えです。

　

わたしたちの業界では、外部システムの利用に慎重な姿勢が根強く、当社もこれまでは社内構築を中心としていました。しかし、意識改革を経て、いまでは積極的に優れた仕組みを採用し、未来志向で挑戦する姿勢へと変化しています。新体制のもと、部分最適にとどまらず全社最適の視点からDXを推進し、業界の発展に貢献できる企業を目指してまいります。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）
BtoBプラットフォーム 契約書
BP Storage for 請求書 受取

株式会社ガイア

設立：1984年9月7日
事業内容：サービス業（飲食業・宿泊業 以外）
企業サイト：https://www.gaia-jp.com/