BtoBプラットフォーム 請求書-導入事例｜株式会社八神製作所

愛知県名古屋市の医療機器専門商社、株式会社八神製作所様。規模の大小を問わず多くの医療現場に必要な医療機器や医療材料を届けています。医療機関へ発行する請求書は専用フォーマットを求められることも多く、膨大な作業コストが課題に。基幹システムの刷新を機に、請求書発行に『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入し、少人数でも効率的な請求書の発行が可能になりました。

月約8,000通発行する請求書。基幹システムの刷新を機に電子化を検討

 事業概要と、お二人の所属する部署の業務を教えてください。

　

経理部 副部長（以下、経理副部長）：
八神製作所は、愛知県名古屋市に本社を置く医療機器専門商社です。病院、クリニックなどの医療現場に注射器1本からCT、MRIといった大型検査装置、ベッドや手術台まで、メーカーから仕入れてお届けしています。創業は明治4（1871）年と150年以上の歴史があり、主軸である医療機器の販売だけでなく、個人向けの福祉用具の販売・レンタルも30年以上前から手がけるなど、在宅介護や福祉の領域にも事業を展開してきました。東海地方を中心に、東京や関東エリアにも営業拠点を広げ、予防・医療・介護をトータルで支援しています。

私たちの所属する経理部は大きく売掛・買掛と経理・財務に分かれ、全体で20名ほどの組織です。私は副部長として、主に売掛管理、買掛管理を管轄し、メーカー等、仕入先への支払い、また仕入の照合、お得意先への請求および入金の管理を行っています。

経理部副部長

経理部 売掛管理グループ グループ長（以下、グループ長）：
売掛・買掛チームは10名ほどで構成され、私はその中の売掛管理グループに属しています。お得意先に対し請求書を発行し、入金があれば入金の消込を行い、また与信管理も担っています。

 請求書の発行先であるお得意先は、主に病院などの医療機関ですか？

グループ長：
はい。一部、間に入る事業者などもあるものの、ほとんどが病院です。規模が大きい大学病院や国公立の病院から小さなクリニックまで幅広く、また、同じ病院内でもオペ室や用度など部署別に請求書を発行するため、月に5,000件ほどの宛先に、トータルで8,000通あまりの請求書をお送りしています。

経理副部長：
お得意先は、数でいうとクリニックなどの開業医が8割ほどを占め、取引金額では複数の診療科があって病床数も多い大規模な病院がメインです。大学病院や国公立の病院等への請求書は、各営業所の担当が納品時に都度印刷、押印して現場へ持参したり郵送したりするケースが多く、月の売掛発行は1,700通くらいです。ただ、請求書の作成そのものは売掛グループに集約しています。営業所からの指示書に従って売掛側で基幹システムの発行ボタンを押し、各営業所で印刷する形で、発行業務はほぼ毎日発生している状況です。

 2017年から『BtoBプラットフォーム 請求書』をご利用ですね。

経理副部長：
当初は、買掛グループが仕入先から受け取る請求書の一部に利用していました。それまで手元の発注データと紙で受け取る請求書の数字の突合に苦心しており、「最初からデータで届けば楽になるのでは」と考えたのがきっかけです。同時に、経営層でも「インボイス制度といった法令対応も、自社でシステム改修をしなくても外部サービスに任せられたら」、という判断があったと聞いています。現在では、700通ほど受領する請求書のうち、200通あまりを『BtoBプラットフォーム 請求書』で受け取っています。

請求書の発行については、特に大規模な病院は専用伝票の使用を求められるケースも多く、お得意先のご理解を得るのが難しそうという理由から当初、導入は見送っていました。

その後、2020年になって基幹システムの刷新にともない、従来各営業所でばらばらに行っていた請求書の発行を売掛グループに集約しました。そこで発行でも『BtoBプラットフォーム 請求書』の利用を検討するようになったのです。

 請求書の発行には、どのような課題があったのでしょうか。

グループ長：
課題は、発行処理にかかる膨大な作業コストの削減でした。基幹システム刷新で全社の請求業務が売掛グループに集約されたため、月末月初の負荷が大幅に増加したのです。締め日は15日・20日・25日・月末で、特に末締めが集中します。

多くの病院では「月末使用分を当月請求に含める」必要があり、末日夜の使用分も翌営業日に急いで入力します。営業所が売上データと明細を確認して誤請求なしと判断したもののみ、売掛側で印刷・発送しますが、末締め翌第一営業日の印刷は大量です。印刷のはずみで白紙が混ざったり、違う宛先の請求書を重ねてしまったりといったミス防止のため、ダブルチェックの徹底は欠かせません。売掛グループだけでは人手が足りず、第一営業日は、買掛グループから3人の応援を得て対応していました。

請求書の折りや封入も手作業が多く、明細が400枚を超える場合はレターパック2通で送付することもあり、作業負担とコストが大きな課題となっていました。

経理部 売掛管理グループ グループ長

 発行にも『BtoBプラットフォーム 請求書』を導入した理由を教えてください。

グループ長：
少ない人数で全社の請求書発行を処理することになり、本当にバタバタしていた頃、別々の医療法人から「請求書を『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行しませんか」と招待をいただきました。その際、以前から「請求書を紙ではなくデータでください」と要望されていた同業の会社を思い出したんです。問い合わせてみるとその会社も請求書の受取に『BtoBプラットフォーム 請求書』を利用しており、相談に乗っていただけました。検討にあたっては他社比較も行い、料金やサービス内容も比べた上で最終的に『BtoBプラットフォーム 請求書』を選び、社内稟議にかけています。

経理副部長：
先行して導入していた買掛側の視点に立つと、やはり紙ではなくデータがあるからこそ、業務が増えても支払業務を乗り越えられた、「『BtoBプラットフォーム 請求書』のおかげだね」という感覚がありました。弊社で発行する請求書のデータが活用できる点は、受け取るお得意先にもメリットがあるはずです。データそのものをやりとりするDtoDは（Data to Data）は、弊社とお得意先、双方にとっての魅力になると考えました。

売掛請求書の約6割をデジタル化。作業コストを大きく削減

 現在の活用状況を教えてください。

グループ長：
売掛発行の約1,700通のうち、700通あまりを『BtoBプラットフォーム 請求書』で発行し、一部のお得意先にはオプション機能の「郵送代行サービス」を利用しています。導入にあたって基幹システムと連携できるよう改修などを行いましたが、改修費用や利用料などを考えても相当コストを下げることができています。紙代や郵便代も大きく削減できました。

経理副部長：
これまでレターパックで送っていたものもデータで即時発行できるようになりました。郵便料金改定で値上がりしているので助かります。

グループ長：
基幹システムからボタンひとつで操作できますし、どれだけ件数が増えても紙の時のように白紙が混ざってないかといったチェックは不要です。少人数でも十分対応ができますし、在宅ワークでも発行業務が可能になりました。家庭の事情などで出社できない場合も在宅勤務できる体制が整っています。

以前まではその日のうちに処理しきれず翌朝に持ち越していた業務も、定時内で完了するようになりました。買掛グループに頼んでいた応援も不要になっています。

経理副部長：
お得意先も増え、ありがたいことに売上が伸びていますが、売掛は人数を増やさなくても業務増に対応できています。また近年、より厳しい与信管理が求められるようになってきました。今後は請求書のチェックに時間をかけるよりそちらに意識を向けていく必要があります。請求書の発行業務などデータの活用で工数を減らせるところは、いっそうのデジタル化を進めていきたいです。

一方で、病院独自のフォーマットや押印が定められており、『BtoBプラットフォーム 請求書』が利用できないケースもまだ多くあります。その場合は、基幹システムから請求データを抽出して専用の帳票作成システムに連携させ、各お得意先のフォーマット要件に準拠した請求書を作成しています。そのフォームもまさに病院の数だけあり、見直していきたい今後の課題です。

受発注から納品・請求まで、シームレスな業務デジタル化の実現へ向けて

 「通知書機能」を使って納品書をデジタル化する予定と伺いました。

経理副部長：
『BtoBプラットフォーム 請求書』でつながっている関連会社に、納品書発行時に「通知書機能」を利用してもらうよう、準備を進めています。仕入れ先のひとつで、毎日納品があるのですが、そのたびに伝票がたまってキャビネットの引き出しいっぱい、段ボール2箱分ぐらい紙の納品書が発生していました。納品データはあるので、紙は不要なのですが、原本として税法上保管が義務付けられています。保管コストもかかるため『BtoBプラットフォーム 請求書』でペーパーレス化するのが目的です。

同様に、弊社が納品する先への納品書も電子化できればと考えています。納品書をデジタル化すれば受領書もペーパーレス化できます。「通知書機能」で発行し、先方の開封通知によって受領が確認できれば、紙の納品書や受領書は不要になります。まずは大量に伝票が発生している関連会社からはじめますが、ゆくゆくは発行先を広げていきたい考えです。

たとえば、月次で定期的に発生している在宅医療で必要な酸素やインスリンポンプなどのレンタル料は、納品書の添付や受領書の返送をなくしてデータにできれば、かなり負担を減らせます。開業医のお得意先には、在宅レンタルの取引も多いので、そうしたところに通知書を使っていきたいと思っています。

 今後の展望をおきかせください。

経理副部長：
実はつい先日、取引のある大規模な病院から『BtoBプラットフォーム TRADE』で発注したいとご連絡をいただきました。注文から請求書までクラウド上で管理したいとのことで、実現できるかはこれから検討していきますが、『BtoBプラットフォーム』シリーズを使って仕組みを変えていきたいとお申し出があったことに驚きました。

先ほども申しましたように、大学病院や国公立病院などは規模が大きく関係部署も多いため、調整に時間を要し、デジタル化は大変だと思っていたんです。それでも、病院が変革を起こそうとしているなら、入口は開くんだと、『BtoBプラットフォーム 請求書』の確実な浸透を実感しました。

『BtoBプラットフォーム 請求書』の幅広い展開は、医療業界全体のバックオフィスの負担軽減につながっていくと感じています。これを機に今後も利用の輪を広げていきたいです。

※掲載内容は取材当時の情報です。

ご利用サービス

BtoBプラットフォーム 請求書　- 請求書の受取・発行どちらもデジタル化（電子化）

株式会社八神製作所

創業：1871年
業種：卸売業
Webサイト：https://www.yagami.co.jp/